工程資料在過程收集中可追溯性管理的探討

李加雄 羅重芬 馬年 周丹 羅媛

摘要：工程建設(shè)是一項(xiàng)周期時(shí)間長，施工交叉多，人員流動(dòng)大的管理活動(dòng)。在建設(shè)工程施工過程中，工程施工資料是建設(shè)工程項(xiàng)目建設(shè)活動(dòng)的真實(shí)記錄，需由專人負(fù)責(zé)收集整理，在收集過程中不斷完善，確保及時(shí)同步、時(shí)間邏輯合理、資料完整規(guī)范、內(nèi)容真實(shí)有效，并建立完整有效的臺(tái)賬，最終體現(xiàn)工程技術(shù)、材料設(shè)備、管理活動(dòng)等文字資料在邏輯上具有可追溯性?？勺匪菪怨芾硎谴_保工程資料完整性收集的關(guān)鍵[1]，其表現(xiàn)形式反映在過程管理和控制活動(dòng)中所形成的有組織的文件和資料中，為過程驗(yàn)收、竣工交付、施工索賠和結(jié)算、質(zhì)量信譽(yù)評(píng)價(jià)等各項(xiàng)工作提供了有力的基礎(chǔ)資料保障工作。

[作者簡介]李加雄（1971—），男，本科，高級(jí)工程師，研究方向?yàn)槭┕ぜ夹g(shù)與施工設(shè)備。

在工程施工過程中容易出現(xiàn)各種邏輯順序不符的情況，如簽字日期，材料生產(chǎn)與進(jìn)場(chǎng)時(shí)間，材料進(jìn)場(chǎng)與檢測(cè)時(shí)間，檢測(cè)與使用時(shí)間，相互相關(guān)記錄時(shí)間等出現(xiàn)矛盾，為確保工程資料真實(shí)、規(guī)范、完整、齊全，工程資料在收集過程中，全面推動(dòng)和加強(qiáng)可追溯性管理工作，滿足質(zhì)量控制和管理工作需要。

1 造成不可追溯的部分原因

1.1 思想意識(shí)不高

思想意識(shí)不高主要體現(xiàn)在責(zé)任心不強(qiáng)、考慮問題不全面、缺乏憂患意識(shí)、缺乏主觀能動(dòng)性等，很容易造成對(duì)工程資料管理工作的認(rèn)知思相高度不夠，對(duì)這份工作沒有積極向上的良好心理狀態(tài)，不能一心做好工程資料管理工作。

1.2 技術(shù)資料

技術(shù)方案編制不齊全且編制進(jìn)度滯后，以及未及時(shí)報(bào)審。

圖紙會(huì)審簽字不全、蓋章不全。

設(shè)計(jì)變更下發(fā)后未及時(shí)進(jìn)行交底。技術(shù)交底編制不齊全、不及時(shí)以及簽字人員未按手印，最容易出現(xiàn)在專業(yè)分包單位。

隱蔽資料繪制不規(guī)范、隱蔽部位缺項(xiàng)、隱蔽圖繪制顯示不齊全，如隱蔽圖未反映出措施鋼筋。

技術(shù)資料附圖名稱標(biāo)注不正確，本應(yīng)標(biāo)注為“××點(diǎn)位平面布置圖”，而標(biāo)注為為“××基礎(chǔ)平面布置圖”。

已明確設(shè)計(jì)變更但未收到建設(shè)單位及時(shí)下發(fā)的設(shè)計(jì)變更資料。

1.3 質(zhì)量保證資料

材料已進(jìn)場(chǎng)使用但未進(jìn)行報(bào)審，以及廠家提供的資料不完善;材料進(jìn)場(chǎng)報(bào)審無邏輯性、無追溯性、監(jiān)理未簽字，且出現(xiàn)用圓珠筆填寫;材料進(jìn)場(chǎng)數(shù)量與報(bào)審數(shù)量、規(guī)格不吻合，廠家資料不齊或?yàn)閺?fù)印件，無合格證、合格證不齊、合格證內(nèi)容不全;材料進(jìn)場(chǎng)第三方檢驗(yàn)記錄不全;鋼筋強(qiáng)屈比、超屈比數(shù)據(jù)與廠家報(bào)告不吻合。

規(guī)范及合同要求復(fù)檢的材料未按要求進(jìn)行復(fù)檢;構(gòu)件廠家提供資料不齊全，出現(xiàn)須提供二維碼標(biāo)識(shí)但沒有提供，須該駐廠監(jiān)造但無駐廠監(jiān)造資料，現(xiàn)場(chǎng)施工應(yīng)實(shí)體檢驗(yàn)的未檢驗(yàn)，沒有形成隱蔽資料。

