探析大數(shù)據(jù)背景下檔案管理有效性的提高對策

李福春

摘 ?要：數(shù)據(jù)的廣泛應(yīng)用，革新了人們的記錄方式和看待世界的思維視角。大數(shù)據(jù)技術(shù)加速了各行業(yè)領(lǐng)域的創(chuàng)新發(fā)展進程，在檔案管理領(lǐng)域的應(yīng)用，為檔案的數(shù)字化與數(shù)據(jù)化及信息化管理提供了技術(shù)支撐。大數(shù)據(jù)背景下的信息呈爆炸式的速度增長，傳統(tǒng)檔案管理模式滯后性與不適用性特點越發(fā)突出。要想提高檔案管理水平，還需緊跟時代發(fā)展步伐，在思維保障與技術(shù)保障及人才保障等方面下功夫，整體性地推動檔案管理模式轉(zhuǎn)型升級。圍繞大數(shù)據(jù)背景下檔案管理有效性提高的對策進行了文獻梳理與工作實踐反思，研究認為在具體的工作中可以從提供思維保障、提供技術(shù)保障、提供信息安全保障、提供人才保障等方面著手。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù) ? 檔案管理 ? 有效性 ? 對策

中圖分類號：G271文獻標識碼：A ? ? ? ?文章編號：1672-3791（2022）06（a）-0000-00

檔案對于一個單位發(fā)展的重要性不言而喻，提高檔案管理工作的有效性同樣重要，尤其是如何在大數(shù)據(jù)背景下提高檔案管理的有效性，其研究意義更大。其原因在于在大數(shù)據(jù)與互聯(lián)網(wǎng)及云計算等現(xiàn)代信息技術(shù)的支撐下，可實現(xiàn)對檔案信息的數(shù)字化處理，打破傳統(tǒng)檔案管理模式在繁瑣冗余等方面的弊端，實現(xiàn)對檔案信息的有效管理[1-3]。檔案管理的信息化與數(shù)據(jù)化是其現(xiàn)代化發(fā)展的必然要求和一種趨勢，要想積極適應(yīng)新生事物，就需要在檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)與管理制度及信息安全等方面加強研究，促使檔案管理的作用價值得以充分發(fā)揮。為此，該文通過相關(guān)數(shù)據(jù)庫收錄的文獻梳理與工作經(jīng)驗的總結(jié)，圍繞大數(shù)據(jù)背景下檔案管理有效性提高的對策加以探究，旨在交流與共勉。

1大數(shù)據(jù)背景下檔案管理有效性提高的思維保障

大數(shù)據(jù)的廣泛應(yīng)用，在一定程度上革新了人們的記錄的方式和看待世界的思維視角。可以說，大數(shù)據(jù)技術(shù)的廣泛運用加速了各行業(yè)領(lǐng)域檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展進程，在檔案管理領(lǐng)域的有效應(yīng)用，為檔案管理的數(shù)字化與數(shù)據(jù)化以及信息化管理實現(xiàn)提供了有力的技術(shù)支撐[4]。因此，對于傳統(tǒng)檔案管理的思維需要及時更新，緊跟時代發(fā)展的步伐進行變革。相關(guān)檔案管理部門及管理者要對檔案與數(shù)據(jù)間的關(guān)系重新審視，要樹立以數(shù)據(jù)為導(dǎo)向的檔案管理思維，站在數(shù)據(jù)管理的角度，加強對檔案管理過程中出現(xiàn)的問題分析和解決。思維先行是檔案部門應(yīng)對新時代挑戰(zhàn)的首要準備，相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)層與管理層都需加強對檔案管理思維模式轉(zhuǎn)型中重要意義的重視，需要在檔案管理信息化建設(shè)方面投入更多的關(guān)注與支持，從而設(shè)立一套與新形勢發(fā)展相適應(yīng)的檔案管理方法。另一方面，還要建立完善大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理規(guī)章制度，將信息化檔案管理工作納入績效考核范疇，從而激發(fā)檔案管理員工的工作潛能與主觀能動性。并且，在內(nèi)部要加強大數(shù)據(jù)背景下檔案管理重要性的宣傳，營造全員支持與配合檔案管理工作展開的良好氛圍。通過加大檔案管理過程中所需要軟硬件設(shè)施建設(shè)方面的投入力度，從而確保大數(shù)據(jù)背景下檔案管理信息化建設(shè)工作得以有效展開。不僅如此，還要在大數(shù)據(jù)背景下檔案管理推進中充分發(fā)揮制度與完備軟硬件設(shè)施的協(xié)同效應(yīng)，促使檔案信息化管理發(fā)展更加科學(xué)化、規(guī)范化及常態(tài)化?？傊?，提高大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理有效性，需要對檔案管理思維加以更新，從而為其最終的實現(xiàn)提高有效保障。

