信息化視角下檔案管理績(jī)效提升研究

楊濤

摘 要：信息化是檔案工作的必然趨勢(shì)。本文從信息化的角度分析了檔案管理工作的新任務(wù)和新要求，以及制約檔案管理績(jī)效提升的因素，對(duì)檔案管理績(jī)效提升的策略進(jìn)行了探討和研究，以期實(shí)現(xiàn)檔案管理績(jī)效的不斷提升，促進(jìn)檔案事業(yè)更好發(fā)展。

關(guān)鍵詞：信息化;檔案管理;績(jī)效

隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，檔案工作的環(huán)境和條件都發(fā)生了很大變化，2020年新修訂的《檔案法》明確了檔案信息化建設(shè)的任務(wù)。推進(jìn)檔案信息化，成為檔案事業(yè)的一項(xiàng)重要任務(wù)。我們應(yīng)以全面貫徹實(shí)施新《檔案法》為契機(jī)，以網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)為引領(lǐng)，進(jìn)一步提升檔案管理績(jī)效，推動(dòng)檔案事業(yè)向前發(fā)展，為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展貢獻(xiàn)力量。本文試對(duì)這一問題進(jìn)行探討，為檔案管理績(jī)效的不斷提升提供參考。

1 信息化建設(shè)給檔案管理帶來了新發(fā)展和新要求

1.1 檔案管理理念有新變化

推進(jìn)檔案信息化，需運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)檔案信息進(jìn)行收集、存儲(chǔ)、管理、利用。這需要檔案管理部門突破傳統(tǒng)的管理思想，樹立檔案信息化建設(shè)的新理念。否則，對(duì)檔案信息化建設(shè)缺乏必要的認(rèn)知，將會(huì)成為時(shí)代進(jìn)步的絆腳石，很難提升檔案管理績(jī)效，對(duì)檔案事業(yè)發(fā)展極為不利。應(yīng)高度認(rèn)識(shí)信息時(shí)代檔案信息化建設(shè)的重要性，將檔案信息化建設(shè)列為檔案事業(yè)發(fā)展的一項(xiàng)重要內(nèi)容，加大力度，廣泛深入地加以推進(jìn)。

1.2 檔案管理工作更加復(fù)雜

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)和信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理工作涉及的領(lǐng)域不斷拓展，工作內(nèi)容和方法也更加多樣化，檔案利用群體也呈擴(kuò)大趨勢(shì)。在檔案管理工作更加復(fù)雜，獲取信息又如此快捷、方便的情況下，傳統(tǒng)的檔案管理工作已經(jīng)不能滿足檔案用戶的需要。在信息化時(shí)代，檔案的收集、保管、利用等方面需要?jiǎng)?chuàng)新，最大限度地滿足利用者需要。

1.3 檔案管理模式更加多樣

信息化時(shí)代，檔案內(nèi)容從紙質(zhì)為主要載體的管理形式向電子化、數(shù)據(jù)化形式轉(zhuǎn)變，為此，在檔案的鑒定、信息搜索方面發(fā)生了較大變化。如對(duì)電子檔案是否還有必要對(duì)電子信息材料進(jìn)行分類管理。在對(duì)檔案進(jìn)行密級(jí)鑒定時(shí)，過去，在案卷的密級(jí)標(biāo)記中填寫相應(yīng)的信息，并按照不同密級(jí)進(jìn)行分類管理，加以控制，確保檔案安全。對(duì)電子類密級(jí)檔案，如何區(qū)分正本和副本，如何分類管理，如何歸還，確保其安全，需采用新的辦法。

1.4 檔案管理人員能力要求更高

信息時(shí)代，對(duì)檔案管理人員的能力要求更高。傳統(tǒng)的檔案管理人員是檔案實(shí)體管理人員，在信息化時(shí)代，檔案管理人員從實(shí)體檔案管理向信息化檔案管理轉(zhuǎn)變，檔案信息管理人員不能還局限于傳統(tǒng)的方法和技術(shù)，學(xué)習(xí)先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，提升檔案信息化管理操作水平和能力，成為合格的檔案信息化管理人員。

2 影響檔案管理績(jī)效提升的問題及因素分析

2.1 檔案管理理念落后

目前，一些部門和單位對(duì)推進(jìn)檔案信息化，改革創(chuàng)新檔案管理工作思考不夠，認(rèn)識(shí)不足，并沒有深刻認(rèn)識(shí)到應(yīng)樹立正確的管理理念，將檔案信息化建設(shè)擺到重要位置，引導(dǎo)廣大檔案工作者順應(yīng)新時(shí)代，以高度的責(zé)任感認(rèn)真工作，進(jìn)一步提升檔案管理績(jī)效。由于檔案管理理念落后，致使檔案管理，特別是信息化管理的相關(guān)制度不健全，造成部分單位工作分工不明、職責(zé)不清，缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，使得檔案信息數(shù)據(jù)格式和內(nèi)容不統(tǒng)一，信息利用價(jià)值不大，檔案管理效率下降。

