醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀及對(duì)策

劉瑞珊

摘要：檔案管理可以反映醫(yī)院的發(fā)展水平，提高醫(yī)療水平、科研水平、居民滿意度、工作效率方面發(fā)揮重要作用。人事檔案管理不僅需要對(duì)醫(yī)療人員工作進(jìn)行科學(xué)分類，還需要充分利用檔案發(fā)揮人才優(yōu)勢(shì)。但是醫(yī)院人事檔案管理存在許多漏洞，嚴(yán)重影響了醫(yī)院的正常發(fā)展。本文分析醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀，研究解決問題的對(duì)策，促進(jìn)醫(yī)院現(xiàn)代化的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;檔案管理;現(xiàn)狀;對(duì)策

引言：醫(yī)院檔案管理有助于更好的醫(yī)療、教學(xué)、科研的發(fā)展，醫(yī)院充分利用人事檔案資源的優(yōu)勢(shì)，在人員培訓(xùn)、制度建設(shè)、資源開發(fā)方面做好工作。而在深化醫(yī)療改革的基礎(chǔ)上，醫(yī)院人事檔案管理復(fù)雜化將逐步凸顯。但是，由于人員數(shù)據(jù)龐大，目前醫(yī)院人事檔案管理存在諸多問題，需要人事檔案管理部門認(rèn)真研究和解決。實(shí)施醫(yī)院人事檔案管理可以有效促進(jìn)醫(yī)院內(nèi)部人員工作的發(fā)展，進(jìn)一步優(yōu)化醫(yī)院服務(wù)水平，建立更加科學(xué)合理的人事管理機(jī)制。醫(yī)院應(yīng)加強(qiáng)對(duì)人事檔案工作的關(guān)注，改進(jìn)人事檔案管理系統(tǒng)，加強(qiáng)人事檔案設(shè)備錄入，提高檔案管理人員的綜合質(zhì)量，確保人事檔案更好地發(fā)揮發(fā)展作用。

1 醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 對(duì)檔案資源的重要作用認(rèn)識(shí)不足

檔案管理工作中需要檔案資料者和查閱使用者互相溝通，才能使檔案得到最大化利用。由于醫(yī)院檔案管理的人員、設(shè)備、資金短缺，人事檔案管理服務(wù)不能發(fā)揮。另外，由于醫(yī)院對(duì)人事檔案資源的重要作用認(rèn)識(shí)不足，大多數(shù)人事檔案都基于紙張為載體，導(dǎo)致檔案的數(shù)據(jù)查找困難，不會(huì)被大量使用。人事檔案內(nèi)容豐富，給醫(yī)院人員職稱變動(dòng)、工作調(diào)離提供便利，但是由于醫(yī)院懈怠相關(guān)管理工作，在實(shí)際工作中經(jīng)常出現(xiàn)人事檔案管理不規(guī)范的情況，不規(guī)范管理下還會(huì)引紙張損壞，出現(xiàn)某些資料的缺失，阻礙了人員資料的缺失。

1.2 人事檔案管理機(jī)構(gòu)不健全、管理不規(guī)范

目前醫(yī)院內(nèi)部的檔案管理制度不健全、管理不規(guī)范，導(dǎo)致數(shù)據(jù)無法有效組織和存儲(chǔ)，導(dǎo)致嚴(yán)重的人事檔案丟失問題。而一些醫(yī)院建立了人事檔案管理制度，但實(shí)施仍有很多缺點(diǎn)。此外，在檔案管理方面，一般包括管理文書檔案、科技檔案、財(cái)務(wù)檔案、視頻音箱檔案、醫(yī)院建設(shè)發(fā)展檔案、基建檔案、人事檔案、臨床醫(yī)學(xué)檔案、住院檔案等等。而人事檔案沒有專門的管理人員，導(dǎo)致沒有檔案管理不規(guī)范，管理模式分散，給醫(yī)院管理帶來極大不便。迄今為止，醫(yī)院人事檔案管理還沒有科學(xué)、統(tǒng)一的管理系統(tǒng)和標(biāo)準(zhǔn)，很多管理思路都沒有得到有效實(shí)施，因此許多需要人事檔案管理都是人力資源部門按照自己的理解和實(shí)踐進(jìn)行管理的。在人事檔案管理過程中，如果沒有完善的管理制度，很多管理工作就會(huì)缺乏有效的支持和保證，不能充分監(jiān)督和控制人事檔案管理工作，很多管理工作的實(shí)施都是浮于表面的，無法滿足人員考核工作的需求，因此不能有效地展示檔案管理工作的價(jià)值。

