信息化時代背景下醫(yī)院檔案管理的創(chuàng)新研究

彭婧榮

【摘要】隨著信息的發(fā)展，在醫(yī)院檔案工作中，運用了大量的信息技術(shù)，轉(zhuǎn)變了檔案管理的傳統(tǒng)模式，提高了檔案管理的工作效率，并且有利于檔案的查詢和保存。與傳統(tǒng)的檔案管理不同，當(dāng)代醫(yī)院的檔案管理涉及的內(nèi)容更多，因此，在信息化的背景下，醫(yī)院檔案管理應(yīng)該積極尋求創(chuàng)新，提高檔案管理的水平，為醫(yī)院其他管理工作提供保障。本文分析了在信息化時代下，醫(yī)院檔案管理：工作的現(xiàn)狀并針對存在的問題，提出了創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理的策略。

【關(guān)鍵詞】信息化時代背景;醫(yī)院檔案管理;創(chuàng)新研究

一、 信息化時代背景下醫(yī)院檔案管理的重要性

（一）加強院史檔案的宣傳，有利于激發(fā)醫(yī)院職工工作熱情，增強醫(yī)院發(fā)展內(nèi)動力！

加強醫(yī)院檔案如《院志》及醫(yī)院黨群、行政方面的管理和宣傳，將醫(yī)院發(fā)展史上的重大事項以院史展覽室（榮譽室）、圖片展板、VCD解說片、畫冊等形式加以宣傳展覽，讓職工了解醫(yī)院興衰發(fā)展的歷史，增強發(fā)展信心，增強責(zé)任感，為醫(yī)院精神文明建設(shè)與醫(yī)院文化建設(shè)增添新的內(nèi)容。云陽縣人民醫(yī)院于2020年就依托80周年院慶活動載體，采取了以上形式對醫(yī)院發(fā)展史等檔案加以宣傳，進- 步激發(fā)了職工的工作熱情，從而增強醫(yī)院科學(xué)發(fā)展的內(nèi)動力。2013年錄制的《云陽縣人民醫(yī)院鞏固市級文明單位創(chuàng)建成果專題片》、2018年錄制的《云陽縣人民醫(yī)院二甲復(fù)審專題片》、2019年5月錄制的《至善生命譜寫健康新篇--云陽縣人民醫(yī)院發(fā)展歷程宣傳短片》等，這些具有歷史價值的紀(jì)錄片，展現(xiàn)了醫(yī)院全面發(fā)展的新歷程，展現(xiàn)了云陽縣人民醫(yī)院職工奮發(fā)向上的昂揚激情與嶄新的精神面貌，激勵著全院職工繼續(xù)開拓創(chuàng)新，抓鐵有痕，踏石留印，奮發(fā)有為，為創(chuàng)建國家三級甲等醫(yī)院、建成區(qū)域醫(yī)療中心增添不懈動力。

（二）加強文書檔案的分析，促進醫(yī)院決策的科學(xué)化與系統(tǒng)化

醫(yī)院檔案特別是黨群決策性文書、醫(yī)院歷次改革等方面檔案，為醫(yī)院現(xiàn)代化管理提供了可靠依據(jù)，有利于醫(yī)院管理決策的科學(xué)化、系統(tǒng)化，能促進醫(yī)療技術(shù)水平和服務(wù)質(zhì)量的不斷提高，進一步提高醫(yī)院的競爭力。以云陽縣人民醫(yī)院為例，在探索新醫(yī)改過程中，醫(yī)院檔案管理人員為院部提供大量涉及醫(yī)院歷次改革的原始檔案，并起草總結(jié)分析報告，為院部在科學(xué)決策時提供了可靠依據(jù)。? 院部依據(jù)檔案分析報告，探索出“以培育重點?？坪吞厣珜？脐犖闉楹诵?，以學(xué)科建設(shè)為中心，以科研教學(xué)為創(chuàng)新力 ”的發(fā)展戰(zhàn)略，并確定了醫(yī)院建設(shè)國家三級甲等醫(yī)院、建成區(qū)域性醫(yī)療中心的發(fā)展目標(biāo)。這些科學(xué)決策，使醫(yī)院加快了科學(xué)發(fā)展步伐，提高了在區(qū)縣醫(yī)院中的影響力。。

（三）加強科研檔案的利用，有利于醫(yī)學(xué)科研成果的開發(fā)、推廣和應(yīng)用，更好地為病人服務(wù)

