檔案治理現(xiàn)代化背景下重構(gòu)高校檔案利用模式的思考

■耿 強(qiáng) 王 珊 孫 勇

隨著我國經(jīng)濟(jì)、社會(huì)和科技發(fā)展進(jìn)入新時(shí)期，國家提出依法治國方略，進(jìn)一步深化體制機(jī)制改革，轉(zhuǎn)變政府工作職能，全面推進(jìn)國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化。《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》（以下簡(jiǎn)稱檔案十四五規(guī)劃）對(duì)做好新時(shí)代檔案工作提出建立健全“四大體系”戰(zhàn)略任務(wù)，其中包括方便人民群眾的檔案利用體系、適應(yīng)新時(shí)代發(fā)展需求的檔案治理體系。明確七個(gè)檔案工作發(fā)展目標(biāo)，其中要求檔案利用服務(wù)達(dá)到新水平、檔案信息化建設(shè)再上新臺(tái)階、檔案科技創(chuàng)新實(shí)現(xiàn)新突破。上述目標(biāo)任務(wù)作為當(dāng)前檔案工作總的指導(dǎo)思想，其精神內(nèi)核突出體現(xiàn)了“依法治檔、服務(wù)群眾”的檔案利用觀。這一觀念也體現(xiàn)在新修訂《檔案法》總則和分則多個(gè)章節(jié)條目，呈現(xiàn)體系化表征，并貫穿始終。例如規(guī)定檔案利用主體除有保護(hù)檔案的義務(wù)外，還享有依法利用檔案的權(quán)利，通過權(quán)利保障機(jī)制、權(quán)責(zé)制衡機(jī)制，進(jìn)一步完善檔案利用體系。新檔案法和檔案“十四五”規(guī)劃中有關(guān)檔案利用服務(wù)理念、制度的貫徹實(shí)施，有賴于各級(jí)各類檔案機(jī)構(gòu)進(jìn)一步細(xì)化落實(shí)。面對(duì)新情況、新問題，高校檔案機(jī)構(gòu)要立足當(dāng)下、開拓創(chuàng)新，構(gòu)建符合新時(shí)代要求的檔案利用服務(wù)體系，提升高校檔案治理現(xiàn)代化水平。

一、高校檔案利用模式演變

新《檔案法》規(guī)定了“為有效保護(hù)和利用檔案，……推進(jìn)國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化”的立法目的，為新時(shí)期檔案工作由“檔案管理”的傳統(tǒng)模式向“檔案治理”的現(xiàn)代模式轉(zhuǎn)變指明方向。隨著高校檔案的利用價(jià)值逐漸增強(qiáng)，利用目的趨向多元化，利用人數(shù)和利用卷次均呈顯著增加的態(tài)勢(shì)，固有的以高校檔案機(jī)構(gòu)為中心的傳統(tǒng)檔案利用模式難以為繼，亟需突破現(xiàn)有治理框架，實(shí)現(xiàn)檔案資源模塊的縱向貫通和檔案利用主體的橫向協(xié)同，構(gòu)建新型高校檔案利用模式。與此同時(shí)，需要回首高校檔案利用曾經(jīng)走過的歷程，深刻反思經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，堅(jiān)持問題導(dǎo)向，做到有的放矢。檔案利用工作與檔案資源收集保管工作是事物的一體兩面，互為因果關(guān)系，利用工作的優(yōu)劣與其他各環(huán)節(jié)工作的完成效果有直接關(guān)系，通過利用工作發(fā)現(xiàn)問題，對(duì)其他環(huán)節(jié)能起到促進(jìn)和提升作用。高校檔案利用工作亦不例外，自1987年《檔案法》頒布實(shí)施后，其演進(jìn)過程大致歷經(jīng)了3個(gè)發(fā)展階段。

