“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代醫(yī)院綜合檔案管理的探索

陳紅

隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的迅猛發(fā)展，各行業(yè)領(lǐng)域產(chǎn)生了顛覆性變化。醫(yī)療行業(yè)也不例外，醫(yī)院信息化管理已成為時(shí)代發(fā)展的風(fēng)向標(biāo)。因此，“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代背景下醫(yī)院綜合檔案管理改革勢(shì)在必行。建設(shè)數(shù)字化、信息化檔案管理系統(tǒng)對(duì)醫(yī)院發(fā)展有著極為重要的影響。筆者以興化市人民醫(yī)院為例，通過醫(yī)院新推行的“一三三制”創(chuàng)新工作管理模式，深化“互聯(lián)網(wǎng)+”應(yīng)用，共同探索“互聯(lián)網(wǎng)+醫(yī)院綜合檔案管理”的方法。

興化市人民醫(yī)院始建于1925年，前身為德國教會(huì)醫(yī)院，現(xiàn)已發(fā)展為集醫(yī)療、教學(xué)、科研、急救為一體的現(xiàn)代化三級(jí)乙等醫(yī)院，位列全國縣級(jí)醫(yī)院綜合實(shí)力排名第35位。醫(yī)院綜合檔案室成立于1993年，是興化市三星級(jí)檔案管理單位，作為醫(yī)院管理工作的重要組成部分，綜合檔案管理對(duì)提升醫(yī)院服務(wù)質(zhì)量和綜合管理能力有著重要的作用。2021年，醫(yī)院推行了以創(chuàng)新引入問題為導(dǎo)向的“一三三制”管理模式?！耙蝗啤惫ぷ鞣匆詥栴}為導(dǎo)向的總體要求，暢通一個(gè)問題報(bào)告渠道，形成三個(gè)整改清單（問題清單、措施清單、責(zé)任清單），建立三項(xiàng)制度（督查制度、監(jiān)督制度、責(zé)任追究制度），努力打造“更清晰地掌握情況、更及時(shí)地發(fā)現(xiàn)問題、更動(dòng)態(tài)地管理問題、更迅速地解決問題”高效工作運(yùn)行機(jī)制。

一、 醫(yī)院綜合檔案管理存在問題及原因分析

秉承“發(fā)現(xiàn)問題、解決問題也是發(fā)展”的管理理念，推動(dòng)問題清單梳理整改工作，醫(yī)院成立綜合檔案管理工作組，辦公室設(shè)在院辦，工作組對(duì)醫(yī)院綜合檔案管理情況進(jìn)行了前期調(diào)研，發(fā)現(xiàn)部分問題：

1. 基礎(chǔ)設(shè)施配置不夠齊全

醫(yī)院綜合檔案室以文書檔案為主，涵蓋基建、設(shè)備、人事、科研、財(cái)務(wù)等多方面的檔案，內(nèi)容較多，載體形式多樣。

醫(yī)院綜合檔案管理不論基礎(chǔ)設(shè)備還是軟件系統(tǒng)都比較陳舊。對(duì)于日新月異的信息化系統(tǒng)來說，醫(yī)院綜合檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)很落后，醫(yī)院文書檔案管理系統(tǒng)與現(xiàn)代化的信息管理系統(tǒng)平臺(tái)不兼容，同時(shí)也不能和財(cái)務(wù)、人力資源系統(tǒng)等互聯(lián)互通。而且醫(yī)院尚未建立自動(dòng)化辦公系統(tǒng)，所有的文書檔案都是人工編制，工作煩瑣，查詢困難。想要查找檔案，只能通過檔案管理人員手動(dòng)查找，這樣耗時(shí)耗力，結(jié)果還不盡如人意。滯后的基礎(chǔ)設(shè)施在很大程度上影響了醫(yī)院綜合檔案管理工作的開展。