2大數(shù)據(jù)背景下檔案管理有效性提高的技術(shù)保障

大數(shù)據(jù)背景下檔案管理有效性提高的技術(shù)保障要在技術(shù)支撐下實現(xiàn)檔案內(nèi)容的數(shù)據(jù)化。實現(xiàn)檔案內(nèi)容的數(shù)據(jù)化，就離不開現(xiàn)代信息技術(shù)的支撐，通過信息技術(shù)的融入加速數(shù)字化檔案開發(fā)成果的轉(zhuǎn)化，滿足當前的檔案信息利用需求，從而積極推動檔案管工作向著數(shù)據(jù)化的新方向過渡。檔案內(nèi)容的數(shù)據(jù)化是指將檔案內(nèi)容智能碎片化分解成計算機可讀可處理的數(shù)據(jù)形式，碎片化數(shù)據(jù)間的集合，實現(xiàn)數(shù)據(jù)間關(guān)系的重組與建構(gòu)，最后實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的語義加工處理和可視化展示。強化檔案內(nèi)容語義關(guān)聯(lián)與細化檔案開發(fā)粒度及檔案管理層級遞進是檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)化的最突出表現(xiàn)。檔案管理對象的轉(zhuǎn)變與檔案管理層級的遞進，是檔案管理從數(shù)字化到數(shù)據(jù)化過渡的典型變化，管理數(shù)據(jù)逐步取代了以往的管理文件，檔案數(shù)據(jù)化處理對檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的要求更高。從傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案到電子檔案，再到檔案數(shù)據(jù)化的過渡，從文件逐步細化到內(nèi)容，將檔案內(nèi)容語義化為數(shù)據(jù)，檔案開發(fā)的顆粒度逐步細化，分散在海量文件中分散的檔案數(shù)據(jù)，在語義分析等技術(shù)的支撐下，促使檔案價值開發(fā)更加深入[5]。檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)化的目的，是利用檔案數(shù)據(jù)強化海量檔案間跨卷宗與跨文件內(nèi)容的關(guān)聯(lián)效應(yīng)，通過用戶檢索提供更加理想的檔案服務(wù)。碎片化的檔案數(shù)據(jù)，在語義處理等技術(shù)的支撐下，根據(jù)語義分類合并零散的檔案數(shù)據(jù)，重構(gòu)檔案數(shù)據(jù)間的語義關(guān)系，促使檔案檢索結(jié)果得以優(yōu)化，實現(xiàn)檔案間深層聯(lián)系的深入挖掘。檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)化是檔案部門在新時代背景下的戰(zhàn)略性轉(zhuǎn)變，是緊密圍繞檔案用戶需求和信息時代發(fā)展需要的自我轉(zhuǎn)型升級。如各地區(qū)的數(shù)字人文項目，是檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)化的典型例子，關(guān)聯(lián)與聚合和分類處理檔案內(nèi)容文本后，借助AR或GIS等先進技術(shù)進行檔案內(nèi)容的全新展示。提供技術(shù)保障其次要依托現(xiàn)代信息技術(shù)為數(shù)據(jù)賦能，并面向用戶升級檔案服務(wù)多樣化。具體可以通過三個方面加以展開。

2.1檔案服務(wù)知識化

檔案管理數(shù)據(jù)化為檔案資源的數(shù)據(jù)處理和實現(xiàn)檔案服務(wù)知識化提供了無限的可能，如王開隊利用CHGIS等技術(shù)，將徽州族譜中的信息數(shù)據(jù)化處理。要想實現(xiàn)檔案服務(wù)知識化的轉(zhuǎn)變，需利用知識圖譜和語義及本體等技術(shù)，對檔案資源進行語義拆分和清洗及合并與可視化處理，促使呈現(xiàn)出來的檔案知識成果更加全面。檔案資源的數(shù)據(jù)化程度，隨著技術(shù)的不斷發(fā)展而逐步提升，在檔案服務(wù)方面，不僅可滿足檔案用戶查閱需求，也會加速向著知識化的趨勢過渡。

