新戰(zhàn)略下軍工企業(yè)涉外檔案管理中的問題與對策

■羅欽引

從黨的“十四大”提出把“走出去”作為國家策略，再到“一帶一路”戰(zhàn)略，其中對外發(fā)展是軍工企業(yè)國際化的最佳出路。在“走出去”和“一帶一路”政策的指導(dǎo)下，軍工企業(yè)作為央企的重要成員，也在加大對外合作，尋求更大的發(fā)展空間。毫無疑問，隨著涉外業(yè)務(wù)的逐年擴大，涉外檔案在軍工企業(yè)中的發(fā)展也受到了足夠的重視。其中存在的問題也值得深思并采取對策。

一、軍工企業(yè)涉外檔案的概念和內(nèi)容

(1)軍工企業(yè)涉外檔案的概念。從廣義上講，是指軍工企業(yè)在涉外業(yè)務(wù)和活動中產(chǎn)生、傳遞、留存并可供查閱的文件材料以及其他值得收集的部分。具體而言，是指軍工企業(yè)在海外項目、國際會議、國際展覽、國（境）外合作中直接形成的文字、圖片、音像資料。它是企業(yè)科研、國際交流、參展參研、對外軍事貿(mào)易、海外援建等活動的數(shù)據(jù)庫和客觀真實的反映。在此背景下，軍工企業(yè)涉外檔案的高效管理和有效利用顯得更為重要。

(2)軍工企業(yè)涉外檔案的內(nèi)容。軍工企業(yè)涉外檔案主要包括：①出訪團組申請表、團員名單、護照信息、日程安排、影像資料等。②國際學術(shù)會議交流、宣傳的文件和保密審批表。③國際合作任務(wù)審批表、跨團審批表、海外邀請函等。④由外國專家局審批的公職人員出國留學形成的論文、項目成果等。

二、軍工企業(yè)涉外檔案的特點

(1)體量大。根據(jù)工作實際分析，一個涉外項目產(chǎn)生的文書檔案往往可以達到數(shù)萬卷，而軍工單位開展海外業(yè)務(wù)的國家往往經(jīng)濟水平較差，基礎(chǔ)設(shè)施不發(fā)達，缺乏電子化基礎(chǔ)條件。

(2)復(fù)雜性。除海外項目外，骨干軍工企業(yè)參觀學習、國際學術(shù)會議、國防展覽的機會和數(shù)量逐漸增多，涉外檔案的來源也越來越復(fù)雜。

三、軍工企業(yè)涉外檔案管理中的不足之處

(1)涉外活動中的檔案資源管理的認識不足。經(jīng)過多年的涉外管理，我們可以看到，許多涉外檔案在查詢和利用時，有明顯的被動歸檔或補充歸檔的痕跡。①涉外管理人員的歸檔意識不強，不能充分認識到檔案的重要性。大部分檔案只收集不整理，歸檔不完整，不能滿足檔案管理的基本要求。②部分涉外管理人員外語能力不強，對外文資料不熟悉，對其保存價值有一定認識。

(2)涉外檔案缺乏有效的管理方式。通過調(diào)研發(fā)現(xiàn)，許多軍工企業(yè)的涉外檔案存在管理方式單一的現(xiàn)象，不能實現(xiàn)對涉外檔案資源多元化的建設(shè)和布局要求。涉外和黨內(nèi)數(shù)據(jù)信息統(tǒng)計缺乏針對性，影響檔案信息管理的部門不能起到發(fā)揮檔案資源管理的作用，影響檔案的利用價值。

(3)涉外檔案管理工作缺乏協(xié)調(diào)。在涉外檔案管理中，各部門之間缺乏協(xié)調(diào)。①在檔案集中管理的要求下，涉外檔案由涉外部門統(tǒng)一管理。在建立預(yù)歸檔后，就移交給檔案部門。在各單位的工作過程中，會出現(xiàn)各類檔案資源管理不協(xié)調(diào)的情況。相關(guān)部門以為涉外檔案資源管理和本職工作關(guān)系不大，應(yīng)該是涉外部門的事，認知的偏差導(dǎo)致了涉外檔案資源管理難度的增加。②涉外管理人員對相關(guān)檔案部門的工作了解不夠深刻，對涉外檔案資源的實施效果造成了不良的影響。

(4)涉外檔案的復(fù)查時效性較差。涉外檔案作為軍工企業(yè)對外工作的重要參考,對企業(yè)發(fā)展有著舉足輕重的作用。根據(jù)涉外檔案類別的不同,有時還會出現(xiàn)文件復(fù)審、更新、傳輸?shù)葐栴}。為了提升外事檔案管理工作效率,需要管理人員加強對外事檔案信息平臺的建設(shè),借助信息技術(shù)的優(yōu)勢,打造線上線下科學化檔案管理平臺,有效地提升管理人員的工作質(zhì)量。

四、軍工企業(yè)涉外檔案管理的對策

（一）管理層的重視是成功實踐的基礎(chǔ)

