新時代機(jī)關(guān)事務(wù)服務(wù)中心檔案管理工作若干問題的探討

劉瑞花

摘 要：近年來，在保障機(jī)關(guān)事務(wù)服務(wù)工作的過程中產(chǎn)生了大量檔案資料，也見證了機(jī)關(guān)事務(wù)服務(wù)中心的發(fā)展成果。做好中心檔案管理工作，為進(jìn)一步提高中心服務(wù)的質(zhì)量和水平發(fā)揮了積極作用。本文分析了機(jī)關(guān)事務(wù)部門檔案管理工作內(nèi)容及工作能力要求，闡述了機(jī)關(guān)事務(wù)部門檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)意義，提出推進(jìn)工作的相應(yīng)對策措施，為進(jìn)一步做好新時代機(jī)關(guān)事務(wù)服務(wù)中心檔案管理工作提供有力支撐。

關(guān)鍵詞：檔案管理;機(jī)關(guān)事務(wù)服務(wù)中心;問題

孝義市等市縣級機(jī)關(guān)事務(wù)服務(wù)中心（以下簡稱“中心”）一般承擔(dān)同級黨委、人大、政府、政協(xié)重要公務(wù)接待、會議及活動接待保障、經(jīng)費(fèi)審核結(jié)算報(bào)批;辦公用房管理;公務(wù)用車編制、配備、更新、處置等，以及公務(wù)用車服務(wù)平臺管理、運(yùn)行及保障;市直黨政機(jī)關(guān)事業(yè)單位國有資產(chǎn)管理、干部周轉(zhuǎn)住房規(guī)劃、建設(shè)、保障、權(quán)屬登記等多項(xiàng)職能，是市（縣）委、市（縣）政府直屬事業(yè)單位，下設(shè)辦公室、財(cái)務(wù)股、辦公用房服務(wù)股、公務(wù)用車服務(wù)股、資產(chǎn)采供修繕股、保衛(wèi)股等內(nèi)部股室。近年來，在保障機(jī)關(guān)事務(wù)服務(wù)工作的過程中產(chǎn)生了大量檔案資料，見證了中心的發(fā)展成果[1 ]。做好中心檔案管理工作，能為進(jìn)一步提高中心服務(wù)質(zhì)量和水平發(fā)揮積極作用。本文試對這一問題做一些探討。

1 機(jī)關(guān)事務(wù)部門檔案管理工作的新內(nèi)容及要求

中國特色社會主義進(jìn)入新時代，檔案管理工作也邁入了新的發(fā)展階段。機(jī)關(guān)事務(wù)服務(wù)保障部門要持續(xù)加強(qiáng)自身服務(wù)能力建設(shè)，應(yīng)不斷增強(qiáng)檔案政務(wù)服務(wù)的現(xiàn)代化水平。中心檔案工作水平高低也是衡量機(jī)關(guān)事務(wù)服務(wù)工作規(guī)范化、法治化、標(biāo)準(zhǔn)化的重要標(biāo)志之一[2 ]。新時代機(jī)關(guān)事務(wù)部門檔案管理工作新內(nèi)容及要求有如下幾個方面。

1.1 檔案資源信息化

檔案資源信息化，就是將中心文書檔案、科技檔案、會計(jì)檔案、基建檔案等檔案資源轉(zhuǎn)換為數(shù)字檔案資源，利用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，通過檔案管理信息系統(tǒng)加工和計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)傳輸，實(shí)現(xiàn)中心室藏檔案資源優(yōu)化、高效配置，以及合理、有序開發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)中心檔案信息資源的互聯(lián)、共享。因此，中心檔案管理內(nèi)容之一便是檔案資源信息化，包括中心檔案信息資源建設(shè)，利用網(wǎng)絡(luò)等數(shù)字信息技術(shù)手段，建立相應(yīng)的檔案目錄和全文數(shù)據(jù)庫，加強(qiáng)中心檔案基礎(chǔ)平臺建設(shè)，實(shí)現(xiàn)館藏檔案信息網(wǎng)絡(luò)傳輸及資源共享。