隱蔽檢驗(yàn)記錄未按時(shí)間分開，隱蔽圖紙字體太小，看不清楚;檢驗(yàn)批資料滯后、缺項(xiàng)以及無原始檢查記錄表格，缺乏支撐資料，監(jiān)理、施工驗(yàn)收意見筆跡一致。

材料報(bào)審資料未及時(shí)進(jìn)行匯總。

1.4 試驗(yàn)檢驗(yàn)資料

試驗(yàn)檢驗(yàn)資料未及時(shí)進(jìn)行匯總、評(píng)定，分類整理;見證取樣單未及時(shí)完善，或見證編號(hào)、日期等不齊全。

商品混凝土開盤資料無合格證、氯離子、堿含量計(jì)算書等;同條件溫度記錄就同一天溫度記錄不一致，同條件累計(jì)溫度超出現(xiàn)行規(guī)范要求的600 ℃±40 ℃偏差范圍;混凝土同條件試件評(píng)定未按規(guī)范要求除以系數(shù)0.88后進(jìn)行評(píng)定;混凝土同條件試件評(píng)定、匯總，組數(shù)不吻合;同條件試件未按現(xiàn)行規(guī)范要求留置于相應(yīng)部位;商品混凝土施工記錄試件取樣時(shí)間先于到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)時(shí)間;砂漿及混凝土試件檢測(cè)抗壓強(qiáng)度過高。

材料報(bào)審日期與材料形式檢驗(yàn)報(bào)告無邏輯性。材料進(jìn)場(chǎng)時(shí)間安排緊湊，導(dǎo)致某些檢測(cè)周期長的材料檢測(cè)合格時(shí)間與實(shí)際施工邏輯性不吻合，因規(guī)范規(guī)定要求材料進(jìn)場(chǎng)檢測(cè)合格后方可投入使用。致使時(shí)間節(jié)點(diǎn)往后推移，與實(shí)際就存在偏差。

1.5 管理資料

五方責(zé)任主體資料收集不齊全，分供方資料收集不及時(shí)、不完善;分供方資質(zhì)報(bào)審內(nèi)容不齊、資質(zhì)報(bào)審中證書過期、證書模糊且部分管理人員無身份證明文件、無分包單位管理制度;資料收集人員對(duì)分供方等合同不熟悉，導(dǎo)致資料形成權(quán)責(zé)劃分不清晰。

方案報(bào)審日期在前，內(nèi)容日期在后。發(fā)文薄上有簽收技術(shù)變更，而工長施工日志上未記錄;無施工日志、用鉛筆寫，且亂劃亂寫，編寫不連續(xù)、簽字、內(nèi)容等不完善。

政府職能部門簽發(fā)的整改通知單未收集完善;質(zhì)量和安全整改通知混放，整改通知不及時(shí)回復(fù);監(jiān)理通知單、項(xiàng)目通知單未及時(shí)回復(fù)造成資料無法閉合。

原始資料形成數(shù)量未達(dá)到合同約定及相關(guān)管理方的要求。分部分項(xiàng)資料匯總未按現(xiàn)行規(guī)范要求執(zhí)行。各管控單位簽字時(shí)間先后順序不相符，資料簽字日期不閉合，用鉛筆和圓珠筆做資料;資料簽字不齊，日期未完善等;需蓋鮮章的資料，鮮章不清晰，須蓋單位鮮章而蓋項(xiàng)目章。資料未按施工進(jìn)度進(jìn)行;工序交接資料缺失;工作聯(lián)系函斷號(hào)（有1、3、5，無2、4、6）;計(jì)量器具、檢測(cè)設(shè)備檢驗(yàn)檢測(cè)不全，未報(bào)審，未建立管理臺(tái)賬。

2 管理原則

2.1 工程施工資料應(yīng)遵循“及時(shí)、準(zhǔn)確、真實(shí)、規(guī)范、完整、齊全”的原則[2]

（1）及時(shí)：填寫及時(shí)、簽字及時(shí)、整理及時(shí)、歸檔及時(shí)。

（2）準(zhǔn)確：符合相關(guān)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的要求、內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。

