淺析航空固定資產(chǎn)投資項目檔案的管理

劉金明 唐舜婕 軒曉楠

摘 要：在航空企業(yè)中，固定資產(chǎn)投資項目管理內(nèi)容較為復(fù)雜、系統(tǒng)性顯著，僅采用傳統(tǒng)管理方式難以從根本上保障檔案管理水平，需要配合使用先進(jìn)的信息技術(shù)，設(shè)計出功能完善的固定資產(chǎn)項目投資檔案管理系統(tǒng)。文章就針對此，提出固定資產(chǎn)投資項目檔案管理工作重要性，分析航空固定資產(chǎn)投資項目檔案管理特征，制定固定資產(chǎn)投資項目檔案管理機(jī)制，以供參考。

關(guān)鍵詞：航空企業(yè);固定資產(chǎn)投資項目;檔案管理

引言：

現(xiàn)階段航空領(lǐng)域發(fā)展速度不斷加快，國家及有關(guān)部門陸續(xù)加大了航空基本建設(shè)項目投資力度，致使航空企業(yè)固定資產(chǎn)管理難度進(jìn)一步提升。

1、航空固定資產(chǎn)投資項目檔案管理意義

檔案是航空固定資產(chǎn)投資項目的真實(shí)記錄，能夠切實(shí)反映出項目實(shí)施全過程的資產(chǎn)信息，并向工作人員直觀展現(xiàn)出存在于項目實(shí)施期間的資產(chǎn)問題。為確保檔案信息內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，國家陸續(xù)頒布了關(guān)于加強(qiáng)項目檔案管理的各項文件，通過加強(qiáng)向檔案管理力度，提高建設(shè)單位對項目檔案管理規(guī)范性。

2、航空固定資產(chǎn)投資項目檔案管理要求

在固定資產(chǎn)投資項目開展期間，檔案管理工作是保障項目安全高效開展的重要前提，通過整合固定資產(chǎn)投資期限的各類信息內(nèi)容，能夠及時發(fā)現(xiàn)存在于財務(wù)管理工作中的各位問題，結(jié)合此些問題制定出專項可行固定資產(chǎn)管控機(jī)制。

2.1建立健全固定資產(chǎn)投資項目檔案

航空領(lǐng)域是現(xiàn)階段衡量國家綜合生產(chǎn)力的重要基礎(chǔ)，國家強(qiáng)調(diào)航空項目應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵循中華人民共和國檔案法規(guī)定，要求檔案管理人員需要依法辦事，嚴(yán)格遵守部門及工作人員崗位職責(zé)。依照規(guī)范收集航空固定資產(chǎn)投資項目各環(huán)節(jié)資料，對資料進(jìn)行整理歸類歸檔。

2.2提高檔案項目管理重要性認(rèn)知度

固定資產(chǎn)投資項目檔案管理是工程質(zhì)量評價的重要依據(jù)，也是各類建設(shè)項目竣工驗收的重要保障。要求航空企業(yè)應(yīng)當(dāng)高度管控檔案管理工作，采取有效措施優(yōu)化檔案管理內(nèi)容，確保檔案能夠更為完整、準(zhǔn)確的展現(xiàn)出固定投資項目開展全過程。

2.3對項目檔案管理工作進(jìn)行全面考核

做好投資項目考核工作，沒有見過檔案驗收或者檔案驗收不合格的項目不可通過竣工驗收。著重關(guān)注固定資產(chǎn)投資項目檔案管理，并將該檔案管理與項目建設(shè)工作同步開展。要求在檔案管理過程中落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制以及工作人員崗位機(jī)制。

3、航空固定資產(chǎn)投資項目檔案管理特征

第一，檔案收集環(huán)節(jié)較為復(fù)雜。在固定資產(chǎn)投資項目中有許多參建單位，這些單位均會針對項目開展工作產(chǎn)生諸多文件材料，致使資料較為分散，收集難度進(jìn)一步提升。同時，檔案管理期間的人員變動較大，人員業(yè)務(wù)水平不一致，在檔案管理期間更易出現(xiàn)各類問題;

第二，檔案整理標(biāo)準(zhǔn)較多。由于參建單位數(shù)量多，同系統(tǒng)與外系統(tǒng)檔案內(nèi)容相互混雜。同系統(tǒng)單位整理標(biāo)準(zhǔn)也存在一定差異性，導(dǎo)致后續(xù)歸檔工作進(jìn)程緩慢。如果缺乏檔案管理機(jī)制，許多價值信息將被遺漏，一定程度影響到企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營建設(shè)效益;

第三，檔案整理工作難度大。航空制造領(lǐng)域參建部門多，各領(lǐng)域關(guān)系體系復(fù)雜，人員變動較大。許多關(guān)于固定資產(chǎn)投資項目的資料較為分散，實(shí)際積累與收集需要較長過程。因航空制造項目具有周期性特征，檔案管理工作也需要與項目建設(shè)同步開展，避免答案與項目管理內(nèi)容。

