武漢船院電子閱覽室的功能與管理探討

胡曉松

(武漢船舶職業(yè)技術學院圖書信息中心,湖北武漢 430050)

電子閱覽室是以計算機技術、網(wǎng)絡通信技術及多媒體技術為基礎,集電子型文獻的咨詢、閱覽、服務為一體的現(xiàn)代化多功能的閱覽室。我院現(xiàn)有兩個電子閱覽室:教師電子閱覽室、學生電子閱覽室?，F(xiàn)有機位400余臺。經(jīng)過幾年的發(fā)展獲得了較多的電子閱覽室管理和服務經(jīng)驗。

1 電子閱覽室的功能

1.1 信息檢索

信息檢索是電子閱覽室重要的功能之一。由于信息的瞬息萬變,讀者已不再把時間浪費在查詢繁瑣的檢索工具書,而逐漸依靠計算機進行檢索。目前圖書館信息資料的來源主要有三個方面:一是本館自己產生的如期刊數(shù)據(jù)、書目數(shù)據(jù)、全文數(shù)據(jù)等;二是來自本館以外的數(shù)據(jù),如與其他圖書館交換或購買的數(shù)據(jù)以及購置的電子出版物;三是Internet的網(wǎng)絡文獻,包括聯(lián)機數(shù)據(jù)庫、聯(lián)機館藏目標庫等。所以電子閱覽室可以隨時隨地直接檢索、任意瀏覽和自由選擇館內、國內乃至全球網(wǎng)絡上的計算機情報、資料檢索服務。開展科技查新、定題服務、跟蹤服務等多種形式的檢索業(yè)務。其方式可以由工作人員、也可以由讀者自己進行檢索。

我院近幾年已開設《信息檢索》課程,實訓地點就在學生電子閱覽室。主要是培養(yǎng)學生信息情報意識,掌握用手工方式和計算機方式從文獻信息源中獲取知識、信息和情報的能力。

1.2 資料的查閱和下載

閱覽是電子閱覽室最基本的功能。讀者在電子閱覽室應當能訪問光盤服務器、局域網(wǎng)服務器以及Internet。閱覽方式有光盤閱覽、網(wǎng)絡閱覽等。隨著多媒體技術的迅速發(fā)展和廣泛應用,非印刷資料已是人們獲得社會知識和信息最簡單最快捷的途徑,以光盤為代表的電子出版物具有儲存量大、收藏方便、使用方便等多種優(yōu)點,已經(jīng)為讀者所接受和喜愛。

網(wǎng)絡閱覽和下載。Internet上有極大的信息量,使讀者可以獲取和下載網(wǎng)上信息和資料。從而在信息獲取上最大限度地擺脫時間和空間的限制,也大大提高了閱讀的豐富性、時效性。[1]

2 電子閱覽室的管理

我院電子閱覽室對學生開放時間為每周73個小時。由于學生使用頻繁,管理工作困難較多,經(jīng)常會出現(xiàn)軟硬件損壞或機器故障等情況。為解決這些問題,可以建立一些健全的規(guī)章制度。

2.1 建立健全科學的管理制度

電子閱覽室與其他閱覽室不同,它配有高科技的精密設備,需要現(xiàn)代化的新型管理方式,必須根據(jù)實際情況制定科學完善的管理制度,并確保各項管理制度的具體落實。

(1)要嚴格遵守國家的相關法律法規(guī)。如,任何讀者不得在本閱覽室觀看含有色情、反動、迷信、暴力等內容的電子出版物。不得利用國際互聯(lián)網(wǎng)危害國家安全、泄露國家秘密,不得侵犯國家的、社會的、集體的利益和公民的合法權益,不得從事違法犯罪活動。

(2)要建立健全一系列管理制度。包括電子閱覽室管理辦法、電子閱覽室管理人員崗位職責、計算機系統(tǒng)安全保護管理制度、計算機信息網(wǎng)絡安全保護技術措施、讀者管理制度、規(guī)范讀者行為的入室和上機須知等規(guī)則。

