高校教學(xué)檔案的有效管理探析

摘要：高校教學(xué)檔案管理是高校教學(xué)工作中重要的組成部分，是確保教育教學(xué)活動正常開展的基礎(chǔ)工作，同時高校教學(xué)檔案是反映一個學(xué)校教學(xué)工作成績的重要依據(jù)，對未來高校進(jìn)行教學(xué)改革、教學(xué)管理有著重大的推動作用。本文闡述了高校教學(xué)檔案管理現(xiàn)狀及有效管理措施，希望可以為高校檔案管理工作提供一些參考，推動高校教學(xué)管理工作的高效管理。

關(guān)鍵詞：高校教學(xué);檔案管理;探析

引言：高校教學(xué)檔案作為高校教學(xué)活動的歷史資料，聯(lián)系著過去、現(xiàn)在和未來，是未來進(jìn)行教研活動和教學(xué)改革的重要依據(jù)，更是未來進(jìn)行研究、處理教學(xué)問題的原始資料。只有將這些資料保存并管理起來，才能在未來的教育教學(xué)活動中發(fā)揮指導(dǎo)作用，避免浪費(fèi)時間去找尋其他資料。因此，做好高校教學(xué)檔案管理工作是一項(xiàng)艱巨且重要的任務(wù)，高校管理人員需要根據(jù)目前檔案管理存在的問題進(jìn)行改善，制定完善的檔案管理制度以有效管理高校教學(xué)檔案。

一、高校教學(xué)檔案管理現(xiàn)狀探析

（一）高校教學(xué)檔案管理意識不夠，導(dǎo)致檔案管理制度不健全

目前高校檔案管理人員在進(jìn)行檔案管理時，并不能意識到檔案的重要性，通常是將紙質(zhì)版檔案堆放在檔案管理室，更甚有些高校會將檔案放在倉庫，而當(dāng)真正要使用檔案的時候，才會去到處找檔案，顯然這樣的管理方式是不負(fù)責(zé)任的，是導(dǎo)致檔案丟失的重要原因。也正因?yàn)槿绱?，高校并未建立健全的檔案管理制度，“無規(guī)矩不成方圓”沒有制度管理的檔案人員也不會自發(fā)的將檔案分類規(guī)整，這樣檔案管理也不能受到良好的監(jiān)督，可想而知，這樣下去高校的教學(xué)檔案會變成什么樣子。沒有健全的管理制度作為保障，大多數(shù)高校的教學(xué)檔案就不能充分發(fā)揮其權(quán)威性，久而久之，也就不能在教育教學(xué)活動和教學(xué)改革中發(fā)揮積極作用了。

（二）高校教學(xué)檔案管理設(shè)備不完善，未充分利用現(xiàn)代科技

高校教學(xué)檔案的管理離不開基礎(chǔ)設(shè)備的支持，在高校教學(xué)活動不斷創(chuàng)新發(fā)展的情況下，高校教學(xué)檔案也相應(yīng)的會增加更多需要管理的檔案，這對檔案管理的場所、設(shè)施設(shè)備有了更高的要求。但目前很多高校的都不能滿足現(xiàn)如今的檔案管理要求，檔案管理場所不夠大、設(shè)施設(shè)備缺少、甚至很多學(xué)校的檔案管理室都沒有配備防火、防潮、防盜等的設(shè)備，這無疑對檔案管理是非常不利的。除此之外，在科技信息發(fā)達(dá)的現(xiàn)代社會，一些高校還未利用科技網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行線上線下檔案一體化管理，主要還是依靠人力進(jìn)行管理，這就會出現(xiàn)檔案管理效率低下且錯誤易出的情況，對于檔案的管理是不利的。

（三）高校教學(xué)檔案使用效率不高

俗話說：“檔案貴在活，而重在于用。”目前，我們的高校教學(xué)檔案使用效率不是很高，很多時候我們的檔案只有在評估、招生時表現(xiàn)得比較明顯，會在上級部門來進(jìn)行檢查時作為基本材料。而真正的教學(xué)檔案是應(yīng)該在教學(xué)管理、教學(xué)研究及教學(xué)改革等維度發(fā)揮重大作用。除此之外，高校各分院的教學(xué)檔案管理是各自獨(dú)立的，不能去互相借鑒交流。這就導(dǎo)致高校教學(xué)檔案未充分發(fā)揮作用，不能為教學(xué)研究和教學(xué)改革更好的服務(wù)。