（3）真實(shí)：與實(shí)際相符、不弄虛作假、真實(shí)有效、可信。

（4）規(guī)范：填寫規(guī)范、保管規(guī)范。

（5）完整：資料填寫要完整、系統(tǒng)、并符合相關(guān)規(guī)范及合同要求。

（6）齊全：資料填寫內(nèi)容齊全、簽字齊全、蓋章齊全、日期齊全。

2.2 及時(shí)參與原則

施工單位文件資料的收集、管理工作貫穿于整個(gè)建設(shè)工程活動(dòng)的全過程，資料員應(yīng)經(jīng)常深入工程施工現(xiàn)場(chǎng)[3]，了解施工動(dòng)態(tài)，及時(shí)準(zhǔn)確地掌握工程施工管理過程中的全部信息，并應(yīng)該參加有關(guān)工程的技術(shù)、質(zhì)量、安全、協(xié)調(diào)等各方面的會(huì)議[4]，便于施工資料的及時(shí)收集、整理和核對(duì)。

2.3 保持同步原則

為保證文件資料的準(zhǔn)確性和時(shí)效性，資料的收集工作必須與施工過程的每一道工序同步進(jìn)行[4]。

2.4 認(rèn)真把關(guān)原則

在項(xiàng)目經(jīng)理、技術(shù)負(fù)責(zé)人的指導(dǎo)下，資料員應(yīng)對(duì)企業(yè)內(nèi)部、相關(guān)單位之間往來的文件資料都應(yīng)認(rèn)真核查、校對(duì)[3]，發(fā)現(xiàn)問題，嚴(yán)格控制工程文件資料的完成質(zhì)量。

3 管理依據(jù)

根據(jù)GB 50300-2013《建筑工程施工質(zhì)量驗(yàn)收統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)》、GB/50328-2014（2019版）《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》及地方規(guī)定等標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、政策文件的要求執(zhí)行，合同約定。

4 收集與管理

4.1 歸口管理

（1）所有資料收集及發(fā)放統(tǒng)一歸項(xiàng)目技術(shù)資料部門管理。

（2）各項(xiàng)目部內(nèi)資料管理必須對(duì)所有分供方工程資料（含竣工圖）收集行為進(jìn)行過程管理監(jiān)督。

（3）工程竣工前分供方須配合項(xiàng)目部竣工資料（竣工圖）移交給相關(guān)單位。

4.2 基礎(chǔ)信息收集

根據(jù)每一項(xiàng)目工程的基本信息情況詳細(xì)填寫項(xiàng)目的《工程基本信息表》，每一個(gè)分供方單位進(jìn)場(chǎng)都須及時(shí)補(bǔ)充填報(bào)。在相關(guān)人員簽字確認(rèn)后存檔。分供方單位進(jìn)場(chǎng)時(shí)：

（1）及時(shí)填寫《工程分供方基本信息表》，須相關(guān)人員簽字確認(rèn)后交公司相應(yīng)管理部門。

（2）分供方資料員必須到項(xiàng)目部技術(shù)資料管理部門接受技術(shù)資料管理交底，由技術(shù)資料員將交底內(nèi)容及時(shí)存檔。

4.3 過程收集

（1）項(xiàng)目部項(xiàng)目經(jīng)理辦公室、技術(shù)資料辦公室、各主要辦公室內(nèi)均應(yīng)張貼工程項(xiàng)目從開工到竣工階段的各階段總平面布置圖、總進(jìn)度計(jì)劃圖、資源供應(yīng)計(jì)劃表、驗(yàn)收節(jié)點(diǎn)時(shí)間計(jì)劃表[5]。須職能部門監(jiān)督驗(yàn)收合格后才能進(jìn)行下道工序的在表內(nèi)注明，同時(shí)做好各方報(bào)審報(bào)驗(yàn)手續(xù)的存檔工作。

（2）政府職能部門、公司職能部門、其他檢查機(jī)構(gòu)在過程檢查提出的整改通知，須定人、定時(shí)、有記錄的方式逐一回復(fù)。整改回復(fù)單由相關(guān)責(zé)任人簽字后存檔。

（3）所有資料必須根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)施工進(jìn)度及時(shí)、準(zhǔn)確的完成后交項(xiàng)目部技術(shù)資料管理部門，不得有補(bǔ)資料的現(xiàn)象。

（4）項(xiàng)目部技術(shù)資料管理部門對(duì)分供方檢查資料完整、合格后，分供方再將資料分專業(yè)及類別及時(shí)歸檔到項(xiàng)目部技術(shù)資料管理部門。

