學(xué)校檔案管理信息化及科學(xué)化建設(shè)探討

吳嫦娥

摘 要：檔案管理信息化、科學(xué)化是每一個(gè)單位都應(yīng)該重視的工作。學(xué)校檔案管理信息化工作十分關(guān)鍵，學(xué)校檔案信息內(nèi)容諸多，涉及會(huì)計(jì)、教學(xué)資源、學(xué)生電子檔案及日常信息管理，與學(xué)校教學(xué)水平和學(xué)生的學(xué)習(xí)環(huán)境密切相關(guān)。學(xué)校是塑造中華民族優(yōu)秀人才的主要場(chǎng)所，擔(dān)負(fù)著教育學(xué)習(xí)工作，為我國(guó)專業(yè)人才提供優(yōu)良學(xué)習(xí)環(huán)境，保證優(yōu)質(zhì)學(xué)習(xí)條件，成為對(duì)社會(huì)有價(jià)值的優(yōu)秀人才，為祖國(guó)基本建設(shè)作出貢獻(xiàn)。學(xué)校檔案信息化、科學(xué)化管理與專業(yè)化基本建設(shè)對(duì)學(xué)校的發(fā)展有不可估量的影響價(jià)值和實(shí)際意義。

關(guān)鍵詞：學(xué)校;檔案管理;信息化管理;專業(yè)化

在網(wǎng)絡(luò)發(fā)展的繁榮時(shí)期，各個(gè)領(lǐng)域都逐步向數(shù)字化轉(zhuǎn)型發(fā)展，將信息內(nèi)容數(shù)字化可以進(jìn)行合理管理，極大限度整合各類數(shù)據(jù)信息，使用信息管理系統(tǒng)開(kāi)展管理工作，可以通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)完成資源共享。院校作為培育人才的地方，必須保證與時(shí)代發(fā)展融合，為學(xué)生做好榜樣，緊隨新時(shí)代腳步，做好信息化規(guī)劃工作，管理好大學(xué)檔案信息。

學(xué)校是我國(guó)教育體系的關(guān)鍵構(gòu)成，檔案管理作為校園工作的重要一環(huán)，在新形勢(shì)下務(wù)必要在管理辦法和核心理念上實(shí)現(xiàn)變革和自主創(chuàng)新。學(xué)校檔案管理的信息化及科學(xué)化建設(shè)對(duì)其進(jìn)步發(fā)展有著十分關(guān)鍵的意義。

一、學(xué)校檔案管理工作的實(shí)際意義

作為專業(yè)技術(shù)人員人才培養(yǎng)的關(guān)鍵組織，學(xué)校的課程管理活動(dòng)是不是科學(xué)、高效，均影響到學(xué)?？焖侔l(fā)展及專業(yè)人才的培養(yǎng)質(zhì)量。檔案管理工作作為學(xué)校管理制度的主要部分，是記錄學(xué)校教學(xué)環(huán)節(jié)中有關(guān)情況的真正材料，不但展現(xiàn)校園的發(fā)展?fàn)顩r，且是學(xué)校發(fā)展的主要參照根據(jù)。例如，查詢會(huì)計(jì)檔案文件，能夠了解學(xué)校真實(shí)的經(jīng)營(yíng)情況;學(xué)生個(gè)人檔案材料則記錄其學(xué)習(xí)培訓(xùn)情況，日常生活和發(fā)展趨勢(shì)等有關(guān)信息;老師的教學(xué)檔案體現(xiàn)了校園的教育能力及其師資隊(duì)伍基本建設(shè)狀況等。因此，檔案管理是學(xué)校現(xiàn)況真正反映和發(fā)展方向的主要參照，同時(shí)也是學(xué)生課程管理、就業(yè)管理等方面的主要體現(xiàn)和依據(jù)。在信息社會(huì)，必要從信息化、科學(xué)化、專業(yè)化管理視角進(jìn)行學(xué)校檔案管理工作的自主創(chuàng)新，高效率、高質(zhì)量進(jìn)行檔案管理工作，為學(xué)校的快速發(fā)展帶來(lái)基礎(chǔ)保障。

