高校采購檔案管理實踐與探析

操天明　柳群英　劉小芳

摘 要：高校采購檔案記錄了學(xué)校發(fā)展過程中各類采購活動的全過程，采購工作要求高、涉及部門多，屬于廉政風(fēng)險高發(fā)地，做好采購檔案的歸檔工作可以回溯采購過程，防范高校內(nèi)部運行風(fēng)險，提升內(nèi)部治理水平。采購檔案管理至關(guān)重要，但是存在受重視程度不夠、管理制度不完善、宣傳不到位、檔案意識不強、信息化水平低等問題。本文結(jié)合南京工程學(xué)院的實踐探索，提出通過加強政策宣傳、不斷完善檔案管理制度，利用大數(shù)據(jù)分析提高利用率、提升采購檔案關(guān)注度，加快信息化建設(shè)、提高采購檔案信息化管理水平，加強人員培訓(xùn)、提升人才隊伍專業(yè)能力等措施，以期促進采購檔案管理水平的提升。

關(guān)鍵詞：采購;高校;檔案管理

引言

隨著我國高校規(guī)模不斷擴大，教學(xué)、科研等各項工作快速發(fā)展，高校的貨物、工程和服務(wù)類采購逐年遞增，大部分高校都積極按照政府采購及招投標相關(guān)法律法規(guī)實施采購，使得高校采購工作朝著規(guī)范化和科學(xué)化的方向不斷發(fā)展。各類采購為學(xué)校發(fā)展提供保障，在學(xué)校發(fā)展中占據(jù)重要地位。近年來，采購工作成為廉政風(fēng)險易發(fā)和多發(fā)領(lǐng)域，保證采購活動在法律規(guī)定的范圍內(nèi)進行，提高資金使用效益、保障學(xué)校穩(wěn)步發(fā)展顯得尤為重要[1 ]。隨著高校內(nèi)控管理制度的不斷完善，做好采購檔案的歸檔工作，記錄采購活動的全過程，減少發(fā)生違背法律法規(guī)或貪污腐敗行為是高校反腐和廉政建設(shè)的重要課題。

1 高校采購檔案的重要性

高校采購檔案是指高校采購活動中產(chǎn)生的紙質(zhì)和數(shù)字音像材料等，是采購全過程的原始記錄，為項目的順利實施提供了法律保障[2 ]。高校采購工作應(yīng)當遵循公平、公正、公開和誠實信用的原則，維護國家和社會公共利益，促進廉政建設(shè)。采購檔案客觀、真實地反映著采購過程，采購檔案的健全規(guī)范既是內(nèi)部控制管理的需要，也是防范廉政風(fēng)險的依據(jù)。采購檔案能夠為審計、紀委、上級有關(guān)部門開展采購工作檢查提供原始材料，也能為采購結(jié)束后出現(xiàn)的各種問題提供審查依據(jù)，通過采購檔案還原采購過程，督促相關(guān)人員“不敢腐、不能腐、不想腐”，促進良好營商環(huán)境的建設(shè)和采購工作陽光透明地開展。

2 高校采購檔案管理現(xiàn)狀

2.1 缺乏對采購檔案的重視

近年來，隨著廉政建設(shè)、審計工作的不斷推進，加強采購工作的監(jiān)督檢查，促進陽關(guān)采購成為常態(tài)。采購流程的規(guī)范化越來越受到重視，各高校從事采購工作的專業(yè)部門，一部分高校掛靠在財務(wù)處、國有資產(chǎn)管理處等部門;一部分高校成立了專門的采購管理部門，但采購檔案整理歸檔工作相對滯后。重采購業(yè)績，輕檔案管理，只要完成采購項目就好，對于采購過程中形成的各種文檔材料并未引起足夠重視。加之高校行政工作人員存在人手不足或者分工不明、采購檔案管理制度不健全、材料整理不及時、采購項目完成后材料隨意擺放等情況，導(dǎo)致使用時查找困難，散失現(xiàn)象比較嚴重。