2. 檔案管理隊(duì)伍較為薄弱

截至2021年底，興化市人民醫(yī)院有職工1400余人，其中專技人員1300余人。綜合檔案管理工作人員只有2人，其中1人是兩年前從其他崗位調(diào)任檔案管理崗位，另外1人是原檔案室退休返聘人員。唯一一名圖書情報(bào)管理專業(yè)的碩士被安排在人力資源部工作。檔案管理隊(duì)伍顯然難以適應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)的檔案信息化管理要求。

3. 綜合檔案管理體系亟待完善

醫(yī)院綜合檔案管理工作的有序開展離不開完整的管理體系。醫(yī)院在管理職責(zé)和管理部門上未明確劃分準(zhǔn)確的范圍，這使得檔案管理較為混亂。由于醫(yī)院沒有先進(jìn)的信息化檔案管理系統(tǒng)，各科室重要的檔案資料沒有納入綜合檔案管理，而是各自保存。部分檔案管理人員思想陳舊，一些重要的檔案資料沒有及時(shí)納入檔案管理的范圍，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)重要檔案資料缺失的情況。

為確保問題梳理工作有效，“一三三制”領(lǐng)導(dǎo)小組建立了“日?qǐng)?bào)告、周檢查、月小結(jié)”的工作機(jī)制。形成常態(tài)化動(dòng)態(tài)工作管理，每月召開一次座談會(huì)，總結(jié)查找出醫(yī)院綜合檔案管理問題的根源，主要是醫(yī)院對(duì)檔案管理的重視程度不夠，其主要精力集中在醫(yī)療和科研兩大方面，未能認(rèn)識(shí)到檔案建設(shè)對(duì)于醫(yī)院信息化建設(shè)的重要性。而且在綜合檔案管理理念上也存在偏差，認(rèn)為檔案信息化管理相較于現(xiàn)在的紙質(zhì)檔案管理，只是儲(chǔ)存方式發(fā)生了變化，并未認(rèn)識(shí)到建立檔案數(shù)據(jù)庫的重要意義。

二、 “互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代醫(yī)院綜合檔案管理的探索

“一三三制”領(lǐng)導(dǎo)小組根據(jù)工作組整理的問題，制定了整改清單及責(zé)任清單，將責(zé)任落實(shí)到人，由分管院長牽頭，院辦負(fù)責(zé)整改落實(shí)，以責(zé)任落實(shí)推動(dòng)工作落實(shí)。

1. 改善綜合檔案管理環(huán)境，加大軟硬件建設(shè)力度

硬件設(shè)施是醫(yī)院綜合檔案管理信息化發(fā)展必不可少的物質(zhì)基礎(chǔ)。根據(jù)綜合檔案管理工作人員的數(shù)量，每人配備一臺(tái)配置較高的計(jì)算機(jī)，以便日常工作的順利開展。再根據(jù)實(shí)際情況配備掃描儀、除塵設(shè)備、除濕機(jī)、錄像機(jī)等輔助設(shè)備，并做好定期維護(hù)工作。

軟件建設(shè)是推進(jìn)醫(yī)院綜合檔案管理信息化建設(shè)的一項(xiàng)核心工作。組織綜合檔案管理人員到上級(jí)主管部門和綜合檔案管理工作做得較好的醫(yī)院去學(xué)習(xí)，了解各家單位軟件系統(tǒng)的運(yùn)行情況，完成考察情況分析報(bào)告；結(jié)合醫(yī)院實(shí)際情況，重新購置適合醫(yī)院的檔案軟件，如將日常檔案管理辦公系統(tǒng)集成到醫(yī)院信息管理系統(tǒng)，并與財(cái)務(wù)、人事部門等的信息系統(tǒng)兼容，做到真正意義上的“互聯(lián)網(wǎng)+綜合檔案管理”。

2. 加強(qiáng)綜合檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)

