淺談科技檔案管理存在的問題與對策

黃小玫

科技檔案管理內(nèi)容包括在自然科學研究、生產(chǎn)技術等相關活動中形成的各種文件資料，其資料形式目前逐漸多樣化發(fā)展，其中文件資料不僅包含文字材料、影片、錄像及音頻等多種形式，還包括圖紙及圖表等科技文件材料。而且隨著時代信息化發(fā)展，信息化數(shù)據(jù)在科技文件資料中所占比例也隨之增加。在此背景下，科技檔案管理面臨著更為嚴峻的挑戰(zhàn)，時代發(fā)展要求提高檔案管理工作效率，對日漸豐富的文件資料在管理方法上進行相關性優(yōu)化。這期間，歷史遺留問題將成為科技檔案管理優(yōu)化的重大阻礙，因此，需加強對科技檔案管理的關注，以最大限度發(fā)揮科技檔案管理對社會科技發(fā)展的價值。

科技檔案管理概述及其對科技管理的重要性

科技檔案管理內(nèi)容較為復雜，主要包括以下三類：

（1）自然科學研究活動中形成的應當歸檔保存的科技文件材料；

（2）生產(chǎn)技術活動中形成的應當歸檔保存的科技文件材料；

（3）基本建設中形成的應當歸檔保存的科技文件材料。

根據(jù)科技檔案的管理內(nèi)容，可對其對于社會發(fā)展的重要性進行逐一闡述，例如與自然科學研究、生產(chǎn)技術及基本建設等有關的活動都會受到科技檔案管理水平的限制，如相關檔案管理不善會導致相關證據(jù)鏈條缺失，相應地，充分發(fā)揮科技檔案管理價值則能為上述活動的順利進行提供有效支撐。這涉及決策者、執(zhí)行者及社會群眾三方利益。其中決策者可以通過查閱檔案資料做出符合科技發(fā)展需求的關鍵決定?；诖?，決策的執(zhí)行者可以提高研究效率及工作效率。而自然科學、生產(chǎn)技術及基本建設最終的服務對象是社會群眾，在上述基礎上，各方面科技的快速發(fā)展可有效提升群眾的生活質量。因此，科技檔案管理水平對科技發(fā)展及社會發(fā)展具有重要意義。

科技檔案管理中存在的相關問題

憑證文件與技術文件歸檔管理不完善

傳統(tǒng)科技檔案管理中存在重憑證文件收集、輕技術文件歸檔的問題。這一問題形成的原因在于相關人員對檔案管理的認識存在一定的局限性，未對科技檔案應用價值形成正確的認識。同時受其他類型檔案管理理念的影響，在進行科技檔案管理時更為注重檔案的憑證作用，而忽視了科技檔案的技術參考利用價值，繼而限制了科技檔案管理應用價值的發(fā)揮。與此同時，在檔案資料收集及歸檔管理方面也存在相關問題，在歸檔流程管理中存在監(jiān)管力度不夠的現(xiàn)象，導致出現(xiàn)原文檔丟失的情況。

檔案分類精細化管理不足

社會科技的發(fā)展在一定程度上增加了科技檔案管理的工作內(nèi)容，在檔案文件分類上缺乏精細化管理導致檔案查閱及檢索速度較慢。這一問題產(chǎn)生的原因之一是檔案分類標準不完善、不明確。檔案管理人員在收集檔案資料時并不能明確定義該檔案文件的歸屬類型。由于對這類文件缺乏重視，在管理時會出現(xiàn)隨意歸類的情況。隨著這類文件增多，如果它們得不到有效管理，就會破壞原有的檔案分類。如需對該文件進行調(diào)取，一方面需要花費較長時間，影響工作效率，另一方面還會擾亂檔案管理秩序。

資料收集與整理缺乏創(chuàng)新與規(guī)范化管理

首先要明確的是，創(chuàng)新與規(guī)范化管理并不矛盾。規(guī)范化管理的缺失會導致管理工作缺乏秩序，缺乏創(chuàng)新則會導致工作缺乏活力。隨著時代發(fā)展，科技檔案管理內(nèi)容愈加繁雜，需要加強對資料收集與整理的規(guī)范化管理，以確保相關工作有序進行。同時，在信息化時代背景下，科技檔案管理工作需要有所創(chuàng)新，才能滿足科技發(fā)展對科技檔案的要求，而在創(chuàng)新過程中也需要確立一個明確的、規(guī)范化的管理標準。當下，科技檔案管理面臨的困境之一是難以平衡創(chuàng)新發(fā)展與規(guī)范化管理之間的關系，使得管理工作處于相對無序的狀態(tài)。例如，在科研項目組資料收集上，如果不明確各工作人員的職責，不注重相關規(guī)范標準制定的建立與實施，而只是通過放寬制度對人員的約束激發(fā)人員創(chuàng)新思維，就會出現(xiàn)相關人員工作態(tài)度消極導致資料收集不齊全的問題；如果明確各工作人員職責，嚴守制度，讓員工各司其職，又會造成靈活度降低的問題，團隊凝聚力或許會受到影響。