2.2 管理制度不完善

高校采購包括項目調(diào)研、立項、預(yù)算編制、采購申請、采購需求論證、合同簽訂、項目驗收、資金支付等一系列流程，牽涉到校內(nèi)多個部門，各部門會形成不同階段的檔案材料?！墩少彿ā返谒氖l規(guī)定：“采購文件的保存期限為從采購結(jié)束之日起至少保存十五年?！睂唧w如何存檔未給出明確規(guī)范。部分高校并未制定采購檔案的歸檔制度，而是采用“有什么歸什么”的原則，由于采購過程中各個環(huán)節(jié)的專業(yè)性要求比較高，檔案管理員往往缺乏采購相關(guān)知識，只能將材料簡單整理后入庫[3 ]，整個過程中缺乏統(tǒng)一標準，各部門間缺乏溝通協(xié)調(diào)，職責(zé)分工不明確，為后期的采購檔案使用和查找?guī)砹瞬槐恪?/p>

2.3 宣傳不到位，檔案意識不強

受傳統(tǒng)檔案管理理念的影響，人們對于檔案主要是強調(diào)收藏，對檔案的基礎(chǔ)知識宣傳不到位，普及性不高，普通大眾對于檔案的重視程度不高。檔案意識是人們主觀上對檔案工作的了解程度和認識水平，對具有保存價值的資料進行整理、保護和開發(fā)的意識。采購工作是一項流程多、事務(wù)冗雜的工作，高校采購管理的相關(guān)規(guī)章制度對于檔案管理的相關(guān)規(guī)定比較少，用于專門存放采購檔案場地的有限，高校從事采購管理的工作人員一般都只重視采購程序，采購工作完成后對檔案的保管意識和開發(fā)利用意識淡薄。隨著工作崗位的變動，一些重要的項目文件丟失后就難以查找，嚴重影響檔案的完整性。

2.4 信息化程度低，使用效率不高

目前，采購以響應(yīng)供應(yīng)商在規(guī)定時限內(nèi)遞交紙質(zhì)響應(yīng)文件、現(xiàn)場評標為主。過程中形成的材料均為紙質(zhì)文件。由于高校普遍對檔案的重視程度不高，很多高校未將采購檔案進行掃描加工等信息化處理，使用時均要到檔案管理部門查詢紙質(zhì)材料，程序比較煩瑣，造成檔案利用率不高。各部門在需要采購時只考慮部門現(xiàn)有情況，立項申報所需產(chǎn)品，不會通過查找檔案的方式檢索其它學(xué)院部門是否已經(jīng)購買過該產(chǎn)品，往往會導(dǎo)致重復(fù)購置，造成資源浪費。

3 南京工程學(xué)院采購檔案管理實踐探索

南京工程學(xué)院（以下簡稱“我?！保n案館為了實現(xiàn)學(xué)校采購檔案管理工作的規(guī)范化，通過完善管理制度建設(shè)，加強檔案管理工作的宣傳，明確歸檔原則，重視信息化建設(shè)，充分發(fā)揮采購檔案在學(xué)校教育管理、教學(xué)活動、教學(xué)研究等各項工作中的作用，不斷提高檔案管理水平。

3.1 完善檔案管理制度

制度建設(shè)是一切管理工作良好有序開展的基礎(chǔ)。我校依據(jù)《南京工程學(xué)院檔案管理辦法》制定了設(shè)備檔案歸檔實施細則，將SB13確定為政府采購和招投標項目歸檔實體分類代碼，明確了采購檔案的歸檔范圍及保管期限，同時建立采購檔案收集整理，電子檔案存檔，檔案立卷、查借閱辦理、移交、銷毀等一套完整的檔案管理制度。以此對檔案管理工作進行約束，提升檔案工作規(guī)范，促進采購檔案歸檔工作規(guī)范有序。

3.2 加強宣傳，提升歸檔意識

檔案宣傳是檔案事業(yè)的重要組成部分，通過不斷加強宣傳，增強社會各界對檔案的重視，使人們積極關(guān)注和支持檔案工作。為增強我校師生的保護和收集歸檔意識，學(xué)校檔案館不定期開展檔案宣傳、深入各部門調(diào)研，每年6月9日國際檔案日開展各類主題宣傳活動。對于學(xué)校教務(wù)處、審計處、招投標與物資采購中心等歸檔材料比較多的部門采取逐個上門指導(dǎo)，針對不同類別專人負責(zé)對接等模式，不斷提升學(xué)校檔案管理水平。015BBC6A-1874-469F-A19D-FB5810E835AA

