信息化背景下公路竣工檔案管理研究

摘 要：隨著公路事業(yè)發(fā)展，由此產(chǎn)生的公路竣工檔案呈現(xiàn)出大幅增長態(tài)勢。臨沂市公路事業(yè)發(fā)展中心以公路竣工檔案信息化建設(shè)為突破口，不斷提升檔案管理信息化水平，助力公路檔案管理和公路事業(yè)發(fā)展不斷取得新成就。本文重點(diǎn)討論了信息化背景下公路竣工檔案管理的意義、形成過程和管理目標(biāo)，在此基礎(chǔ)上提出了信息化管理具體策略，以期不斷提升公路竣工檔案管理的信息化水平。

關(guān)鍵詞：信息化;公路竣工檔案;檔案管理

概述

信息化是以現(xiàn)代通信、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)為基礎(chǔ)，將各要素匯總至數(shù)據(jù)庫，培養(yǎng)、發(fā)展以計(jì)算機(jī)為主的智能化工具為代表的新生產(chǎn)力，可極大提高各種行為效率，降低成本，為推動人類社會進(jìn)步提供極大技術(shù)支持?！笆濉睍r期，我國公路交通事業(yè)發(fā)展躍上新臺階。全國公路總里程近520萬公里，高速公路通車?yán)锍踢_(dá)16.1萬公里，有力支撐國家重大戰(zhàn)略實(shí)施和全面建成小康社會目標(biāo)如期實(shí)現(xiàn)。其中，臨沂市“十三五”末高速公路里程達(dá)687.3公里，較“十二五”末增長34%。截至2020年底，全市公路總里程30856.3公里，面積密度179.48公里/百平方公里，位于全省第11位。國省干線總里程達(dá)2494.1公里，面積密度達(dá)14.5公里/百平方公里，累計(jì)完成大中修工程16個，共計(jì)464公里，普通國省優(yōu)良路率84.68%。根據(jù)《臨沂市國省干線公路“十四五”發(fā)展規(guī)劃》，“十四五”時期，全市將圍繞“四個一流”建設(shè)，到2025年構(gòu)建“四縱五橫”高速公路網(wǎng)和“二環(huán)十一射九連”市域快速干線公路網(wǎng)，形成“153060”公路出行圈。隨著公路事業(yè)發(fā)展，由此產(chǎn)生的公路竣工檔案呈現(xiàn)出大幅增長態(tài)勢。臨沂市公路事業(yè)發(fā)展中心以公路竣工檔案信息化建設(shè)為突破口，不斷提升檔案管理信息化水平，助力公路檔案管理和公路事業(yè)發(fā)展不斷取得新成就。

1 信息化背景下公路竣工檔案意義

公路檔案管理是公路事業(yè)發(fā)展的重要組成部分，也是公路事業(yè)發(fā)展的重要基礎(chǔ)信息。隨著計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)在公路檔案管理中的深度運(yùn)用，公路竣工檔案得以信息化，提升公路檔案管理整體現(xiàn)代化水平。

1.1 促進(jìn)檔案科學(xué)發(fā)展的有效方式

公路項(xiàng)目建設(shè)周期長、參建單位多、形成周期長，這就使得公路檔案管理需要經(jīng)歷漫長而復(fù)雜的過程。從公路項(xiàng)目立項(xiàng)、規(guī)劃、設(shè)計(jì)到建設(shè)、竣工驗(yàn)收等各個階段，在不同階段檔案的收集、整理由不同單位或部門實(shí)施，增加了公路檔案管理的難度。公路檔案信息化建設(shè)能夠有效推動檔案管理一體化，與辦公自動化融為一體，將檔案信息化管理納入公路項(xiàng)目自動化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)公路項(xiàng)目建設(shè)與檔案信息化同步推進(jìn)、同步落實(shí)。