4、航空固定資產(chǎn)投資項目檔案管理重要手段

4.1穩(wěn)步推動檔案信息資源信息化進(jìn)程

為從根本上提升航空固定資產(chǎn)投資項目檔案管理水平，應(yīng)當(dāng)持續(xù)平穩(wěn)推進(jìn)檔案信息資源信息化進(jìn)程，切實(shí)保障檔案信息資源綜合利用水平。檔案信息化管理工作是一項基礎(chǔ)性工作，也是實(shí)現(xiàn)航空領(lǐng)域投資資產(chǎn)項目現(xiàn)代化發(fā)展的必然要求。在固定資產(chǎn)投資項目檔案信息管理工作開展期間，需要制定出科學(xué)合理的檔案信息化管理目標(biāo)及計劃，結(jié)合現(xiàn)有企業(yè)人力、物力及財力資源現(xiàn)狀，優(yōu)先管理利用價值更高的檔案資源信息，對后續(xù)檔案信息內(nèi)容進(jìn)行分批次管理。要求檔案信息化管理對象需要具備一定的經(jīng)典性與代表性，對信息化檔案格式進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃。

檔案管理人員需要與財務(wù)部門密切配合，應(yīng)用先進(jìn)的紙質(zhì)檔案掃描系統(tǒng)、音頻與視頻轉(zhuǎn)換系統(tǒng)、檔案微縮轉(zhuǎn)換系統(tǒng)，滿足不同載體檔案轉(zhuǎn)換要求，并將轉(zhuǎn)化后的實(shí)體檔案內(nèi)容進(jìn)行安全存儲，切實(shí)提升信息化檔案信息數(shù)據(jù)的完整性與系統(tǒng)性。

4.2做好電子文件歸檔工作

配合使用專項固定資產(chǎn)投資項目檔案管理硬件與軟件系統(tǒng)，結(jié)合檔案數(shù)據(jù)庫特征，做好檔案文件格式統(tǒng)一化工作，從根本上提升信息化檔案，公開共享水平。制定出嚴(yán)格電子文件歸檔程序以及統(tǒng)一高效的電子文件數(shù)據(jù)收集、轉(zhuǎn)換平臺，滿足檔案信息資源信息化應(yīng)用。在固定資產(chǎn)投資項目檔案信息化建設(shè)工作開展期間，需要嚴(yán)格遵循檔案管理要求，對不同載體檔案進(jìn)行數(shù)字化處理及轉(zhuǎn)換。由于電子檔案歸檔工作的專業(yè)性強(qiáng)，需要結(jié)合不同類型載體大案進(jìn)行數(shù)字化處理及轉(zhuǎn)化。做好單位內(nèi)電子文件的積累、鑒定及歸檔工作，確保價值電子文件真實(shí)完整。

在固定資產(chǎn)投資項目檔案管理工作開展時，還需要應(yīng)用現(xiàn)代化管控手段，實(shí)現(xiàn)資源公開共享目標(biāo)。避免在檔案管理過程中出現(xiàn)資源重復(fù)利用問題，選擇適宜的數(shù)據(jù)記錄與處理方式。

4.3增強(qiáng)檔案管理人員服務(wù)意識

傳統(tǒng)的管理工作多具有被動性特征，由財務(wù)部門對固定資產(chǎn)投資項目檔案管理人員提出應(yīng)用要求，導(dǎo)致檔案管理水平始終處于有待提升階段。因此在現(xiàn)階段檔案管理工作開展期間，需要進(jìn)一步提高檔案管理人員服務(wù)意識，能夠使得管理部門更加主動地挖掘財務(wù)部門及企業(yè)需求，有序?qū)ｍ楅_展信息化建設(shè)工作。構(gòu)建起的檔案管理信息系統(tǒng)也需要有一定的自助式服務(wù)功能，進(jìn)一步提高固定資產(chǎn)投資項目檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量及效率。

4.4開展全程控制，保證檔案資料搜集工作效果

在開展檔案管理工作過程中，要注意對資料搜集開展全程控制。要實(shí)現(xiàn)這一目的，首先，要依據(jù)全年的工作情況和工作計劃制定針對檔案管理的工作計劃表。在制定劃表時要注意了解項目的全部進(jìn)程和節(jié)點(diǎn)，針對每一個節(jié)點(diǎn)都開展資料搜集整理工作。其次，在制定計劃表的過程中要詳細(xì)規(guī)定好需要搜集到的資料文件、涉密程度以及歸檔的時間。同時將制定好的計劃下發(fā)至每一個項目相關(guān)部門。最后，對于搜集到的資料和文件，要進(jìn)行詳細(xì)的整理和檢查。對于不合乎規(guī)范的資料，要予以退回修改，保證歸檔資料的質(zhì)量。

結(jié)語：總而言之，航空固定資產(chǎn)項目檔案是項目建設(shè)的重要智力資源，也是評估工程質(zhì)量以及工程建設(shè)綜合效益的關(guān)鍵所在，在具體實(shí)施過程中具有不可代替的權(quán)威性。因此企業(yè)及管理部門對固定資產(chǎn)投資項目管理工作提出了更高要求，需要相關(guān)管理部門加強(qiáng)檔案管控力度，從根本上提升檔案綜合管理水平。

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