二、學(xué)校檔案管理工作的現(xiàn)況

1.檔案種類繁雜不清

學(xué)校檔案管理工作是一項(xiàng)十分系統(tǒng)、繁雜的工作，包含的信息多，類型雜，必須全方位、科學(xué)分組管理?？墒窃诰唧w工作上，許多學(xué)校在檔案管理層面存有種類摻雜不清的問(wèn)題，不利于學(xué)校進(jìn)行統(tǒng)一分組管理。有的學(xué)校在檔案管理工作中欠缺合理宗旨和管理系統(tǒng)，在解決不同種類檔案資料時(shí)，通常選用傳統(tǒng)的混合置放管理方式，欠缺合理的分類整理，不利于檔案管理工作的科學(xué)研究，檔案管理的基本功能和作用都沒(méi)有獲得合理利用。此外，有一些學(xué)校在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，許多教學(xué)方案、影像材料沒(méi)有置放到檔案資料中，不但導(dǎo)致檔案文件缺少，也影響到檔案管理工作的系統(tǒng)化，因而一定要提升學(xué)校檔案管理的信息化、科學(xué)化和專業(yè)化建設(shè)，保證學(xué)校檔案管理工作的合理性。

我國(guó)大部分學(xué)校已經(jīng)逐漸運(yùn)用信息化管理與專業(yè)化的檔案資料管理系統(tǒng)，可是在使用時(shí)，并沒(méi)有做好對(duì)數(shù)據(jù)信息的分類工作，僅僅將檔案資料信息內(nèi)容以數(shù)字方式錄入計(jì)算機(jī)，這便造成在查看數(shù)據(jù)信息時(shí)，會(huì)受到其他檔案資料的影響，因此查看信息的效率也會(huì)明顯降低。

2.檔案管理方法欠缺科學(xué)性

學(xué)校檔案管理缺乏系統(tǒng)化、專業(yè)化的管理制度，這也是許多學(xué)校檔案管理工作亟待改善的地方。檔案管理方案不合理造成檔案管理工作混亂，影響到工作效果和質(zhì)量。一方面，許多學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)檔案管理工作的必要性了解不足，對(duì)檔案管理工作所需設(shè)施配置標(biāo)準(zhǔn)參差不齊。另一方面，檔案管理工作人員的個(gè)人素質(zhì)、工作能力不足，在檔案管理工作中，沒(méi)有充分投入精力，懶散懈怠，缺乏創(chuàng)新意識(shí)，學(xué)校檔案管理工作的質(zhì)量不高。

3.檔案管理的方式落伍

學(xué)校檔案管理方式落伍，與信息社會(huì)環(huán)境下學(xué)校的改革創(chuàng)新不相符合，這也是當(dāng)今學(xué)校檔案管理工作存在的主要問(wèn)題。信息科技快速發(fā)展促使檔案管理工作逐漸向著信息化、科學(xué)化管理的方向發(fā)展，檔案管理信息化不但可以降低人力、物力、財(cái)力資源投入，還可以極大提高檔案管理工作效率。信息社會(huì)，學(xué)校檔案管理工作應(yīng)建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)、充分應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)等先進(jìn)技術(shù)，以提高工作質(zhì)量和效率。但現(xiàn)階段學(xué)校檔案管理工作管理方法比較落伍，亟待改善和提升。

4.檔案文件利用不充分

充分利用檔案管理是為了更好地教學(xué)，給老師和學(xué)生及其學(xué)校管理人員有關(guān)活動(dòng)材料和數(shù)據(jù)信息參考。因?yàn)閷W(xué)校檔案管理方式落伍，許多檔案文件查看困難，使用不方便，檔案管理工作的實(shí)際意義沒(méi)有獲得集中體現(xiàn)。因而，要想提升學(xué)校檔案的使用效果，務(wù)必要從管理模式、管理方案和管理方法等領(lǐng)域進(jìn)行完善和創(chuàng)新，提升學(xué)校檔案的利用率。