1.3 檔案專業(yè)人員素質(zhì)亟待提高

許多進(jìn)入醫(yī)院人事檔案管理相關(guān)部門的人員實(shí)際上并不具備人事檔案管理專業(yè)知識(shí)，不了解人事檔案管理的重要性。近年來，隨著信息化的持續(xù)發(fā)展，醫(yī)院注重培養(yǎng)醫(yī)療人員的引進(jìn)和繼續(xù)教育，對(duì)人事檔案管理人員的培養(yǎng)不在計(jì)劃之內(nèi)，甚至醫(yī)院的人事檔案管理人員已被轉(zhuǎn)移到其他職位，導(dǎo)致很多人事檔案管理人也沒有動(dòng)力繼續(xù)發(fā)展。最后，檔案團(tuán)隊(duì)是人事檔案管理的重要組成部分，目前人事檔案管理團(tuán)隊(duì)的綜合水平相對(duì)有限，不能滿足醫(yī)院的特定需要，許多工作的實(shí)施受到限制。目前，隨著對(duì)檔案工作的需求不斷增長(zhǎng)，人事檔案管理也面臨著巨大的挑戰(zhàn)。如何建立人事檔案管理人員隊(duì)伍已成為關(guān)系到醫(yī)院的發(fā)展。

1.4 檔案信息化管理水平不高

隨著醫(yī)院工作量的增加，檔案數(shù)量顯著增加，因此人事檔案管理的信息化作用逐漸顯現(xiàn)。但許多醫(yī)院信息化管理水平不高，主要是醫(yī)院檔案信息化管理資金不足，檔案信息化管理不具備必要的基礎(chǔ)設(shè)施，管理技術(shù)落后，嚴(yán)重制約了人事檔案管理信息化水平的提高;第二，醫(yī)院人事檔案管理人員自身計(jì)算機(jī)技能不完善，無法靈活操作管理設(shè)備，很少用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理檔案，基本上采用人工收集、檢索，難以實(shí)現(xiàn)多類檔案歸檔，醫(yī)院人事檔案管理相對(duì)混亂。第三，在人事檔案管理工作的過程中，針對(duì)一些新的管理技術(shù)，例如信息化管理得到了利用，但總體管理手段仍然與實(shí)際管理工作的需要有一定差距。當(dāng)前人事檔案管理先進(jìn)設(shè)備的投入比較有限，許多管理設(shè)備沒有有效更新，管理工作不能滿足實(shí)際需要。

2 加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理的對(duì)策

2.1 重視人才培養(yǎng)，提高人員素質(zhì)

