新檔案法視角下國企檔案管理的發(fā)展路徑研究

常娜

摘 要：本文圍繞新檔案法的基本內(nèi)容進(jìn)行分析討論，闡述國企檔案管理存在的不足之處，提出國企檔案管理在新檔案法視角下的發(fā)展路徑，以此保證國企檔案管理能夠滿足新時(shí)代發(fā)展需求，強(qiáng)化管理效率，實(shí)現(xiàn)檔案信息的高效運(yùn)用。

關(guān)鍵詞：新檔案法;專列預(yù)算;國企檔案

檔案管理是指對檔案信息以及檔案實(shí)體進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的業(yè)務(wù)工作，需要完成檔案的收集、整合、保存、分析與運(yùn)用等活動(dòng)，根據(jù)統(tǒng)一要求，切實(shí)保護(hù)檔案內(nèi)容的完整性與真實(shí)性，力求延長檔案的使用壽命，使其能夠反映一定歷史事實(shí)。為確保新檔案法下國企檔案管理發(fā)展路徑更加科學(xué)、合理，需要對新檔案法的具體內(nèi)容進(jìn)行深入了解。

一、新檔案法的解讀

我國在2020年為了確保國有企業(yè)檔案管理能夠更好地適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求，實(shí)現(xiàn)國企治理能力的大幅度提升，進(jìn)一步完成了法案的修訂調(diào)整，推出了新《檔案法》。新《檔案法》在檔案管理部門進(jìn)行了內(nèi)容細(xì)化與項(xiàng)目新增，不僅完善了檔案主體的相關(guān)規(guī)定，將部門條例、行政法規(guī)劃入檔案法當(dāng)中，還對法律文獻(xiàn)的用詞進(jìn)行了規(guī)范化處理，確保檔案管理能夠以現(xiàn)實(shí)需求作為應(yīng)用基礎(chǔ)，能夠切實(shí)解決突發(fā)事件。同時(shí)，新《檔案法》對檔案定義進(jìn)行了重新界定。國企檔案主要是指在生產(chǎn)、經(jīng)營等方面對國家具有保存價(jià)值的歷史記錄，能夠以多種形式進(jìn)行管理流程的記錄。

新《檔案法》將檔案管理擴(kuò)增到了十五條，并對其中九條內(nèi)容進(jìn)行了適當(dāng)修改，在新增條例中，要求國企及時(shí)制定檔案責(zé)任體系，完善相應(yīng)管理制度，確保檔案工作能夠有效體現(xiàn)由行政向依法管理的轉(zhuǎn)變，同時(shí)也進(jìn)一步明確了不同類型的檔案歸檔范圍，保證館藏資源得以有效豐富，便于歸檔主體的明確。在檔案征集方面，則將購買、捐獻(xiàn)等方式收集的檔案劃入《檔案法》當(dāng)中，以此提高檔案的獲取力度。

修訂后的新《檔案法》中關(guān)于檔案管理的內(nèi)容主要有：一是依照國家規(guī)定建立檔案工作責(zé)任制，完善檔案管理體系;二是反映國企主要職能活動(dòng)。如國企研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營活動(dòng)以及反映歷史各階段國家治理活動(dòng)，能夠反映基層群眾服務(wù)活動(dòng)的有關(guān)材料劃入歸檔范圍內(nèi);三是歸檔材料需要依照國家規(guī)定向檔案機(jī)構(gòu)或者工作人員進(jìn)行移交，實(shí)現(xiàn)集中管理;四是國企需要定期向檔案館完成檔案轉(zhuǎn)交，而檔案館不得拒收，對于移交期限屆滿的檔案資料，需要將涉及政府信息的事項(xiàng)內(nèi)容依照檔案利用規(guī)定辦理;五是國企檔案管理部門要完善庫房配置，確保設(shè)施齊全，采用先進(jìn)的技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理;六是對涉及國家機(jī)密的檔案，需要提高密級;七是嚴(yán)令禁止檔案買賣，有關(guān)檔案復(fù)制件的轉(zhuǎn)讓與交換需要根據(jù)國家規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行辦理;八是檔案管理部門要做好檔案的收集、保護(hù)工作，制定應(yīng)對突發(fā)事件的有效措施。

