科研項目資金的全過程管理
——以秋收公司“5G通信線纜用新材料的研發(fā)”項目為例

羅捷，張海波（1.有機氟材料四川省重點實驗室，四川 自貢 643201；2.中昊晨光化工研究院有限公司，四川 自貢 643201）

1 引言

近年來，5G 作為第五代移動通信技術(shù)，已經(jīng)成為國家發(fā)展戰(zhàn)略的重要組成部分。新材料（本文按要求對研發(fā)項目、研發(fā)材料、研發(fā)單位、研發(fā)時間等等具體名稱內(nèi)容進行處理，下同）具有優(yōu)異的電氣絕緣性能，在5G 通信網(wǎng)絡建設中，應用新材料生產(chǎn)的線纜、同軸電纜需求極大。

秋收公司是從事高新材料研制生產(chǎn)的科技型企業(yè)，擁有新材料技術(shù)研發(fā)、應用研究和規(guī)模生產(chǎn)的完整產(chǎn)業(yè)鏈，是國家高新技術(shù)企業(yè)。

20*1年9月，秋收公司根據(jù)省科技廳印發(fā)的下年度“重點研發(fā)計劃”目錄和要求，組建科研團隊申報“5G 通信線纜用新材料的研發(fā)”項目，希望通過項目實施，成功研發(fā)國家建設需要的新型材料，占領市場替代進口，提升企業(yè)的核心競爭力，支撐國家5G 相關(guān)產(chǎn)業(yè)發(fā)展。

科研團隊選配科研財務助理（以下簡稱“財務助理”），履行項目經(jīng)費管理職責。

2 預算項目資金開支，把控資源優(yōu)化配置

2.1 業(yè)財融合溝通交流，確定研發(fā)管理關(guān)鍵要素

財務助理到位后，主動與項目組管理人員取得聯(lián)系，了解項目計劃研發(fā)流程、確定資源配置預案，與項目組就項目實施期間、計劃總支出、申報補助金額、項目考核內(nèi)容（指標）等關(guān)鍵管理要素達成共識、統(tǒng)一口徑，為項目的立項申報、核算管理工作開展打下基礎。

2.2 收集領會管理要求，確定項目預（決）算主體

財務助理全力收集與本項目管理相關(guān)的最新最全制度要求，注意文件規(guī)定的更新，嚴格按新制度新要求開展管理工作。

秋收公司明確項目資金管理的主體是項目組，為本項目發(fā)生的費用才能納入項目資金預算、核算范疇，企業(yè)發(fā)生的與本項目無關(guān)的其他料工費不得作為本項目經(jīng)費開支，本項目的相關(guān)關(guān)系主體如表1所示。

表1 “5G 通信線纜用新材料的研發(fā)”項目相關(guān)主體關(guān)系

2.3 對照資金管理辦法，確定經(jīng)費計劃開支明細

項目管理單位在發(fā)布的科研項目管理文件中規(guī)定了項目的開支范圍及欄目，財務助理通過研發(fā)人員充分了解本項目資金需求后，進行預算初步編制。

財務助理考慮到在項目完成進行結(jié)題驗收時，財務專家是按照任務合同書中《項目經(jīng)費預算表》列示的各明細項目經(jīng)費計劃，與項目組實際開支狀況對照進行審查，其在預算編制時，在規(guī)定的所有科目類別中均進行經(jīng)費支付預算列示，其中專項資金中列示材料費、燃料動力費、專家咨詢費開支；自籌資金中列示全部科目資金的預算金額。

財務助理沒有在專項資金開支預算中列示所有費用項目計劃開支款項，原因是按規(guī)定在驗收時，需要將項目專項資金開支事項和支付的全部勞務費、咨詢費、績效支出等業(yè)務所涉及發(fā)票單據(jù)、付款憑據(jù)及會計憑證進行復印裝訂為驗收材料的補充證明材料。為簡化工作環(huán)節(jié)、提高工作效率，研發(fā)單位在實踐過程中，一般選用大額的材料費、設備費、加工費、測試費等事項以專項資金支付。

