事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)研究

馬儷 湖北省潛江市人才服務(wù)局

所謂檔案保管與網(wǎng)絡(luò)信息化管理，也就是將傳統(tǒng)的實(shí)體形象管理方式，逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)榫W(wǎng)絡(luò)現(xiàn)代的信息化管理方式，將信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代科技管理手段越來越廣泛地納入到事業(yè)單位歸檔保管等工作當(dāng)中，以達(dá)到檔案管理的高效化、實(shí)時(shí)化和信息化。傳統(tǒng)事業(yè)單位檔案保管方法，一般都是以紙質(zhì)文書和聲像資料為主，在檔案管理、使用、信息檢索等方面，均無法適應(yīng)現(xiàn)代檔案保存管理工作的最新要求，從而對事業(yè)單位檔案保存與信息化建設(shè)，具有較大的現(xiàn)實(shí)意義。

一、檔案信息化建設(shè)內(nèi)容

檔案信息化的根本意義在于把檔案按照材料和資訊記錄等信息形式去進(jìn)行梳理，便于有效地對檔案資源進(jìn)行綜合使用。從檔案的整體性角度上講，檔案的信息化可以劃分成整體性與細(xì)節(jié)化兩類。從整體的角度出發(fā)，檔案信息化建設(shè)就是在梳理一個(gè)復(fù)雜多變的檔案信息關(guān)系網(wǎng)，通過其對它們進(jìn)行檔案信息化的歸納梳理，使其在不同行業(yè)間進(jìn)行信息融合，以一種公開透明的形式呈現(xiàn)在管理者的眼前，檔案信息化管理更加便于檔案的融合和管理人員的利用。從其細(xì)節(jié)上來說，檔案信息化管理工作的每個(gè)細(xì)節(jié)在各司其職工作的同時(shí)又彼此建立起相互關(guān)聯(lián)，使各個(gè)部分密不可分。通過從整體和細(xì)節(jié)兩個(gè)方面共同入手加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，使檔案信息化建設(shè)得到穩(wěn)定發(fā)展。

二、事業(yè)單位檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)的重要性

（一）優(yōu)化檔案管理

做好檔案保管的信息化建設(shè)工作，對提高事業(yè)單位內(nèi)控制度的管理質(zhì)量，發(fā)揮著很大的作用。通過利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息化手段能夠?qū)n案信息內(nèi)容進(jìn)行優(yōu)化，大大提高對檔案信息內(nèi)容的檢索效果，使檔案的使用價(jià)值得到很大地提高。而且，通過利用信息化技術(shù)手段開展檔案管理工作，還能夠大大提高檔案信息內(nèi)容保存與檢索的便利性，使檔案信息內(nèi)容得以最大的資源共享。

（二）順應(yīng)信息化發(fā)展的趨勢

伴隨著當(dāng)前社會經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，事業(yè)單位檔案存儲信息化建設(shè)也已然成為了社會各行各業(yè)的一大發(fā)展趨勢，所以通過加快檔案管理與互聯(lián)網(wǎng)的信息化發(fā)展建設(shè)，同時(shí)也是為了滿足經(jīng)濟(jì)社會信息化發(fā)展的必然要求。通過抓好事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)，能夠提高事業(yè)單位檔案保管工作的總體效能，從而為事業(yè)單位檔案管理工作的順利開展提供可靠保障。

（三）檔案信息得以長久保存

在我國傳統(tǒng)的檔案管理模式中，檔案信息以紙張形態(tài)加以存儲，但紙質(zhì)檔案信息在存儲中會遭受自然環(huán)境的影響，從而影響檔案信息內(nèi)容的整體性。通過實(shí)施檔案管理信息化建設(shè)，能夠?qū)⒋罅考堎|(zhì)資料轉(zhuǎn)換為數(shù)字化檔案資料，檔案管理者可以將大量數(shù)字檔案存放在一定的信息介質(zhì)中，從而有效地延長檔案存儲的時(shí)間，使檔案信息能夠進(jìn)行長期存儲。

