工程資料全生命周期信息化管理研究與實踐

楊志祥 來 棟

(1.杭州市南排工程建設管理服務中心，浙江 杭州 310020；2.杭州遠大檔案技術有限公司，浙江 杭州 310005)

2021年6月25日，水利部修訂印發(fā)了《水利工程建設項目檔案管理規(guī)定》(水辦〔2021〕200號)，提出了“強化工程檔案與工程建設同步管理”“把檔案工作融入建設管理全過程”“實現(xiàn)檔案工作與項目管理的深度融合”等要求[1]。由此可見，我們應將工程檔案工作延伸至項目業(yè)務管理前端，也就是檔案管理需從工程資料形成開始并貫穿資料的保存、處置等全生命周期。2019年7月25日，《水利部關于印發(fā)加快推進智慧水利的指導意見和智慧水利總體方案的通知》(水信息〔2019〕220號)中提出的重點任務之一就是建設水利大腦，水利大腦包括水利云、數(shù)據(jù)資源池、應用支撐平臺和智慧使能平臺。其中數(shù)據(jù)資源池的重要基礎就是工程資料數(shù)據(jù)，也就是必須要有符合“來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”(新檔案法第三十七條)要求的工程資料數(shù)據(jù)源。

為了實現(xiàn)這個目標，提出了工程資料全生命周期信息化管理(以下簡稱“全生命周期信息化管理”)的觀點，并進行了相應的研究與實踐。

1 全生命周期信息化管理應運而生

水利檔案管理工作是水利基礎工作的重要組成部分，水利檔案管理信息化是水利信息化建設的重要環(huán)節(jié)[2]，而水利工程資料、檔案管理信息化則是水利檔案管理信息化的重中之重。2020年6月20日，中華人民共和國第十三屆全國人大常委會第十九次會議審議通過了修訂后的《中華人民共和國檔案法》，并于2021年1月1日起執(zhí)行。新檔案法新增了“檔案信息化”的章節(jié)，使水利工程檔案信息化管理有了明確的法律依據(jù)，也要求積極進行檔案管理方式、技術的革新，加強水利工程檔案信息化建設，全面提升檔案信息管理水平，推進水利工程事業(yè)的穩(wěn)步發(fā)展[3-4]。

1.1 工程資料工作發(fā)展歷程

工程資料是伴隨建設工程產生的知識產品，是寶貴的無形資產，即使當工程實體消失后，轉化為檔案的工程資料作為史料還會永久存在，因此工程資料的意義重大而深遠。資料工作經(jīng)歷了從不規(guī)范到規(guī)范，從片面、缺少到全面、完整，從手工到智能的發(fā)展歷程，主要分為以下四個發(fā)展階段：

第一階段，工程結束后，由建設單位自己收集、整理、歸檔，一般是有多少收多少，資料的形成和歸檔不可控。

第二階段，工程資料有了專門的歸檔標準規(guī)范，提出了檔案專項驗收要求并納入了竣工驗收。資料工作的專業(yè)化程度提高了，因此在工程交工后就聘請有關的專業(yè)人員收集、整理，查漏補缺，對資料的歸檔環(huán)節(jié)進行了控制。

第三階段，經(jīng)實踐證明，等到交工后再收集資料整理歸檔，資料的形成木已成舟，對缺少材料提出補充完整為時已晚，因此，產生了聘請專業(yè)團隊跟蹤建設過程、工程建設到哪里資料收集到哪里的資料工作模式，對資料的形成和歸檔環(huán)節(jié)都進行了控制。

第四階段，進一步運用事先設計、前端控制的理念和信息化手段強化對資料形成階段的控制，并貫穿從資料運行處理到歸檔保存的全過程，即全生命周期信息化管理的提出與實踐，實現(xiàn)對資料從規(guī)范形成到智能整理歸檔的全過程管理。

