立足本職優(yōu)化創(chuàng)新

劉燕

摘 要：事業(yè)單位的主要職責是為公眾提供公共服務，隨著社會經濟的發(fā)展，公眾對公共服務的需求越來越多樣化。因此，事業(yè)單位需要不斷加強公共服務能力，全面分析自身工作的成績和不足，結合以往的工作經驗，在繼承的基礎上創(chuàng)新工作方法，優(yōu)化檔案工作管理模式。作為事業(yè)單位，檔案管理的重要性不言而喻，做好自身工作是事業(yè)單位的必要內容。新時代對事業(yè)單位檔案管理提出了更高要求，檔案管理模式的創(chuàng)新需要提上事業(yè)單位改革的議程。本文就如何創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理模式進行了分析和探討，以推動事業(yè)單位檔案管理，完成改革目標。

關鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;全面提升策略

隨著事業(yè)單位的發(fā)展，檔案逐漸增多，檔案整理難度加大，工作效率和質量較低，不能滿足時代發(fā)展的需要。據調查，目前事業(yè)單位初步建立檔案管理系統(tǒng)，建立數(shù)字化檔案數(shù)據庫，但系統(tǒng)功能不完善，管理人員的信息素養(yǎng)有待提高，阻礙事業(yè)單位信息化建設進程，影響事業(yè)單位的發(fā)展質量。

因此，如何創(chuàng)新檔案管理理念，提高檔案管理質量，已成為檔案管理改革的關鍵。作為事業(yè)單位的一項重要工作內容，在檔案管理過程中，要加強規(guī)范化管理，這樣不僅可以提高檔案管理有效性，還可以為事業(yè)單位提供更高質量的人力支持。

因此，事業(yè)單位在開展人員工作時，需要加強這方面工作水平的優(yōu)化和提高，并結合現(xiàn)階段存在的管理問題，采取有針對性的措施進行調整和改進，從而促進檔案在工作中發(fā)揮其價值作用，為事業(yè)單位提供更高質量的人員管理效率。

一、事業(yè)單位檔案管理優(yōu)化創(chuàng)新的必要性

1.順應時代新潮流

在快節(jié)奏時代背景下，事業(yè)單位強調質量和效率，但傳統(tǒng)的檔案管理模式落后、質量差，無法支撐事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展。因此，以信息技術為基礎，開展檔案管理信息化建設，創(chuàng)建專業(yè)的檔案數(shù)據庫，設置檔案查詢、登錄等功能，提高檔案管理的便捷性。這樣既可以優(yōu)化檔案管理環(huán)境，跟上信息時代步伐，又可以創(chuàng)新檔案管理模式，為事業(yè)單位發(fā)展奠定基礎。

2.滿足事業(yè)單位發(fā)展需求

檔案是事業(yè)單位管理的核心內容。隨著事業(yè)單位的發(fā)展，檔案管理越來越復雜，管理要求不斷提高。傳統(tǒng)的理念和模式過于落后，無法滿足事業(yè)單位發(fā)展要求。因此，在事業(yè)單位發(fā)展中，積極開展信息化建設，構建多功能檔案管理系統(tǒng)，從檔案數(shù)據存儲、檔案整理查詢到系統(tǒng)安全、環(huán)境保護，確保檔案管理的信息安全，助力事業(yè)單位的發(fā)展。

3.檔案管理信息化建設的發(fā)展趨勢

事業(yè)單位檔案管理信息化建設是現(xiàn)階段社會發(fā)展的基本趨勢，也是滿足各方面實際需要的基本措施。城市化進程的加快推動了科技水平的快速提高，信息化建設的不斷發(fā)展，互聯(lián)網逐漸融入人們的日常工作和生活，計算機應用在各行各業(yè)有著很高的應用頻率。事業(yè)單位作為政府國有資產組建的社會服務機構，近年來具有獨特的發(fā)展優(yōu)勢，加上人們對事業(yè)單位的熱情，工作人員隊伍逐漸龐大。在這樣的社會背景下，檔案數(shù)量的快速增長導致檔案管理中的各種問題。要解決這些問題，需要提高檔案管理信息化建設水平。傳統(tǒng)的檔案管理方式是手工進行工作，這就需要手工對檔案進行收集、分類和整理。這種工作方式質量低，效率低，在工作過程中容易因主觀因素而出錯。檔案管理信息化建設是事業(yè)單位現(xiàn)階段開展檔案管理的最佳選擇，減少在檔案管理上的人力、物力、財力投入，盡量減少人員主觀因素造成的工作漏洞，最大限度地提高檢索檔案的快速性。