（四）有利于提高檔案管理工作的質(zhì)量

檔案管理科學(xué)化，促進(jìn)了檔案保護(hù)工作的發(fā)展。同時(shí)通過培養(yǎng)檔案保護(hù)工作人員的基本素質(zhì)和科學(xué)合理的檔案保護(hù)工作制度，能夠完善檔案管理制度。檔案的科學(xué)化管理，是檔管理中不可或缺的重要內(nèi)容。通過采用更加科學(xué)的方法管理檔案，能夠使各單位的管理工作更加有序的開展，而通過采用檔案記錄的科學(xué)管理方式，有利于檔案的管理工作變得簡單、直接。提升檔案管理工作人員的綜合素養(yǎng)，建立一個(gè)精干、專業(yè)的管理團(tuán)隊(duì)，能夠進(jìn)一步完善對各種類型檔案的統(tǒng)一管理，進(jìn)而達(dá)到對檔案辦公的全面自動(dòng)化，提高檔案管理工作者的效率。

（五）有利于提高檔案管理上游工作的質(zhì)量

檔案的科學(xué)化管理工作，能夠更好地服務(wù)于各個(gè)部門的實(shí)際工作。除了增強(qiáng)政府對檔案質(zhì)量的監(jiān)督管理力量外，還能夠規(guī)范各級工作者的工作態(tài)度，提高自身的社會服務(wù)意識，從而提高檔案管理服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)與水平，為建立與完善檔案管理工作的管理機(jī)制，提供必要條件。根據(jù)現(xiàn)階段最先進(jìn)的檔案管理技術(shù)手段或信息系統(tǒng)應(yīng)用，人們不斷持續(xù)的提升自己的技能水平，使科學(xué)管理有效地提升，并不斷融合到現(xiàn)實(shí)的管理工作當(dāng)中。

三、檔案信息化建設(shè)的意義

（一）實(shí)現(xiàn)資源共享

檔案信息化建設(shè)可以提升檔案信息的使用效率，給人們查閱有關(guān)人員信息等方面帶來了很大的方便，做到資料的共用性，在開展檔案信息化建設(shè)工作的過程中還能夠?qū)崿F(xiàn)有關(guān)地方政治活動(dòng)和地區(qū)特點(diǎn)等重要檔案內(nèi)容的收集，并幫助地方有關(guān)的政府機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和工作人員實(shí)現(xiàn)對檔案信息的調(diào)動(dòng)和查詢，從而做到信息的資源共享。檔案信息化建設(shè)與現(xiàn)代信息化進(jìn)行融合，就必須針對當(dāng)前信息時(shí)代的大背景做好對檔案信息化建設(shè)的進(jìn)一步加強(qiáng)。

（二）減少人力成本

在人們開展傳統(tǒng)的檔案保管工作流程中，投入巨大的時(shí)間資源來收集和整理關(guān)于檔案數(shù)據(jù)的信息，而在人們研究如何開展現(xiàn)代化的檔案管理過程中，人們通過引入信息化檔案管理系統(tǒng)有效的提升了檔案的管理水平，工作人員可以通過利用現(xiàn)代化電腦技術(shù)對檔案信息進(jìn)行集中管理，從而大大減少了對人力的投入，并且通過運(yùn)用現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)技術(shù)提高了檔案管理的質(zhì)量，從而做到了集中管理。檔案館的管理人員應(yīng)當(dāng)掌握和熟悉當(dāng)前時(shí)代背景下的檔案館檔案信息建設(shè)的工作重點(diǎn)。

（三）改變檔案管理的方法

在傳統(tǒng)的檔案保管中，要對全部檔案信息進(jìn)行整理和制作，利用檔案管理信息化系統(tǒng)對檔案信息進(jìn)行資源整合，可以更有效地提高工作人員的檔案管理水平，而傳統(tǒng)的檔案保管方式主要是對紙質(zhì)檔案進(jìn)行管理，對紙質(zhì)文檔材料進(jìn)行閱讀和檢索的過程也是傳統(tǒng)檔案保管的主要缺點(diǎn)，而新一代的信息化時(shí)代背景下的檔案管理對電子形式的文檔進(jìn)行集中管理，工作人員只需使用電腦就能夠?qū)ξ臋n材料進(jìn)行集中管理，提高效率，減少紙張文檔材料破損的問題。