2.2 檔案管理人員素質(zhì)不高

一些單位沒有檔案管理人員培訓(xùn)和選拔機(jī)制，檔案管理人員素質(zhì)不高，在職稱評(píng)定、評(píng)先選優(yōu)、績(jī)效考核中，都使檔案管理人員處于劣勢(shì);有的單位檔案管理人員由一些文化水平較低、年齡偏大或者身體健康較差的同志來做，這些同志日常工作都略顯吃力，更談不上學(xué)習(xí)新技術(shù)，掌握新方法了。

2.3 檔案信息化建設(shè)遲緩且效果差

一些單位檔案管理工作仍依靠原有的管理技術(shù)，人工管理較多;有的單位雖然配備了檔案管理信息系統(tǒng)，但開發(fā)利用不夠，局限性較強(qiáng)，有的只是實(shí)現(xiàn)了條目數(shù)字化，其他的管理還是主要依靠紙質(zhì)材料，查找利用很不便，談不上規(guī)范化、科學(xué)化的檔案管理，檔案管理績(jī)效水平比較低。檔案管理績(jī)效提升，離不開檔案信息化建設(shè)。一些單位雖然推進(jìn)了檔案信息化，但在認(rèn)識(shí)上還存在誤區(qū)，轟轟烈烈地上檔案信息化項(xiàng)目，將紙質(zhì)檔案數(shù)字化服務(wù)外包，交給第三方，自己則成了甩手掌柜，缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃，準(zhǔn)備不充分，使得一部分檔案數(shù)字化后，整理混亂，利用率并不高。特別是在一些條目的錄入，把控不嚴(yán)，督查不夠，致使檔案信息化建設(shè)效果欠佳，檔案價(jià)值功能發(fā)揮效果不好。

2.4 缺乏安全技術(shù)的保障

信息時(shí)代，檔案信息的安全與傳統(tǒng)的實(shí)體檔案管理安全有著更為重要的要素。傳統(tǒng)的實(shí)體檔案管理，嚴(yán)格實(shí)行防高溫、防潮濕、防盜、防火、防霉、防蟲等八防，就基本上能確保檔案安全。而在信息時(shí)代，如何做好檔案信息的安全保障，需要更加先進(jìn)的科學(xué)的管理手段和技術(shù)，以便防止病毒的侵蝕、黑客的惡意攻擊。如很多單位都啟用了OA辦公系統(tǒng)，文件在系統(tǒng)里傳播并留下痕跡，但由于電子文件具有不穩(wěn)定性，容易被人篡改。如何應(yīng)對(duì)這類問題，確保文件安全，需要相應(yīng)的安全措施。如果檔案管理系統(tǒng)基礎(chǔ)不牢，則檔案信息容易受到損傷，出現(xiàn)安全問題。

3 信息化助推檔案管理績(jī)效提升的優(yōu)勢(shì)

3.1 信息化建設(shè)為檔案管理績(jī)效提升帶來技術(shù)支撐

工欲善其事，必先利其器。檔案工作也是如此，只有以現(xiàn)代化的技術(shù)手段為前提，才能有效提升檔案管理績(jī)效。信息化手段運(yùn)用到檔案管理中，發(fā)生最為顯著的變化的就是檔案信息資源的存儲(chǔ)方式，存儲(chǔ)形式多樣，為檔案整理、利用以及開發(fā)等帶來了更為便利的條件。傳統(tǒng)的檔案管理工作載體主要是紙質(zhì)類，依靠的是手工管理模式，對(duì)存儲(chǔ)條件要求高，由于庫(kù)房管理不達(dá)標(biāo)，檔案實(shí)體受病蟲害和霉變的問題時(shí)有發(fā)生，對(duì)永久保存檔案很不利。而將這些實(shí)體檔案數(shù)字化后以電子形式保存，為實(shí)現(xiàn)永久保存提供了新的可能。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，將信息技術(shù)充分運(yùn)用到檔案管理中，改變傳統(tǒng)手工為主的檔案管理方式，可以實(shí)現(xiàn)檔案管理的精準(zhǔn)性，增強(qiáng)檔案信息真實(shí)性、準(zhǔn)確性。