2.4 強調(diào)財務管理基礎厚實，精心準備通過立項審核

財務助理在項目申報書（財務部分）編寫中專門補充強調(diào)，公司財務管理制度健全，建立并施行《科研項目經(jīng)費管理制度》；在歷年財務年度決算審計中，公司均獲得中介機構(gòu)無保留意見的審計報告。項目承擔單位在申報書中按規(guī)定編寫了《科技計劃項目資金落實承諾書》，保證向本項目提供充足自籌資金支持。之后，在項目答辯中面對管理單位財務專家提出的項目資金開支合規(guī)性管控問題，財務助理以“專人甄別、?？顚Ｓ谩Ｙ~核算”給予答復，獲得專家肯定。

20*2年初，“5G 通信線纜用新材料的研發(fā)”項目立項申請獲得省科技廳認可，項目管理、承擔單位共同簽署了《科技計劃項目任務合同書》，當年3月項目專項資金匯至秋收公司銀行賬戶。

3 管控項目經(jīng)費有序開支，實施資金動態(tài)化管理

20*2年1月，秋收公司“5G 通信線纜用新材料的研發(fā)”項目組正式設立，人員開始集中辦公進行科技研發(fā)。

項目負責人組織召開項目任務部署會議，對照任務合同書確定的項目目標任務、研究內(nèi)容、實施方案和資金資源配置等進行研究部署、分解落實。財務助理根據(jù)任務書中的項目經(jīng)費預算表，提出詳細的資金支付計劃，強調(diào)在支付中要區(qū)分好資金的專項、自籌不同來源性質(zhì)。

財務助理在工作中注重業(yè)財融合，資金支付緊跟研發(fā)進度，從審批流程、單據(jù)審查、會計核算等方面嚴格控制。

3.1 建立嚴謹?shù)墓芸伢w系，保證項目經(jīng)費精準計量

①設置四級明細科目。財務部在信息系統(tǒng)的會計科目體系中按費用欄目設置四級明細科目進行項目資金的專賬核算，格式如下：

研發(fā)支出-5G 通信線纜用新材料的研發(fā)-專項資金-設備費……

研發(fā)支出-5G 通信線纜用新材料的研發(fā)-自籌資金-設備費……

同時，在會計科目下另設置核算項目：加計扣除、非加計扣除，為年度所得稅清算時研發(fā)費用加計扣除統(tǒng)計和檢查提供可視化視圖依據(jù)。

②指定項目費用報銷確定人。秋收公司的費用報銷采取總經(jīng)理一支筆審批制度，項目組特地指定內(nèi)部一成員擔任費用報銷確認人，規(guī)定本項目所有費用開支，確認人在相關(guān)單據(jù)上簽字認可后，財務才可報銷。

3.2 重視費用歸集口徑，合規(guī)反映項目經(jīng)費開支項目

科研項目資金管理標準、列支口徑，與財務會計核算方法存在一定的差異，需要財務助理在實際工作中加以甄別，嚴格執(zhí)行項目經(jīng)費管理制度。①項目費用開支須以不含稅價的價值標準計入。②材料費：當項目組領用項目承擔單位的材料時，須按照實際采購成本價計入。③測試化驗加工費：項目組在本公司下屬業(yè)務部門開展測試化驗加工時，產(chǎn)生的實際成本費用不可以在此科目直接列支，須按實際情況還原為料工費后，分別在材料費、動力費、勞務費（自籌資金）等科目中反映。④會議費/差旅費：須提供開支標準、預算計劃、相應票據(jù)、會議簽到記錄、會議議程、記錄等依據(jù)文書。⑤勞務費：專項資金開支只包括項目組中（參研學校的）研究生、博士后、訪問學者以及項目外聘的研究人員、輔助人員的勞務性支出，自籌資金支付的可以是項目組人員在進行本項目研發(fā)期間的薪酬支出。若是項目組人員同時進行多個項目研發(fā)，其所在期間的薪酬開支應按照工時分攤計入各項目費用。⑥專家咨詢費：嚴格按照管理單位文件規(guī)定的發(fā)放標準列支，另須提供有專家名字、身份證號碼、親筆簽名的發(fā)放表等依據(jù)文書。