對科技檔案的價值認知不夠全面

就現(xiàn)狀而言，科技檔案管理目前以保管為主，其利用率相對較低。這是由于長期以來相關人員對檔案形成了固有形象，導致科技檔案價值并未得到應有的肯定。長期以來，科技檔案管理部門都被當作類似存儲倉庫的存在，缺乏對科技檔案的開發(fā)與利用，在編纂檔案時出發(fā)點存在偏差，導致無效資料占比較高，繼而降低了檔案資料本身的價值。同時，隨著網(wǎng)絡發(fā)展，相關人員對網(wǎng)絡的依賴性增強，并未意識到科技檔案的應用價值。

時代發(fā)展對科技檔案管理提出的要求

高效性

時代與科技共同發(fā)展，科技檔案資料內(nèi)容也愈發(fā)豐富，而隨著教育水平的提升與經(jīng)濟的發(fā)展，我國對自然科技、生產(chǎn)技術及基本建設也愈發(fā)重視，“科技是第一生產(chǎn)力”的發(fā)展理念日漸深入人心。與此相應，我國在這一方面的投入也有所增加。面對與日俱增的工作量，相關人員必須提高科技檔案管理工作效率。

信息化

信息化是當下時代最明顯的特征，信息化科技在社會各領域中具有重要應用?？萍紮n案管理作為社會發(fā)展的一部分，需齊頭并進。需要明確的是，科技檔案管理并非獨立存在，其工作的開展需要相關部門及工作人員的配合，同時，相關部門管理水平的提升也會對檔案科技管理提出新的要求。其間，必須將現(xiàn)代計算機技術、網(wǎng)絡技術等充分應用到科技檔案信息資源的形成、整理、保存及管理當中，同時，也要充分重視信息化技術在資源開發(fā)利用中的應用，以使科技檔案管理價值得到應有的認可。

科技檔案管理水平的影響因素

人力資源

人力資源是科技檔案管理水平提升的關鍵因素。一方面，人力資源是管理制度的執(zhí)行者，也是管理制度的制定者，其綜合素質水平自然會影響相關管理制度的實施與完善。另一方面，人力資源調(diào)配是構建良好工作氛圍的關鍵，如果對人力資源管理不當，就會限制人才價值的發(fā)揮，繼而導致科技檔案管理水平與社會脫節(jié)?？萍紮n案管理專業(yè)性相對較強，因此人員調(diào)配需考慮其專業(yè)素質是否能滿足管理需求，此外還需考慮其道德素質，因為兼具專業(yè)素質與道德素質的人才的缺失也是制約科技檔案管理水平提升的重要原因。從現(xiàn)狀來看，科技檔案管理在人力資源管理方面還存在較大不足，人力資源緊缺問題較為突出，專業(yè)性人才較為缺乏，并且在人才培養(yǎng)方面重視程度不足。當下，科技日新月異，檔案管理軟件也隨之發(fā)展，這便對人才培養(yǎng)提出了新的要求。只有重視人才培養(yǎng)，才能確保更好地開展科技檔案管理工作。A1001067-8B10-4B31-A128-573DAC0016FB

管理制度

管理制度是確?？萍紮n案管理工作有序進行的關鍵，也是提升科技檔案管理水平的關鍵。完善的管理制度是避免檔案缺失、優(yōu)化歸檔流程、創(chuàng)新資料收集方法的重要支撐。只有不斷優(yōu)化管理制度，才能讓相關流程的開展有據(jù)可依。在檔案分類管理中，如果不加強對分界模糊檔案資料的管理，就可能導致這類檔案文件丟失。例如，在水利科技檔案管理中，各項圖紙編制、更改規(guī)定都需明確化才能確保整編規(guī)范。同時，檔案管理還涉及保密制度，所以應對相關機密檔案的調(diào)取權加以規(guī)范。

管理理念

管理理念在某種程度上決定了科技檔案管理的應用方向。管理理念代表著管理人員對科技檔案的價值認知，上文中提到的重憑證收集與資料保管、輕技術文件歸檔與利用，便是因為相關管理人員對科技檔案的價值認知不到位，才將科技檔案管理方向引向保管方向。

投資力度

任何一項工作的開展都離不開資金的支持。科技檔案管理工作質量的提升離不開對相關人員的培養(yǎng)、設施完善以及引進技術，這其中的每項環(huán)節(jié)都需要一定的資金。由此，對科技檔案管理的投資從某一角度而言決定了科技檔案管理的發(fā)展高度。其一，投資力度會對管理人員的自我價值認知產(chǎn)生影響，繼而影響管理人員對自身工作重要性的認知。其二，投資力度會影響相關部門對科技檔案管理的價值認知。不可否認，一項工作的經(jīng)濟價值是該工作價值評估的關鍵所在。