1.2 提升檔案管理效率的有效路徑

隨著公路事業(yè)的快速發(fā)展，公路項(xiàng)目建設(shè)規(guī)模越來越大，由此所產(chǎn)生的公路檔案數(shù)量和內(nèi)容越來越多。作為公路管理部門，從公路項(xiàng)目立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、規(guī)劃、施工、竣工驗(yàn)收到后期的運(yùn)營、維護(hù)和管理，納入到檔案管理范疇的資料信息持續(xù)增加。因此，從公路項(xiàng)目建設(shè)期到運(yùn)營期的檔案進(jìn)行信息化管理，為公路項(xiàng)目建設(shè)和運(yùn)營管理提供翔實(shí)的資料信息，增強(qiáng)公路管理部門管理決策的科學(xué)性、準(zhǔn)確性。也是提升公路項(xiàng)目檔案管理效率、發(fā)揮公路項(xiàng)目檔案社會效益的重要支撐。

1.3 實(shí)現(xiàn)信息資源共享的有效措施

傳統(tǒng)管理模式下，公路項(xiàng)目檔案管理與其他部門或科室之間的檔案信息，由于跨部門而導(dǎo)致信息共享不暢，成為“信息孤島”。將公路竣工檔案信息化，達(dá)到一次性信息收集、整理，數(shù)次產(chǎn)出，遠(yuǎn)程服務(wù)，進(jìn)一步縮短二次文獻(xiàn)信息編著時間，提高公路竣工檔案資源利用的時效性。運(yùn)用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)公路項(xiàng)目檔案跨部門、跨區(qū)域共享，突破了檔案管理的時空、區(qū)域限制。

2 信息化背景下公路竣工檔案形成

公路竣工檔案涵蓋了公路建設(shè)過程中形成的具有保存價值的文字、聲像、圖表等公路建設(shè)過程中的各種信息總稱，產(chǎn)生于公路項(xiàng)目建設(shè)決策、規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收的全過程，是后期公路維護(hù)、管理的重要依據(jù)。《公路工程竣（交）工驗(yàn)收辦法實(shí)施細(xì)則》要求，公路建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的一項(xiàng)前提要求是完成竣工檔案編制。其中，設(shè)計(jì)、勘測、監(jiān)理、施工等參建單位均是竣工檔案編制單位，信息化建設(shè)也由這些參建單位共同完成。

2.1 施工文件信息化

竣工檔案信息化內(nèi)容中75%左右為施工文件，施工文件資料涵蓋了項(xiàng)目立項(xiàng)、規(guī)劃到竣工驗(yàn)收等全過程，具有時間跨度大、范圍廣等特點(diǎn)。為確保施工文件信息化按時按質(zhì)完成，主要通過質(zhì)量檢驗(yàn)評定系統(tǒng)及試驗(yàn)數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)完成其信息化。在公路項(xiàng)目建設(shè)過程中，工程用表及劃分原則、評定工序統(tǒng)一下，劃分工程系統(tǒng)。在公路項(xiàng)目單位、分布及分項(xiàng)工程臺賬劃分基礎(chǔ)上，從施工工藝、施工工序兩個方面形成施工文件。并將試驗(yàn)數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)和質(zhì)量檢驗(yàn)數(shù)據(jù)采集過程中形成的數(shù)據(jù)信息，這些信息及時生成試驗(yàn)記錄、試驗(yàn)報告、施工檢測表、檢查表，以及工程評定表等若干施工資料。后期，公路工程項(xiàng)目圖表繪制、業(yè)務(wù)計(jì)算、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)等均在系統(tǒng)中完成。公路項(xiàng)目單位、分部及分項(xiàng)工程質(zhì)量評定則根據(jù)系統(tǒng)中生成的若干質(zhì)量評定表，經(jīng)簽字、歸檔后，由系統(tǒng)自動完成。并輸出相應(yīng)的公路工程項(xiàng)目質(zhì)檢報告、試驗(yàn)報告，與各工程部位相關(guān)聯(lián)，最終形成紙質(zhì)檔案。