二、國企檔案管理存在的不足之處

不同國企在發(fā)展規(guī)模、管理架構(gòu)上存在一定的差異性，因此檔案管理水平也難以保持一致，在對國企檔案管理存在的不足之處進(jìn)行分析時(shí)，不能以偏概全。

1.管理意識薄弱

許多國企管理層對檔案管理的重視度不高，導(dǎo)致檔案管理處于邊緣化的發(fā)展?fàn)顩r，一方面體現(xiàn)在國企管理人員沒有為檔案工作設(shè)立驅(qū)動(dòng)機(jī)制，對核心管理要素不夠明確，而且在執(zhí)行過程中對前端控制考慮不全面。另一方面是管理手段較為落后，相關(guān)信息的錄入效率較低，對檔案內(nèi)容的安全保護(hù)力度不足。

2.管理制度不夠完善

國企在進(jìn)行檔案管理時(shí)需要充分遵循新檔案法的指導(dǎo)意見，并建設(shè)一系列內(nèi)控制度，確保檔案管理工作得到有效制約，但是許多國企的管理體系不夠完善，相關(guān)規(guī)章制度缺少針對性與適用性，導(dǎo)致人員在實(shí)際操作時(shí)無章可循，使檔案的應(yīng)用價(jià)值無法充分發(fā)揮。

3.歸檔方式不合理

國企不同部門在實(shí)際經(jīng)營生產(chǎn)中會(huì)產(chǎn)生大量檔案，并且檔案類型各不相同，若想切實(shí)保證檔案的妥善管理，需要明確歸檔的檔案類型、具體的保存時(shí)間，確保國企制定的管理標(biāo)準(zhǔn)是以優(yōu)化檔案資源結(jié)構(gòu)為目標(biāo)，能夠起到提高檔案管理質(zhì)量與效率的作用。但部分國企在進(jìn)行檔案歸檔處理時(shí)沒有指派專門的工作人員對檔案預(yù)先完成鑒定工作，經(jīng)常出現(xiàn)保存期限已滿的檔案大量堆積在檔案室，既不利于重要文件的搜尋與查找，影響檔案信息的利用效率，還會(huì)出現(xiàn)歸檔范圍不清晰的問題，亟須相關(guān)人員構(gòu)建健全的歸檔機(jī)制，保證國企的有序運(yùn)營。

4.人員專業(yè)能力有待提升

國企檔案管理工作的高效開展需要以優(yōu)秀的管理為基礎(chǔ)，雖然當(dāng)前國企為了保證高質(zhì)量管理專門成立了檔案部門，但在人員分配上未投入足夠的精力與時(shí)間，為了減少人力資源使用，節(jié)省運(yùn)營成本，沒有單獨(dú)設(shè)立檔案管理崗位，只是單純以行政人員兼職完成檔案管理。這也就導(dǎo)致檔案管理部門人員流動(dòng)頻率較高，且人數(shù)過少的配置團(tuán)隊(duì)也無法有效應(yīng)對大量的管理事務(wù)，使兼而不精、管而不專等現(xiàn)象層出不窮。

三、國企檔案管理的發(fā)展措施

1.強(qiáng)化管理意識

國企管理人員需要加強(qiáng)檔案管理的重視度，建立充分發(fā)揮檔案價(jià)值的思想意識，明確檔案是企業(yè)資產(chǎn)的重要組成部分，認(rèn)識到檔案管理工作如果無法順利開展可能造成的不良后果。首先，要求企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層制定教育宣傳活動(dòng)，為國企工作人員培養(yǎng)良好的法治意識打下夯實(shí)的基礎(chǔ)，依照標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，確保檔案管理工作的合理開展。其次，要不斷強(qiáng)化人員的安全管理意識，掌握國企檔案管理的重點(diǎn)與難點(diǎn)，并具備應(yīng)對突發(fā)事件的能力。最后，要加強(qiáng)對新《檔案法》的學(xué)習(xí)，完成普法學(xué)習(xí)，確保新《檔案法》中的各項(xiàng)規(guī)章條例能夠得到有效落實(shí)，并推動(dòng)國企生產(chǎn)經(jīng)營的有序進(jìn)行。