1.2 檔案技術(shù)現(xiàn)代化

近年來，隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的快速發(fā)展，選擇合適的現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)成為中心檔案管理工作的重要內(nèi)容之一。中心檔案資料的收集、存貯、加工、查找、傳遞等均需要應(yīng)用各種先進(jìn)科學(xué)技術(shù)，以提升中心檔案管理技術(shù)現(xiàn)代化水平。目前，中心檔案管理運(yùn)用到的技術(shù)包括縮微技術(shù)、計(jì)算機(jī)信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、讀卡（RFID）技術(shù)、聲像技術(shù)、通信技術(shù)，以及大數(shù)據(jù)和云計(jì)算等，使中心檔案管理工作的專業(yè)化、自動化水平顯著提升。

1.3 檔案保護(hù)規(guī)范化

傳統(tǒng)模式下，中心檔案保護(hù)主要依托庫房、設(shè)施設(shè)備以及檔案載體保管水平的現(xiàn)代化。隨著檔案事業(yè)的發(fā)展，各種新型存儲介質(zhì)不斷涌現(xiàn)，也使得現(xiàn)代信息處理技術(shù)在檔案管理中得到深入、廣泛應(yīng)用，中心檔案中出現(xiàn)了大量聲像、電子、機(jī)讀類檔案。這些檔案與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案不同，其載體特殊，檔案信息記錄及存儲運(yùn)用的是磁帶、磁盤、光盤等各種磁性、光學(xué)載體，使得檔案形成介質(zhì)、存儲方式、利用途徑都有不同特點(diǎn)和要求。因此，特殊載體檔案規(guī)范化保護(hù)也是機(jī)關(guān)事務(wù)服務(wù)中心檔案管理工作的重要內(nèi)容之一。

1.4 檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化

標(biāo)準(zhǔn)化管理是中心檔案工作實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的重要前提和基礎(chǔ)。檔案管理現(xiàn)代化建立在先進(jìn)技術(shù)應(yīng)用、科學(xué)職能分工和廣泛協(xié)作基礎(chǔ)上，結(jié)合中心檔案管理特點(diǎn)和實(shí)際，制定或貫徹各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，使中心檔案管理工作呈現(xiàn)出技術(shù)應(yīng)用及分工協(xié)作配合緊密、協(xié)作流暢的狀態(tài)。信息化背景下，各種先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用，檔案信息共享及網(wǎng)絡(luò)溝通，如檔案信息傳遞、檔案數(shù)據(jù)交換，都離不開統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范。因此，建立和完善檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，也是新時代中心檔案管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容[3 ]。

1.5 歸檔職責(zé)及范圍部門化

檔案管理工作應(yīng)緊緊圍繞中心職能，體現(xiàn)中心檔案管理行業(yè)特色。如，基建科，主要收集涉及中心承辦的房屋維修、屬于中心管理的房屋產(chǎn)權(quán)證等資料;計(jì)財(cái)科，主要收集相關(guān)經(jīng)費(fèi)申報(bào)、資產(chǎn)處置報(bào)告、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等;公務(wù)服務(wù)科，主要收集公務(wù)用車更新、審核檔案;資產(chǎn)服務(wù)科，則收集整理中心管理的房屋租賃協(xié)議、合同等相關(guān)資料。

2 機(jī)關(guān)事務(wù)部門應(yīng)具備的檔案管理工作能力

機(jī)關(guān)事務(wù)服務(wù)中心主要承擔(dān)著各種服務(wù)保障工作，其檔案管理工作應(yīng)注重能力建設(shè)，不斷提高機(jī)關(guān)事務(wù)服務(wù)中心的服務(wù)能力和水平。