2.2 圖紙資料信息化

公路竣工檔案中含有大量的設(shè)計(jì)圖、變更圖和竣工圖，這些圖紙資料信息化是信息化背景下公路工程檔案管理的重要內(nèi)容。其中，設(shè)計(jì)圖與變更圖來自公路項(xiàng)目設(shè)計(jì)單位和施工單位，在設(shè)計(jì)、施工單位形成紙質(zhì)和電子文件，并統(tǒng)一按照PDF格式保存?？⒐D則是公路工程檔案后期運(yùn)營、養(yǎng)護(hù)的現(xiàn)實(shí)依據(jù)，其信息化管理應(yīng)由施工與咨詢單位共同完成。其中，施工單位主要以施工圖DWG格式的AutoCAD文件為藍(lán)本，并考慮到公路工程項(xiàng)目變更報告及設(shè)計(jì)修訂、補(bǔ)充，形成竣工草圖。咨詢單位應(yīng)定期督導(dǎo)和檢查公路分項(xiàng)工程部門完成竣工草圖，由施工部門報監(jiān)理部門審查，再由工程監(jiān)理部門將竣工圖報公路項(xiàng)目管理處審核，審核通過后由咨詢單位統(tǒng)一繪制，并形成電子文件，及時收錄至公路工程檔案管理信息系統(tǒng)。

2.3 其他文件信息化

除了施工文件和圖紙資料外，公路工程項(xiàng)目可行性研究報告、設(shè)計(jì)基礎(chǔ)資料、設(shè)計(jì)文件資料、工程管理資料、竣工文件資料，以及工程項(xiàng)目科研資料等，也需要及時進(jìn)行信息化處理。其中，Excel、Word，以及AutoCAD的DWG格式電子文件，直接錄入檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)信息化管理。無電子文件的紙質(zhì)文件，應(yīng)將其信息化掃描成PDF格式文本，經(jīng)整理符合歸檔要求后錄入檔案管理信息系統(tǒng)。

2.4 案卷目錄信息化

竣工檔案后期檢索利用離不開案卷目錄的信息化處理。通過建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫管理，將公路項(xiàng)目施工電子文件、圖紙資料電子化，以及聲像資料等與各部位、工程部門建立關(guān)聯(lián)，實(shí)現(xiàn)檢索、利用的信息化。利用竣工檔案管理系統(tǒng)、三維可視信息平臺，實(shí)現(xiàn)竣工檔案管理系統(tǒng)、試驗(yàn)數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)、質(zhì)量檢驗(yàn)評定系統(tǒng)歸口統(tǒng)一管理，并實(shí)現(xiàn)公路工程電子文件與單位、分布、分項(xiàng)工程建立關(guān)聯(lián)關(guān)系，可通過三維成像系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檢索利用。

3 信息化背景下公路竣工檔案目標(biāo)

信息化背景下公路竣工檔案管理的核心，是利用現(xiàn)代通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)等先進(jìn)的信息技術(shù)手段，解決公路工程項(xiàng)目建設(shè)過程中檔案信息采集、加工、檢索和利用，提升信息管理的現(xiàn)代化水平。公路竣工檔案信息化管理的目標(biāo)如下：

3.1 現(xiàn)場資料規(guī)范化管理

公路竣工項(xiàng)目檔案信息化管理，要實(shí)現(xiàn)的是將現(xiàn)場資料進(jìn)行規(guī)范管理，將公路工程項(xiàng)目的規(guī)范管理、公路工程的科學(xué)劃分（WBS），以及公路工程圖表的直接銜接，從而實(shí)現(xiàn)現(xiàn)場資料的規(guī)范化管理，進(jìn)一步簡化公路工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)、規(guī)劃、施工、監(jiān)理過程中填報圖表程序，使現(xiàn)場資料內(nèi)容填寫、格式選擇更加科學(xué)、規(guī)范，管理更加高效。

3.2 構(gòu)建科學(xué)化管理體系

信息化背景下公路竣工檔案管理的目標(biāo)之一，是要將現(xiàn)場資料的產(chǎn)生與公路工程項(xiàng)目建設(shè)、養(yǎng)護(hù)進(jìn)度計(jì)劃及資料檢查有機(jī)結(jié)合，構(gòu)建完整的現(xiàn)場資料管理體系，從公路工程項(xiàng)目檔案現(xiàn)場資料、填報、審核、審批、檢查等全流程、全環(huán)節(jié)信息管理系統(tǒng)化、科學(xué)化，實(shí)現(xiàn)質(zhì)量關(guān)口前移，提升現(xiàn)場資料管理質(zhì)量。