3.3 加強票據(jù)合規(guī)性審核，確保研發(fā)費用投入真實合理

在工作中財務助理、財務部門崗位人員緊密配合、高效協(xié)同，注重會計核算源頭控制，確保票據(jù)報銷要件規(guī)范。①做到票據(jù)記載內(nèi)容與項目研發(fā)相關(guān)。項目組人員出差前往兩個地方，在甲地A 單位進行項目試驗品測試，在乙地B 單位開展公司新產(chǎn)品推廣活動，差旅費報銷單據(jù)匯總報銷，財務報銷崗位根據(jù)實際情況對費用進行拆分報賬列示。②做到票據(jù)填制要素與項目申報書填寫內(nèi)容吻合。項目組購置原材料進行產(chǎn)品試制，項目申報書填寫的材料名稱是三氯甲烷，但采購發(fā)票注明的貨物名是氯仿，雖然是同一種物品，財務人員仍需要求經(jīng)辦人員將發(fā)票退回供應商重新開具。③做到項目資金現(xiàn)款支付。供應商向秋收公司提供生產(chǎn)耗用、新材料研發(fā)項目使用的相關(guān)材料，財務部采用承兌匯票一次性支付。項目經(jīng)費支付記錄反映的是票據(jù)結(jié)算，與“專項資金實行單獨核算，確保?？顚Ｓ谩币蟛环Ｘ攧罩砹⒓绰?lián)系業(yè)務部門給予解決，之后公司以銀行轉(zhuǎn)賬方式重新向供應商支付了項目材料采購款，原票據(jù)結(jié)算項目材料款項作為公司物資采購預付款。

3.4 及時調(diào)整預算計劃，確保項目開支預實相近

在項目實施進程中，項目組發(fā)現(xiàn)在立項申報時，對瓶頸技術(shù)攻克困難估計不足，實際進行了更多次數(shù)的實驗操作和測試驗證，造成檢測費用超支；因為市場價格走勢下滑，項目材料采購領用費用有所節(jié)約。項目組按規(guī)定，指定研發(fā)人員編寫預算執(zhí)行調(diào)整說明，財務助理審核簽字確認，項目負責人書面批準后，在預算大類項目總金額不變的情況下，調(diào)整同項目下材料、檢測科目費用開支計劃，項目預算滾動預測、及時糾偏，確保預算嚴肅性、可執(zhí)行性。

3.5 做到項目經(jīng)費定期匯總分析，助推研發(fā)進度、費用投入同頻共振

財務助理按月編制報送科研經(jīng)費開支報表和分析說明，反映項目經(jīng)費按任務書確定經(jīng)費項目類別投入情況。項目負責人據(jù)此督促項目人員做好料工費資金投入與業(yè)務門徑管理匹配平衡，要求業(yè)務發(fā)生、資金支付對應一致，不出現(xiàn)漏項缺項，保證經(jīng)費管理準確反映項目業(yè)務資金成果，完整揭示費用成因。

20*2年4月，財務助理在分析費用明細情況時，發(fā)現(xiàn)上期有原料投入金額、試驗品產(chǎn)出實物，但無檢測費用發(fā)生，其在查明原因后，敦促研發(fā)人員前往檢測部門索取費用結(jié)算單據(jù)，報銷入賬。

4 監(jiān)控項目資金規(guī)范列支，確保會計信息合規(guī)精準

20*2年11月末，項目組順利完成要求的全部研發(fā)任務，申報取得國內(nèi)發(fā)明專利兩項，自主開發(fā)的新材料應用于我國5G 通信電纜，技術(shù)指標達到要求，深受用戶認可和好評。

20*3年1月，項目費用全部報銷完畢，財務助理對資金管理中相關(guān)疏漏問題進行整改完善。

4.1 補充單據(jù)材料，確保驗收資料全面完整

財務助理聯(lián)系設備員對項目購置設備轉(zhuǎn)入固定資產(chǎn)管理的相關(guān)資產(chǎn)卡片、臺賬的記錄材料進行清理復印，作為附件編入驗收資料。