對于第四階段，研究者們大都提出了諸如強化檔案信息化建設意識、健全信息化管理制度、加強項目檔案前端和過程的管控、構建完善的信息化管理平臺和強化人才培養(yǎng)等解決對策[5-7]。在實踐方面，河南省河口村水庫管理局主導開發(fā)的水利工程檔案管理信息化平臺雖然在分類、組卷、編檔號等方面實現(xiàn)了自動化，但主要還是在檔案管理階段進行檔案業(yè)務的操作，并未涉及檔案要素的前置[8]；河南省信陽市出山店水庫云平臺的文檔管理功能雖然實現(xiàn)了網(wǎng)絡簽批流轉、生成格式標準規(guī)范的表單等，但未涉及電子簽章技術和智能化組卷整理[9]；而擴大杭嘉湖南排八堡排水泵站工程(以下簡稱“八堡排水泵站工程”)也正處在第四階段的探索研究中，建設并應用了“基于檔案要素前置的工程資料管控與智能整理平臺”，完全按照文檔一體化、業(yè)務與檔案一體化的理念，實現(xiàn)了全生命周期信息化管理。

1.2 全生命周期信息化管理發(fā)展趨勢分析

傳統(tǒng)的檔案信息化工作主要是指傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化(目前仍舊存在且是主流)。因檔案數(shù)字化的要求，資料檢索精準度要求提高，就出現(xiàn)了對資料的數(shù)字化前處理，即需要進行二次加工，加工內容就是糾正資料本身不規(guī)范，以及補充檔案要素等，因此投入了大量的人、財、物，造成極大的浪費。如何克服或避免二次加工，其實很簡單，就是一次形成規(guī)范。因此，從源頭規(guī)范、全過程控制資料一次形成規(guī)范的現(xiàn)實需求被提到議事日程。

水利部實施的《智慧水利總體方案》[10]和水利網(wǎng)信水平提升三年行動方案(2019—2021年)[11]，以及《浙江省數(shù)字水利實施方案》提出的“構建‘1161’建設體系”“打造在線互聯(lián)、數(shù)據(jù)共享、業(yè)務協(xié)同、決策支持的全行業(yè)統(tǒng)一工作平臺，實現(xiàn)核心業(yè)務‘網(wǎng)上辦’‘掌上辦’”等[12]的要求都為資料實現(xiàn)全生命周期信息管理指明了方向。

隨著全社會大量電子文件、電子檔案的產生，后保管模式隨之誕生。注意力逐漸從電子文件本身轉向管理它的過程,從實體轉向它所包含的信息、知識,從個體管理轉向宏觀管理,從事后管理轉向前端控制、全程管理[13-14]，讓電子文件能真正被全過程監(jiān)控起來，并且從源頭抓起，使每份文件一形成即具備成為檔案的資格，也就實現(xiàn)了檔案化，即把文件從制作形成到后來儲存管理的完整過程全部納入檔案化過程[15]。這些理論為全生命周期信息化管理提供了依據(jù)。

綜上，實際有需求、政策有指導、理論有根據(jù)，全生命周期信息化管理應運而生，這是必然趨勢。

2 全生命周期信息化管理的組成

全生命周期信息化管理是個系統(tǒng)工程，需由行政管理、參建角色、標準規(guī)范、信息平臺、跟蹤服務五個子系統(tǒng)組成(見圖1)。

圖1 全生命周期信息化管理組成

2.1 行政管理子系統(tǒng)

全生命周期信息化管理是個系統(tǒng)工程，必須要有組織體系保證，行使行政指揮權才能保證協(xié)調一致。建立執(zhí)行全生命周期信息化管理的行政管理子系統(tǒng)，確定領導班子，建立配套管理制度和相應的考核、獎懲措施，制定強制性執(zhí)行條文規(guī)定參建單位必須應用信息平臺，確保定崗、定位的人員忠實于固定的角色，完成規(guī)定的操作。

2.2 參建角色子系統(tǒng)

根據(jù)預先為全生命周期信息化管理涉及的參建人員設計好的固定角色，建立全生命周期信息化管理的參建角色子系統(tǒng)，讓所有通過實名認證的參建人員在系統(tǒng)控制下準確地定崗、定位，按照既定的規(guī)則在職責范圍內實現(xiàn)信息的暢通運轉和利用，有效控制人員的穩(wěn)定、操作的規(guī)范，做到歷史可追溯、責任可追究。

2.3 標準規(guī)范子系統(tǒng)

預先設計好整合了各專業(yè)資料標準規(guī)范與檔案要素規(guī)范的標準規(guī)范子系統(tǒng)，保證標準統(tǒng)一。在行政管理子系統(tǒng)的指揮下，通過標準規(guī)范子系統(tǒng)，確保各子系統(tǒng)協(xié)調一致，控制全生命周期信息化管理符合國家、行業(yè)標準及建設項目的實際需要。