二、事業(yè)單位檔案管理存在的問題

1.標準化管理意識薄弱

在時代發(fā)展的進步中，事業(yè)單位不斷提升其生產力、規(guī)模等。但是，在人事檔案管理方面，現(xiàn)階段人事檔案管理水平和規(guī)范性還沒有得到有效提高。作為管理執(zhí)行者，它是決定管理效率停滯和發(fā)展的直接因素，因此由于缺乏一定的標準化管理意識，在管理中沒有得到更多重視。不僅在人員管理方面沒有及時進行相應培訓，而且在新科技時代的裝備和制度上缺乏及時更新和優(yōu)化，總體表現(xiàn)是管理思想和管理意識薄弱。

2.管理模式受到傳統(tǒng)模式的影響

檔案管理是事業(yè)單位發(fā)展中長期實施的結果。傳統(tǒng)的管理模式，逐步形成一個固定的思維習慣和方法，導致管理現(xiàn)狀仍深深受到之前的管理方法影響，沒有更先進和科學的管理模式，手工管理過程中的遺漏沒有得到有效改善，甚至在檔案的安全、保密、借閱、備份等方面也沒有統(tǒng)一、有序的標準，難以有效規(guī)范管理流程。

3.管理人員的專業(yè)水平有待提高

目前，現(xiàn)階段人事檔案管理工作者大多不是職業(yè)經理人，或為內部選拔調用，或人員的聘用條件比較寬泛，再加上現(xiàn)階段專業(yè)人才短缺，在管理過程中難以有效實現(xiàn)規(guī)范化。此外，隨著事業(yè)單位的不斷發(fā)展和當前社會的發(fā)展，員工的流動性不斷增加，導致檔案管理難度加大。

4.檔案管理形式傳統(tǒng)與混亂

人事檔案管理的發(fā)展不是一個短期的、間歇性的過程，而是需要大量的時間。然而，很多事業(yè)單位在進行人事檔案管理時，會受到檔案管理傳統(tǒng)思想的影響，導致管理形式落后，基本上需要大量人力資源的支持。盡管傳統(tǒng)的管理形式給工作人員帶來了諸多不便，但結合當前的時代背景，一些事業(yè)單位仍然沒有重視現(xiàn)代信息技術的應用。與現(xiàn)代信息技術管理相比，傳統(tǒng)檔案的管理效率會很低，容易出現(xiàn)管理混亂問題。一旦管理混亂，人事檔案的準確性就無法保證，保密性也會產生問題。

5.檔案管理人員的專業(yè)素質較低

如果管理人員對人事管理的特點有深刻的認識，那么管理人員就能清楚了解人事管理的復雜性和專業(yè)性。根據人事檔案管理的要求，管理人員應具備相應的能力和素質，其能力和素質有待提高。然而，在一些公共機構，人事檔案管理人員的業(yè)務素質水平非常低，這使得信息不能被合理分類和管理，人員責任心不強，也會影響整個公共機構的管理能力。

三、提高事業(yè)單位人事檔案規(guī)范化管理的主要價值

在事業(yè)單位的發(fā)展進步中，人事檔案管理一直是必不可少的一步。在新時代背景下，要使人事檔案工作發(fā)揮更大作用，事業(yè)單位必須實現(xiàn)人事檔案管理的規(guī)范化。A7132FC9-3C78-4DFB-BCFA-2A992F4A2A73

1.有利于提高事業(yè)單位的工作效率

目前，事業(yè)單位在招聘人才時，一般采用合同制方式。在公共事業(yè)單位使用這種方法容易頻繁調動人員，為了簡化轉崗流程，事業(yè)單位需要認識到人事檔案管理的重要作用。只有當人事檔案內容呈現(xiàn)有序結果時，相關人員才能了解本單位內部人員情況，縮短人事調動時查找數(shù)據的時間，提高人事檔案管理服務的有效性、權威性。