二、高校教學(xué)檔案有效管理策略

（一）提高檔案管理意識，建立完整檔案管理制度

提高檔案管理意識是現(xiàn)目前最為迫切的一項(xiàng)工作，這也會在高校教學(xué)檔案管理工作中起到重大推動作用，如果一個高校的檔案管理人員沒有檔案管理意識，那貴校的檔案完整程度可想而知必然一塌糊涂。為了更好更真實(shí)地保存教學(xué)檔案，一定要提高高校教學(xué)檔案管理意識，并且落實(shí)到每一位教師，定期有計劃地培養(yǎng)責(zé)任意識，塑造正確的檔案管理理念。當(dāng)然在檔案管理意識提高以后，建立完整的檔案管理制度是必須的，要明確檔案管理的重要性和意義、各檔案管理人員的職責(zé)、檔案管理的要求等內(nèi)容，通過制度的完善讓檔案管理人員責(zé)任心更強(qiáng)，更好地調(diào)動其工作積極性。同時也需要建立一定的監(jiān)督考核機(jī)制，定期考核相關(guān)高校教學(xué)檔案管理人員，督促管理人員更好地根據(jù)規(guī)章制度認(rèn)真負(fù)責(zé)的落實(shí)相關(guān)檔案管理工作。最終通過相關(guān)制度的建立和執(zhí)行，將高校的教學(xué)檔案管理工作制度化、規(guī)范化。

（二）建設(shè)檔案管理設(shè)備，充分采用現(xiàn)代科技

高校教學(xué)檔案的增多對于基礎(chǔ)場所、設(shè)施提出了更高的要求，這就需要學(xué)校立足當(dāng)下的實(shí)際發(fā)展需求和未來的發(fā)展前景，對檔案管理工作做出長遠(yuǎn)規(guī)劃，加大基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備的建設(shè)，在此過程中，也必須安裝相關(guān)防火、防潮、防盜等設(shè)備，確保紙質(zhì)檔案的安全管理。除此之外，隨著社會發(fā)展的進(jìn)步，網(wǎng)絡(luò)的普及，高校需要建立教學(xué)檔案的線上線下一體化，方便學(xué)生和教師可以隨時隨地查閱相關(guān)資料，也可以實(shí)現(xiàn)信息的共享。因此，高校在擴(kuò)大、優(yōu)化檔案管理場所的同時，需要建立并完善線上檔案系統(tǒng)，使得大家可以通過網(wǎng)絡(luò)查詢到所需檔案資料的紙質(zhì)版位置，并能在線上直接查閱一些資料，這無疑是簡化了檔案管理工作、優(yōu)化了檔案查找操作、節(jié)約了檔案管理時間和查詢檔案時間，同時也實(shí)現(xiàn)了信息資源的共享。由此可見，擴(kuò)大優(yōu)化檔案管理場所和檔案線上線下一體化對高校教學(xué)檔案管理的效率有非常重大的意義。

（三）建立多功能綜合檔案館，充分發(fā)揮高校教學(xué)檔案的作用

隨著科技的發(fā)展，構(gòu)建多元化檔案管理框架，將檔案館全民化會是未來綜合檔案館的發(fā)展趨勢。多功能綜合檔案館是傳統(tǒng)檔案館的優(yōu)化，是跟隨現(xiàn)代社會發(fā)展的產(chǎn)物。然而，目前在很多高校教學(xué)檔案管理中，有許多檔案難以及時接收和歸檔。如果檔案不能及時歸檔，信息能力就不強(qiáng)，檔案的作用就會大大削弱。建立綜合檔案館是加強(qiáng)現(xiàn)有綜合檔案館的更有效途徑，加強(qiáng)綜合檔案將使強(qiáng)化功能，統(tǒng)一管理，避免重復(fù)，符合建設(shè)節(jié)能型社會的理念。構(gòu)建綜合檔案館不僅可以將高校教學(xué)檔案作為重點(diǎn)進(jìn)行歸檔，還可以對其他檔案進(jìn)行歸檔，檔案一體化管理可以在檔案之間形成一個系統(tǒng)，提高高校教學(xué)檔案的管理水平和效率。因此，高校各級檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)管理方法和制度的創(chuàng)新，建立以信息為主體，紙質(zhì)檔案為輔的新型檔案管理模式。

結(jié)束語：

總之，教學(xué)檔案是高校檔案的重要組成部分，隨著高等教育改革的深化和計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，對院系級教學(xué)檔案工作提出了更高的要求，教學(xué)管理者應(yīng)適應(yīng)時代的需要，加強(qiáng)教學(xué)檔案管理工作，建立完善檔案管理制度、添置檔案管理設(shè)施設(shè)備、實(shí)現(xiàn)線上線下一體化、建立多功能綜合檔案館，為高校教學(xué)檔案管理塑造一個良好的環(huán)境，做好高校教務(wù)工作，充分發(fā)揮高校教學(xué)檔案的重要作用。

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作者簡介：蘇家莉（1989.7—），女，漢族，籍貫：廣東廣州，廣州工商學(xué)院，助理研究員，碩士學(xué)位，專業(yè)：教育技術(shù)，研究方向：高教研究。9A95A079-D53B-4EB5-B0A8-A15253804D1C