為了進(jìn)一步推進(jìn)醫(yī)院人事檔案管理的優(yōu)化和創(chuàng)新，醫(yī)院加強(qiáng)人事檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)和技能培訓(xùn)，進(jìn)行學(xué)術(shù)教育，更新專業(yè)知識(shí)，有效提高人事檔案管理團(tuán)隊(duì)的整體質(zhì)量，不斷提高管理人員的專業(yè)知識(shí)、操作技能、檔案資源的利用。第二，在實(shí)際工作中，醫(yī)院管理建立現(xiàn)代化的管理管理體制，使檔案工作人員和醫(yī)院其他人員認(rèn)識(shí)到人事檔案管理的重要性，改善人事檔案管理系統(tǒng)。要通過制定晉升考核補(bǔ)貼等激勵(lì)機(jī)制，推動(dòng)人事檔案管理人員自我完善，在考核中納入相關(guān)指標(biāo)，有效改善管理人員的工作熱情，推進(jìn)人事檔案管理。在制定人事檔案管理系統(tǒng)時(shí)，醫(yī)院需要成立專業(yè)和經(jīng)驗(yàn)豐富的人事檔案管理工作小組，收集和組織醫(yī)院不同部門和部門的檔案，通過人才制定最科學(xué)完善的人事檔案管理系統(tǒng)。第三，醫(yī)院人事檔案管理部門的工作質(zhì)量，特別是管理人才的質(zhì)量，直接影響著醫(yī)院管理水平的提高。高質(zhì)量的人事檔案管理人員可以使用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)分析檔案，促進(jìn)醫(yī)院人事檔案管理的快速發(fā)展。因此，可以采用引進(jìn)專業(yè)的管理人才，給人事檔案管理工作帶來活力。第四，可以建立科學(xué)的薪酬和懲罰機(jī)制，刺激和約束人事檔案管理人員的工作狀況，促進(jìn)人事檔案管理系統(tǒng)的順利實(shí)施。醫(yī)院要培養(yǎng)人事檔案管理人員的思想，使他們改變負(fù)面想法，具有良好的職業(yè)道德，并且提高思維能力。第五，醫(yī)院必須明確人事檔案管理范圍，并將系統(tǒng)制定、實(shí)施和執(zhí)行納入人事檔案管理人員的職責(zé)評(píng)估中，進(jìn)一步提高檔案服務(wù)能力和服務(wù)水平。制度化管理已成為新時(shí)代管理的必然趨勢(shì)，醫(yī)院需要建立檔案收集系統(tǒng)、檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)和檔案利用系統(tǒng)。其中，引進(jìn)現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)進(jìn)行人事檔案管理，就需要員工更改傳統(tǒng)思想，更清楚地了解人事檔案管理實(shí)際工作情況，進(jìn)行現(xiàn)代化管理。

2.2 普及檔案法，提高管理者檔案意識(shí)

普及檔案法，提高管理者檔案意識(shí)是人事檔案管理的前提。從措施方面，必須制定相應(yīng)的考核體系，各部門的考核目標(biāo)中納入人事檔案管理，責(zé)任應(yīng)該分配給與檔案相關(guān)的人。只有這樣，才能順利進(jìn)行醫(yī)院人事檔案管理工作。檔案的管理并不是沒有相關(guān)的參考依據(jù)的，而是有相應(yīng)的《檔案法》管控，《檔案法》可以促進(jìn)人事檔案管理更加標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)行。人事檔案管理者應(yīng)該提高意識(shí)，主動(dòng)參與管理，普及《檔案法》，強(qiáng)化醫(yī)院人事檔案管理模式，逐步完善醫(yī)院管理模式內(nèi)容，促進(jìn)醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理水平。管理者利用《檔案法》，進(jìn)行檔案書寫規(guī)則的管控，加強(qiáng)檔案書寫標(biāo)準(zhǔn)培訓(xùn)。另外，管理員從管理細(xì)節(jié)入手，做好不同層次和渠道的人事檔案資源發(fā)展工作，為醫(yī)院醫(yī)療、教學(xué)、科研、臨床實(shí)踐提供可靠準(zhǔn)確的參考資料，促進(jìn)醫(yī)院更好地共享信息，實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值最大化。