（一）檔案利用的傳統(tǒng)載體階段

第一階段自20世紀(jì)80年代末至90年代末。為貫徹落實(shí)1987年《檔案法》的相關(guān)規(guī)定，原國家教委1989年頒布《高等學(xué)校檔案管理辦法》（以下簡(jiǎn)稱6號(hào)令），以及90年代以來相繼頒布的《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》《中國檔案分類法教育檔案分類表》《高等學(xué)校檔案通用主題詞表》等一系列配套制度規(guī)范。形成以6號(hào)令為統(tǒng)領(lǐng)，實(shí)體分類法等標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范為支撐的高校檔案制度體系，稱為高校檔案業(yè)務(wù)建設(shè)“四大基礎(chǔ)工程”。總的指導(dǎo)思想是加強(qiáng)高校檔案管理，逐步向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化方向發(fā)展。制度建設(shè)的側(cè)重點(diǎn)體現(xiàn)為從根本上解決當(dāng)時(shí)高校檔案“收集難”問題，相對(duì)弱化了檔案利用的重要性，強(qiáng)調(diào)在提高管理水平同時(shí)，為充分發(fā)揮檔案作用，通過多種方式，逐步向校內(nèi)和社會(huì)開放檔案，為檔案利用創(chuàng)造便利條件。這一階段的高校檔案利用工作可概括為：規(guī)范檔案利用方式，拓寬檔案利用渠道，發(fā)揮檔案利用價(jià)值。高校檔案機(jī)構(gòu)逐步形成傳統(tǒng)載體檔案利用模式，能夠滿足當(dāng)時(shí)的利用需求，發(fā)揮了檔案服務(wù)社會(huì)的積極作用。

（二）檔案利用的信息化初始階段

第二階段自21世紀(jì)00年代初至10年代中期。高校檔案事業(yè)進(jìn)入縱深發(fā)展通道，檔案利用成效顯著，在領(lǐng)導(dǎo)決策、學(xué)校建設(shè)、教育評(píng)估、科學(xué)研究、行政管理、權(quán)益維護(hù)、信用憑證等方面發(fā)揮了重要作用。2002年國家檔案局頒布《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》明確提出通過加強(qiáng)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加強(qiáng)電子文件歸檔管理和館藏檔案數(shù)字化，通過網(wǎng)站建設(shè)實(shí)現(xiàn)檔案資源共享利用，發(fā)揮檔案信息資源服務(wù)社會(huì)的作用。國家檔案主管部門提出“存量數(shù)字化、增量電子化”的工作要求，2008年教育部會(huì)同國家檔案局全面修訂了《高等學(xué)校檔案管理辦法》（第27號(hào)令），其中也明確提出高校紙質(zhì)檔案與電子檔案同步歸檔要求，高校檔案機(jī)構(gòu)相繼啟動(dòng)檔案信息化工作，布置檔案管理信息系統(tǒng)，開展傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化，探索電子文件歸檔與管理可行性路徑等工作，初步實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享和利用。這一階段高校檔案利用工作可概括為：完善檔案信息資源建設(shè)，面向檔案利用需求，初步實(shí)現(xiàn)檔案利用信息化。高校檔案機(jī)構(gòu)運(yùn)用信息技術(shù)手段，建設(shè)檔案館門戶網(wǎng)站，開通電子郵箱查詢等方式，進(jìn)一步拓寬檔案利用網(wǎng)絡(luò)渠道，豐富利用方式。