2.4 信息平臺子系統(tǒng)

應用“物聯(lián)網(wǎng)+移動互聯(lián)網(wǎng)+互聯(lián)網(wǎng)+工程業(yè)務+資料檔案業(yè)務”的技術方案，開發(fā)全生命周期信息化管理平臺，構建從源頭規(guī)范資料形成、運轉、利用、智能整理、自動處置歸屬、永久保存或銷毀的全生命周期控制的信息平臺子系統(tǒng)，它是工程管理、質量、安全、進度控制系統(tǒng)的重要組成部分，是實施全生命周期信息化管理的工具。

2.5 跟蹤服務子系統(tǒng)

全生命周期信息化管理涉及工程建設相關的各類專業(yè)與信息化專業(yè)、檔案管理專業(yè)等，因此，配備滿足需要的專業(yè)人才隊伍來進行前端控制、后端整合，建立全過程的后臺跟蹤服務子系統(tǒng)是實際需要，也是必然的趨勢。這樣的全生命周期的跟蹤服務子系統(tǒng)是工程建設進一步細化分工的結果，是科學技術的進步。

上述五個子系統(tǒng)相輔相成，形成了整個全生命周期信息化管理。

3 全生命周期信息化管理的關鍵技術

實現(xiàn)全生命周期信息化管理有五大關鍵技術：一是檔案要素前置控制；二是自動控制資料來源；三是自動處置資料的歸屬；四是智能編制資料；五是建立元數(shù)據(jù)庫。

3.1 檔案要素前置控制

這是一項前期準備工作，需將檔案的要素前置到項目管理相關的業(yè)務環(huán)節(jié)和系統(tǒng)平臺中。如在八堡排水泵站工程的水工、房建、設備、市政、園林等各專業(yè)資料編制的標準規(guī)范中，將檔案要素納入并嵌入業(yè)務平臺，讓各專業(yè)資料一形成就具有檔案的資格，實現(xiàn)資料與檔案的無縫連接，實現(xiàn)全生命周期控制。

3.2 自動控制資料的來源

將工程建設過程中涉及的上級主管機關、橫向的行業(yè)來文等所有資料都納入收文登記，形成唯一的進與出的資料渠道，所有的發(fā)文為各參建單位在建設過程中直接產生的資料。通過自動化收發(fā)文鑒別和登記有效控制了文件的流向，實現(xiàn)文件全生命周期的來源控制。

以八堡排水泵站工程為例，收文如圖2所示：?接收上級主管部門如省水利廳、市林水局等行政機關的文件，杭州市林水局信息系統(tǒng)有關信息；?接收浙江省、杭州市政務服務平臺有關項目的國土、規(guī)劃、環(huán)境、消防、交通、航運等審批事項信息；?接收省、市林水行業(yè)系統(tǒng)的標準、規(guī)范等；?收集浙江省水利質量、安全等管理平臺質安檢查反饋意見等；?接收浙江水利水電勘測設計院、第三方檢測的電子文件或傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字副本信息等。發(fā)文是通過全生命周期管理信息平臺的規(guī)范業(yè)務流程直接形成的全部資料，形成后自動登記轉入發(fā)文庫。

圖2 全生命周期管理信息平臺收發(fā)文來源

3.3 自動處置資料的歸屬

對建設工程產生的各類資料根據(jù)價值、作用的不同進行歸檔、備查、銷毀，保證各類資料都得到有效處置，并能根據(jù)需要或時機成熟后激活轉換，全面控制了資料不同階段價值的發(fā)揮，明確了資料流向，避免了資源浪費。

3.4 智能編制資料

應用移動設備如手機、傳感技術工具，在現(xiàn)場施工、評定、驗收過程中接收、計算、記錄數(shù)據(jù)，同步通過移動互聯(lián)網(wǎng)上傳PC端自動生成資料。

3.5 建立元數(shù)據(jù)庫

建立全生命周期信息化管理過程元數(shù)據(jù)庫，忠實記錄資料形成過程、時間、地點、責任人、重要操作行為等背景信息，并將元數(shù)據(jù)納入資料的信息包歸檔，佐證電子資料的真實性和原始性，保證電子資料的基本信息可還原、業(yè)務可還原。