3.3 遵循“誰形成、誰歸檔”原則

高校采購過程涉及多個部門且各個部門的工作專業(yè)性比較高，若由某一個部門來牽頭統(tǒng)籌采購檔案的歸檔工作，因各個環(huán)節(jié)的專業(yè)性高及整個項目完成周期較長，難以實現(xiàn)采購檔案的整理歸檔工作。根據(jù)采購檔案的特點，我校采購環(huán)節(jié)主要牽涉采購需求部門（負責(zé)調(diào)研、立項申請）、歸口管理部門（負責(zé)立項審批）、財務(wù)處（負責(zé)預(yù)算下?lián)?、款項支付）、招投標與物資采購中心（負責(zé)實施采購）、國有資產(chǎn)管理處（負責(zé)驗收、資產(chǎn)入庫），整個采購過程中形成的檔案材料遵循“誰形成、誰歸檔”的原則，按照制定的采購檔案管理規(guī)定，由各部門兼職檔案員負責(zé)本部門相關(guān)材料的收集，檔案館專業(yè)人員審核、指導(dǎo)整理，完成歸檔工作，這樣既確保了檔案歸檔的及時性，同時又能保證檔案的規(guī)范性及完整性。

3.4 實現(xiàn)目錄信息化，做到數(shù)據(jù)相關(guān)聯(lián)

采購項目各供應(yīng)商的響應(yīng)文件都是整本裝訂的，且每個項目有多家供應(yīng)商參加投標，若是所有材料均掃描后采用電子版歸檔，成本比較高，而且很多項目的材料掃描存檔的利用價值不高?？紤]采購檔案信息化的成本和實際情況，我校目前按照每個采購項目為一個案卷進行錄入歸檔，采購過程中形成的采購公告、采購文件、供應(yīng)商登記表、專家登記表、評審報告、中標通知書等材料均由采購代理機構(gòu)匯編成冊，每個采購項目的材料均按冊編序裝盒存檔。將項目號、項目名稱、項目所在部門、項目經(jīng)費號、項目負責(zé)人、采購編號、合同編號等關(guān)鍵信息作為關(guān)聯(lián)項，全部錄入檔案管理系統(tǒng)。當在系統(tǒng)中錄入其中某個關(guān)鍵字即可關(guān)聯(lián)其它信息，通過查閱紙質(zhì)材料即可查全相關(guān)信息。

4 提升采購檔案管理水平的措施

4.1 加強政策宣傳，不斷完善檔案管理制度

領(lǐng)導(dǎo)層的檔案意識直接影響檔案歸檔工作的開展。高校在重視采購工作的同時，應(yīng)加強檔案歸檔工作的宣傳，增強相關(guān)人員的檔案管理意識，將檔案的歸檔情況列入各級領(lǐng)導(dǎo)的年終考核。只有從思想上意識到檔案的重要性，才能真正重視檔案的歸檔工作[4 ]。高校的采購主要服務(wù)于教學(xué)和科研，在采購實施過程中容易發(fā)生廉政風(fēng)險，完整的采購檔案可以回溯采購過程，查補采購過程中存在的問題。只有建立健全制度，用系統(tǒng)有序的管理體制來增強職能部門的責(zé)任意識，堅持依法依規(guī)辦事，才能保證采購檔案的管理水平，減少廉政風(fēng)險的發(fā)生，促進采購工作規(guī)范、健康發(fā)展。

4.2 利用大數(shù)據(jù)分析提高利用率，提升采購檔案關(guān)注度

大數(shù)據(jù)時代給檔案利用帶來了巨大的機遇。利用大數(shù)據(jù)技術(shù)有針對性的開發(fā)檔案信息，提供個性化服務(wù)?？梢愿鶕?jù)采購項目的特點，按貨物、工程和服務(wù)三類不同采購項目進行分析，采購需求部門在檔案使用過程中哪些材料查閱頻率高、利用率高，在審計、紀委、上級部門的各項檢查中哪些材料是抽查較多的，通過數(shù)字化手段將這些檔案材料進行數(shù)字化處理存入檔案系統(tǒng)，以便于查閱、利用。同時根據(jù)學(xué)校情況，給校領(lǐng)導(dǎo)、部門領(lǐng)導(dǎo)等開通相應(yīng)權(quán)限查閱歷年采購資料，為學(xué)校發(fā)展規(guī)劃提供有力的數(shù)據(jù)支撐，引起領(lǐng)導(dǎo)對檔案的關(guān)注，通過領(lǐng)導(dǎo)重視，提升對檔案的重視度。

