淺談快捷酒店的內(nèi)部控制

董倩

快捷酒店與其他行業(yè)不同，它是全天24小時對外營業(yè)，隨著顧客需求的不同，酒店服務(wù)呈現(xiàn)多樣化的特征，顧客對酒店的印象及滿意度會直接影響酒店的效益。酒店服務(wù)的差異性、多樣化及無形性給酒店經(jīng)營管理帶來了很大難度，因此，完善與加強(qiáng)酒店內(nèi)部控制是酒店經(jīng)營的重點(diǎn)，是其實現(xiàn)經(jīng)營目標(biāo)、增強(qiáng)競爭力的有效措施。

內(nèi)部管理控制

（一）前臺現(xiàn)金管理。酒店必須嚴(yán)格按照前臺備用金額進(jìn)行配備，且?？顚Ｓ?，不得私自挪用，未經(jīng)批準(zhǔn)不得借支，不許白條抵庫。前臺員工日常收現(xiàn)金時，須準(zhǔn)確清點(diǎn)、驗明錢幣真?zhèn)巍⒊粘?。在工作空閑時隨時對賬核對、賬實核對，現(xiàn)金抽屜隨用隨關(guān)，夜班現(xiàn)金入保險箱，備用金入保險柜。

（二）前臺賬務(wù)管理。促進(jìn)前臺人員標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范操作，是有效執(zhí)行內(nèi)部控制、提升業(yè)務(wù)水平的重要表現(xiàn)形式。有效管理基礎(chǔ)賬款信息，審核夜審收入，保障財務(wù)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性，及時糾正差錯，避免錯賬亂賬，減少跑賬風(fēng)險。

（三）日審管理。快捷酒店是出納兼任日審員工作。日審是指進(jìn)一步審核前臺夜審所作的收入報告，負(fù)責(zé)現(xiàn)金與應(yīng)收賬目、退房客賬與發(fā)票開具，費(fèi)用沖減與免費(fèi)房以及其他的統(tǒng)計、審核工作。出納對客房收入的日審，包括前臺收銀員交款報告、房間房態(tài)報表等，并結(jié)合次日的客房服務(wù)員清掃報表進(jìn)行核對，減少因“飛單”造成的經(jīng)濟(jì)損失。

內(nèi)部會計控制

（一）銷售與收款管理。大多數(shù)情況下，快捷酒店銷售與收款業(yè)務(wù)是同時進(jìn)行的，由于支付方式的改變，選擇微信、支付寶支付已成為一種趨勢，這些便捷的支付方式并不是實時到賬，斷網(wǎng)等客觀因素或者其他人為因素會導(dǎo)致跑單漏單，造成直接的經(jīng)濟(jì)損失?；槿藛T要重點(diǎn)檢查是否存在銷售與收款業(yè)務(wù)中不相容職務(wù)混崗的現(xiàn)象，檢查銷售收入是否及時入賬，核對應(yīng)收賬款、銀行存款對賬單和相應(yīng)的銷貨交易賬戶，驗證收款業(yè)務(wù)是否及時、正確。

（二）采購與付款管理。快捷酒店采購與付款通常需要經(jīng)過計劃—采購—驗收—付款的程序。各部門對所需的貨物項目編制申購清單，并且只能對經(jīng)過批準(zhǔn)的申購單發(fā)出訂購單，采購人員應(yīng)確定最佳的供貨商，確保供貨物美價廉。在貨到驗收時，應(yīng)核對收到的貨物是否與訂單相符，例如：數(shù)量、品名等，再核對貨物有無損壞，驗收合格后方可存儲。通常情況下，由申購人整理申購單、驗收單、銷售發(fā)票、銷貨清單等相關(guān)單據(jù)，交至部門經(jīng)理或店長以及酒店總經(jīng)理審批。會計人員審核單據(jù)、查驗貨物，確認(rèn)無誤后通知出納付款。由于申購貨物并不立即產(chǎn)生會計業(yè)務(wù)，應(yīng)重點(diǎn)審核購貨單據(jù)的完整性、賣方開具發(fā)票項目是否齊全、驗收記錄、貨物的質(zhì)量及供貨時間等，檢查現(xiàn)金實物與結(jié)算憑證記錄是否完整、付款是否準(zhǔn)確、是否存在差錯。