4 全生命周期信息化控制方法

4.1 開發(fā)全生命周期信息化管理平臺

4.1.1 總體功能

應用物聯(lián)網(wǎng)+移動互聯(lián)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)、云計算、大數(shù)據(jù)算法、安全保密等技術，實現(xiàn)現(xiàn)場實時采集原始工程建設數(shù)據(jù)、同步生成規(guī)范的資料、跟蹤監(jiān)控、智能整理、自動歸檔、數(shù)據(jù)挖掘、信息資源共享等主要功能。變傳統(tǒng)的人工隨意工作方式為依賴系統(tǒng)的工作流程，實現(xiàn)標準化、規(guī)范化，提高質量與效率。

4.1.2 主要功能

a.現(xiàn)場實時采集。通過手機移動端，在工程建設現(xiàn)場直接采集人工或系統(tǒng)檢測的，以及施工設備產生的數(shù)據(jù)并實時記錄；也可通過各類信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)交互獲取。

b.同步自動生成資料。在PC端實時接收現(xiàn)場采集上傳的數(shù)據(jù)并自動生成電子資料。

c.在線實時審批。通過“工作流引擎”，可在線實時審批，監(jiān)督審批進度，且接受系統(tǒng)監(jiān)督，保證數(shù)據(jù)的真實、完整、有效。

d.電子簽章。在線審批通過的電子資料，可應用基于實名認證的“電子簽章”技術，生成具有法律效力、可歸檔的電子資料。

e.智能編制資料。通過“文檔模版引擎”采集的施工和審批數(shù)據(jù)將自動同步至標準文檔模板中形成規(guī)范文件，自動生成文件題名、時間、責任者、編號等要素，將工程數(shù)據(jù)全面結構化，保證信息的可利用性。

f.自動生成檢索條目。通過“條目生成引擎”，在文件形成和運行、歸檔利用時自動提取元數(shù)據(jù)要素、著錄項目等生成條目，供檢索利用。

g.智能整理資料。通過“智能整理引擎”和“規(guī)則引擎”，根據(jù)智能整理規(guī)則實現(xiàn)電子資料智能整理，并能指導實體檔案整理。

h.自動鑒定。通過“鑒定引擎”，計算機識別后能自動判斷資料歸檔、不歸檔、備查狀態(tài)并進行處理，歸入歸檔、不歸檔、備查庫，并實行動態(tài)管理，根據(jù)需求可以轉換，充分發(fā)揮資料的作用。

i.遠程監(jiān)控。通過“遠程監(jiān)控引擎”讓所有管理者能根據(jù)職權查看到資料形成、運行、利用情況，可以隨時發(fā)出指令進行管理。

j.流程提醒。通過“流程提醒引擎”對流程過程進行督促與揭示，保證流程順暢，任務按時完成。

k.檢索利用。通過“檢索利用引擎”可對系統(tǒng)中正在形成的、形成歸檔的、現(xiàn)行利用的和永久保存歷史查考的四種狀態(tài)的文件進行檢索利用。

l.會議管理。系統(tǒng)可進行會議創(chuàng)建、通知、簽到、記錄、會議資料上傳等會議重要信息管理。

m.版本管理。系統(tǒng)對已辦理完成的電子文件，根據(jù)業(yè)務需要或容錯機制的作用修訂其內容(僅限內容)，形成最新版本，同時可對歷史版本進行回溯，滿足各種檢查、評獎以及利用的需要。

n.知識管理。系統(tǒng)可自由創(chuàng)建知識板塊，常規(guī)的知識板塊有工程建設法律法規(guī)、部門規(guī)章、規(guī)范性文件、技術標準、培訓課件，支持文件上傳、在線閱讀、檢索、下載等。

o.自動收發(fā)文管理。系統(tǒng)可對系統(tǒng)內所有電子文件的跨單位傳遞行為、接收系統(tǒng)外部電子文件行為進行自動登記，分別針對收、發(fā)文單位形成收、發(fā)文登記記錄，控制全部資料的來源，保證資料的完整。