3.3 實(shí)現(xiàn)資料自動化編制

通過公路工程檔案信息系統(tǒng)平臺建設(shè)，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)場資料的自動編制、自動導(dǎo)入，實(shí)現(xiàn)公路工程檔案資料編制的自動化，確保檔案編制更加規(guī)范、準(zhǔn)確，提高竣工檔案編制效率，減少后期竣工驗(yàn)收階段信息歸檔工作量，進(jìn)一步縮短竣工檔案編制的時間。

3.4 建立檔案智能化審查

通過現(xiàn)場資料規(guī)范化管理、構(gòu)建科學(xué)化管理體系、實(shí)現(xiàn)資料自動化編制，在此基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)公路竣工檔案資料網(wǎng)絡(luò)化審核、計(jì)算機(jī)智能化審查，使檔案審查更加準(zhǔn)確、完整、高效和系統(tǒng)，提升檔案資料檢索、利用效率。并通過信息化管理，隨時做好公路工程竣工資料數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析，為公路項(xiàng)目竣工驗(yàn)收、養(yǎng)護(hù)管理提供第一手翔實(shí)資料。

4 信息化背景下公路竣工檔案策略

公路項(xiàng)目，尤其是大型公路項(xiàng)目具有參建單位眾多、建設(shè)規(guī)模大、工期長等特點(diǎn)，以竣工檔案信息化建設(shè)為突破口，可有效提升公路檔案管理的整體水平。

4.1 提前接入，構(gòu)建信息化管理網(wǎng)絡(luò)

根據(jù)“三同步”原則，資料員及檔案管理部門應(yīng)提前介入，就公路項(xiàng)目竣工檔案信息化做足準(zhǔn)備工作。例如，根據(jù)公路項(xiàng)目建設(shè)實(shí)際，及時編制《公路項(xiàng)目竣工文件編制與檔案信息化管理實(shí)施辦法》，并以檔案及信息化建設(shè)為基礎(chǔ)，編制《×××公路項(xiàng)目監(jiān)理及施工單位公路建設(shè)信息管理系統(tǒng)管理辦法》，并出臺的相關(guān)制度、規(guī)定和細(xì)則印發(fā)至所有參建單位，要求及時組織傳達(dá)學(xué)習(xí)，嚴(yán)格執(zhí)行。在此基礎(chǔ)上，要求各參建單位進(jìn)場后根據(jù)其工作職能，制定相應(yīng)的檔案信息化管理規(guī)章制度，成立竣工文件編制領(lǐng)導(dǎo)組、人員網(wǎng)絡(luò)圖，構(gòu)建由項(xiàng)目總工或總經(jīng)理、資料員、檔案員、班組長等共同構(gòu)成檔案信息化管理網(wǎng)絡(luò)。

4.2 科技運(yùn)用，搭建信息化管理平臺

公路檔案信息化建設(shè)離不開相應(yīng)的平臺作為支撐和保障。從平臺的軟硬件配置、軟件開發(fā)、應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)、網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)及運(yùn)行等方面，構(gòu)建平臺應(yīng)用的一致性和可擴(kuò)展性，既立足當(dāng)前，又著眼長遠(yuǎn)。如，根據(jù)某公路竣工檔案管理的需要，在SQL、Domino等先進(jìn)數(shù)據(jù)庫技術(shù)基礎(chǔ)上，建立涵蓋HDS（竣工文檔管理系統(tǒng)）、HCS（工程建設(shè)管理系統(tǒng)）、HQS（工程質(zhì)量管理系統(tǒng)）等為一體的多功能公路項(xiàng)目檔案管理信息系統(tǒng)。在該系統(tǒng)平臺上，工程質(zhì)量管理系統(tǒng)可將施工文件直接導(dǎo)入竣工文檔管理系統(tǒng)收集區(qū)，將電子文件按施工工序整理、歸檔，以件為單位處理，轉(zhuǎn)換為PDF通用格式;編制竣工圖時，CAD圖可直接進(jìn)行修改;DWG格式電子版圖轉(zhuǎn)換成PDF不可編輯格式圖像文件歸檔，使公路項(xiàng)目在施工及工序必備環(huán)節(jié)形成的檔案資料及時歸檔。