2.1 基礎(chǔ)層面

中心檔案管理基礎(chǔ)層面的能力主要包括三個方面。一是檔案收集能力，主要著眼于中心所承擔(dān)的各項(xiàng)服務(wù)職能，及與中心自身事務(wù)緊密相關(guān)的基建、財(cái)務(wù)、科技、文書等文件資料的收集，做到應(yīng)收盡收，為后續(xù)檔案管理和利用奠定扎實(shí)基礎(chǔ)。二是檔案人員能力[4 ]。包括管理能力和基本業(yè)務(wù)能力。如，分管中心檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)、檔案室負(fù)責(zé)人的檔案管理能力和水平;內(nèi)設(shè)各部門具體落實(shí)檔案收集、整理、檢索、利用等的能力和水平;各部門兼職檔案員的能力和水平。通過健全檔案工作層級，構(gòu)建分工清晰、責(zé)任明確的檔案管理隊(duì)伍，打造一支符合新時代中心檔案管理需要的過硬人才隊(duì)伍。三是檔案工作體系[5 ]。主要涉及中心檔案標(biāo)準(zhǔn)體系、規(guī)范體系、責(zé)任體系，以及內(nèi)部、外部協(xié)調(diào)聯(lián)絡(luò)工作機(jī)制等，這是做好中心檔案工作的重要基礎(chǔ)性、組織性保障。

2.2 利用層面

主要包括專業(yè)能力和技術(shù)能力兩大方面，主要指中心檔案管理人員利用檔案資源，為檔案用戶提供服務(wù)的能力，及整合中心館藏檔案資源的能力和水平。專業(yè)能力，指中心檔案員自身的檔案知識積淀、檔案業(yè)務(wù)素養(yǎng)、檔案業(yè)務(wù)能力和檔案思想意識。例如，運(yùn)用掌握的專業(yè)檔案理論知識，對中心業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行編目、分類的能力，以及利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行管理的能力，還包括甘于奉獻(xiàn)的精神品質(zhì)等[6 ]。技術(shù)能力，主要包括熟練運(yùn)用各種檔案管理軟件、檔案管理系統(tǒng)，以及自動化辦公系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)中心檔案資源的有效整合和高效利用的能力。

3 機(jī)關(guān)事務(wù)部門檔案管理工作的意義

保障市直機(jī)關(guān)高效有序運(yùn)轉(zhuǎn)是中心的職責(zé)所系，更是使命擔(dān)當(dāng)和價值所在。而機(jī)關(guān)事務(wù)部門檔案管理能力和服務(wù)水平也是體現(xiàn)中心服務(wù)保障現(xiàn)代化及其成效的重要內(nèi)容。

3.1 能打牢服務(wù)保障基礎(chǔ)

機(jī)關(guān)事務(wù)服務(wù)中心檔案管理及其服務(wù)的能力和水平，也是一項(xiàng)重要的內(nèi)部資源供給，即為機(jī)關(guān)及內(nèi)設(shè)各部門提供優(yōu)質(zhì)高效的信息資源，及中心服務(wù)的成功經(jīng)驗(yàn)[7 ]。如，不動產(chǎn)改革后，中心及時與國土、市場、不動產(chǎn)交易中心等部門溝通協(xié)調(diào)，做好機(jī)關(guān)房屋產(chǎn)權(quán)證辦理，為國有資產(chǎn)保值增值提供權(quán)屬證明。根據(jù)“三公經(jīng)費(fèi)”從嚴(yán)管理的現(xiàn)實(shí)需要，為有效壓減行政機(jī)關(guān)運(yùn)行經(jīng)費(fèi)及成本，強(qiáng)化國有資產(chǎn)統(tǒng)籌配置、使用和管理，利用中心檔案信息進(jìn)行分析和研判，為做好機(jī)關(guān)事務(wù)服務(wù)中心管理提供重要的決策參考。

3.2 能順應(yīng)檔案轉(zhuǎn)型需要

近年來，隨著經(jīng)濟(jì)社會的快速發(fā)展，檔案工作面臨的形勢、任務(wù)和要求都呈現(xiàn)出許多新變化、新特點(diǎn)和新要求。進(jìn)一步提升中心檔案管理能力和水平，對優(yōu)化和規(guī)范中心管理的整體水平和服務(wù)能力具有重要意義。新形勢下，檔案管理應(yīng)契合中心服務(wù)現(xiàn)實(shí)需要，提高工作站位，進(jìn)一步找準(zhǔn)中心檔案工作在圍繞中心、服務(wù)大局層面的著力點(diǎn)，加快實(shí)現(xiàn)檔案管理模式的轉(zhuǎn)型提升，大力推進(jìn)檔案管理信息化，助力中心檔案治理體系和治理能力的現(xiàn)代化。