2.3 醫(yī)院人事檔案管理機(jī)制的構(gòu)建

當(dāng)前，醫(yī)院人事檔案管理機(jī)制的構(gòu)建非常重要。隨著社會(huì)的發(fā)展，管理人員可以統(tǒng)一分類和管理各個(gè)部門的數(shù)據(jù)，并執(zhí)行各種分類。以前，各個(gè)部門管理各個(gè)部門，丟失檔案很容易?，F(xiàn)在，所有人事檔案都以統(tǒng)一的方式管理和分類，從而逐漸提高人事檔案管理人員的專業(yè)水平，使人事檔案管理系統(tǒng)變得越來越完善。醫(yī)院應(yīng)建立和改進(jìn)人事檔案管理機(jī)制。如果管理機(jī)制不完善，導(dǎo)致檔案存儲(chǔ)和收集。因此，醫(yī)院實(shí)施管理機(jī)制，設(shè)立人事檔案管理機(jī)構(gòu)，以便將責(zé)任分配給人力資源部門。每位員工必須遵守人事檔案管理機(jī)制，提高工作效率，使人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化。此外，醫(yī)院還可以收集所有人員的檔案、信息和資源，在職稱變動(dòng)、干部任免、人員業(yè)績(jī)方面做好工作，為醫(yī)院管理機(jī)制的構(gòu)建的服務(wù)。

2.4 注重檔案歸檔的作用

受管理體系因素的影響，醫(yī)院各科室之間相互獨(dú)立，醫(yī)院人事檔案歸檔不及時(shí)，各個(gè)科室人員資料不能及時(shí)上交，致使人事檔案收集缺失，缺乏大量數(shù)據(jù)，所以人事檔案管理十分混亂。人事檔案儲(chǔ)存在人力資源管理部門。在檔案歸檔過程中，不同規(guī)定直接增加人事檔案管理的難度。另外，醫(yī)院內(nèi)部工作人員無法正確認(rèn)識(shí)影響檔案歸檔的重要作用，使醫(yī)院檔案始終處于不可控的狀態(tài)。醫(yī)院檔案歸檔的及時(shí)性是為人事檔案管理提供重要基礎(chǔ)，因此，必須密切關(guān)注檔案歸檔的作用，協(xié)調(diào)不同部門的數(shù)據(jù)管理，從技術(shù)和管理上把各部門融為一體，確保數(shù)據(jù)傳輸和檔案歸檔的及時(shí)性，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案歸檔管理的順利發(fā)展，并且共享醫(yī)院檔案的信息內(nèi)容。此外，醫(yī)院還需要不斷增強(qiáng)員工的檔案歸檔意識(shí)，全面研究不同部門的檔案數(shù)據(jù)特性，對(duì)它們進(jìn)行分類整理，確保人事檔案管理和檔案歸檔的統(tǒng)一。在此基礎(chǔ)上，醫(yī)院不同部門傳遞的檔案信息應(yīng)該得到補(bǔ)充，以進(jìn)一步優(yōu)化醫(yī)院檔案歸檔的使用效果。最后，加強(qiáng)醫(yī)院檔案歸檔管理，可以有效提高檔案歸檔利用率。在這方面，管理員必須增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，充分完成工作，并從管理細(xì)節(jié)入手，要注意提高專業(yè)能力，做好不同層次和渠道的檔案歸檔資源發(fā)展工作，為醫(yī)院醫(yī)療、教學(xué)、科研、臨床實(shí)踐提供可靠準(zhǔn)確的參考資料。同時(shí)，檔案歸檔需要在編譯和調(diào)查方面做好，向用戶提供更有效的信息。確保滿足醫(yī)院各種業(yè)務(wù)活動(dòng)的需求，以加強(qiáng)檔案歸檔利用、醫(yī)院信息連接，更好地共享檔案信息，實(shí)現(xiàn)檔案歸檔價(jià)值最大化，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益。