2.2檔案跨領(lǐng)域合作

數(shù)據(jù)不僅是組織間相互競爭的重要資源，也是實現(xiàn)各組織機構(gòu)進行戰(zhàn)略合作的基礎(chǔ)。檔案部門的信息資源豐富，檔案部門合理制訂跨領(lǐng)域合作的戰(zhàn)略規(guī)劃，實現(xiàn)檔案信息資源跨部門與跨區(qū)域的共享利用。檔案部門與美術(shù)館和圖書館及文化館等機構(gòu)間的合作，強化各領(lǐng)域數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)效應(yīng)，建立檔案數(shù)據(jù)資源庫，為檔案用戶提供立體化的檔案資源利用體驗[6-7]。250460BF-818D-4010-ABDD-39EB0C58E054

2.3優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)

在保護用戶隱私與確保數(shù)據(jù)安全的情況下，為用戶提供精準與個性化的檔案服務(wù)。圍繞用戶個體所形成的小數(shù)據(jù)，實現(xiàn)檔案信息資源的精準化服務(wù)，即依據(jù)用戶個體形成的資源需求和用戶習(xí)慣等數(shù)據(jù)，針對性地勾勒“用戶畫像”，對檔案用戶提供靶向服務(wù)[8]。根據(jù)用戶形成的“小數(shù)據(jù)”，加強對用戶利用檔案的滿意度和利用率等情況的充分把握，從而實現(xiàn)個性化的檔案服務(wù)。

3大數(shù)據(jù)背景下檔案管理有效性提高的安全保障

3.1信息標準與結(jié)構(gòu)化

大數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)化是數(shù)據(jù)背景下的基礎(chǔ)性工作，可帶動檔案管理效率的提升與保障檔案數(shù)據(jù)信息安全。但受網(wǎng)絡(luò)開放性等特點影響，不能忽視對網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)信息安全威脅的影響。檔案數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)化處理后，利于檔案信息數(shù)據(jù)的分類與高效使用，可提高信息數(shù)據(jù)的管理水平，能夠及時辨析出非法數(shù)據(jù)侵入[9-10]。由此可見，檔案信息數(shù)據(jù)被標準化后，檔案管理的安全性隨之加強。

3.2信息安全的體系化

提供信息安全保障其次要推進檔案信息安全體系化。信息時代下的檔案數(shù)據(jù)安全威脅因素較多，相對于以往的事后處理模式，應(yīng)當注重向事前預(yù)防和事中控制的趨勢過渡，做好數(shù)據(jù)檔案安全管理的統(tǒng)籌安排，促使完善的檔案數(shù)據(jù)安全體系盡快成型。營造安全的硬軟件環(huán)境，滿足電子檔案運行與電子檔案存放的環(huán)境要求。建立檔案信息資源的安全運行維護體系與安全技術(shù)體系及安全管理體系，同時發(fā)揮各體系的優(yōu)勢協(xié)同效應(yīng)，切實保障檔案數(shù)據(jù)的安全。檔案部門不僅要建立完善的檔案管理信息安全體系，還需建立網(wǎng)絡(luò)防御體系，通過安裝殺毒軟件等措施，實現(xiàn)對電子檔案信息風(fēng)險的有效防控。合理運用云終端，將信息系統(tǒng)儲存的檔案信息保存到云平臺中，防止因儲存設(shè)備損壞而引起的數(shù)據(jù)丟失等風(fēng)險。做好檔案信息的備份工作，確保檔案信息的安全性。再次，推進規(guī)范化檔案安全管理制度的落實?，F(xiàn)代檔案管理比以往的檔案管理有較大的發(fā)展空間，但檔案數(shù)據(jù)信息的安全保障體系不能一成不變，尤其是制度建設(shè)方面，需按檔案管理工作的轉(zhuǎn)型發(fā)展步伐進行完善，推動檔案管理的效率和質(zhì)量穩(wěn)步提升，不斷提高檔案信息安全管理水平[11]。加強對檔案安全管理制度建立與執(zhí)行的重視，建立完善的檔案信息準入制度和監(jiān)督管理制度，在規(guī)范管理制度的約束下，實現(xiàn)分級管理的貫徹執(zhí)行。監(jiān)督管理制度可起到未雨綢繆的作用，可及時發(fā)現(xiàn)與規(guī)避失職行為或不作為等情況，加大對檔案數(shù)據(jù)安全的保護力度，積極推動檔案管理工作轉(zhuǎn)型升級。

3.3積極規(guī)避人為漏洞

提供信息安全保障最后要在檔案信息安全管理工作中積極規(guī)避人為漏洞。檔案信息安全性技術(shù)的投入使用，對操作人員的信息素養(yǎng)要求較高，當操作人員的主觀意識或技術(shù)能力出現(xiàn)偏差，極易造成檔案管理工作的滯后性與失誤率。在積極調(diào)整安全性技術(shù)時，需建立完善的技術(shù)考核體系，加大對檔案管理人員的培訓(xùn)力度，規(guī)范操作人員的思想行為。為確保檔案信息的真實有效性，在錄入與存儲檔案信息時，需采取多種措施驗證信息的質(zhì)量。成立數(shù)據(jù)信息質(zhì)量的把控小組，反復(fù)核對錄入信息系統(tǒng)的檔案信息，確保錄入信息時的精準度與檔案資料的真實可靠性。