（三）檔案利用的數(shù)字化轉(zhuǎn)型階段

第三階段自21世紀(jì)10年代中期至今。隨著數(shù)據(jù)挖掘、人工智能、云計(jì)算、區(qū)塊鏈等信息技術(shù)快速發(fā)展，國家在社會(huì)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展領(lǐng)域出臺(tái)多項(xiàng)戰(zhàn)略性舉措，如2015年國家提出經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展“互聯(lián)網(wǎng)+”戰(zhàn)略，意在推動(dòng)新的社會(huì)形態(tài)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展模式；2017年國家出臺(tái)《新一代人工智能發(fā)展規(guī)劃》，將人工智能作為產(chǎn)業(yè)變革的核心驅(qū)動(dòng)力之一；2019年國家明確區(qū)塊鏈技術(shù)集成應(yīng)用在新的產(chǎn)業(yè)變革中的重要作用，推動(dòng)區(qū)塊鏈技術(shù)在自主創(chuàng)新領(lǐng)域的快速發(fā)展。2020年新《檔案法》設(shè)專章規(guī)范檔案信息化建設(shè)，國家檔案主管部門先后頒布實(shí)施《電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定》《電子檔案移交與接收辦法》《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》等規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。2021年教育部發(fā)布《高等學(xué)校數(shù)字校園建設(shè)規(guī)范（試行）》積極發(fā)展“互聯(lián)網(wǎng)+教育”，推動(dòng)信息技術(shù)與教育教學(xué)深度融合。經(jīng)濟(jì)社會(huì)環(huán)境和信息技術(shù)的深刻變革，對(duì)高校檔案利用工作產(chǎn)生深遠(yuǎn)影響，利用主體多元化，利用需求多樣化，利用方式信息化，服務(wù)利用工作量與工作難度隨之成倍增加，以電子文件為核心的檔案數(shù)字資源在日常工作生活場(chǎng)景的應(yīng)用趨于普遍，電子文件管理與電子檔案利用成為當(dāng)前檔案工作的重點(diǎn)和難點(diǎn)。這一階段高校檔案利用工作可概括為：檔案服務(wù)利用工作與數(shù)字校園建設(shè)深度融合，構(gòu)建多維治理體系，提升檔案治理效能，實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)利用數(shù)字化轉(zhuǎn)型。

二、高校檔案利用模式演進(jìn)的驅(qū)動(dòng)力

按照檔案“十四五”規(guī)劃要求，檔案治理現(xiàn)代化的主要任務(wù)，即全面推進(jìn)檔案治理體系建設(shè)，提升檔案治理效能。高校檔案服務(wù)利用模式在立足高校檔案機(jī)構(gòu)收、存、管、用基本職能基礎(chǔ)上，經(jīng)歷了上述3個(gè)發(fā)展階段，深刻體現(xiàn)了其內(nèi)涵式發(fā)展路徑。高校檔案利用工作各要素發(fā)生了顯著變化，利用主客體關(guān)系由模糊逐步清晰，利用原則由封閉走向開放，利用流程由復(fù)雜變簡(jiǎn)單，利用方式由手工轉(zhuǎn)向智能，利用主體由單一走向多元。上述變化為高校檔案利用工作的發(fā)展指明方向，新形勢(shì)下如何重構(gòu)高校檔案利用體系，提升檔案利用效能，成為當(dāng)前亟待解決的問題。在討論高校檔案利用新機(jī)制、新模式前，需要深入分析當(dāng)前高校檔案利用模式演進(jìn)的驅(qū)動(dòng)力成因。

（一）參與主體的多元化

高校檔案利用主體按職能一般分為：高校檔案機(jī)構(gòu)、檔案形成單位、檔案利用申請(qǐng)方（如表1所示）。上述利用主體形成于檔案利用的傳統(tǒng)載體階段，完善于檔案利用的信息化初始階段。隨著國家檔案體制機(jī)制改革的深入推進(jìn)，檔案的內(nèi)涵和形態(tài)從模擬態(tài)向數(shù)字態(tài)轉(zhuǎn)型，大數(shù)據(jù)分析、移動(dòng)互聯(lián)技術(shù)廣泛應(yīng)用發(fā)展，信息交互由單向供給模式向多元參與模式轉(zhuǎn)變，高校檔案服務(wù)利用工作重心也逐步聚焦用戶體驗(yàn)，更多利益相關(guān)方參與到該項(xiàng)事務(wù)中來，如各級(jí)檔案主管部門在頂層設(shè)計(jì)、政策引領(lǐng)、監(jiān)督檢查等方面將發(fā)揮更積極作用。檔案第三方服務(wù)機(jī)構(gòu)在遠(yuǎn)程信息平臺(tái)建設(shè)、人工智能檢索、大數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)等服務(wù)利用領(lǐng)域發(fā)揮著愈加重要的作用。各級(jí)檔案學(xué)術(shù)團(tuán)體和社會(huì)組織在化解信息孤島、實(shí)現(xiàn)信息共享、減少用戶成本等方面開展積極有益的探索，如建立跨區(qū)域、校際間學(xué)籍信息核實(shí)平臺(tái)等，對(duì)高校檔案管理利用模式轉(zhuǎn)型產(chǎn)生深刻影響。