3.3 能體現(xiàn)檔案人員價值

機(jī)關(guān)事務(wù)服務(wù)中心檔案管理工作任務(wù)重、業(yè)務(wù)內(nèi)容多，但從事檔案管理的人員較少，且專職人員少、兼職人員多，相比中心的財(cái)務(wù)、人事等工作，檔案管理在人財(cái)物保障方面還較為薄弱。因此，加強(qiáng)中心檔案管理工作，轉(zhuǎn)變檔案管理理念和方式，提升檔案管理服務(wù)能力，也是推動中心檔案工作適應(yīng)中心服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，凸顯檔案工作者自身價值的重要體現(xiàn)，能增強(qiáng)中心檔案人員的職業(yè)榮譽(yù)感、歸屬感。

4 推進(jìn)機(jī)關(guān)事務(wù)部門檔案管理工作路徑

新時代，要提升機(jī)關(guān)事務(wù)服務(wù)中心的檔案管理水平和服務(wù)能力，需要緊密圍繞中心檔案管理工作能力，補(bǔ)齊短板弱項(xiàng)，拉升工作標(biāo)桿，從基礎(chǔ)、利用和優(yōu)化提升三個方面，持續(xù)夯實(shí)中心檔案管理根基，優(yōu)化檔案管理在資政服務(wù)方面的具體舉措，多元化拓展檔案管理空間，實(shí)現(xiàn)檔案工作持續(xù)、高效發(fā)展[8 ]。

4.1 基礎(chǔ)層面：規(guī)范檔案管理基礎(chǔ)

從歸檔質(zhì)量和管理體系兩個方面進(jìn)一步規(guī)范檔案管理基礎(chǔ)。歸檔質(zhì)量方面，中心檔案管理部門應(yīng)堅(jiān)持全生命周期理念，從事前、事中、事后三個環(huán)節(jié)嚴(yán)把檔案歸檔質(zhì)量。事前，圍繞歸檔標(biāo)準(zhǔn)和要求，積極開展預(yù)立卷工作，保證中心檔案收集的資料整齊、要素清晰;收集歸檔資料時，認(rèn)真做好分類和登記管理，確保文件資料完整、符合歸檔要求。事中，做到歸檔文件管理規(guī)范。根據(jù)歸檔資料收集范圍，做到應(yīng)歸檔盡歸檔，保管期限規(guī)范劃定，歸檔目錄與實(shí)體一一準(zhǔn)確對應(yīng)，嚴(yán)格按照檔案管理流程進(jìn)行規(guī)范化管理。事后，認(rèn)真檢查歸檔質(zhì)量，并將歸檔資料進(jìn)行匯總整理，如發(fā)現(xiàn)錯歸漏歸，以及登記有誤的，需要再次進(jìn)行審核，及時補(bǔ)正，確保中心檔案要素齊全，不斷提升中心檔案管理水平。

檔案管理體系方面，中心檔案管理部門應(yīng)進(jìn)一步明確工作體系和責(zé)任體系。其中，工作體系既包括檔案管理部門自身檔案管理業(yè)務(wù)體系，也包括指導(dǎo)其他科室的檔案管理工作，通過構(gòu)建完備的內(nèi)部、外部檔案管理工作體系，形成中心大檔案管理格局，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的全覆蓋。責(zé)任體系的構(gòu)建，是進(jìn)一步明確中心檔案管理部門、其他業(yè)務(wù)科室、檔案管理者及檔案兼職人員應(yīng)承擔(dān)的檔案管理任務(wù)和責(zé)任，并將相關(guān)任務(wù)分解落實(shí)到部門和個人，進(jìn)一步規(guī)范檔案管理。

4.2 利用層面：優(yōu)化檔案資政服務(wù)