5.檔案資料信息管理系統(tǒng)更新緩慢

我國(guó)大部分學(xué)校的檔案資料信息管理系統(tǒng)的更新速度十分遲緩，因而造成在運(yùn)用檔案資料信息管理系統(tǒng)時(shí)出現(xiàn)的問(wèn)題無(wú)法按時(shí)獲得及時(shí)處理。例如，上文所提及的信息融合歸類能力不足，這一問(wèn)題存在的時(shí)間較久，可是到現(xiàn)在依然少有院校對(duì)檔案資料信息管理開(kāi)展更新，這就造成大學(xué)的檔案資料信息管理系統(tǒng)產(chǎn)生很多漏洞。往往學(xué)校檔案管理信息系統(tǒng)的更新遲緩，大多數(shù)是由于院校領(lǐng)導(dǎo)并沒(méi)有完全意識(shí)到檔案資料信息管理系統(tǒng)的必要性，并沒(méi)有對(duì)檔案資料信息管理系統(tǒng)更新工作開(kāi)展人力資源的分配與重視，使得院校檔案資料信息管理系統(tǒng)的操作人員不會(huì)主動(dòng)對(duì)系統(tǒng)開(kāi)展更新。

三、學(xué)校檔案管理信息化、科學(xué)化基本建設(shè)的措施

1.運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)搭建學(xué)校信息化檔案管理服務(wù)平臺(tái)

大數(shù)據(jù)技術(shù)是信息科技管理體系的關(guān)鍵組成，在信息社會(huì)環(huán)境下，大數(shù)據(jù)技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域都獲得了廣泛運(yùn)用。新形勢(shì)下學(xué)校檔案管理工作中也應(yīng)該積極主動(dòng)利用大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，構(gòu)建檔案管理信息化平臺(tái)，提升學(xué)校檔案管理質(zhì)量。在運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)搭建檔案管理信息化服務(wù)平臺(tái)工作要尤其做好下面一些工作。0C587D43-4708-4A27-8875-DD0D965A5D18

首先，檔案管理工作人員要對(duì)學(xué)校檔案管理工作開(kāi)展全方位整理，包含檔案管理工作的目標(biāo)、內(nèi)容及其存在的不足，還有檔案資料的種類等，為檔案管理服務(wù)平臺(tái)建設(shè)做好基礎(chǔ)的調(diào)研工作。其次，學(xué)校的管理層要認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化數(shù)據(jù)平臺(tái)對(duì)學(xué)校管理制度和學(xué)?？焖侔l(fā)展的實(shí)際意義，在人力資源、物力資源和資金層面給予相應(yīng)支持。

再次，要邀約網(wǎng)絡(luò)技術(shù)專業(yè)平臺(tái)工作人員對(duì)檔案管理工作中的優(yōu)點(diǎn)及其改善要求等進(jìn)行基本建設(shè)，確保其建設(shè)的合理性。此外，檔案管理工作人員要做好服務(wù)平臺(tái)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的歸整工作。例如，檔案資料的類型、總量等，為信息化平臺(tái)內(nèi)容建設(shè)提供切實(shí)支持和豐富的材料。

最后，檔案管理信息化平臺(tái)要與校園內(nèi)互聯(lián)網(wǎng)連接，為學(xué)校學(xué)生和老師的檔案運(yùn)用、查看等給予數(shù)字化的綜合服務(wù)。這里還需指出一點(diǎn)，要采取一定的安全技術(shù)手段、措施，確保檔案管理信息化平臺(tái)的網(wǎng)絡(luò)安全，真實(shí)反映檔案信息化管理平臺(tái)的實(shí)際意義。

2.做好學(xué)校檔案資料的搜集和整理工作

紙版檔案資料是以往許多學(xué)校檔案管理工作采取的方式，在倡導(dǎo)信息化、科學(xué)化和專業(yè)化檔案管理工作的情況下，學(xué)校檔案管理工作一定要做好檔案資料的梳理、搜集和管控等有關(guān)工作。一方面，要主動(dòng)進(jìn)行學(xué)校檔案管理信息、數(shù)據(jù)查詢，依照檔案文件的內(nèi)容、類型等對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)查詢材料進(jìn)行豐富，除了將紙版檔案文件進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換以外，還需要全方位搜集和整理對(duì)應(yīng)的影像、照片等材料，豐富檔案資料的類別和內(nèi)容。同時(shí)，也要將紙版檔案資料與電子檔案資料形成互補(bǔ)，及時(shí)處理檔案資料中存在不健全的地方，對(duì)檔案資料開(kāi)展對(duì)應(yīng)的健全與完善，保證電子檔案管理的整體性。另一方面，電子檔案管理要與數(shù)字化管理服務(wù)平臺(tái)相一致，便于提升檔案資料的查找和運(yùn)用。檔案資料的搜集和整理對(duì)檔案管理人員的工作能力、綜合素養(yǎng)提出要求，在勞動(dòng)量大、工作煩瑣的情形下，檔案管理工作人員要用心，認(rèn)真進(jìn)行檔案管理工作。