2.5 重視醫(yī)院人事檔案管理規(guī)劃

重視醫(yī)院人事檔案管理規(guī)劃是醫(yī)院管理創(chuàng)新和改革的重要方向，也是確保醫(yī)療體系發(fā)展的重要措施。除了對(duì)傳統(tǒng)的文書和音像檔案外，還要積極促進(jìn)人事記錄規(guī)范構(gòu)建，促進(jìn)醫(yī)院穩(wěn)定和諧發(fā)展。寫人事記錄時(shí)，檔案管理人員必須按照人事記錄的標(biāo)準(zhǔn)，以嚴(yán)格的工作態(tài)度，確保人事記錄寫作的準(zhǔn)確性。同時(shí)，要加強(qiáng)人事記錄規(guī)范要求的醫(yī)務(wù)人員培養(yǎng)，從根本上進(jìn)行人事記錄，標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)際行為，確保人事記錄質(zhì)量，為人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化提供基本保證。此外，要完善監(jiān)督體制，定期開展人事記錄定點(diǎn)檢查，設(shè)置相應(yīng)的薪酬和處罰，加快醫(yī)院人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程。人事檔案管理在醫(yī)院中發(fā)揮著重要的作用，也在醫(yī)院未來的發(fā)展中發(fā)揮著不可或缺的作用。根據(jù)醫(yī)院未來發(fā)展趨勢(shì)，醫(yī)院將逐步擴(kuò)大，人事檔案管理需要更加明確和完善。目前需要持續(xù)加大對(duì)人事檔案管理建設(shè)規(guī)劃。在醫(yī)院發(fā)展中，檔案中存在的信息量也越來越多，人事檔案管理人員的要求也越來越高。醫(yī)院檔案還包括許多數(shù)據(jù)和研究成果，通過檔案可以了解醫(yī)院的醫(yī)療成果和醫(yī)療技術(shù)。醫(yī)院要加強(qiáng)員工管理規(guī)劃，將人事檔案管理添加到規(guī)章中，注意檔案是否完整和標(biāo)準(zhǔn)化，提高醫(yī)院的整體工作效率。另外，重視醫(yī)院人事檔案管理規(guī)劃，醫(yī)院還需要加強(qiáng)對(duì)不同類型檔案的戰(zhàn)略目標(biāo)的制定，以有效改善檔案資源的發(fā)展和利用率。其中，醫(yī)院的人事檔案應(yīng)隨時(shí)提交，從而充分發(fā)揮檔案的價(jià)值，有效地改善人事檔案的利用率。重視醫(yī)院人事檔案管理規(guī)劃，以便及時(shí)更新檔案信息，實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)管理，保證醫(yī)院檔案信息的全面性和實(shí)用性。最后，制定醫(yī)院中長(zhǎng)期規(guī)劃時(shí)，根據(jù)醫(yī)院發(fā)展規(guī)模和需要，應(yīng)持續(xù)加大投資，改進(jìn)人事檔案管理建設(shè)，使人員配置、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、管理水平與人事檔案管理相適應(yīng)，促進(jìn)醫(yī)院的發(fā)展。