科技檔案管理對策

加強信息化管理，引入二維碼技術

二維碼技術在科技檔案管理中的應用研究尚處于起步階段。一方面，相關配套技術還有待完善；另一方面，二維碼技術在科技檔案中的應用范圍還有待深入分析。期間，二維碼技術在科技檔案管理中最為直觀的應用便是對檔案的存儲與讀取。目前，二維碼技術主要應用于電子檔案管理。在此過程中，首先要考慮存取格式，由于二維碼在生成后便無法進行修改，其間可將檔案存取格式轉化為長期存取格式，以避免非長期存儲格式造成的信息流失。其次，要考慮檔案信息的安全性及信息共享可行性。由于我國目前的檔案管理系統(tǒng)相對而言較為復雜，再加上科技檔案本身的特殊性，在二維碼技術應用過程中需要制定一套規(guī)范性的標準體系并完善相應的管理系統(tǒng)，以此來加強信息化管理。

加強現(xiàn)代化人才培養(yǎng)

隨著信息科技的發(fā)展，現(xiàn)代化人才是各項部門的緊缺資源?？萍紮n案管理工作現(xiàn)代化的發(fā)展同樣需要相關人才的支持。關于現(xiàn)代化人才培養(yǎng)，其一要進行內(nèi)部培養(yǎng)，首先對內(nèi)部人才結構進行優(yōu)化，定期開展信息化科技檔案管理知識講座，并進行定期考核。其次，要引進新力量，為團隊注入新氣息，以提高工作積極性，期間要注重對新生力量各方面素質的考核，在進行規(guī)范化管理的同時，注重團隊交流，以不斷優(yōu)化工作方法。最后，要注重對科技檔案管理的社會宣傳，吸引社會中優(yōu)秀的現(xiàn)代化人才，以全面優(yōu)化人員結構。其二，要優(yōu)化人力資源管理制度，注重對人才潛在價值的開發(fā)與利用，期間可加強各單位之間的溝通，以培養(yǎng)人員創(chuàng)新意識。同時還要注重培養(yǎng)檔案管理人員的素質，使其充分認識到自身的價值，并為科研生產(chǎn)提供更好的服務。

加強材料歸檔管理

歸檔是科技文件轉化為科技檔案的過程，包括文件材料審查、文件材料檢定、文件材料整理、文件材料加工。期間要確保文件能及時歸檔，并致力于提升檔案內(nèi)在質量。這就需要檔案人員對工程進度有一定的了解，對文件材料的形成日期及文件名稱等相關細節(jié)進行精細化管理。同時，要制定好文件規(guī)定要求，并在歸檔時認真檢查相關數(shù)據(jù)及常出問題的地方，如批準人簽字等細節(jié)問題，確?？萍紮n案內(nèi)所記錄的科技活動的真實性與完整性。同時，在對材料進行歸檔時，要注意記錄的規(guī)范性，避免出現(xiàn)歸檔文件數(shù)據(jù)前后不一的情況出現(xiàn)。

加強科技檔案保密及集成管理

檔案人員需充分認識到科技檔案保密對國家安全的重要性，不斷強化自身保密意識，培養(yǎng)自身全局意識，加強層層監(jiān)督，確保檔案原文件的安全。在檔案保管、借閱、歸還及利用過程中需做到有條不紊，并做好相關權限管理，避免重要文件泄露。同時，在進行編纂時還要注意對材料的集成管理，做到邊形成邊歸檔，并樹立長遠發(fā)展意識，在二次整理綜合時使得檔案資源信息從零散數(shù)據(jù)成為完整的具有邏輯的檔案資料。

創(chuàng)新檔案資料收集方法，充分發(fā)揮科技檔案價值

在收集檔案資料時，要化被動為主動，養(yǎng)成隨時收集的習慣；在工作中發(fā)揮主觀能動性，充分利用現(xiàn)代化科學技術收集資料以完善材料信息；要加強對歸檔復印件的管理，可暫時收集可供利用的復印件進行歸檔，待收集到原件后再進行替換，以確保檔案資料的完整性及可利用價值。同時，還要加強檔案編研工作，以滿足各類人員對檔案編研成果的應用需求。

科技檔案管理對科技發(fā)展、社會進步等都具有重要意義。因此，需充分認識到科技檔案管理中存在的文件歸檔管理制度不完善、資料收集與整理缺乏創(chuàng)新與規(guī)范化等系列問題，同時針對時代對科技檔案管理提出的要求，以及人員、資金支持、管理制度與理念對科技檔案管理的制約采取相應措施。在人員上需注重專業(yè)性及道德素質培養(yǎng)，在制度上要結合國家相關要求及科技檔案應用方向加強信息化技術融入，并做好相關保密措施。在資料收集與歸檔上，要具備全局意識，注重材料集成管理，明確歸檔流程，以全面提升科技檔案管理水平。

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