3.2 信息化建設(shè)能進(jìn)一步推動(dòng)檔案管理的高效能

傳統(tǒng)的檔案管理模式，對(duì)于工作人員來說，工作任務(wù)重而且繁瑣，涉及的內(nèi)容和程序、流程都比較多，任何一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，則不能保障下一步工作的開展。如每年一次的檔案收集歸檔工作，看似平常，但高質(zhì)量、高標(biāo)準(zhǔn)完成此項(xiàng)工作則是比較困難的，相關(guān)單位的不配合、個(gè)別同志的不負(fù)責(zé)，都是造成歸檔工作困難的原因。運(yùn)用檔案信息化管理模式，在信息化管理中，一步一環(huán)緊密相扣，將檔案管理工作前移到各項(xiàng)工作中，工作任務(wù)完成，其產(chǎn)生的檔案即在系統(tǒng)里生成并在線遷移歸檔，能減少檔案工作量，實(shí)現(xiàn)檔案管理的高效能。

3.3 信息化建設(shè)助力檔案管理持續(xù)發(fā)展

信息技術(shù)在辦公領(lǐng)域得到了大規(guī)模的運(yùn)用，檔案作為辦公自動(dòng)化管理產(chǎn)生的信息資料，也得到了相應(yīng)的發(fā)展，促進(jìn)了檔案管理信息化。從文件生命周期論、檔案的前端控制論等檔案基礎(chǔ)理論，都為檔案信息化建設(shè)指明了方向。這是大勢(shì)所趨，必然要求檔案工作進(jìn)一步提高信息技術(shù)能力，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，結(jié)合現(xiàn)代信息技術(shù)，摒棄過時(shí)的檔案管理方法和模式，在檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化方面努力創(chuàng)新，滿足檔案管理中的眾多需求，提供特色化服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的不斷發(fā)展進(jìn)步。

3.4 信息化建設(shè)能進(jìn)一步提升檔案實(shí)體的安全保障

相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理時(shí)代，檔案信息化對(duì)檔案安全的保障性更強(qiáng)。針對(duì)以往檔案篡改案例表明，更多檔案篡改都是在檔案查閱或者借閱時(shí)，在紙質(zhì)版上進(jìn)行涂改。檔案信息化后，檔案信息數(shù)據(jù)能有多重備份，在整理、查閱、利用中，都能確保檔案的完整性和真實(shí)性，檔案安全得到保障。另外，在檔案收集工作中，如OA文件系統(tǒng)里的文件，通過技術(shù)手段可實(shí)現(xiàn)在線自動(dòng)歸檔功能，經(jīng)檔案人員的分類整理，歸檔到系統(tǒng)里，可確保文件歸檔的完整性，彌補(bǔ)傳統(tǒng)手工歸檔方式造成重要檔案漏歸錯(cuò)歸現(xiàn)象，提升檔案信息實(shí)體的安全性。

4 信息化助推檔案管理績(jī)效提升的策略

4.1 提高對(duì)檔案信息化建設(shè)重要性的認(rèn)識(shí)

思想是行動(dòng)的先導(dǎo)。要想提升檔案管理績(jī)效，必須深刻認(rèn)識(shí)檔案信息化建設(shè)對(duì)檔案管理績(jī)效提升的重要意義，牢固樹立信息化建設(shè)意識(shí)。一是應(yīng)轉(zhuǎn)變決策和管理人員的思想觀念，推動(dòng)檔案信息化建設(shè)向高質(zhì)量高水平發(fā)展。只有認(rèn)識(shí)到位，才能確保經(jīng)費(fèi)、人員、設(shè)備的配置到位，為檔案管理績(jī)效提升奠定基礎(chǔ)。二是在工作制度、工作機(jī)制、工作流程建設(shè)規(guī)范中統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，將檔案信息化建設(shè)納入單位信息化建設(shè)總體規(guī)劃，確保檔案信息化建設(shè)進(jìn)入單位的頂層設(shè)計(jì)，得到各有關(guān)方面的支持。三是在檔案信息化建設(shè)的推進(jìn)中不要盲目跟風(fēng)，倉(cāng)促上馬，讓檔案信息化建設(shè)項(xiàng)目成為半拉子工程，既浪費(fèi)財(cái)力和人力，更為后續(xù)工作的有序開展造成障礙。檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期的工作，不能一蹴而就，應(yīng)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，穩(wěn)步推進(jìn)。檔案信息化建設(shè)應(yīng)跟上網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展和進(jìn)步，不斷創(chuàng)新，以適應(yīng)新的需要和發(fā)展。

4.2 構(gòu)建符合功能需要的檔案信息管理系統(tǒng)