要加快醫(yī)院科研進程。取得更多的科研成果，就必須要掌握大量充分可靠的醫(yī)學(xué)資料，這些醫(yī)學(xué)資料，來源于醫(yī)院原有的科研項目檔案、臨床開展新技術(shù)新項目的統(tǒng)計分析等方面的檔案內(nèi)容，然后通過學(xué)術(shù)交流、論證后，更好的推廣、運用于臨床，能讓醫(yī)務(wù)人員在科研活動中吸取前人經(jīng)驗，少走彎路，節(jié)省人力、物力、財力，進一步提高醫(yī)療質(zhì)量與醫(yī)療技術(shù)。對調(diào)整各項技術(shù)指標(biāo)，開展新業(yè)務(wù)、新技術(shù)中提供真實、準(zhǔn)確、科學(xué)的依據(jù)。更好為病人服務(wù)。近三年來，我院獲得國家實用新型發(fā)明專利12項，引進開展新技術(shù)新項目300余項，市級臨床重點專科3個，重慶市區(qū)域醫(yī)療重點學(xué)科2個，縣級臨床重點?？?個，全院發(fā)表科研論文研論文200余篇，中文核心期刊、統(tǒng)計源期刊論文60余篇。市級科研成果3項，縣級科技等獎8項。這些科研成果的取得，離不開醫(yī)院加強檔案管理規(guī)范化的重要作用，提高了醫(yī)院的醫(yī)療技術(shù)水平，讓病人得到更有效的治療。

（四）加強病歷檔案、設(shè)施設(shè)備檔案的管理，有利于維護醫(yī)患雙方利益，減少醫(yī)療糾紛，確保醫(yī)院穩(wěn)定發(fā)展;有利于排查醫(yī)院安全隱患。

病歷檔案是醫(yī)療活動中維護醫(yī)患雙方利益的法律依據(jù)。加強病歷檔案的管理，規(guī)范簽收、裝訂、整理、歸檔、檢查保管、索引登記、編目、錄入、保密、儲存及借閱等工作，對于處理醫(yī)療糾紛、減少醫(yī)鬧、保證醫(yī)院穩(wěn)定的工作秩序具有不可替代的作用。以往年為例，該院在解決醫(yī)鬧事件中， 患方不走法律程序，無理取鬧素要巨額賠款之時，醫(yī)院以正當(dāng)法律程序，要求患方通過正當(dāng)途徑，通過上級專家對病歷檔案的簽定，確認醫(yī)院有無過錯，最終讓患方理解并配合調(diào)解，停止醫(yī)閑，恢復(fù)醫(yī)院正常的醫(yī)療秩序。

加強醫(yī)院設(shè)施設(shè)備的檔案管理，掌據(jù)醫(yī)療設(shè)施設(shè)備的使用性能，加強使用率的分析，能更有效的保證醫(yī)療設(shè)備的利用效果，確?；颊咴诮邮茚t(yī)療服務(wù)中的安全性和準(zhǔn)確性。在醫(yī)院基礎(chǔ)建設(shè)檔案管理方面，對基本建設(shè)、施工、到竣工工作形成? 檔案分析等系列檔案資料，能保證維修、改造、重建不受影響和損失。

二、醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀和存在的問題

隨著信息化社會的發(fā)展，醫(yī)院也在檔案管理上采取了措施，將信息化技術(shù)運用到檔案管理中，并獲得了較好的效果。目前， 醫(yī)院檔案的原始資料多，檔案的來源多樣，因此，在檔案管理工作中仍然存在著眾多的不足之處：

（一）管理技術(shù)落后，硬件設(shè)施老化?，F(xiàn)代醫(yī)院檔案管理對網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和設(shè)備具有極大的依賴性，當(dāng)網(wǎng)絡(luò)出現(xiàn)異?；蛘甙l(fā)生故障時，就會極大影響檔案資源的開發(fā)和利用。因此，要加強對檔案的管理工作，醫(yī)院檔案管理不僅僅拘泥于手工操作和相關(guān)人工分類操作，隨之引進現(xiàn)代化管理軟件以完善各項檔案管理運行機制。及時進行備份，防止檔案的丟失，避免影響醫(yī)院其它管理工作的開展。

（二）重視程度不夠，專業(yè)人才緊缺。醫(yī)院檔案管理工作中涵蓋著大量的原始材料，數(shù)據(jù)信息量大，很多醫(yī)院對檔案管理的重視不足，管理人員缺乏有效的管理意識。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)通常情況下均會將注意力放在醫(yī)院硬件建設(shè)和硬件發(fā)展之上，醫(yī)院檔案建設(shè)工作被嚴重忽略。醫(yī)院檔案管理人員群體以醫(yī)院行政人員為主，學(xué)歷較低，專業(yè)知識水平有待提升、管理水平局限。大多數(shù)以兼職形式產(chǎn)生。具體的科室部門之間分工不明確，不能及時進行信息的交流，難以實現(xiàn)信息共享。

（三）收集不及時，歸檔不科學(xué)。醫(yī)院辦公室檔案主要分為臨床科室文書內(nèi)容和后勤部文書內(nèi)容以及外單位文書內(nèi)容等，檔案管理人員較為匱乏，醫(yī)院臨床不同類型人員檔案收集不及時，有時檔案書寫過程中也會滋生諸多弊病。

三、信息化時代下創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理的措施

信息化建設(shè)的發(fā)展有利于推進我國現(xiàn)代化建設(shè)的發(fā)展，在信息化時代下，加強檔案的管理水平，就要不斷創(chuàng)新醫(yī)院的檔案管理方式和方法。