3.確保檔案管理運(yùn)用的合理性

學(xué)校檔案信息化管理中離不開(kāi)相應(yīng)的電子設(shè)備設(shè)施，可以說(shuō)，先進(jìn)的電子設(shè)備設(shè)施是學(xué)校檔案管理信息化、科學(xué)化的前提條件。因此，學(xué)校應(yīng)重視電子設(shè)備引入的合理性、科學(xué)性。例如，最常見(jiàn)和最根本的電腦，是檔案資料管理的基本設(shè)施，還有復(fù)印機(jī)、掃描機(jī)、移動(dòng)硬盤(pán)、光碟等也是較常用的電子產(chǎn)品，學(xué)校要為檔案管理工作配全相應(yīng)的設(shè)備，為檔案管理信息化給予先進(jìn)的設(shè)備設(shè)施保障。

4.科學(xué)化的進(jìn)行檔案管理計(jì)劃和分類工作

許多學(xué)校的檔案管理普遍存在著類型混亂、多頭管理的難題，因而在數(shù)字化管理環(huán)境下，要想確保學(xué)校檔案管理信息化順利進(jìn)行，務(wù)必要依據(jù)檔案資料的特性，對(duì)其開(kāi)展有效分類。

例如，管理者憑借互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)管理服務(wù)平臺(tái)，依據(jù)檔案資料的特性，將不同檔案資料歸納到不同的服務(wù)平臺(tái)類型，為學(xué)校老師、學(xué)生迅速訪問(wèn)、查看檔案給予對(duì)應(yīng)的目錄索引。科學(xué)研究檔案分類不但可以提升檔案資料的運(yùn)用效率，還可以提升檔案管理工作進(jìn)行的效率，對(duì)學(xué)校發(fā)展有著十分關(guān)鍵的意義。必須特別注意的是，在檔案分類的基礎(chǔ)上，還應(yīng)該做好對(duì)應(yīng)的檔案資料數(shù)據(jù)備份工作，通過(guò)使用移動(dòng)盤(pán)、U盤(pán)等方法對(duì)檔案文件內(nèi)容進(jìn)行備份，確保檔案文件和數(shù)據(jù)儲(chǔ)存的一致性、長(zhǎng)久性和合理性。

四、對(duì)學(xué)校檔案管理信息化、科學(xué)化基本建設(shè)的提議

1.轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案保管意識(shí)，積極主動(dòng)服務(wù)現(xiàn)代社會(huì)

首先，檔案管理人員一定要改變以前的老舊觀念，朝向現(xiàn)代社會(huì)，高度重視社會(huì)化服務(wù)，做好服務(wù)于民的工作，秉持敢于創(chuàng)新的理念，使檔案管理信息化順利進(jìn)行，更好地服務(wù)于學(xué)校。

其次，檔案管理部門要服務(wù)于學(xué)校發(fā)展，糾正以前被動(dòng)的工作理念?，F(xiàn)階段，在檔案管理信息化領(lǐng)域存在不確定性，必須積極主動(dòng)地給予便捷的檔案資料數(shù)據(jù)服務(wù)。同時(shí)，還需要提升檔案室和其他部門間的溝通交流，擴(kuò)大檔案資料收集范圍，主動(dòng)對(duì)檔案室的收藏品進(jìn)行宣傳策劃。

除此之外，對(duì)學(xué)校檔案室而言，有效利用檔案十分關(guān)鍵，是凸顯檔案資料數(shù)據(jù)作用的關(guān)鍵，有效擴(kuò)張檔案資料的運(yùn)用管理，使學(xué)校在檔案管理中獲益。因此，在現(xiàn)代社會(huì)，學(xué)校檔案室需要主動(dòng)推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)，堅(jiān)持不懈地為學(xué)校建設(shè)服務(wù)。

2.凸顯學(xué)校檔案室的特點(diǎn)