2.完善管理制度

根據(jù)市委組織部關(guān)于檔案審核工作的要求安排，檔案管理部門要重視檔案管理工作，制定完善的工作方案，并及時(shí)抽調(diào)專門力量，細(xì)化人員工作責(zé)任，嚴(yán)格規(guī)范工作人員的日常工作行為，確保審核工作的有序進(jìn)行。第一，要認(rèn)真完成檔案整理工作，在整理過程中，要求組織核心人員力量，提出明確的規(guī)章要求，做到檔案的分類準(zhǔn)確、裝訂整齊、目錄清晰，確保檔案資料編排有序，并進(jìn)一步提高管理質(zhì)量，為材料交收、審核把好關(guān)。同時(shí)，還要建立材料轉(zhuǎn)送體系，要求盡全力做好檔案整理審核工作，保證歸檔利用的有序開展。根據(jù)對某地方單位的實(shí)際調(diào)查顯示，在一年多的努力下，其整理的文書檔案共計(jì)1500余卷，其中干部檔案1184卷、聘干檔案156卷、工人檔案59卷、其他76卷、退休617卷、死亡154卷。加強(qiáng)建設(shè)，確保完成人事檔案安全管護(hù)工作。此外，該單位還設(shè)立了檔案庫房，并配備相應(yīng)的檔案柜、防盜門以及滅火器，用以保證檔案安全，并依照“八防”標(biāo)準(zhǔn)，提高存儲(chǔ)質(zhì)量。第二，干部人事檔案是干部成長經(jīng)歷的真實(shí)反映，需要相關(guān)人員認(rèn)真做好審核工作，并在思想上進(jìn)一步提高對檔案工作重要性的認(rèn)知程度，同時(shí)各單位還要積極組織人員的培訓(xùn)活動(dòng)，使其認(rèn)真完成關(guān)于人事檔案審核工作的相關(guān)程序與要求，確保將審核工作依照初審、終審、錄入等工作流程開展，并切實(shí)盡到應(yīng)盡的責(zé)任與義務(wù)。本著嚴(yán)格保密檔案內(nèi)容的原則，要求相關(guān)人員簽訂保密協(xié)議。第三，審核過程需遵守干部人事檔案操作要求執(zhí)行，完成人員的逐個(gè)審查，確保檔案的真實(shí)性與完整性。當(dāng)前各項(xiàng)工作正緊張有序地實(shí)施當(dāng)中，用于保證人事檔案審核工作能夠順利完成。0903A774-C8CA-488F-964C-45596FCBF1E3

檔案管理部門要加強(qiáng)體制的約束力，確保相關(guān)人員能夠積極開展管理工作，針對信息存儲(chǔ)時(shí)發(fā)生的特殊情況，能夠采取合理、有效的應(yīng)對措施。各管理機(jī)構(gòu)要制定統(tǒng)一的著錄標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范數(shù)據(jù)格式。用戶在進(jìn)行信息檢索時(shí)通常會(huì)由于不同系統(tǒng)的運(yùn)行模式，產(chǎn)生信息孤島，使資源無法全部呈現(xiàn)，造成信息碎片化、資源松散化，降低查閱的便捷性，使資源無法高度共享。相關(guān)部門要制定統(tǒng)一的錄入標(biāo)準(zhǔn)，積極借鑒國際檔案管理局的FAC管理標(biāo)準(zhǔn)，明確檔案存儲(chǔ)的目錄格式，提高數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換效率，進(jìn)而為用戶提供更方便、更快捷的檔案工作，完善檔案管理流程。

3.開展專列預(yù)算

第一，國企檔案管理人員需要根據(jù)新檔案法在現(xiàn)代化管理方面提出的要求，進(jìn)一步細(xì)化庫房配置與基礎(chǔ)設(shè)施，要求國企提高資金投入力度，保證庫房設(shè)施齊全，能夠滿足實(shí)現(xiàn)檔案管理的基本工作要求，確保檔案存儲(chǔ)安全。第二，國企需要將關(guān)于檔案管理的經(jīng)濟(jì)支出作為專項(xiàng)開支預(yù)算，依照無庫則建、有庫則優(yōu)的建設(shè)原則，保證庫房達(dá)到使用標(biāo)準(zhǔn)。