表1

（二）管理實(shí)施方式的交互性

在多元主體參與檔案利用過程中，各利益相關(guān)方訴求相互交織，有些甚至產(chǎn)生矛盾沖突，導(dǎo)致出現(xiàn)利用困境現(xiàn)象。各高校檔案機(jī)構(gòu)積極探索平衡各方需求，檔案利用方式逐步由強(qiáng)制給予型向交流互動(dòng)型轉(zhuǎn)變。由于高校檔案利用工作有多滿足本校利用需求，長(zhǎng)期忽視校外機(jī)構(gòu)和個(gè)人的利用需求的特點(diǎn)，導(dǎo)致重收集、輕利用現(xiàn)象長(zhǎng)期困擾高校檔案機(jī)構(gòu)。隨著檔案數(shù)字時(shí)代的到來，“互聯(lián)網(wǎng)+”戰(zhàn)略的深入實(shí)施，以及社會(huì)治理方式法治化，高校檔案機(jī)構(gòu)面臨利用申請(qǐng)方即“用戶”更加多元化的利用需求，探索改進(jìn)科技創(chuàng)新，改進(jìn)服務(wù)機(jī)制，提升服務(wù)利用水平。如國外高校建設(shè)檔案互動(dòng)交流平臺(tái)，搭建檔案機(jī)構(gòu)與用戶之間的溝通橋梁，邀請(qǐng)用戶深度參與利用過程，達(dá)到精準(zhǔn)為改善檔案服務(wù)利用工作目的。國內(nèi)高校檔案機(jī)構(gòu)建立移動(dòng)互聯(lián)新平臺(tái)，通過微信公眾號(hào)、短視頻等去中心化的傳播方式發(fā)布服務(wù)利用信息，在保護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)和個(gè)人隱私的前提下，吸引更多潛在用戶關(guān)注檔案信息的查詢利用，提供互動(dòng)交流渠道，揭開了檔案利用環(huán)節(jié)的神秘面紗。

（三）服務(wù)利用方式的開放性

新《檔案法》對(duì)檔案開放和利用規(guī)則進(jìn)行了部分創(chuàng)新，其中將檔案封閉期從30年縮短為25年，明確檔案利用主體利用權(quán)，并且規(guī)定了當(dāng)利用權(quán)受到侵害時(shí)利用申請(qǐng)人的救濟(jì)途徑。從權(quán)利保障角度，檔案開放是供不特定社會(huì)公眾申請(qǐng)利用的一種公民檔案權(quán)利保障機(jī)制。其是近代公民權(quán)的具體表現(xiàn)之一，是社會(huì)進(jìn)步思潮和民主法治精神在檔案治理領(lǐng)域的表現(xiàn)形式。高校檔案服務(wù)利用工作走過了由封閉性管理，逐步面向服務(wù)對(duì)象即“用戶”的開放性轉(zhuǎn)變過程。高校檔案開放主要包含開放主體、開放對(duì)象、開放范圍、開放方式和開放流程等要素。隨著高校檔案機(jī)構(gòu)進(jìn)入檔案利用的數(shù)字化轉(zhuǎn)型階段，基于前端控制理念，高校檔案機(jī)構(gòu)逐步探索在專業(yè)檔案領(lǐng)域建立分布式電子檔案保存機(jī)制，與此同時(shí)在服務(wù)利用領(lǐng)域完善專業(yè)檔案資源分布式授權(quán)認(rèn)證功能，即通過技術(shù)進(jìn)步重構(gòu)檔案開放方式，優(yōu)化檔案開放流程，通過制度創(chuàng)新擴(kuò)大檔案開放范圍，平衡開放主體與開放對(duì)象利益關(guān)系，實(shí)現(xiàn)面向資源和面向用戶的雙向開放。