2.有助于反映事業(yè)單位的發(fā)展趨勢

人事檔案一般記錄事業(yè)單位內部的具體人事流動情況，人事檔案的合理化可以深入分析事業(yè)單位未來的發(fā)展趨勢。內部專業(yè)人員是無形的人力資源，單位可以借助對專業(yè)人員的考核來提升人員的專業(yè)素質，并在培養(yǎng)人才的基礎上，促進自身的可持續(xù)發(fā)展。

四、提升事業(yè)單位發(fā)展中檔案管理信息化的策略

1.完善檔案管理信息系統(tǒng)的設計

隨著事業(yè)單位的發(fā)展，檔案管理的內容和要求也隨之增加。在設計檔案管理信息系統(tǒng)時，必須結合事業(yè)單位的管理需求，完善系統(tǒng)功能，簡化系統(tǒng)操作，構建一個完整的檔案管理系統(tǒng)，營造良好的檔案管理環(huán)境。例如，在設計檔案管理系統(tǒng)功能時，可以結合單位的發(fā)展規(guī)劃設計檔案查詢、檔案變更、檔案存儲等基本功能。還可以增加檔案自動歸檔、數(shù)據分析等功能，構建一站式服務模式，提高檔案系統(tǒng)的智能化水平。

同時，事業(yè)單位在設計檔案管理信息系統(tǒng)時，應進行討論、收集檔案部門和管理部門的意見和建議，將這些意見和建議反映到系統(tǒng)中，構建“基礎+個性”的系統(tǒng)功能，既能滿足基本的檔案管理操作，又能滿足事業(yè)單位檔案管理的需要。這樣既可以保證檔案系統(tǒng)功能的完善，保證檔案管理工作有序開展，又可以優(yōu)化檔案管理信息環(huán)境，提高檔案管理質量。

2.重視宣傳教育，加強管理意識

意識形態(tài)是行動的先導。因此，在有效提高檔案管理規(guī)范化的同時，先要注意相關人員思想觀念的優(yōu)化和提高，從根本上促進管理規(guī)范化的順利發(fā)展，促使相關管理工作者逐步增強精細化、規(guī)范化管理意識。在這一過程中，有必要加強對這部分工作宣傳教育，從而逐步增強內部人員的思想意識，使其提高對工作的關注度和認知度。在這個過程中，有必要加強對該工作的宣傳教育，以逐步提高內部人員的思想意識，提高他們的注意力和對檔案管理的認知，進一步提高管理效率，不斷優(yōu)化加強對相關數(shù)據的收集和利用，提高人事工作職能的有效性。

在此過程中，一方面可以全面拓展信息收集渠道，建立相應的收集制度，使各部門有效配合，完善人事檔案信息的收集整理工作。另一方面需要進一步建立聯(lián)動機制，將員工基本信息和企業(yè)發(fā)展信息納入檔案，包括但不限于工作、教育、獎懲、工作經歷等，從而有效完善檔案信息。此外，為了有效提高檔案管理的標準化有效實施，還需要將這部分工作融入績效考核和年度考核，以提高管理者的關注，促進檔案管理的有效標準化水平。

3.明確人事檔案管理的重要作用

在社會經濟不斷發(fā)展的過程中，人才培養(yǎng)是事業(yè)單位需要負責的重要內容。事業(yè)單位領導要順應時代潮流，提高思想認識，清楚認識人事檔案管理的重要作用。領導可以把這一工作內容放到更高的位置上，注重對人事檔案管理的規(guī)范化和完善的宣傳，并將一些小細節(jié)滲透進去，充分發(fā)揮人事檔案管理的作用。作為公共機構，網絡輿論中心的領導人需要轉變傳統(tǒng)思想，利用宣傳和教育，加強內部成員關注整個事業(yè)單位人事檔案管理，并配合人事檔案管理部門，減輕人事管理人員的負擔，促使其他人員積極配合，順利收集、整合人事檔案信息。