財務助理要求研發(fā)人員對項目試驗品的生產(chǎn)記錄進行梳理復印，作為項目材料耗用的佐證材料。

財務助理聯(lián)系研發(fā)人員補充項目試驗不合格品的產(chǎn)出記錄、檢測報告，作為項目原材料投入產(chǎn)出配比的重要測算材料。

4.2 編寫結(jié)余資金使用預算

科研經(jīng)費結(jié)帳后，賬簿反映的本項目發(fā)生總額較預算略有差額，主要是專項資金有部分節(jié)余。

項目組人員按要求編寫項目結(jié)余資金使用預算說明，指出本項目結(jié)余專項資金將用于今后兩年內(nèi)公司開展的科技項目研發(fā)活動的直接支出。

說明材料經(jīng)財務助理審核認可，項目組負責人、公司負責人簽字批準并銷蓋公章后，編入項目驗收系列材料。

20*2年6月，項目管理單位組織對秋收公司“5G 通信線纜用新材料的研發(fā)”項目進行技術(shù)驗收、財務驗收。專家通過檢查核實、研究討論一致決定本項目通過驗收。

5 完成后續(xù)核算管理，固化經(jīng)驗規(guī)范新項目管理

5.1 通知財務部門結(jié)轉(zhuǎn)已使用完成專項資金

驗收會后，科研助理代表項目組發(fā)文通知公司財務部：①本項目已完成并通過驗收，建議財務部將“遞延收益”會計科目留存的本項目專項資金，按項目使用并經(jīng)驗收確認的金額轉(zhuǎn)出增加“其他收益”；②本項目結(jié)余專項資金將在今后發(fā)生當期，相關(guān)項目組通知財務部門同步調(diào)賬結(jié)轉(zhuǎn)“其他收益”。

5.2 做好本項目研發(fā)經(jīng)費加計扣除工作

在公司年度企業(yè)所得稅匯算清繳工作中，財務助理通過信息系統(tǒng)清楚甄別、便捷提取本項目研發(fā)費用中需加計扣除的明細內(nèi)容、金額，形成材料轉(zhuǎn)送財務部門，后經(jīng)內(nèi)部審核數(shù)據(jù)無誤。

5.3 總結(jié)固化項目經(jīng)費管理經(jīng)驗

財務助理按要求對本項目資金管理工作進行總結(jié)，公司編寫的新版《科研項目經(jīng)費管理制度》文件中，借鑒了本項目中資金預算申報填寫經(jīng)驗，完善了項目結(jié)題驗收所需材料清單目錄。

6 結(jié)語

秋收公司“5G 通信線纜用新材料的研發(fā)”的項目經(jīng)費開支成功獲得驗收通過，表明企業(yè)科研經(jīng)費管理滿足了上級要求，其可借鑒之處有以下方面：

①重視發(fā)揮科研財務助理作用。構(gòu)建科研財務助理管理制度是國家優(yōu)化科研管理、全面深化科研領域“放管服”改革的重要舉措，制度的實施對減輕科研人員事務性負擔、釋放科研創(chuàng)新創(chuàng)造活力具有積極意義。秋收公司從項目申報階段開始，就配置財務助理，并支持開展工作，有效發(fā)揮了會計人員的專業(yè)化服務能力，為項目經(jīng)費規(guī)范化管理起到關(guān)鍵作用。

②重視項目經(jīng)費管理文件收集更新。秋收公司重視國家、地方各級政府部門科研項目管理法律法規(guī)、文件制度的收集更新、宣傳貫徹，注重內(nèi)部文件修訂完善。本項目組在財務助理的帶領下，學習掌握工作要求規(guī)范，在研發(fā)人員頭腦中樹立了項目經(jīng)費開支的規(guī)矩、邊界，為科研人員自覺遵守管理規(guī)定、自覺按規(guī)定辦理業(yè)務起到積極作用，有效地提升項目經(jīng)費管理的執(zhí)行效率。

③重視項目經(jīng)費過程管控。秋收公司項目研發(fā)在實踐中堅持兩手抓、兩手都要硬，一手抓研發(fā)進度、一手抓經(jīng)費配比投入，通過實施全過程管控，使項目經(jīng)費開支與項目研發(fā)有機銜接、因果關(guān)聯(lián)、合規(guī)合理、真實相關(guān)。

④重視資料收集完善。項目組在研發(fā)過程中注重工作資料的記錄和收集，在結(jié)題編寫材料時減輕了工作負擔，在接受專家檢查驗收時，提供的依據(jù)全面充分，體現(xiàn)出企業(yè)科研管理的扎實基礎。