四、信息化檔案管理工作過程中存在的問題

（一）信息化建設(shè)不足

當(dāng)前事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)水平有待提高，除少數(shù)的事業(yè)單位建立了較為完善的信息化管理機(jī)制之外，很多事業(yè)單位信息化管理制度還沒有健全，對檔案信息化管理水平也處于滯后階段。檔案管理工作機(jī)制和管理工作計(jì)劃都沒有將信息化融入管理內(nèi)容，政府有關(guān)部門也沒能協(xié)調(diào)檔案機(jī)關(guān)進(jìn)行具體的信息化工作，從而影響了檔案管理機(jī)構(gòu)工作人員的信息化管理水平。

（二）管理制度不夠完善

由于當(dāng)前事業(yè)單位的檔案管理機(jī)制比較落后，沒有完善，因此影響檔案管理信息化建設(shè)的開展。事業(yè)單位檔案管理工作包含的工作內(nèi)容主要涉及檔案信息的采集、整合分析、檢索和開發(fā)保存等，因?yàn)椴糠质聵I(yè)單位規(guī)章制度的不健全，造成部分檔案出現(xiàn)流失等現(xiàn)象，如果人事檔案流失嚴(yán)重，不但會對單位調(diào)動(dòng)工作人員時(shí)產(chǎn)生很大的負(fù)面影響，而且還會給單位的人才調(diào)動(dòng)產(chǎn)生很大的阻力，從而嚴(yán)重影響事業(yè)單位的整體發(fā)展。

（三）檔案信息化建設(shè)重視度不足

在我國傳統(tǒng)檔案管理中，檔案信息的主要載體大都是紙質(zhì)檔案文件和一些聲樂視頻材料，管理方式十分落后。隨著互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展時(shí)間的推移，傳統(tǒng)的檔案管理技術(shù)和手段已經(jīng)無法滿足檔案管理的需求，因此需要大量硬件、軟件等基礎(chǔ)設(shè)施來為我們提供支持，以便于建立一整套完整的檔案信息管理系統(tǒng)。由于資金投放經(jīng)費(fèi)有限，管理思維陳舊，部分各級單位并不能夠正確地認(rèn)識和做好檔案信息化工程建設(shè)的重要性，未能夠意識到檔案管理對于先進(jìn)的信息技術(shù)和手段提供更多服務(wù)的需要，無法積極參加到檔案信息化工程建設(shè)中來，導(dǎo)致了檔案信息化工程的建設(shè)和檔案管理工作中發(fā)生問題。

（四）檔案信息資源的使用不正確

對檔案信息資源不正確的使用是當(dāng)前嚴(yán)重影響檔案信息化建設(shè)工作和檔案管理質(zhì)量的主要原因。在傳統(tǒng)的檔案管理工作理念中，檔案保管工作的主要內(nèi)容是為長期保存檔案信息資料，同時(shí)方便有關(guān)人員查詢檔案信息資料。從當(dāng)代檔案保管工作的基本宗旨出發(fā)，通過檔案保管可以做到檔案信息共享，并充分利用檔案信息資料給社會大眾帶來更多的方便。但是，部分檔案保管工作者卻仍然把檔案保管當(dāng)做最主要的工作內(nèi)容，而忽略檔案信息資料的合理利用，從而造成服務(wù)質(zhì)量、管理水平不斷下降。

（五）缺乏統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)，信息安全有待提高

在進(jìn)行流動(dòng)人員檔案信息資源開發(fā)利用時(shí)，沒有出臺相應(yīng)的流動(dòng)人員檔案管理數(shù)據(jù)庫標(biāo)準(zhǔn)，致使無法實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)互通、網(wǎng)絡(luò)共享。此外，在流動(dòng)人員檔案信息開發(fā)的過程中，將檔案信息數(shù)字化后，存在著個(gè)人隱私、信息維權(quán)、安全意識薄弱等隱患。如果說流動(dòng)人員檔案信息資源在共享過程中侵害了流動(dòng)人員的相關(guān)權(quán)利，那么流動(dòng)人員檔案管理部門可能就要求承擔(dān)起相應(yīng)的法律責(zé)任。另一方面，如果檔案管理部門受制于經(jīng)費(fèi)問題，把檔案數(shù)字化工作外包出去，只要稍有閃失就有可能造成流動(dòng)人員個(gè)人隱私的泄露，造成不可估量的后果。而如果選擇了不安全的流動(dòng)人員檔案管理系統(tǒng)，或者不安全的檔案信息保管介質(zhì)，還存在著泄密的風(fēng)險(xiǎn)。