4.優(yōu)化人事檔案管理制度

為明確事業(yè)單位人事檔案規(guī)范化和實效性的提高，事業(yè)單位需要優(yōu)化人事檔案管理制度，使管理者充分意識到自己的責任，并為完善人事檔案管理制度提供基本保障。因此，事業(yè)單位需要不斷探索管理機制。在制定網絡輿情中心人事檔案管理制度的過程中，要明確和分類崗位職責，注意單位和部門之間的配合和組織。事業(yè)單位建立人事檔案管理制度后，可以組織召開人事檔案標準化會議，落實各單位職責。各單位還應根據自身職責落實人事檔案管理要求，明確制度和規(guī)范管理是一切落實的基本保障。針對目前管理機制的不完善，單位需要從工作內容、崗位職責等方面加以落實和完善。在此基礎上，有必要對制度進行公布和學習，使管理者和內部員工能夠明確管理內容，從而有效實施規(guī)范化管理，提高對工作的監(jiān)督管理。同時，要組織召開相關會議，確保制度的有效實施。在此期間，在機制設置過程中，還需要注意檔案的安全性、準確性、便利性和全面性，從而細化、清晰制定系統(tǒng)，使管理者能夠更好優(yōu)化和提高管理水平。

5.提高檔案信息的準確性

檔案管理的基礎工作在于對信息的基本收集和整理。因此，在實施管理的過程中，要從根本上保證管理過程的規(guī)范化。針對檔案長期應用的特點，相關人員需要更加注重數(shù)據采集和整理的規(guī)范化。在這個過程中，不僅需要嚴格審查數(shù)據，確保數(shù)據的準確性和真實性，也應注意擴大數(shù)據收集渠道，盡可能多地收集數(shù)據，以便于后期的補充和完善。此外，在分揀方面，要提高分揀效率，對資料進行分類整合，并放在相應的位置，便于查找和使用?，F(xiàn)階段，人事制度進行了相應的調整，市場競爭機制逐步融入事業(yè)單位，職工轉為用工制，進一步擴大人員的流動性。人事檔案管理人員，有必要加強實時監(jiān)控本單位人員的流動，充分把握人才的具體情況，包括他們轉崗、辭職等一系列活動，需要及時跟進，并更新文件信息，確保信息的及時性和準確性。此外，人員與檔案分離、無頭檔案等存在問題的檔案需要及時處理，其工作重點是要仔細分類，或轉交當事人，或納入新檔案，對無效信息和重要信息進行合理處理，提高信息的有效性和管理的及時性。同時，要注意信息的保密性，在通過審核后，可以集中銷毀無效信息。

6.提升檔案管理信息化水平

在信息和數(shù)據時代的發(fā)展環(huán)境下，優(yōu)化管理需要與時俱進，建立無紙化辦公環(huán)境，建立單位內部人事檔案管理制度，充分錄入人事信息，從而提高管理的規(guī)范性，提高其使用效率。信息管理的優(yōu)點體現(xiàn)在各個方面，包括使用更系統(tǒng)化、規(guī)范化、方便，使用過程更高效，在短時間內獲取相關資料更快捷。因此，各單位應積極引進網絡化管理模式，進一步優(yōu)化檔案信息的規(guī)范化、標準化。在此過程中，一方面需要引入相應的基礎設備，如計算機、數(shù)據處理器等硬件資源設備，為信息管理建立基礎條件。另一方面，可以建立內部檔案信息管理系統(tǒng)，或者引入合適的檔案管理系統(tǒng)，從而有效建立其系統(tǒng)，進一步推動電子信息化的使用。此外，為確保信息化管理應用的規(guī)范化實施，單位還需要制定相應的規(guī)章制度，進一步落實其建設過程和應用的高效化、科學化、規(guī)范化。

五、結語

人事檔案管理工作對事業(yè)單位的成長和進步有著重要影響。在時代變化和發(fā)展的新形勢下，各事業(yè)單位應明確人事檔案管理的意義，提高對人事檔案管理的認識，在財務、人才、系統(tǒng)和信息層面提供相應的支持。在改進這項工作的基礎上，事業(yè)單位需要提高人事檔案信息整理質量，使其能夠做好資源信息的存儲和整合工作，不斷加強人事檔案管理的規(guī)范化水平，促進事業(yè)單位工作效率和工作質量的可持續(xù)發(fā)展，為事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展奠定堅實基礎，為事業(yè)單位人才的培養(yǎng)提供堅實保障。

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（作者單位：中共濟寧市兗州區(qū)委黨校）A7132FC9-3C78-4DFB-BCFA-2A992F4A2A73