4.3 強(qiáng)化督導(dǎo)，提升信息化隊(duì)伍素能

公路工程項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)是一個長期的、復(fù)雜的過程，既需要檔案管理部門人員積極落實(shí)，也需要參建項(xiàng)目檔案參與者共同配合完成。其中，檔案隊(duì)伍的業(yè)務(wù)素能以及信息化水平起著重要作用。為此，公路項(xiàng)目參建方應(yīng)重點(diǎn)加強(qiáng)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，以及各種信息化軟硬件的應(yīng)用培訓(xùn)，從公路項(xiàng)目工程質(zhì)量、計(jì)量質(zhì)量，以及檔案管理等全面實(shí)現(xiàn)信息化管理。如，項(xiàng)目公司組織公路項(xiàng)目全線各標(biāo)段檔案管理者的工程建設(shè)管理系統(tǒng)、竣工文檔管理系統(tǒng)，以及工程質(zhì)量管理系統(tǒng)的應(yīng)用培訓(xùn)，必要時，邀請系統(tǒng)研制單位派員講解系統(tǒng)應(yīng)用。檔案管理員及時深入各參建單位進(jìn)行系統(tǒng)應(yīng)用指導(dǎo)，尤其是到公路項(xiàng)目建設(shè)各標(biāo)段進(jìn)行現(xiàn)場指導(dǎo)，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。

4.4 注重安全，構(gòu)筑信息化堅(jiān)實(shí)屏障

信息化背景下公路檔案管理面臨著諸多的非傳統(tǒng)安全因素威脅，因此，要更加注意信息化背景下公路項(xiàng)目檔案信息安全、網(wǎng)絡(luò)安全。為此，要求施工、監(jiān)理等單位，在運(yùn)用檔案信息化管理系統(tǒng)，如HCS、HQS、HDS等系統(tǒng)時，應(yīng)使用專用計(jì)算機(jī)。安排計(jì)算機(jī)人員做好檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)維護(hù)、升級，以及定期病毒查殺工作，安裝正版殺毒軟件。涉密計(jì)算機(jī)應(yīng)實(shí)行物理隔離，不得與互聯(lián)網(wǎng)鏈接。建立電子檔案備份制度，定期對系統(tǒng)中的電子文件進(jìn)行實(shí)時備份，確保檔案信息安全。制定檔案信息化安全監(jiān)管，將信息安全落實(shí)落細(xì)，落實(shí)到具體部門和具體人員，切實(shí)增強(qiáng)信息化背景下公路竣工檔案安全。

參考文獻(xiàn)：

[1]劉慧佳.大數(shù)據(jù)時代下高速公路檔案信息化管理存在問題與優(yōu)化路徑分析[J].知識經(jīng)濟(jì)，2022（6）：111—112.

[2]朱紅.公路檔案信息化研究[J].黑龍江科學(xué)，2019（6）：140—141.

[3]易霞.數(shù)據(jù)時代高速公路檔案信息化建設(shè)的幾點(diǎn)思考[J].城建檔案，2017（12）：21—23.

[4]顧玉華.常熟公路檔案信息化管理探索與實(shí)踐[J].檔案與建設(shè)，2015（8）：71—73.

[5]李茜茜.大數(shù)據(jù)時代對公路檔案信息化管理的思考[J].陜西檔案，2019（2）：29—30.

[6]劉亞玲.淺析公路企業(yè)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、信息化[J].科技視界，2021（22）：180—181.

[7]劉偉，徐瑩.公路工程檔案資料管理的信息化創(chuàng)新[J].中國公路，2021（7）：118—119.

作者簡介：王建鵬（1980— ），研究生學(xué)歷，臨沂市公路事業(yè)發(fā)展中心館員，主要從事檔案管理研究。