（六）管理人員素質(zhì)有待提高

由于不同地區(qū)在經(jīng)濟(jì)、文化等領(lǐng)域的社會發(fā)展水平不同，使得檔案管理工作的信息化和建設(shè)有所差異，再加上我國的檔案管理工作者能力、專業(yè)之間存在著很大的差異，致使我國的檔案管理和信息化建設(shè)工作與此有所差異。部分相對比較落后的地區(qū)依舊采取傳統(tǒng)單機(jī)操作，沒有與科學(xué)信息技術(shù)相結(jié)合在開展檔案工作之前沒有經(jīng)過系統(tǒng)培訓(xùn)，對于檔案人員所從事的業(yè)務(wù)知識、工作流程并不十分了解，綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)水平還有待進(jìn)一步提升，嚴(yán)重影響了我國檔案信息化工作體系建設(shè)中的檔案管理工作效率。

五、提高檔案管理信息化管理建設(shè)的策略

（一）注重檔案管理信息化建設(shè)

事業(yè)單位在檔案管理工作開展過程中，要從管理層面意識到信息化檔案管理的重要性，為保證達(dá)到檔案信息化建設(shè)的總體目標(biāo)奠定夯實(shí)的基礎(chǔ)。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)干部，一定要對自己關(guān)于檔案管理信息化的建設(shè)工作加以廣泛認(rèn)識，并充分認(rèn)識到信息化建設(shè)工作在檔案管理工作中的優(yōu)勢，從而進(jìn)一步搞好檔案管理信息化的建設(shè)工作，讓單位職工更加深入地認(rèn)識檔案信息化建設(shè)工作的重要意義，為檔案保管信息化建設(shè)工作提供更有力的保證。

（二）加強(qiáng)檔案管理制度的建設(shè)

檔案管理制度是規(guī)范和引導(dǎo)各類檔案管理工作的重要保障，要重視檔案管理制度的建立。在建設(shè)管理制度流程中，要對檔案管理的具體內(nèi)容和檔案管理工作環(huán)節(jié)進(jìn)行明確，使檔案管理工作在法律規(guī)范制度的約束下，不斷地沿著良性循環(huán)的方向發(fā)展。在建設(shè)檔案管理機(jī)制過程中，要結(jié)合必要的懲罰機(jī)制，在有關(guān)規(guī)章制度所規(guī)定的范圍內(nèi)，一旦檔案工作人員由于自己的過失或者疏漏而造成惡劣影響，需要進(jìn)行追責(zé)，一旦后果嚴(yán)重時(shí)，也就應(yīng)當(dāng)對相關(guān)人員進(jìn)行嚴(yán)肅處理，以便提高檔案管理工作的實(shí)際效果。

（三）加強(qiáng)檔案管理層對檔案管理工作的重視

在檔案管理學(xué)化進(jìn)程中，不但要求檔案管理工作人員要承擔(dān)為社會服務(wù)的義務(wù)，檔案管理工作的有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作也需承擔(dān)更關(guān)鍵的任務(wù)。同時(shí)，檔案管理層要把檔案的科學(xué)化管理列入職責(zé)范疇之內(nèi)，并不斷完善科學(xué)化管理檔案工作的規(guī)章制度。管理層通過查看檔案保管中心部分人員的近期狀況和工作心得，從中了解最基礎(chǔ)的檔案管理狀況，并針對實(shí)際情況，提出更加具體的管理舉措。建立員工獎(jiǎng)勵(lì)制度，對在檔案保存工作中成績最突出的員工作出實(shí)質(zhì)性的獎(jiǎng)勵(lì)，包括建立年終獎(jiǎng)金制度，以改善工資待遇水平和工作環(huán)境，使工作人員更加勤奮地工作，為檔案管理工作科學(xué)化打下基礎(chǔ)。

（四）制定具體的檔案管理規(guī)劃

為推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理信息化的發(fā)展，通過制訂檔案存儲信息化建設(shè)發(fā)展的長期計(jì)劃，明確當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理信息化發(fā)展建設(shè)的實(shí)際情況，通過事業(yè)單位制定發(fā)展的總體規(guī)劃，逐步建立明確的具體管理工作目標(biāo)，有效解決檔案保管工作中的現(xiàn)實(shí)問題。通過完善事業(yè)單位檔案管理工作機(jī)制，進(jìn)一步健全事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)規(guī)范，提升事業(yè)單位檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理水平，逐步完善地互聯(lián)網(wǎng)信息化歸檔存儲建設(shè)工作制度，做到檔案管理和企業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的高效銜接，從而全面提高事業(yè)單位檔案管理信息化發(fā)展建設(shè)的管理水平。