檔案的價值在于利用。中心檔案管理部門應(yīng)緊緊依托室藏檔案資源，加大檔案編研力度，開發(fā)更多檔案產(chǎn)品，進(jìn)一步優(yōu)化檔案服務(wù)能力和水平，滿足機(jī)關(guān)事務(wù)服務(wù)中心各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作開展的需要，促進(jìn)機(jī)關(guān)事務(wù)服務(wù)中心工作的提升。為此，一方面應(yīng)進(jìn)一步簡化檔案利用審批權(quán)限。中心檔案來自各個業(yè)務(wù)部門，工作的好壞直接影響機(jī)關(guān)工作的正常進(jìn)行和效率。針對這種情況，中心檔案管理部門應(yīng)注重簡化檔案利用審批權(quán)限，重點(diǎn)關(guān)注使用頻次高、人數(shù)多的非涉密檔案，可探索前置檔案查詢審批權(quán)限，即將審批權(quán)限前置至檔案歸還環(huán)節(jié)，將“是否開放使用”選擇條目嵌入中心檔案管理信息系統(tǒng)，并設(shè)置相應(yīng)的使用權(quán)限，用以減少后續(xù)審批，從而提升中心檔案利用效率[9 ]。

此外，還需要加快推進(jìn)中心檔案數(shù)字化、文檔一體化進(jìn)程。應(yīng)堅(jiān)持“存量數(shù)字化、增量電子化”的工作思路，持續(xù)推動中心檔案管理部門檔案全文數(shù)字化進(jìn)程，切實(shí)推進(jìn)文檔一體化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)中心室藏檔案資源數(shù)字化，強(qiáng)化信息互聯(lián)共享，打破“信息孤島”，實(shí)現(xiàn)室藏檔案資源化利用。

4.3 優(yōu)化層面：拓展多元檔案發(fā)展

持續(xù)推動中心檔案管理與服務(wù)，通過服務(wù)能力提升進(jìn)一步促進(jìn)中心檔案管理，實(shí)現(xiàn)管理與服務(wù)相互促進(jìn)。首先是深化檔案服務(wù)供給。中心檔案管理部門應(yīng)緊緊圍繞中心、服務(wù)大局上探索新路徑，基于中心檔案查詢、利用現(xiàn)實(shí)需要，以及國家關(guān)于檔案管理方面的要求，積極優(yōu)化檔案資源體系，從檔案資料收集管理入手，優(yōu)化檔案產(chǎn)品。例如，通過整理2003年非典疫情防控措施，以及在此過程中機(jī)關(guān)車輛管理等檔案資料，匯編成冊，為新冠疫情防控提供有力指導(dǎo)。其次是優(yōu)化檔案信息輸出。檔案信息輸出能力直接關(guān)乎檔案產(chǎn)品的價值實(shí)現(xiàn)及檔案用戶體驗(yàn)，信息輸出越通暢，則檔案成果轉(zhuǎn)化為實(shí)際效益就能夠越發(fā)顯現(xiàn)。為此，檔案管理者要不斷提升其檔案信息化技術(shù)應(yīng)用能力，優(yōu)化檔案利用效率。再次是優(yōu)化檔案宣傳[10 ]。應(yīng)根據(jù)新時代中心業(yè)務(wù)工作現(xiàn)狀，不斷提升中心檔案管理意識，以及檔案管理能力。此外，應(yīng)加大中心檔案管理投入力度，從硬件和軟件兩個方面持續(xù)推動中心檔案管理工作轉(zhuǎn)型升級，以檔案管理促進(jìn)機(jī)關(guān)事務(wù)服務(wù)中心服務(wù)能力和服務(wù)水平的提升。

機(jī)關(guān)事務(wù)服務(wù)保障部門應(yīng)做好機(jī)關(guān)檔案管理工作，切實(shí)提升檔案政務(wù)服務(wù)的現(xiàn)代化水平。通過不斷加強(qiáng)中心檔案工作，提升檔案工作能力和水平，進(jìn)一步增強(qiáng)機(jī)關(guān)事務(wù)工作規(guī)范化、法治化、標(biāo)準(zhǔn)化，切實(shí)做好中心檔案管理工作，為提高中心服務(wù)質(zhì)量和水平發(fā)揮檔案和檔案部門的獨(dú)特作用。

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（作者單位：山西省孝義市機(jī)關(guān)事務(wù)服務(wù)中心）