醫(yī)院綜合檔案管理隊(duì)伍的能力和素質(zhì)對(duì)醫(yī)院綜合檔案管理水平有著直接影響。作為“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代綜合檔案管理工作人員，不僅要具備檔案管理專業(yè)知識(shí)，同時(shí)還要掌握計(jì)算機(jī)實(shí)際操作技能。首先制定全面、系統(tǒng)的培訓(xùn)方案，組織綜合檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)知識(shí)和實(shí)際操作能力的學(xué)習(xí)培訓(xùn)。其次，定期加強(qiáng)對(duì)綜合檔案管理人員的考核，定期檢查工作的時(shí)效及質(zhì)量，了解檔案信息化管理操作的熟練程度，確保醫(yī)院檔案始終處于安全保管狀態(tài)。再次，制定優(yōu)秀檔案人才的長期培養(yǎng)規(guī)劃，培養(yǎng)專業(yè)檔案管理工作人員，儲(chǔ)備人才，以推進(jìn)醫(yī)院檔案工作可持續(xù)高質(zhì)量發(fā)展。

3. 創(chuàng)新管理理念，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)管理體系

醫(yī)院管理者應(yīng)改變工作思維，主動(dòng)創(chuàng)新管理理念，采用“互聯(lián)網(wǎng)+綜合檔案管理”新模式，構(gòu)建現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)和資源共享系統(tǒng)，推動(dòng)醫(yī)院各科室在資源共享系統(tǒng)中及時(shí)歸檔、便捷利用，努力提升檔案管理工作效率，實(shí)現(xiàn)真正意義上的辦公自動(dòng)化。

4. 多措并舉筑牢安全防線

“互聯(lián)網(wǎng)+綜合檔案管理”工作開展后，網(wǎng)絡(luò)安全問題是醫(yī)院又一項(xiàng)工作重點(diǎn)，加強(qiáng)數(shù)據(jù)安全防護(hù)須臾不可松懈。首先，可以采用現(xiàn)在使用較多的公鑰加密方法對(duì)醫(yī)院機(jī)密文件進(jìn)行加密，以確保在數(shù)據(jù)傳輸過程中的機(jī)密性，有效解決醫(yī)院綜合檔案存儲(chǔ)、傳輸過程中的信息安全問題。

其次，數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+綜合檔案管理”系統(tǒng)中須先建立檔案?jìng)浞輲欤?dāng)每一份紙質(zhì)檔案變成電子檔案時(shí)，每一份數(shù)據(jù)都必須根據(jù)要求進(jìn)行備份。同時(shí)，可以運(yùn)用云空間、光盤、磁盤等對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行二次備份，即使電子檔案破損、整體丟失或出現(xiàn)其他狀況，也可以通過數(shù)據(jù)備份進(jìn)行恢復(fù)。

最后，醫(yī)院應(yīng)該制定網(wǎng)絡(luò)安全培訓(xùn)計(jì)劃，定期對(duì)綜合檔案管理工作人員進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)安全培訓(xùn)，強(qiáng)化其保密意識(shí)，并進(jìn)行嚴(yán)格考核。每一臺(tái)計(jì)算機(jī)都必須安裝正版的殺毒軟件及高性能防火墻，以防信息遭到非法攻擊。同時(shí)要求檔案工作人員每月進(jìn)行病毒查殺和軟件升級(jí)，每季度對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)。醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化、信息化工作在“一三三制”工作模式下實(shí)現(xiàn)了跨越式的提升。

“互聯(lián)網(wǎng)+”對(duì)醫(yī)院綜合檔案管理是一種新挑戰(zhàn)，初期可能會(huì)存在信息化系統(tǒng)功能探索不全面等情況，但只要直面困難、堅(jiān)定信心、勇于創(chuàng)新，就能切實(shí)將綜合檔案管理融入“互聯(lián)網(wǎng)+”，在醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展進(jìn)程中進(jìn)一步彰顯檔案作為。

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