第一，學(xué)校檔案室可以為有需要的領(lǐng)導(dǎo)、老師給予有效的一手資料，通過(guò)檔案資料的利用，提升教學(xué)質(zhì)量、人員合理配置;第二，檔案室管理人員需保證敬業(yè)愛(ài)崗、待人接物熱情，提升工作效能，塑造良好的部門形象;第三，檔案管理人員要高效率應(yīng)用信息化方式，輔助開(kāi)展檔案管理工作，助力學(xué)校建設(shè);第四，檔案管理工作人員要勤奮工作，具有科學(xué)的檔案管理觀念，持續(xù)提升自己的數(shù)字化水準(zhǔn)，為檔案管理信息化建設(shè)作出貢獻(xiàn)。

3.培養(yǎng)信息化、科學(xué)化管理的優(yōu)秀人才

信息化時(shí)代，檔案管理早已變得越來(lái)越依靠信息技術(shù)，要徹底完成對(duì)檔案管理工作的信息化操作，信息技術(shù)優(yōu)秀人才是主力軍。學(xué)校必須切實(shí)增強(qiáng)對(duì)信息化管理人才團(tuán)隊(duì)的基本建設(shè)，建立一支能滿足學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的精英團(tuán)隊(duì)。在運(yùn)用信息化管理檔案文件時(shí)，必須對(duì)檔案管理工作人員提出具體的信息化操作規(guī)定。

一方面，在檔案管理工作上難以避免會(huì)出現(xiàn)大批量的數(shù)據(jù)，檔案管理人員要全面了解，進(jìn)行科學(xué)收集;另一方面，因?yàn)樾畔⒖萍嫉难杆侔l(fā)展，檔案管理中的新問(wèn)題持續(xù)發(fā)生，因此對(duì)信息技術(shù)強(qiáng)、綜合素質(zhì)高的管理員工的需求較大。

除此之外，檔案管理部門也要對(duì)員工進(jìn)行多種方式的信息科技專業(yè)技能、專業(yè)知識(shí)的廣泛學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，做好考核，使其盡快掌握相應(yīng)的技能和知識(shí)，較好融入檔案管理工作中，從源頭為檔案管理部門的長(zhǎng)久發(fā)展以及壯大奠定扎實(shí)的人才基礎(chǔ)。

五、結(jié)語(yǔ)

檔案管理作為學(xué)校管理制度和發(fā)展的關(guān)鍵組成部分，對(duì)學(xué)校的課堂教學(xué)、發(fā)展趨勢(shì)都有著十分關(guān)鍵的意義。在信息化社會(huì)環(huán)境下，對(duì)院校檔案資料完成現(xiàn)代技術(shù)更新與制度化管理，有利于高效率梳理檔案資料內(nèi)容、便捷應(yīng)用檔案資料信息及其確保檔案資料數(shù)據(jù)的安全?？墒乾F(xiàn)階段國(guó)內(nèi)的學(xué)校檔案管理工作因?yàn)榇嬖跈n案種類繁雜不清、檔案管理方法欠缺科學(xué)性、檔案管理方式落伍、檔案利用不充分、檔案資料信息管理系統(tǒng)更新緩慢等問(wèn)題，造成信息化管理與專業(yè)化能力不夠。對(duì)此，為了更快提高我國(guó)學(xué)校檔案管理工作的數(shù)字化與專業(yè)化水平，可以利用數(shù)據(jù)信息有效歸類、完善檔案資料信息管理系統(tǒng)、為學(xué)校的檔案資料管理培訓(xùn)及其學(xué)校管理制度與課堂教學(xué)中運(yùn)用檔案信息，做好院校檔案資料的數(shù)字化與專業(yè)化基本建設(shè)工作，為學(xué)校學(xué)生帶來(lái)更高質(zhì)量的學(xué)習(xí)環(huán)境與課堂教學(xué)水平。要仔細(xì)分析當(dāng)今學(xué)校在檔案管理層面存在的不足，根據(jù)信息化、科學(xué)化和專業(yè)化視角，憑借大數(shù)據(jù)技術(shù)，健全檔案資料，做好檔案資料信息內(nèi)容分類，同時(shí)完善檔案信息化管理的硬件配置，提高學(xué)校檔案管理工作的效果和質(zhì)量，推動(dòng)學(xué)校在信息化時(shí)代更為高效的發(fā)展趨勢(shì)。

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（作者單位：鄆城縣技工學(xué)校）0C587D43-4708-4A27-8875-DD0D965A5D18