（四）信息技術(shù)迭代加速化

新《檔案法》增設(shè)專章“檔案信息化建設(shè)”，從檔案信息化建設(shè)的發(fā)展規(guī)劃、電子檔案信息系統(tǒng)建設(shè)、電子檔案法律效力、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、電子檔案的移交保管、數(shù)字檔案館、信息資源共享等7個(gè)方面系統(tǒng)進(jìn)行了規(guī)范。當(dāng)前現(xiàn)代信息技術(shù)迭代加速和“互聯(lián)網(wǎng)+”戰(zhàn)略的深入推進(jìn)，催生了公共服務(wù)領(lǐng)域向“數(shù)字化”轉(zhuǎn)型。例如地方政務(wù)服務(wù)“一網(wǎng)通辦”平臺(tái)建設(shè)，民生檔案信息化查證，“最多跑一次”改革等舉措，通過技術(shù)創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)系統(tǒng)文件在歸檔時(shí)間線上的差異化管理，以用戶為中心的檔案服務(wù)簡(jiǎn)化了傳統(tǒng)借閱理念所依附的制度約束，檔案治理體系得到進(jìn)一步優(yōu)化，檔案治理效能得到進(jìn)一步提升。隨著高校數(shù)字校園、智慧校園建設(shè)規(guī)劃逐步落地，高校檔案資源體系在原有增量電子化、存量數(shù)字化的基礎(chǔ)上朝著智能化、數(shù)據(jù)化方向發(fā)展。本著“服務(wù)零距離、師生少跑腿”工作作風(fēng)，高校檔案機(jī)構(gòu)順應(yīng)發(fā)展趨勢(shì)，聯(lián)合第三方服務(wù)機(jī)構(gòu)相繼開發(fā)了各類數(shù)字檔案服務(wù)平臺(tái)，使檔案服務(wù)利用信息化建設(shè)在基于數(shù)據(jù)化的多維場(chǎng)景模式下向深度、廣度進(jìn)一步發(fā)展成為可能。

三、重構(gòu)高校檔案利用服務(wù)模式的若干建議

經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)決定上層建筑，伴隨著生產(chǎn)力的發(fā)展，舊的制度無法適應(yīng)新的社會(huì)經(jīng)濟(jì)環(huán)境，就需要視具體情況進(jìn)行修改，制度創(chuàng)新從而推動(dòng)了人類社會(huì)的發(fā)展。檔案治理現(xiàn)代化的總體要求，新《檔案法》關(guān)于檔案利用的各項(xiàng)制度設(shè)計(jì)，以及《高等學(xué)校檔案管理辦法》的進(jìn)一步修訂，都對(duì)增強(qiáng)高校檔案服務(wù)利用效能提出了更高要求。高校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)緊密圍繞“依法治檔、服務(wù)群眾”核心理念，整合各環(huán)節(jié)要素，充分發(fā)揮多元主體能動(dòng)性、提高參與度，構(gòu)建“基于信息化的一站式檔案利用模式”。主要是指，以信息技術(shù)為手段，以優(yōu)化完善檔案利用流程和規(guī)范多元利用主體職責(zé)分工為前提，基于“服務(wù)群眾”理念，從提出利用申請(qǐng)、前置審核、調(diào)取檔案信息、出具結(jié)論、到利用效果反饋為鏈條，形成全流程信息化閉環(huán)管理的“一站式”新型檔案利用模式。具體包括：

（一）檔案信息的關(guān)聯(lián)與調(diào)取

通過檔案遠(yuǎn)程利用系統(tǒng)和檔案資源庫、檔案管理信息系統(tǒng)、各部門業(yè)務(wù)系統(tǒng)的實(shí)時(shí)在線數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)與調(diào)取，打破傳統(tǒng)檔案利用環(huán)節(jié)不同系統(tǒng)間的信息壁壘。一是傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)據(jù)化，在檔案數(shù)字化基礎(chǔ)上，通過OCR技術(shù)將檔案資源和檢索工具等不可讀取的JPEG格式轉(zhuǎn)化為可讀取的和雙層 PDF格式，為檔案的數(shù)據(jù)化管理打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。二是運(yùn)用跨平臺(tái)Java B/S分布式技術(shù)開發(fā)電子檔案利用平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)在Unix、Windows、Linux等操作系統(tǒng)環(huán)境下移植，以及檔案資源數(shù)據(jù)的有效存儲(chǔ)和調(diào)用。三是基于數(shù)據(jù)化管理思維的五個(gè)維度即細(xì)分思維、對(duì)比思維、異常值、拐點(diǎn)思維、數(shù)值轉(zhuǎn)換思維、數(shù)據(jù)呈現(xiàn)思維，探索檔案遠(yuǎn)程利用系統(tǒng)與檔案資源系統(tǒng)的深度融合，實(shí)現(xiàn)檔案知識(shí)圖譜構(gòu)建與可視化展示、具體檔案信息的有效關(guān)聯(lián)與精準(zhǔn)推送、基于檔案利用的智能問答、檔案信息的統(tǒng)計(jì)分析挖掘、檔案利用信息推送等多種創(chuàng)新功能等。