4.3 加快信息化建設(shè)，提高采購檔案信息化管理水平

隨著高校對信息化建設(shè)的日益重視以及支持力度的不斷加大，目前我國高校幾乎都建成了專業(yè)的校園網(wǎng)，覆蓋了全校的科研、管理等領(lǐng)域[5 ]。國家大力提倡加快電子招標投標平臺建設(shè)，盡快完成招投標過程無紙化，提升采購工作的透明化[6 ]?！吨腥A人民共和國政府采購法實施條例》第四十六條規(guī)定：“政府采購法第四十二條規(guī)定的采購文件，可以用電子檔案方式保存?！睘殡娮訖n案存檔提供了法律依據(jù)。利用電子檔案文件直接編目歸檔，不僅可以減輕信息化成本，同時還可以解決大量紙質(zhì)采購檔案的存放問題。

2020年初爆發(fā)新冠肺炎疫情。為應(yīng)對疫情，采購業(yè)務(wù)加快電子化發(fā)展步伐，各地政府逐步試行電子評標系統(tǒng)，產(chǎn)生大量電子檔案。高校由于資金投入有限，人員配備較少等多方因素，采用電子評標相對滯后。大部分高校已經(jīng)配備了檔案管理系統(tǒng)，部分高校配備了采購管理系統(tǒng)，借助采購管理系統(tǒng)實現(xiàn)網(wǎng)上辦理采購項目的立項、審批、線上采購流程記錄等，但由于各個系統(tǒng)之間并未實現(xiàn)對接，檔案歸檔工作費時費力。高校應(yīng)盡快實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)和其它系統(tǒng)的無縫對接，實現(xiàn)各個系統(tǒng)流程完成后直接將相關(guān)數(shù)據(jù)推送到檔案管理系統(tǒng)中進行整理歸檔，既節(jié)約成本，又方便實現(xiàn)歸檔工作。未實現(xiàn)采購管理信息化前，可以將采購項目的關(guān)鍵信息錄入到檔案管理系統(tǒng)或?qū)⒉少彊n案數(shù)字化，借助檔案管理系統(tǒng)進行管理。通過網(wǎng)上完成查閱審批流程，減少相關(guān)人員跑腿查閱的時間，直接通過網(wǎng)絡(luò)調(diào)閱相關(guān)檔案信息，提高檔案利用率，促進檔案管理水平。

4.4 加強人員培訓(xùn)，提升人才隊伍專業(yè)能力

人員素質(zhì)是決定檔案管理水平的重要因素。采購工作牽涉政府采購、招投標相關(guān)的法律法規(guī)、財務(wù)等各方面的綜合知識，因此采購檔案的歸檔，對于檔案管理員也提出了更高的要求。檔案管理員首先應(yīng)具備較強的責(zé)任心和較好的業(yè)務(wù)素質(zhì)，熟練掌握檔案的歸檔流程和操作;其次檔案管理員應(yīng)具有良好的溝通、協(xié)調(diào)、鑒別能力，對各個部門的采購相關(guān)檔案根據(jù)《檔案法》和各部門的實際情況提出歸檔要求;第三應(yīng)具備良好的信息技能，能對這些檔案信息運用信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)分析技術(shù)進行加工、處理，既符合歸檔要求，又能保障檔案的完整性和利用效率。高校可以借助各種業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)不斷提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，同時提高采購工作人員的檔案意識和檔案整理水平，通過各部門共同協(xié)作，促進采購檔案管理工作水平的提高。

基金項目：南京工程學(xué)院校級科研基金項目（QKJ202108）

參考文獻：

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[6]周小明.“互聯(lián)網(wǎng)+”下的政府采購管理系統(tǒng)[J].中國科技信息，2017（17）：125—126.

作者簡介：操天明（1981— ），碩士，南京工程學(xué)院招投標與物資采購中心助理研究員，從事高校招投標與政府采購管理工作。柳群英（1966— ），本科學(xué)歷，南京工程學(xué)院檔案館副研究館員，長期從事檔案管理及檔案信息化管理工作。劉小芳，工作于南京工程學(xué)院招投標與物資采購中心。015BBC6A-1874-469F-A19D-FB5810E835AA