企業(yè)管理層對檔案管理的重視是檔案工作成功的基礎(chǔ)。這句話并不新鮮，是重中之重。十年前，我所在的軍工企業(yè)的涉外檔案工作還處于空白期。企業(yè)管理層對涉外業(yè)務(wù)的指導(dǎo)意見是先加強保密工作，完成任務(wù)，沒有提到涉外檔案，這對當時的涉外檔案管理是一個前所未有的挑戰(zhàn)。經(jīng)過幾年的努力，在上級領(lǐng)導(dǎo)和管理層的重視下，筆者所在的企業(yè)部署了涉外管理制度，每年進行涉外培訓(xùn)，制定了指導(dǎo)涉外檔案工作開展的規(guī)章制度，經(jīng)過多年的管理實踐，取得了一定的成效。

（二）編制和修訂頂層文件，指導(dǎo)涉外檔案管理工作

結(jié)合軍工企業(yè)涉外檔案管理的現(xiàn)狀，為實現(xiàn)涉外檔案管理的有效性、查詢性和利用性，應(yīng)制定和完善涉外檔案資源管理標準。①通過編制和修訂頂層文件，明確體系內(nèi)涉外檔案的管理內(nèi)容，在措施上制定或修訂涉外檔案管理的相關(guān)規(guī)定，確保涉外檔案管理的規(guī)范性。②明確檔案管理職責，確保各節(jié)點的順利交接。明確各節(jié)點的檔案信息收集目錄，充分保證其完整性。③根據(jù)企業(yè)的特點，增加新的預(yù)歸檔類別。

（三）創(chuàng)新信息管理手段，確保涉外檔案信息化程度

現(xiàn)階段，大部分軍工企業(yè)都部署了內(nèi)部涉外管理制度，使審批流程可視化。但在大部分涉外檔案管理中，仍采用傳統(tǒng)的信息錄入方式，這將導(dǎo)致檔案信息管理效率不高、人工投入大等問題。據(jù)調(diào)查，大部分軍工企業(yè)沒有設(shè)置涉外檔案管理的專職崗位。往往由涉外部門的相關(guān)人員兼職，不能投入過多精力。因此，要想實現(xiàn)涉外檔案管理的有效性，就要創(chuàng)新信用手段，保證涉外檔案的信息化程度。面對各系統(tǒng)產(chǎn)生的檔案來源，要認真研究和設(shè)計，確保對接順暢，減少冗余工作。

（四）積極開展培訓(xùn)，推進系統(tǒng)閉環(huán)進程

信息化背景下,涉外檔案信息管理人員處于整個檔案管理工作的核心地位,其個人素質(zhì)關(guān)系到整個檔案管理工作是否順利進行。為了加快數(shù)字化檔案管理建設(shè)，涉外檔案管理人員也要不斷提升個人綜合能力,提升職業(yè)素養(yǎng)。目前來看,涉外檔案種類繁多,文件冗雜,工作內(nèi)容也愈發(fā)復(fù)雜,在此過程中強化人才培訓(xùn)工作尤為重要。首先,軍工企業(yè)要宣傳涉外檔案管理工作的重要性,使相關(guān)工作人員從思想重視該工作,進而打造良好的工作環(huán)境,加快涉外檔案管理信息化建設(shè)的步伐。其次,管理人員還可以借助網(wǎng)絡(luò)平臺,與專業(yè)檔案管理人員在線進行交流學習,提升管理能力,使其與最新技術(shù)接軌,有效地提高人才的適應(yīng)性。再次,企業(yè)內(nèi)部可以定期開展學習交流會,相互交流管理經(jīng)驗,以社會發(fā)展趨勢為參考,調(diào)整日后方向,促進管理技術(shù)的有機融合,進一步推動軍工企業(yè)涉外檔案管理工作。同時，在涉外檔案載體日益復(fù)雜、形式多元化的情況下，為提高檔案收集和管理的有效性，應(yīng)開展有針對性的檔案管理和檔案信息化系統(tǒng)培訓(xùn)，以提高涉外檔案管理人員的意識和信息化程度，有效促進系統(tǒng)流程的閉環(huán)。

五、總結(jié)

綜上所述，為了提高現(xiàn)階段軍工企業(yè)涉外檔案資源管理的工作質(zhì)量，應(yīng)建立健全涉外檔案管理制度或?qū)⑸嫱鈾n案作為重點并納入涉外管理辦法，結(jié)合軍工企業(yè)工作實際，進行涉外檔案管理辦法的完善，及時認識到現(xiàn)階段中存在的問題，積極創(chuàng)新信息化手段、開展涉外檔案培訓(xùn)，進一步取得領(lǐng)導(dǎo)重視并繼續(xù)開展工作，促進涉外檔案工作的實踐及創(chuàng)新。在多年的涉外業(yè)務(wù)管理中，涉外檔案工作每上個臺階都與信息技術(shù)的發(fā)展有著密切關(guān)系。檔案工作從紙質(zhì)向電子轉(zhuǎn)變是趨勢，如何利用信息化手段保障電子檔案真實性唯一性，也是將來涉外檔案管理一個重要課題。