（二）完善檔案利用內(nèi)控機(jī)制

內(nèi)控機(jī)制是指單位為實(shí)現(xiàn)既定目標(biāo)，通過制定規(guī)章制度、完善業(yè)務(wù)流程，嚴(yán)格實(shí)施和執(zhí)行，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部防范和加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)管控的機(jī)制。以“依法治檔”理念為原則，以利用需求為導(dǎo)向，梳理完善檔案服務(wù)利用業(yè)務(wù)規(guī)范和部門內(nèi)控制度。一是利用流程環(huán)節(jié)標(biāo)準(zhǔn)化，主要解決利用程序的問題，從利用原則、利用方式、利用范圍、利用權(quán)限、注意事項(xiàng)等方面逐一細(xì)化，在滿足開放共享的前提下，盡量明確利用環(huán)節(jié)具體要求。二是機(jī)構(gòu)職責(zé)分工網(wǎng)格化，主要解決利用主體的問題，依托服務(wù)利用信息平臺(tái)，確定校內(nèi)各單位檔案負(fù)責(zé)人和兼職檔案員，明確檔案工作職責(zé)和業(yè)務(wù)范圍。明確高校檔案機(jī)構(gòu)內(nèi)部各崗位工作職責(zé)，強(qiáng)化流程管理，做到分工明確、各盡其責(zé)，充分調(diào)動(dòng)工作主動(dòng)性。三是內(nèi)部培訓(xùn)考核規(guī)范化，主要解決評(píng)價(jià)機(jī)制的問題，適應(yīng)新形勢(shì)下檔案工作要求，制定《檔案工作考評(píng)管理規(guī)范》，充分利用高校檔案專家資源，做好專（兼）職檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，重點(diǎn)開展新上崗兼職檔案員的培訓(xùn)指導(dǎo)，建立起從培訓(xùn)到考評(píng)的閉環(huán)工作機(jī)制。

（三）提高多元利用主體參與度

檔案服務(wù)利用工作的改革和發(fā)展離不開各類檔案主體的分工合作、積極參與，為適應(yīng)現(xiàn)有制度設(shè)計(jì)，結(jié)合高校檔案利用工作性質(zhì)，經(jīng)過重新梳理，提出一元主導(dǎo)多元參與的檔案利用主體結(jié)構(gòu)（如表2所示）。一是完善一元主導(dǎo)體系，在高校檔案機(jī)構(gòu)作為學(xué)校教輔單位的職能基礎(chǔ)上，加強(qiáng)高校相關(guān)職能部門檔案工作職能，建議由校辦等學(xué)校組織協(xié)調(diào)部門承擔(dān)，主要發(fā)揮組織保障作用，提高檔案服務(wù)利用工作重視程度，提供資金、人員、技術(shù)、場(chǎng)地等方面協(xié)調(diào)保障支持等。二是完善多元參與體系，高校檔案機(jī)構(gòu)作為高校檔案服務(wù)利用工作的主要執(zhí)行者，在滿足各方利用需求前提下，還需明確其他主體職責(zé)分工及參與內(nèi)容，充分調(diào)動(dòng)其參與的積極性和主動(dòng)性。①檔案形成單位，增加限制利用檔案的審核及授權(quán)的職能，例如電子檔案查閱，經(jīng)授權(quán)后，即可直接查閱，無需向檔案機(jī)構(gòu)履行相關(guān)手續(xù)。②檔案利用申請(qǐng)方，增加利用效果反饋機(jī)制，例如檔案利用后，申請(qǐng)方可通過對(duì)利用效果的表達(dá)，幫助檔案機(jī)構(gòu)促進(jìn)利用流程優(yōu)化。③第三方服務(wù)機(jī)構(gòu)，積極探索校企合作共建模式，協(xié)助高校檔案機(jī)構(gòu)做好檔案服務(wù)利用軟硬件條件的技術(shù)解決方案，與高校檔案機(jī)構(gòu)形成優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，運(yùn)用數(shù)據(jù)化思維提升檔案服務(wù)利用信息化水平。④其他檔案利用參與方，如學(xué)術(shù)團(tuán)體、高校區(qū)域聯(lián)盟等需要積極參與制定高校檔案服務(wù)利用技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，協(xié)助檔案主管部門做好政策法規(guī)宣傳普及，協(xié)調(diào)高校檔案機(jī)構(gòu)間開展信息互認(rèn)共享等，打破高校檔案利用橫向壁壘，促進(jìn)高校檔案機(jī)構(gòu)間的合作。