4大數(shù)據(jù)背景下檔案管理有效性提高的人才保障

檔案管理人才對于提高檔案管理工作的有效性是非常重要的關(guān)鍵所在。為此，在大數(shù)據(jù)背景下提高檔案管理有效性必須要在檔案管理人才上加以保障。在大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理工作模式逐漸發(fā)生轉(zhuǎn)變，對檔案管理從業(yè)人員的職業(yè)素養(yǎng)和技術(shù)能力提出了更高要求。尤其是各種信息技術(shù)與檔案管理工作的深入整合，做好人力資源儲備工作，高效完成檔案管理工作任務(wù)顯得尤為重要。檔案管理工作人員雖然具備豐富的管理經(jīng)驗，但由于檔案管理工作量與強度較大，促使其掌握新技術(shù)和適應(yīng)全新網(wǎng)絡(luò)管理模式的時間與精力不足。要想確保檔案管理工作的時效性與技術(shù)性，需盡快完善檔案部門的人才培訓(xùn)和激勵等機制，優(yōu)化檔案管理隊伍的結(jié)構(gòu)體系，為新時期的檔案管理工作創(chuàng)新提供活力。

4.1完善人才引進機制，引進高端檔案管理人才

提供人才保障首先要完善人才引進機制，引進高端檔案管理人才。通過高端人才引進帶動單位檔案管理創(chuàng)新發(fā)展。提高檔案管理人才的引進門檻，要求其具備豐富工作經(jīng)驗與先進的工作理念及豐富的檔案管理技能，帶動原有檔案管理人員業(yè)務(wù)能力的快速提升。單位可借助高端人才引進政策，加大宣傳力度，吸納高學(xué)歷的復(fù)合型人才，促使辦公室檔案管理隊伍更加充實。

4.2完善人才培訓(xùn)機制，優(yōu)化人才考核指標體系

完善人才培訓(xùn)機制，根據(jù)檔案管理信息化的發(fā)展進程，不斷調(diào)整人才培訓(xùn)模式和計劃，豐富培訓(xùn)的內(nèi)容和形式，更新檔案管理人員的專業(yè)知識技能，使其能夠積極適應(yīng)新工作模式。培養(yǎng)復(fù)合型人才，要求檔案管理人員快速掌握計算機技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)及終端操作系統(tǒng)技術(shù)等先進技術(shù)，為檔案管理工作模式創(chuàng)新獻計獻策。完善人才考核機制，全方位考核檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)與業(yè)務(wù)能力，優(yōu)化考核指標體系，將其考核結(jié)果與薪資待遇等掛鉤，將其從傳統(tǒng)的工作觀念和態(tài)度中脫離出來，積極適應(yīng)現(xiàn)代化的檔案管理工作。完善人才激勵機制，要求檔案管理人員貫徹執(zhí)行規(guī)章制度，形成相互制約與相互監(jiān)督的良好工作氛圍。提高薪資待遇水平，留住員工與吸引人才的同時，激發(fā)員工的工作潛能與主觀能動性，樹立終身學(xué)習(xí)意識，主動借鑒優(yōu)秀的經(jīng)驗，摸索性地引入先進的做法，提高檔案管理工作的創(chuàng)造性與科學(xué)性及時代性，實現(xiàn)檔案管理人員專業(yè)優(yōu)勢的充分發(fā)揮[12]。

5 結(jié)語

綜上所述，大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理工作創(chuàng)新是系統(tǒng)性工程。大數(shù)據(jù)等現(xiàn)代信息技術(shù)與檔案管理工作的整合仍處于摸索性前進階段，其領(lǐng)域有較大的完善空間，非常值得深入研究。在具體的踐行中，單位的檔案管理人員需要主動轉(zhuǎn)變檔案管理工作的理念，需要打破以往被動式的工作狀態(tài)以及重復(fù)基礎(chǔ)性工作的模式，需要不斷加強檔案管理工作人員對先進技術(shù)的掌握與應(yīng)用，需要在不斷優(yōu)化中去構(gòu)建完善檔案管理規(guī)章制度。總之，在大數(shù)據(jù)背景下提高檔案管理有效性需要檔案管理工人員主動適應(yīng)大數(shù)據(jù)所帶來的新情況、新變化，從而最終實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。

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