4.2 應用全生命周期信息化管理實行管控

通過行政、技術手段實施全生命周期信息化管理控制主要表現(xiàn)在以下方面：

a.利用行政管理子系統(tǒng)的權威影響，要求參建單位必須經(jīng)過全生命周期信息化管理平臺形成資料。

b.通過設定角色、賬號，自動生成背景信息，實現(xiàn)對操作時間、用戶姓名佐證真實性等的控制。

c.在安全保證體系控制下，資料信息的傳輸經(jīng)過網(wǎng)絡同步到達，做到實時、可控。

d.進入平臺的信息在確認已完成提交后就不能更改，可確保文件的真實、可靠。

e.原始記錄如施工三檢、施工日記、監(jiān)理日志、驗收記錄、監(jiān)理旁站巡查記錄等都是現(xiàn)場采集，同步到資料員電腦，有效控制資料進度并起到憑證作用。

f.各類管理人員根據(jù)權限可隨機遠程查看正在形成的、已形成的、歸檔的、保存在庫房的各類資料、檔案，全方位控制了資料、檔案。

g.系統(tǒng)是按邏輯處理的，只要有不符合要求的就會提示、提醒，將問題解決在萌芽中，控制了質量。

h.系統(tǒng)內信息共享，相同的數(shù)據(jù)內容可以自動同步生成，減少重復操作，保證了信息的前后一致，自動編號保證資料編號完整、唯一。

i.系統(tǒng)能實現(xiàn)數(shù)據(jù)自動識別、比對與計算，能確保記錄數(shù)據(jù)的準確、完整、高效。

j.系統(tǒng)形成的資料全部自動登錄發(fā)文庫，結合統(tǒng)一的收文途經(jīng)控制全部資料集中統(tǒng)一管理。

通過上述的管控可實質性地對前端的工程建設、后端的工程運維的資料管理實行全方位的控制。

5 全生命周期信息化管理的實踐

5.1 主要技術、業(yè)務指標對比分析

在八堡排水泵站工程試點應用了全生命周期信息化管理，通過分析、對比主要技術與業(yè)務指標(見表1)，證明全生命周期信息化管理從傳統(tǒng)邁向了智慧，達到了預期效果。

表1 主要技術、業(yè)務指標對比分析

5.2 全生命周期信息化管理是智慧工程建設的重要組成部分

八堡排水泵站工程項目的應用實踐證明，全生命周期信息化管理不但實現(xiàn)了資料工作智能化，而且通過對資料全生命周期控制也實現(xiàn)了對工程的智能控制，是智慧工程建設不可缺少的組成部分。

6 全生命周期信息化管理對傳統(tǒng)管理的挑戰(zhàn)

6.1 意識上的挑戰(zhàn)

資料全生命周期信息化管理由人控變?yōu)橄到y(tǒng)控制， 克服了人控的隨意性，打破了傳統(tǒng)習慣，這是一場革命，會有一個痛苦的蛻變過程，但事實證明資料全生命周期信息化管理模式是成功的，建立系統(tǒng)控制的規(guī)范、標準是必須的。

6.2 人才的挑戰(zhàn)

掌握一定的信息技術與操作技能要從施工班組抓起，因此，根據(jù)新需求加強知識與技能的培訓以達到規(guī)定的要求是必須的。

6.3 現(xiàn)場信息采集方法的挑戰(zhàn)

為解決現(xiàn)場采集數(shù)據(jù)的人性化、精準化，要求現(xiàn)場施工設備、設施應具有自動記錄數(shù)據(jù)與輸出功能，并且輸出的數(shù)據(jù)能被信息系統(tǒng)接收，可以預先對參建單位提出這方面的要求。改進現(xiàn)場采集條件，有助于提高施工人員在現(xiàn)場采集數(shù)據(jù)的意愿。

6.4 建立集成統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)平臺的挑戰(zhàn)

因為圍繞一個建設工程產生的所有有價值的資料和各類信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)最后的歸屬都是檔案，所以這個統(tǒng)一平臺就要考慮建立集成統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，為各信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)提供最后的歸屬并轉化為檔案，以供永久保存利用，這是必然的趨勢。如八堡排水泵站正在考慮與BIM，運維，省水利測量、質檢等系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行對接，希望通過交互協(xié)議來解決。

7 結 語

工程資料全生命周期信息化管理的研究與實踐論證了智慧工程建設不可缺少資料全生命周期的信息化管理，它是智慧工程建設的重要組成部分，因此必須迎接挑戰(zhàn)，努力推進智慧工程建設走向新高度。