（5）每周末，將本周施工過程中所有簽字完善的資料按一個(gè)文件一個(gè)PDF格式掃描存檔。

（6）竣工圖圖紙版面清晰、不能脫粉、內(nèi)容齊全，需修改的地方應(yīng)修改完整?？⒐D章內(nèi)容應(yīng)填寫清晰完整、簽字齊全[6]。

（7）收集的資料、圖紙等，及時(shí)整理分類、編寫目錄。在保管過程中，嚴(yán)格遵守檔案接收、查閱、出借、歸還的登記制度[6]。

（8）對(duì)所有單位和班組收發(fā)的涉及到本項(xiàng)目的文件資料進(jìn)行分類收集、使用和保管。

（9）施工過程中的影像資料按規(guī)定拍攝、收集和歸檔，以及收集檔案館拍攝的影像資料。

（10）施工日志按月收集，須檢查內(nèi)容完善性及簽字齊全。

（11）技術(shù)交底須附交底時(shí)所有參加人員照片，且照片人數(shù)須與參與人數(shù)相符。

（12）只要涉及到須移交檔案館的竣工資料（含竣工圖），需甲方提供的須及時(shí)到甲方收集，如甲方不提供，須有與甲方溝通記錄。

（13）規(guī)范或管理文件未明確，但與管理過程有關(guān)的各類資料，亦應(yīng)分類歸檔，并在檔案盒上作好標(biāo)識(shí)。

4.4 臺(tái)賬管理

（1）項(xiàng)目部所有工作內(nèi)容（特別是材料）均需建立完整臺(tái)賬，收發(fā)文簿內(nèi)容須填寫完整。各種臺(tái)賬應(yīng)經(jīng)當(dāng)事人、資料主管、技術(shù)負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目經(jīng)理簽字后存檔。

（2）工程項(xiàng)目的設(shè)計(jì)圖紙、設(shè)計(jì)變更、圖紙會(huì)審、技術(shù)規(guī)范、設(shè)計(jì)優(yōu)化圖、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范以及其它的檢驗(yàn)和試驗(yàn)規(guī)程等技術(shù)類文件，均需建立完整的往來臺(tái)賬。

（3）各種材料建立完整的進(jìn)出臺(tái)賬。材料進(jìn)場(chǎng)臺(tái)賬記錄無遺漏，以備材料復(fù)試核對(duì)，避免漏送檢，此臺(tái)賬應(yīng)經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理、技術(shù)負(fù)責(zé)人以及內(nèi)業(yè)主管簽字后存檔。

（4）政府監(jiān)督部門、建設(shè)工程參建各方往來的文、函、會(huì)議紀(jì)要（記錄）工程技術(shù)文件、圖紙會(huì)審、圖紙等資料收發(fā)并分別歸檔和建立臺(tái)賬，在檔案盒上作好標(biāo)識(shí)。

（5）所有往來函件臺(tái)賬必須要有重點(diǎn)標(biāo)注法規(guī)規(guī)定的回復(fù)時(shí)間（如簽證、技術(shù)變更、會(huì)議紀(jì)錄、報(bào)告、聯(lián)系函等）。

（6）所有材料及試件（包括安裝）須按規(guī)范要求進(jìn)行檢測(cè)檢驗(yàn)復(fù)試做好檢驗(yàn)試驗(yàn)臺(tái)帳，并與材料進(jìn)出臺(tái)賬、《驗(yàn)收節(jié)點(diǎn)時(shí)間計(jì)劃表》等資料在時(shí)間對(duì)應(yīng)上符合邏輯。

（7）分發(fā)工程資料（工程技術(shù)文件、發(fā)文、圖紙、資料），及時(shí)建立簽收記錄臺(tái)賬，原件應(yīng)連同分發(fā)清單存檔。

5 結(jié)束語

工程施工資料收集管理服務(wù)于建設(shè)項(xiàng)目施工全過程，是工程項(xiàng)目施工管理工作的重要組成部分[7]，也是施工技術(shù)人員在施工實(shí)踐過程中形成的智力成果，工程資料質(zhì)量的高低將對(duì)項(xiàng)目施工全過程控制起關(guān)鍵性作用，同時(shí)也體現(xiàn)了工程項(xiàng)目管理水平。只有保證了資料的及時(shí)性、真實(shí)性、完整性及可追溯性，并在過程中不斷地進(jìn)行完善，才能不斷提高工程資料管理水平和質(zhì)量[8]，才能防止工程資料的流失和竣（完）工資料的實(shí)時(shí)收集、整理、移交提供了有力保障。

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