此外，檔案室要積極更新檔案管理設(shè)備，提高辦公效率，優(yōu)化辦公環(huán)境。有關(guān)部門要加緊計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等硬件設(shè)備的置購，確保檔案工作的高效開展，當(dāng)大量檔案信息涌入時(shí)，相關(guān)人員能夠利用多種辦公設(shè)備，完成檔案文件的整理、錄入、對比與歸檔。此外，檔案部門要改革以往的管理技術(shù)，傳統(tǒng)的檔案管理為了加強(qiáng)信息的保密性，沒有設(shè)立聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)，通過阻斷信息傳遞渠道，達(dá)成信息封閉化管理的目的，這種方式不僅嚴(yán)重阻礙了信息化建設(shè)的進(jìn)程，使信息缺少聯(lián)動(dòng)性，相關(guān)用戶無法及時(shí)查閱文本，還將管理工作復(fù)雜化，使人員只能依靠U盤進(jìn)行信息接收，嚴(yán)重影響工作效率。檔案部門要優(yōu)化相關(guān)設(shè)備的軟件系統(tǒng)，提高信息的傳遞性，優(yōu)化互聯(lián)網(wǎng)建設(shè)，使信息能夠保持嚴(yán)密性的前提下，提高信息共享性，方便用戶查閱使用。

4.完成考核歸檔

新《檔案法》明確規(guī)定國企在生產(chǎn)、建設(shè)、經(jīng)營過程中所涉及具有保存價(jià)值的信息資料都需要?jiǎng)澣霘w檔范圍當(dāng)中，確保職工以及單位的權(quán)益得到有效保障，同時(shí)也對歸檔工作進(jìn)行了細(xì)化要求，指出豐富國企的檔案室儲(chǔ)藏資源以及進(jìn)行儲(chǔ)藏室結(jié)構(gòu)優(yōu)化是實(shí)現(xiàn)歸檔范圍明確的重要手段。國企需要及時(shí)進(jìn)行歸檔工作的量化處理，制定量化指標(biāo)，以此對管理人員進(jìn)行績效考核，確保相關(guān)人員能夠做好檔案管理工作。

5.提高人才引進(jìn)

首先，檔案部門要加強(qiáng)專業(yè)人員的引進(jìn)，當(dāng)前檔案部門的管理人員大多以兼職身份進(jìn)行工作，經(jīng)常會(huì)由于繁重的工作量，延緩檔案存儲(chǔ)工作，并且由于人員缺少專業(yè)的管理技術(shù)，面對計(jì)算機(jī)系統(tǒng)產(chǎn)生的異常，無法有效處理。檔案館要加強(qiáng)專業(yè)人才的引進(jìn)，面向各大高校積極開展招聘工作，確保相關(guān)人員能夠熟練掌握管理技巧和計(jì)算機(jī)技術(shù)。其次，還要對人員的思想意識進(jìn)行培訓(xùn)，提高人員對自身工作職責(zé)的認(rèn)知，了解信息安全的重要性，能夠在工作中培養(yǎng)良好的社會(huì)使命感和責(zé)任感，進(jìn)而更好地投身于檔案信息化建設(shè)當(dāng)中。最后，檔案部門要制定完整的考核機(jī)制，通過定期的知識檢測和實(shí)際能力判斷，掌握人員的工作狀態(tài)，針對其產(chǎn)生的相關(guān)問題，給予幫助。對于在檔案工作中表現(xiàn)優(yōu)良的人員提供一定的資金補(bǔ)助，保持員工的工作熱情，使其發(fā)揮帶頭作用，提高其他人員的工作積極性。

此外，還要加強(qiáng)檔案服務(wù)的便捷性，檔案服務(wù)需要以用戶為基礎(chǔ)，盡可能保證多元化、個(gè)性化的發(fā)展，使檔案工作能夠針對不同用戶的使用需求，制定合理的管理方案。第一，檔案館要建立以公眾為導(dǎo)向的服務(wù)平臺，拓展相關(guān)服務(wù)渠道和門戶網(wǎng)站，使用戶能夠在線完成檔案業(yè)務(wù)，并根據(jù)自身實(shí)際情況選擇服務(wù)內(nèi)容，完成檔案管理工作。第二，檔案部門要突破行業(yè)界限，提高對用戶信息的掌握范圍，構(gòu)建服務(wù)技術(shù)生態(tài)圈。通過整合云計(jì)算，了解當(dāng)前人們重視的檔案信息類型，并根據(jù)市場需求，提供全新的服務(wù)窗口，提高服務(wù)的便捷性。第三，檔案室要注重用戶使用后的信息反饋，了解用戶在使用過程中產(chǎn)生的不解與疑惑，從而及時(shí)制定解決方案和應(yīng)對措施，要進(jìn)一步加強(qiáng)雙方的信息傳遞和交流溝通，保證服務(wù)的雙向性原則。