（一）聚焦檔案管理重要性的認識

在醫(yī)院的現(xiàn)代化管理中，需要依據(jù)檔案的綜合管理工作，促進各項工作的開展。比如人力資源的調(diào)配工作、醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)在制定重大的決策時，提高決策的科學(xué)性，都會參考有關(guān)的檔案資料。因此，要更新醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理觀念，逐漸轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理理念，減少人力的投入，更多地依賴于信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，提高檔案管理的自動化水平。更新醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)檔案管理觀念，才能強化對檔案管理人員業(yè)務(wù)水平培養(yǎng)，提高他們的管理意識，使醫(yī)院檔案管理工作可以實現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展。

（二）聚焦推動網(wǎng)絡(luò)設(shè)備建設(shè)

醫(yī)院檔案管理的優(yōu)化應(yīng)積極突破傳統(tǒng)管理模式的束縛，不斷完善醫(yī)院信息化建設(shè)，對檔案管理信息化建設(shè)做出進一步優(yōu)化。重點主要涉及到專題分類、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，以及流程簡化等方面的內(nèi)容，醫(yī)院應(yīng)注重自動化辦公系統(tǒng)建設(shè)。對于檔案信息管理來講，若能夠?qū)⑨t(yī)院各項工作產(chǎn)生的檔案信息都恰當(dāng)?shù)挠涗浀酵粋€系統(tǒng)當(dāng)中。目前，很多醫(yī)院相維建立了微機局域網(wǎng)，既為信息的交流提供保障，又實現(xiàn)打印、掃描的功能，從而進一步實現(xiàn)信息的輸出為人們所利用。微機不僅大幅度減輕管理人員的工作負擔(dān)，也能夠確保各項管理措施的高效、有序落實。同時，通過對電子文件歸檔、管理流程做出進一步規(guī)范，也能夠充分保障具有較高價值的檔案可以得到完整保存，以此來推動醫(yī)院檔案管理工作向數(shù)字化、系統(tǒng)化，以及信息化方向發(fā)展。

（三）聚焦檔案立卷管理工作

立卷管理工作要逐漸形成科學(xué)完善的循環(huán)系統(tǒng)。一方面， 涉及到檔案信息資源的源頭儲備立卷管理，應(yīng)對檔案信息資源立卷質(zhì)量進行實時把關(guān)，以此來促進檔案歸檔資料利用價值的提升。對已完成搜集匯總的檔案應(yīng)做出科學(xué)完善的立卷管理，是歸檔工作可用性、完整性的有力保障。另一方面，源頭立卷管理工作的加強，不僅需要檔案管理部門的重視，更是需要醫(yī)院各個科室之間的相互協(xié)調(diào)與配合，以此來促進相關(guān)工作人員責(zé)任心、積極性的不斷提升，并將每個科室在檔案立卷管理方面做出努力的相關(guān)人員，納入年終考核，對做出突出貢獻的部門、科室給了相應(yīng)的精神、物質(zhì)獎勵。只有這樣才能夠為醫(yī)院及病員提供及時、全面的信息資源。

（四）聚焦檔案知識宣傳力度

檔案的建立和管理要依據(jù)相關(guān)的法律標(biāo)準(zhǔn)，醫(yī)院要嚴格按照對應(yīng)的法律法規(guī)，對全體人員進行檔案宣傳教育，使全體人員認識到檔案管理的重要性。另外，醫(yī)院要重點發(fā)展檔案管理工作，將其作為醫(yī)院規(guī)劃的重點任務(wù)，并且要完善檔案管理人員的薪酬制度，加大檔案管理的投入，推動檔案管理工作的有效運行。

（五）聚焦紙質(zhì)檔案與電子檔案互補存檔

面對快速發(fā)展的信息時代，日前我院己大膽實踐將電子病歷系統(tǒng)融合并正式運行，OA 辦公系統(tǒng)也開始運行，將電子檔案與紙質(zhì)檔案互補有檔，這是我院加快信息化建設(shè)的積極探索，為醫(yī)院現(xiàn)代化檔案管理奠定了堅實的基礎(chǔ)，目前需要進步加強醫(yī)院電子檔案的規(guī)范管理，這樣才能更好地發(fā)揮醫(yī)院檔案的作用，提高醫(yī)院檔案的利用率，更好地為醫(yī)院科學(xué)發(fā)展、保障基層人民健康服務(wù)。

結(jié)語：

綜上所述，在醫(yī)院的管理中，傳統(tǒng)死板、單一的管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)新時期醫(yī)院檔案管理的實際需求，但是檔案管理工作的重要性越來越突顯。目前，我國在檔案管理工作上還存在著一些不足之處， 管理人員的素質(zhì)不高、檔案管理意識不足，信息化建設(shè)落后等，因此要加大對這方面的管理力度，促進醫(yī)院的長效發(fā)展，進而提高我國醫(yī)院的競爭優(yōu)勢，為我國社會主義建設(shè)作出一定的貢獻。

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