(3)安全防火制度。電子閱覽室擁有大量電子設備和電源的特點使得安全防火成為重中之重。

(4)建立突發(fā)事件應急處理預案制度。電子閱覽室不僅擁有大量電子設備和電源,而且一般空間較大,電子輻射較強,需要建立發(fā)生火災、突然停電、學生暈厥、發(fā)生偷竊等突發(fā)事件后的應急處理預案,阻止意外事故發(fā)生,減少各種混亂和損失。

2.2 計算機管理和維護

(1)由于灰塵、溫度、使用時間、機械磨損等因素,計算機經(jīng)常出現(xiàn)硬件故障,處理不及時,會給電子閱覽室工作帶來影響。為了滿足每個學期工作的需要,在學期開學前應對全部計算機軟、硬件逐機檢查。

(2)學生計算機操作能力參差不齊,經(jīng)常會有意無意刪除系統(tǒng)文件或應用軟件,導致系統(tǒng)無法正常運行。病毒一直是計算機管理的一大難題,病毒一旦傳入電子閱覽室建立的局域網(wǎng)內,輕者機器運行速度減慢,嚴重時會導致整個局域網(wǎng)癱瘓,影響正常閱讀。正確用好CMOS加密,使惡意破壞分子,無法進入和修改;使用還原卡保護啟動盤上的系統(tǒng)文件;使用Ghost軟件,經(jīng)常做軟件備份和恢復。

(3)在管理軟件方面,電子閱覽室值班教師發(fā)現(xiàn)計算機出現(xiàn)故障,應及時登記,通知維護人員進行進行檢查維修,維修人員要分工明確,責任到位。

(4)實現(xiàn)自動化管理電子閱覽室面向全校學生,有空余的機位時學生可以自由上機,因此每個人進入和離開的時間都是隨機的。鑒于這種情況,我院引進博斯特管理系統(tǒng)進行機房管理,實行“一卡通”校園卡收費。其管理功能非常豐富,可實現(xiàn)收費管理、讀者管理、排課管理、賬務管理、設備管理、系統(tǒng)管理、各類統(tǒng)計、屏幕監(jiān)控、遠程通知、遠程啟動、遠程關機、遠程注銷、遠程鎖屏、屏幕解鎖等功能。

(5)用電安全管理用電安全一直是電子閱覽室管理的重中之重問題,應配備獨立供電線路,并安裝地線,不要與照明、空調等用電設備共用線路。無論電網(wǎng)質量好壞,服務器都應配備交流穩(wěn)壓電源或UPS。

用電要有專門的管理人員負責,定期檢修線路。無論電子閱覽室電纜布線和電源插件板是否完好,由于存在老化問題,都應該在5年左右徹底更換一次。只有這樣才是避免引起火災的有效措施。同時也要注意特殊天氣時的用電安全,在遇到雷電等特殊天氣時,最好暫時關閉電源。根據(jù)電子閱覽室大小配備滅火器,以備發(fā)生緊急情況時使用。

(6)計算機的安全管理。計算機和配件失竊在高校計算機實驗室和電子閱覽室時有發(fā)生,這就要求管理教師提高警惕。我院電子閱覽室為每一臺主機箱加鎖,使用扣線把鍵盤、鼠標線、耳機線鎖住。該舉措能較好地防止人為地損壞和偷盜公共資源的行為。

目前我院電子閱覽室主要是提供基本的各種信息資源服務。因此還需逐步配備打印、復印、掃描、傳真、隨書磁帶轉錄M P3等相關設備,完善相關多元化配套服務,以人為本,以讀者為本,豐富人性化、個性化的服務功能,保證第一時

間滿足不同讀者對打印、復印資料,傳真、刻錄等服務的需求,它是圖書館一切為讀者服務宗旨的體現(xiàn),也是現(xiàn)代多媒體電子閱覽室提供高效完善服務的發(fā)展方向之一。[2]

1 楊洪斌.談高校計算機實驗室的管理[J].江蘇省高教研究,2007(1).

2 姚源新.淺談高職院校電子閱覽室管理和服務的完善[J]內蒙古科技與經(jīng)濟,2011(11).