6.加強(qiáng)信息技術(shù)的運(yùn)用

首先，檔案室要提高“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)與檔案管理工作的深度結(jié)合，不只是將紙質(zhì)信息進(jìn)行數(shù)字化上傳，而是要運(yùn)用大數(shù)據(jù)平臺、信息電子技術(shù)將信息資源的存儲(chǔ)、分配工作進(jìn)一步優(yōu)化，加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)的開放程度，使地方政府、計(jì)算機(jī)企業(yè)和社會(huì)群眾能夠形成良好的溝通連接。要將各階段的發(fā)展任務(wù)進(jìn)一步明確，提高檔案工作的智能化發(fā)展。比如，互聯(lián)網(wǎng)PC端+檔案工作的首要任務(wù)是建立數(shù)據(jù)化平臺，完善Web網(wǎng)絡(luò)環(huán)境;互聯(lián)網(wǎng)移動(dòng)端+檔案管理的首要任務(wù)是進(jìn)行平臺升級，將Web1.0發(fā)展為Web2.0。其次，要優(yōu)化系統(tǒng)結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，將檔案信息的獲取面進(jìn)一步擴(kuò)展，各檔案機(jī)構(gòu)要積極參與數(shù)據(jù)開放政策的制定，按照國家機(jī)密安全標(biāo)準(zhǔn)，完善信息采集工作，要保證用戶檔案的管理符合公民的隱私權(quán)。最后，要提高電子數(shù)據(jù)的真實(shí)性和完整性，檔案在進(jìn)行歸納、上傳時(shí)，要進(jìn)行數(shù)據(jù)信息的縱向?qū)Ρ龋_保相關(guān)信息的真實(shí)有效，并加強(qiáng)數(shù)據(jù)整理時(shí)的部門協(xié)調(diào)工作，提高收集效率。檔案工作要借助互聯(lián)網(wǎng)巨大的網(wǎng)絡(luò)發(fā)展平臺，追求管理工作的改革創(chuàng)新，如檔案管理組織可以將文件數(shù)據(jù)上傳云分享平臺，提高信息連通性，使各檔案室能夠形成共享格局，完成檔案的交互。同時(shí)，檔案部門要加強(qiáng)內(nèi)部局域網(wǎng)建設(shè)，針對檔案類型和人員需求，制定詳細(xì)的網(wǎng)絡(luò)模塊，方便使用者操作，使服務(wù)平臺能夠加速數(shù)字化轉(zhuǎn)變。管理人員要引進(jìn)先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)技術(shù)，保證數(shù)據(jù)信息的隱秘性和安全性，要在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中安裝功能性優(yōu)良的防火墻軟件和殺毒系統(tǒng)，從而預(yù)防網(wǎng)絡(luò)病毒的入侵，并有效解決管理系統(tǒng)在運(yùn)行時(shí)容易受龐大數(shù)據(jù)量引起的緩沖區(qū)溢出問題。

四、結(jié)論

綜上所述，通過對新《檔案法》的基本內(nèi)容進(jìn)行分析討論，闡述國企檔案管理存在的不足之處，提出強(qiáng)化管理意識、完善管理制度、開展專列預(yù)算、完成考核歸檔、提高人才引進(jìn)、加強(qiáng)信息技術(shù)的運(yùn)用等國企檔案管理在新《檔案法》視角下的發(fā)展路徑，以此幫助國企明確自身的發(fā)展特征，準(zhǔn)確把握新《檔案法》的指導(dǎo)內(nèi)容，在保證檔案管理有序開展、檔案信息安全存儲(chǔ)的同時(shí)，確保檔案應(yīng)用價(jià)值的最大化呈現(xiàn)。

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（作者單位：陜西彬長礦業(yè)集團(tuán)有限公司礦區(qū)生態(tài)建設(shè)分公司）0903A774-C8CA-488F-964C-45596FCBF1E3