“非標(biāo)場地”給會議活動帶來新的生命力

遲倩穎

談到會議場地的選擇與以往的不同，福建省新天國際會展有限公司項(xiàng)目經(jīng)理曾文龍認(rèn)為，首先要先分析目前國內(nèi)整個(gè)會議的舉辦現(xiàn)狀?！胺酪叱蔀榱藭h舉辦地的第一考慮因素，至于交通、服務(wù)、餐飲、價(jià)格、居住環(huán)境都成為了第二考慮因素，當(dāng)然隨著業(yè)者的摸索，在咖啡吧、商務(wù)餐廳、眾創(chuàng)空間等場地舉辦的沙龍活動、小型研討會也成為一種趨勢。”他說道。

“非標(biāo)場地”也需標(biāo)準(zhǔn)化辦會流程

曾文龍認(rèn)為，2022年新年以來，疫情局勢復(fù)雜多變，接連不斷的疫情偶發(fā)、散發(fā)使得會議的舉辦要求愈發(fā)嚴(yán)格，會議人數(shù)、參會區(qū)域受到極大的限制，即使是在“非標(biāo)場地”舉辦的小型集會活動，首先要遵循的規(guī)則就是防疫。因此能夠配備核酸檢測獨(dú)立區(qū)域、防疫工作完善、配套齊全的酒店成為優(yōu)選。其次隨著會議人數(shù)的限制，疫情常態(tài)下，50人以內(nèi)的主會場及多個(gè)視頻連線分會場的會議形式被更多主辦方采納，考慮到視頻連線的需求，場地的網(wǎng)絡(luò)穩(wěn)定情況代替會議室的大小，成為被關(guān)注的要點(diǎn)。

“非標(biāo)場地”可降低會議活動的不確定性

曾文龍強(qiáng)調(diào)，主辦方選擇咖啡吧、商務(wù)餐廳等“非標(biāo)場地”的優(yōu)勢主要有兩個(gè)，其一“非標(biāo)場地”降低了疫情給會議活動帶來的不確定性，這個(gè)不確定性主要指會議能否舉辦這個(gè)要素。例如咖啡店、商務(wù)餐廳、甚至戶外草地等這類“非標(biāo)場地”因?yàn)槿菁{觀眾有限，場地相對比較開放，控制的人數(shù)在50人以內(nèi)的話，受疫情防控的影響可以降到比較小的程度。此外，他還舉了一個(gè)比較熱門的“讀書會”案例，通過控制參會人數(shù)來保證現(xiàn)場的互動，還可以通過直播的形式讓更多人參與進(jìn)來。其二“非標(biāo)場地”可以創(chuàng)造不同的場景給會議活動帶來新的生命力。比如選擇戶外，其實(shí)可以發(fā)現(xiàn)一個(gè)趨勢，因?yàn)橐咔榇蠹业倪h(yuǎn)距離出行都受到不同程度的影響，在本地戶外搭帳篷享受自然成為了新式的“旅游”，選擇非標(biāo)準(zhǔn)化的戶外場地舉辦活動，可以激發(fā)參會者的參與欲望，會議活動與自然相融，告別城市中的紛擾，體會“出自幽谷，遷于喬木”的意境。

“非標(biāo)場地”在會議期間的管理和服務(wù)特點(diǎn)

曾文龍稱，“非標(biāo)場地”相較于傳統(tǒng)會議活動場地有其顯著特點(diǎn)，這就要求會議主辦方、服務(wù)商等在會議期間進(jìn)行有效策劃。第一點(diǎn)是要考慮配套設(shè)施。標(biāo)準(zhǔn)的會議場所，包括桌椅、投影設(shè)備、茶水服務(wù)等設(shè)施比較齊備，“非標(biāo)場地”相對不能按標(biāo)配來提供，所以主辦方需要自己準(zhǔn)備充足的物料和服務(wù)人員。第二點(diǎn)是會議環(huán)境?！胺菢?biāo)場地”有可能在咖啡廳、餐廳等地方，隔音和圍擋是需要管理的要點(diǎn)。第三點(diǎn)是現(xiàn)場可能出現(xiàn)非邀請人員參與會議的情況，會議的“準(zhǔn)入”“簽到”等流程可以靈活安排和協(xié)調(diào)，保證參會人員的可控性和封閉性。“以上的管理和服務(wù)特點(diǎn)做個(gè)總結(jié)，就是‘自帶設(shè)備、保證獨(dú)立、加強(qiáng)管理’，從這三個(gè)方面來看，在場地租金上會節(jié)約費(fèi)用，在現(xiàn)場的配置和管理上會增加費(fèi)用和管理成本，總體上此消彼長，在費(fèi)用這個(gè)方面如果是做開放式、輕松式的研討會，成本會更低。如果做專業(yè)化、內(nèi)部化的專業(yè)會議活動，成本會提升?！痹凝堁a(bǔ)充說道。