離開檔案信息管理系統(tǒng)，檔案管理績(jī)效提升就無從談起。檔案信息管理系統(tǒng)是檔案工作適應(yīng)信息化社會(huì)對(duì)檔案管理有序開展要求的基礎(chǔ)，是利用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行管理、利用的有力支撐。通過這個(gè)系統(tǒng)，可對(duì)檔案信息進(jìn)行采集、加工、存儲(chǔ)、管理，并通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)提供公共檔案信息利用服務(wù)和檔案信息資源共享。因此，各級(jí)檔案部門和各單位應(yīng)充分運(yùn)用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，按照《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》，開展數(shù)字檔案館、數(shù)字檔案室及檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的信息化、數(shù)字化管理。在檔案信息管理系統(tǒng)構(gòu)建時(shí)應(yīng)充分考慮本單位的實(shí)際情況，按照檔案的不同類別，分別建立各具特色的檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)，增強(qiáng)檔案管理和開發(fā)利用的便利性。針對(duì)目前檔案信息系統(tǒng)多樣化的現(xiàn)狀，如何選擇適合本單位本行業(yè)的管理系統(tǒng)，需要檔案工作者與信息技術(shù)開發(fā)人員一起參與選擇，并優(yōu)化相關(guān)板塊模式，以適應(yīng)本單位檔案管理工作的實(shí)際需要，達(dá)到事半功倍的效果。搜索引擎的選用也很重要，信息化時(shí)代要做到檔案的快捷利用，必須要有優(yōu)質(zhì)高效的搜索引擎，這是提升檔案管理績(jī)效的重要內(nèi)容和條件。

4.3 加強(qiáng)對(duì)檔案的安全管理

無論是傳統(tǒng)的檔案管理工作，還是信息化時(shí)代的檔案信息化建設(shè)，檔案安全一直是檔案工作的生命線，都必須將安全作為底線，警鐘長(zhǎng)鳴，絕不放松。一是針對(duì)檔案信息系統(tǒng)，應(yīng)根據(jù)不同的操作和利用內(nèi)容，分別設(shè)置不同的管理權(quán)限，加強(qiáng)系統(tǒng)訪問權(quán)限管理。二是加強(qiáng)設(shè)備及技術(shù)的安全防范。在傳統(tǒng)的檔案“八防”的同時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)設(shè)備和技術(shù)管理防范方面的力量，如對(duì)設(shè)備的檢測(cè)、檔案信息的多種載體備份以及服務(wù)器、監(jiān)控設(shè)備等的管控，確保檔案信息及信息系統(tǒng)的安全。三是從制度上嚴(yán)格控制，將安全風(fēng)險(xiǎn)控制在萌芽狀態(tài)。安全隱患最大的威脅是麻痹大意，必須牢固樹立安全第一的思想防線，將安全防護(hù)與檔案信息化建設(shè)同安排同部署，建立規(guī)范、科學(xué)、嚴(yán)格的管理制度，確保每一個(gè)環(huán)節(jié)、每一個(gè)關(guān)鍵接口的工作都有章可循、有制度可依，使得各項(xiàng)工作順利開展，確保檔案安全。

4.4 加強(qiáng)對(duì)檔案信息化建設(shè)人員的培養(yǎng)

人才是制約檔案信息化順利推進(jìn)的關(guān)鍵，只有加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培養(yǎng)，讓檔案管理人員充分認(rèn)識(shí)到信息化對(duì)檔案工作的重要性，發(fā)揮主觀能動(dòng)作用，適應(yīng)信息化建設(shè)的需要，才能順利推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。一是完善人才培養(yǎng)培育制度。在員工招聘時(shí)，應(yīng)遴選有一定信息化技術(shù)操作能力、有一定專業(yè)背景的人員充實(shí)到檔案管理工作中。二是對(duì)于一些學(xué)習(xí)能力加強(qiáng)、工作積極肯干的同志，派其到相關(guān)單位和學(xué)校學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案信息化管理理念和技術(shù)方法，到兄弟單位掛職鍛煉，在工作實(shí)踐中提升能力素質(zhì)，成為技術(shù)骨干。三是多舉行相關(guān)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和競(jìng)賽，以賽促學(xué)、以賽促干，進(jìn)一步增強(qiáng)檔案管理人員的榮譽(yù)感和自豪感。四是建立檔案人員的考核和評(píng)價(jià)機(jī)制，讓肯干肯學(xué)肯做的同志在考核中脫穎而出，享受一定的待遇和績(jī)效。五是要建立監(jiān)督檢查機(jī)制，進(jìn)一步激勵(lì)工作人員的積極性，最大限度地發(fā)揮檔案工作人員在檔案績(jī)效提升方面的價(jià)值和作用。

進(jìn)入信息化建設(shè)的新征程，檔案管理工作任重道遠(yuǎn)，有機(jī)遇，有挑戰(zhàn)。如何搶抓機(jī)遇，應(yīng)對(duì)挑戰(zhàn)，這是檔案部門及檔案工作者必須面對(duì)的問題。不進(jìn)則退，只有迎難而上，順應(yīng)時(shí)代潮流，將工作重心投入到檔案信息化建設(shè)的洪流中，才能使檔案管理工作適應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展，進(jìn)一步提升檔案管理工作績(jī)效，促進(jìn)檔案事業(yè)順利發(fā)展。

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（作者單位：山東省棗莊市城市管理發(fā)展服務(wù)中心）