（五）建立網(wǎng)絡(luò)信息檔案

建立網(wǎng)上信息檔案系統(tǒng)可以有效提升檔案管理工作人員的工作效率，并促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的蓬勃發(fā)展。在建立互聯(lián)網(wǎng)信息檔案系統(tǒng)的過程中，需要通過建設(shè)與檔案管理相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)，進(jìn)一步發(fā)揮信息檔案網(wǎng)絡(luò)的作用，并推動(dòng)將互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)檔案系統(tǒng)發(fā)展成國家對內(nèi)檔案數(shù)據(jù)與信息技術(shù)服務(wù)的主要網(wǎng)絡(luò)平臺。通過引進(jìn)一些與檔案管理相關(guān)的硬件設(shè)施，利用先進(jìn)計(jì)算機(jī)軟硬件設(shè)施為檔案資源信息化的建設(shè)發(fā)展提供保障，使檔案資源通過互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)交換、共享的整個(gè)過程，大幅度地提高檔案資源管理工作的信息安全性和數(shù)據(jù)庫的可靠性。

（六）加強(qiáng)信息安全利用

安全性是流動(dòng)人員在使用個(gè)人檔案信息等資料時(shí)首先考慮的，涉及個(gè)人隱私、個(gè)人信息傳播等，通過制定不同的安全保密等級，根據(jù)不同的安全保密等級產(chǎn)生不同的查詢、更改、維護(hù)等權(quán)限，再由安全系數(shù)較高的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，定期地對流動(dòng)人員檔案信息數(shù)據(jù)庫實(shí)施本地和異地備份、計(jì)算機(jī)和硬盤備份，并嚴(yán)格實(shí)施身份確認(rèn)與識別，同時(shí)設(shè)置訪問權(quán)限，并根據(jù)不同的訪問權(quán)限控制應(yīng)用范圍?？紤]多種方法來保護(hù)流動(dòng)人員的檔案信息利用，并對流動(dòng)人員檔案管理部門加強(qiáng)信息保密等安全教育，在制定流動(dòng)人員信息保密制度和管理制度的同時(shí)，大力宣傳檔案信息的保密知識，樹立保密意識。

（七）提高檔案管理員的專業(yè)技術(shù)和業(yè)務(wù)能力

檔案管理人員要在上崗之前進(jìn)行專業(yè)的技能培訓(xùn)，還需要提高自己的綜合服務(wù)能力和素質(zhì)，并使自身的檔案管理技術(shù)素質(zhì)達(dá)到專業(yè)的水準(zhǔn)。與此同時(shí)，由于現(xiàn)在科技的快速發(fā)展，更高效的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也開始被應(yīng)用到各大行業(yè)領(lǐng)域中，其中檔案管理工作通過運(yùn)用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)的能力，進(jìn)一步地提升了檔案管理工作的科學(xué)性?，F(xiàn)代化檔案保管工作人員必須提高自己的技術(shù)科學(xué)素養(yǎng)，以適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理工作科學(xué)化的要求，通過運(yùn)用現(xiàn)代科技提升檔案管理工作的效率。為此，必須從多方面、多渠道有效地提高檔案管理工作人員的自身素質(zhì)與技術(shù)水平，以推動(dòng)現(xiàn)代檔案管理工作的科學(xué)化進(jìn)程。

六、結(jié)語

綜上所述，由于事業(yè)單位的檔案管理機(jī)構(gòu)屬于一個(gè)基層型和職能型的管理機(jī)關(guān)，在信息化建設(shè)過程中還存在著不少問題，由此造成檔案管理項(xiàng)目無法順利有序地實(shí)施，嚴(yán)重影響了檔案管理信息化建設(shè)。針對這種狀況，事業(yè)單位必須要立足實(shí)際，為實(shí)現(xiàn)檔案保管工作和信息化建設(shè)的融合，要注重檔案保管工作人員信息化建設(shè)，提高職工的綜合素質(zhì)，以及運(yùn)用信息化的方式實(shí)現(xiàn)檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理工作，以推動(dòng)檔案保管人員信息化建設(shè)步伐。