（三）成本與費(fèi)用管理。成本費(fèi)用控制不僅涉及內(nèi)容多、項目細(xì)，而且涉及的部門多、控制的協(xié)作性強(qiáng)，同時還具有不可逆轉(zhuǎn)性。企業(yè)經(jīng)營過程中必須加強(qiáng)成本和費(fèi)用的事前、事中控制，保障其發(fā)生的合理合法，防止損失的發(fā)生，設(shè)計一些嚴(yán)格、規(guī)范的控制流程，例如：制定標(biāo)準(zhǔn)、編制計劃、記錄物料消耗等。從審批、簽發(fā)、稽核、對賬等方面設(shè)置控制點(diǎn)，實現(xiàn)成本費(fèi)用控制流程化、規(guī)范化?？旖菥频甑某杀举M(fèi)用主要包括客房成本費(fèi)用、餐廳成本、人力資源成本、其他成本費(fèi)用。在企業(yè)經(jīng)營過程中，培養(yǎng)員工勤儉節(jié)約意識是成本費(fèi)用控制的前提，例如：使用二次用紙、節(jié)約用電等。然而，有些成本費(fèi)用是無法控制的，例如：固定資產(chǎn)折舊、房租等固定成本。因此，酒店成本費(fèi)用的控制主要針對餐飲成本、人力資源成本、能耗、客用品等。結(jié)合以上項目，制定成本預(yù)算和分析考核制度、加強(qiáng)財務(wù)管理和核算、強(qiáng)化內(nèi)部控制、加大考核力度是成本和費(fèi)用管理的重要手段。

（四）倉庫與盤點(diǎn)管理。規(guī)范的倉庫管理制度，是保證企業(yè)財產(chǎn)物資合理使用、日常經(jīng)營活動正常進(jìn)行的重要組成部分，主要包括入庫、出庫、保管等三個環(huán)節(jié)。入庫，就是核對送貨單上的數(shù)目是否與實際相符，檢驗質(zhì)量是否符合使用標(biāo)準(zhǔn)，若無異常，向部門經(jīng)理匯報，辦理入庫手續(xù)，開具入庫單。出庫，就是根據(jù)部門經(jīng)理審核通過的領(lǐng)料單發(fā)料，登記并整理進(jìn)銷存賬，交給財務(wù)部門進(jìn)行成本核算。保管，就是以先進(jìn)先出為原則，合理安排倉庫庫容并對每種物料貼上明確的標(biāo)簽，采取合理的保護(hù)措施，防止物資因人為或者客觀原因受到損壞。每月必須對庫存的用品、物料及其他物資進(jìn)行實地盤點(diǎn)，由財務(wù)人員抽查或監(jiān)盤，并由倉庫管理員填制盤點(diǎn)表一式三份，一聯(lián)倉庫留存，一聯(lián)交財務(wù)部，一聯(lián)交總經(jīng)理，并將實物盤點(diǎn)數(shù)與倉庫實物賬核對，如有損耗或升溢，應(yīng)查明原因，并做相應(yīng)記錄。

內(nèi)控制度建設(shè)

（一）建立健全人事管理制度。在保留原有招聘渠道的同時利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)交流工具，在各大社交媒體定期轉(zhuǎn)發(fā)酒店信息，吸引求職人員，定期開展酒店專場招聘會等。秉持讓員工滿意才能夠讓顧客滿意的理念去做培訓(xùn)，提高員工對酒店的歸屬感，從而有效降低酒店員工流失率。

（二）建立適當(dāng)?shù)穆氊?zé)分離制度。所謂“職責(zé)分離”指的就是一些不相容的職務(wù)不能由一個人來擔(dān)任。酒店應(yīng)建立和實施不相容職務(wù)分離制度，例如：一項業(yè)務(wù)不能完全由一人經(jīng)辦;錢、賬、物分管，庫管負(fù)責(zé)原材料的收、發(fā)、存和管理工作，并負(fù)責(zé)登記原材料的數(shù)量，而相關(guān)的賬務(wù)處理則由會計人員負(fù)責(zé)，并建立健全嚴(yán)格的憑證管理制度。

（三）建立授權(quán)審批制度。酒店的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動通常劃分為授權(quán)、簽發(fā)、核準(zhǔn)、執(zhí)行和記錄五個步驟。首先，授權(quán)進(jìn)行某項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)和執(zhí)行該項業(yè)務(wù)的職務(wù)要分離。其次，執(zhí)行某項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)和審核這些經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的職務(wù)要分離。另外，保管某些財產(chǎn)物資和核對實存數(shù)與賬存數(shù)的職務(wù)要分離，記錄明細(xì)賬和記錄總賬的職務(wù)要分離，登記日記賬和登記總賬的職務(wù)要分離。

（四）建立健全財務(wù)制度。酒店的財務(wù)人員應(yīng)遵守職業(yè)道德規(guī)范，熱愛本職工作，努力鉆研業(yè)務(wù)技能，使自己的知識和技能適應(yīng)具體從事的會計工作要求。與此同時，應(yīng)按照會計法律、法規(guī)、規(guī)章、規(guī)定進(jìn)行會計工作，保證所提供的會計信息合法、真實、準(zhǔn)確、及時、完整。

（五）建立健全內(nèi)部審核制度?？旖菥频暌?guī)模相對較小，應(yīng)設(shè)立內(nèi)部審計崗位來加強(qiáng)日常審核工作，并進(jìn)行后續(xù)教育，使他們能熟練掌握審計基本知識、基本技能，熟悉會計、經(jīng)濟(jì)管理、經(jīng)濟(jì)法規(guī)、計算機(jī)等相關(guān)知識，以適應(yīng)工作需要。