表2

（四）建立“一站式”檔案利用平臺(tái)

基于“服務(wù)群眾”理念，實(shí)現(xiàn)“一站式”檔案利用，檔案利用申請(qǐng)方只需本人在線提交查檔申請(qǐng)，即可獲得相應(yīng)檔案信息，無需委托代辦，極大簡(jiǎn)化了利用流程。一是打破利用流程壁壘，基于“活化檔案”的思想，利用檔案信息的最終結(jié)果不再全部由檔案機(jī)構(gòu)出具，如能夠在線直接提供的檔案信息，通過優(yōu)化數(shù)字檔案立卷流程，實(shí)現(xiàn)相關(guān)檔案數(shù)據(jù)信息的跨區(qū)域存儲(chǔ)及驗(yàn)證，各部門可直接通過業(yè)務(wù)系統(tǒng)在線實(shí)時(shí)出具查檔結(jié)果。二是破解人員桎梏，檔案利用工作重復(fù)枯燥，工作人員容易產(chǎn)生疲勞懈怠的工作惰性，對(duì)待利用申請(qǐng)方不積極、不主動(dòng)等現(xiàn)象，導(dǎo)致利用效果不佳。通過檔案信息數(shù)據(jù)間的共享融通，利用模糊查詢、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)發(fā)現(xiàn)跨類別文檔間、關(guān)鍵信息與不同類別文檔組合間存在的關(guān)聯(lián)關(guān)系，形成關(guān)鍵信息間、及跨類別文檔間的不同聚合，從而強(qiáng)化關(guān)鍵信息的有效性，減少人工查閱，提高檔案利用效能。三是注重用戶體驗(yàn)，以“面向用戶”思想為指導(dǎo)，摒棄原有開發(fā)設(shè)計(jì)常見的“管理視角”，從方便檔案利用申請(qǐng)方（即用戶）的角度進(jìn)行思考，以用戶真實(shí)需求和利用結(jié)果有效性作為考量的具體依據(jù)。運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)社群功能，打造高校檔案事務(wù)虛擬社區(qū)，通過網(wǎng)絡(luò)答疑、信息咨詢、意見反饋等功能，收集匯總用戶需求信息，優(yōu)化平臺(tái)設(shè)計(jì)，加速迭代更新。

綜上所述，新《檔案法》和《檔案事業(yè)“十四五”規(guī)劃》以開放、包容、創(chuàng)新姿態(tài)，開啟檔案服務(wù)利用工作新征程，以“依法治檔、服務(wù)群眾”理念為指導(dǎo)，在實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效關(guān)聯(lián)與調(diào)取，完善檔案利用內(nèi)控機(jī)制，提高多元利用主體參與度，建立“一站式”檔案利用平臺(tái)等四個(gè)方面提出構(gòu)建“基于信息化的一站式檔案利用模式”，為新時(shí)期高校檔案服務(wù)利用工作創(chuàng)新發(fā)展提供有益參考。