2.6 全面建設(shè)檔案的信息化管理工作

人事檔案管理信息化是一種基于計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息處理技術(shù)發(fā)展的管理模式，可以整合、分析和管理檔案。人事檔案管理人員除了能夠收集、比對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案檔案外，人事檔案管理人員還需要了解如何運(yùn)行計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)字技術(shù)等。在這方面，醫(yī)院需要定期組織人事檔案管理人員培訓(xùn)，增加人事檔案管理人員對(duì)信息技術(shù)應(yīng)用，不斷改善人事檔案管理效率。人事檔案管理人員應(yīng)該積極學(xué)習(xí)，積累工作經(jīng)驗(yàn)，利用技術(shù)積極創(chuàng)新管理方法，發(fā)揮醫(yī)院檔案的作用。其次，通過構(gòu)建信息管理平臺(tái)，可以實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案的信息網(wǎng)絡(luò)共享和多渠道動(dòng)態(tài)管理。信息管理平臺(tái)的應(yīng)用可以有效改善醫(yī)院人事檔案管理的效率和質(zhì)量，有效降低工作成本，確保檔案信息訪問的便利性和安全性。為了提高現(xiàn)代化水平，醫(yī)院應(yīng)根據(jù)的實(shí)際情況和檔案系統(tǒng)信息的相關(guān)規(guī)定，加強(qiáng)檔案數(shù)字信息管理平臺(tái)的建設(shè)。人事檔案管理人員可以借助管理平臺(tái)及時(shí)獲取醫(yī)院管理中生成的所有信息和數(shù)據(jù)，有效擴(kuò)大檔案的建立范圍，及時(shí)提交傳統(tǒng)人事檔案管理的漏洞，有效解決信息不完整問題。加強(qiáng)人事檔案管理信息化，改進(jìn)管理方法，將檔案信息集成到醫(yī)院信息管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中，并監(jiān)管檔案的形成、收集、匹配、發(fā)展和利用，逐步從傳統(tǒng)的人工管理轉(zhuǎn)變?yōu)橛?jì)算機(jī)管理。運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案資源的內(nèi)部局域網(wǎng)和資源共享，進(jìn)一步提高人事檔案管理現(xiàn)代化水平。同時(shí)，醫(yī)院需要注意檔案的編輯和研究工作，加強(qiáng)人事檔案管理人員編制和研究信息化能力，以便始終按照分類提交各個(gè)醫(yī)院檔案。傳統(tǒng)管理思想認(rèn)為，檔案部門不是主要職能部門或臨床工作。因此，醫(yī)院人事檔案管理存在一些問題，包括不完善的管理模式和不完善的管理組織。根據(jù)傳統(tǒng)的管理理念和管理要求，醫(yī)院設(shè)置的綜合檔案主要管理文書檔案、財(cái)務(wù)檔案和部分影像檔案，臨床、醫(yī)技形成的檔案由相對(duì)部門自行管理。人事檔案管理人員通常為非專業(yè)人員，不利于檔案資源使用和共享，但不能保證原始檔案的真實(shí)性，未來是否使用檔案還有待討論。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)院收費(fèi)由計(jì)算機(jī)管理，取消了傳統(tǒng)的患者收費(fèi)模式。收據(jù)以電子表單進(jìn)行存儲(chǔ)。在此基礎(chǔ)上，不進(jìn)行統(tǒng)一管理就會(huì)導(dǎo)致某種信息的丟失，或者醫(yī)療人員查詢需要很多時(shí)間，或者查詢不到自己想要的檔案，所以醫(yī)院需要統(tǒng)一人事檔案管理模式，培訓(xùn)人事檔案管理人員操作最新設(shè)備的能力，讓人事檔案管理人員在短時(shí)間內(nèi)完成不同類型檔案信息的檔案和統(tǒng)計(jì)，為全面改善檔案資源利用率奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

3 結(jié)束語

人事檔案管理促進(jìn)醫(yī)院的日常工作和醫(yī)院未來的發(fā)展。但是，在實(shí)施人事檔案管理的過程中，還存在許多問題，醫(yī)院人事檔案利用率并不高。醫(yī)院應(yīng)正確認(rèn)識(shí)全面人事檔案管理的不足，加強(qiáng)檔案歸檔，有利于醫(yī)院的醫(yī)療、臨床、科研、教學(xué)工作，改進(jìn)相應(yīng)的人事檔案管理機(jī)制，促進(jìn)檔案信息化管理，進(jìn)一步提高檔案資源利用效率，促進(jìn)醫(yī)院服務(wù)水平的提高，進(jìn)一步構(gòu)建現(xiàn)代醫(yī)療體系。在加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理方面，醫(yī)院需要增加資本投資，引入先進(jìn)的設(shè)備和管理技術(shù)，建立完善的規(guī)章，使人事檔案管理更加標(biāo)準(zhǔn)化，提升人事管理水平，促進(jìn)醫(yī)院的發(fā)展，構(gòu)建和諧社會(huì)。

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