信息化視角下檔案管理績效提升研究

文/楊濤

隨著網(wǎng)絡信息技術的發(fā)展，檔案工作的環(huán)境和條件都發(fā)生了很大變化，2020年新修訂的《檔案法》明確了檔案信息化建設的任務。推進檔案信息化，成為檔案事業(yè)的一項重要任務。我們應以全面貫徹實施新《檔案法》為契機，以網(wǎng)絡信息技術為引領，進一步提升檔案管理績效，推動檔案事業(yè)向前發(fā)展，為經(jīng)濟社會發(fā)展貢獻力量。本文試對這一問題進行探討，為檔案管理績效的不斷提升提供參考。

1 信息化建設給檔案管理帶來了新發(fā)展和新要求

1.1 檔案管理理念有新變化

推進檔案信息化，需運用現(xiàn)代信息技術，構建檔案數(shù)據(jù)庫，對檔案信息進行收集、存儲、管理、利用。這需要檔案管理部門突破傳統(tǒng)的管理思想，樹立檔案信息化建設的新理念。否則，對檔案信息化建設缺乏必要的認知，將會成為時代進步的絆腳石，很難提升檔案管理績效，對檔案事業(yè)發(fā)展極為不利。應高度認識信息時代檔案信息化建設的重要性，將檔案信息化建設列為檔案事業(yè)發(fā)展的一項重要內容，加大力度，廣泛深入地加以推進。

1.2 檔案管理工作更加復雜

隨著經(jīng)濟社會和信息技術的發(fā)展，檔案管理工作涉及的領域不斷拓展，工作內容和方法也更加多樣化，檔案利用群體也呈擴大趨勢。在檔案管理工作更加復雜，獲取信息又如此快捷、方便的情況下，傳統(tǒng)的檔案管理工作已經(jīng)不能滿足檔案用戶的需要。在信息化時代，檔案的收集、保管、利用等方面需要創(chuàng)新，最大限度地滿足利用者需要。

1.3 檔案管理模式更加多樣

信息化時代，檔案內容從紙質為主要載體的管理形式向電子化、數(shù)據(jù)化形式轉變，為此，在檔案的鑒定、信息搜索方面發(fā)生了較大變化。如對電子檔案是否還有必要對電子信息材料進行分類管理。在對檔案進行密級鑒定時，過去，在案卷的密級標記中填寫相應的信息，并按照不同密級進行分類管理，加以控制，確保檔案安全。對電子類密級檔案，如何區(qū)分正本和副本，如何分類管理，如何歸還，確保其安全，需采用新的辦法。

1.4 檔案管理人員能力要求更高

信息時代，對檔案管理人員的能力要求更高。傳統(tǒng)的檔案管理人員是檔案實體管理人員，在信息化時代，檔案管理人員從實體檔案管理向信息化檔案管理轉變，檔案信息管理人員不能還局限于傳統(tǒng)的方法和技術，學習先進的網(wǎng)絡信息技術，提升檔案信息化管理操作水平和能力，成為合格的檔案信息化管理人員。

2 影響檔案管理績效提升的問題及因素分析

2.1 檔案管理理念落后

目前，一些部門和單位對推進檔案信息化，改革創(chuàng)新檔案管理工作思考不夠，認識不足，并沒有深刻認識到應樹立正確的管理理念，將檔案信息化建設擺到重要位置，引導廣大檔案工作者順應新時代，以高度的責任感認真工作，進一步提升檔案管理績效。由于檔案管理理念落后，致使檔案管理，特別是信息化管理的相關制度不健全，造成部分單位工作分工不明、職責不清，缺乏統(tǒng)一的標準，使得檔案信息數(shù)據(jù)格式和內容不統(tǒng)一，信息利用價值不大，檔案管理效率下降。

2.2 檔案管理人員素質不高

一些單位沒有檔案管理人員培訓和選拔機制，檔案管理人員素質不高，在職稱評定、評先選優(yōu)、績效考核中，都使檔案管理人員處于劣勢；有的單位檔案管理人員由一些文化水平較低、年齡偏大或者身體健康較差的同志來做，這些同志日常工作都略顯吃力，更談不上學習新技術，掌握新方法了。

2.3 檔案信息化建設遲緩且效果差

一些單位檔案管理工作仍依靠原有的管理技術，人工管理較多；有的單位雖然配備了檔案管理信息系統(tǒng)，但開發(fā)利用不夠，局限性較強，有的只是實現(xiàn)了條目數(shù)字化，其他的管理還是主要依靠紙質材料，查找利用很不便，談不上規(guī)范化、科學化的檔案管理，檔案管理績效水平比較低。檔案管理績效提升，離不開檔案信息化建設。一些單位雖然推進了檔案信息化，但在認識上還存在誤區(qū)，轟轟烈烈地上檔案信息化項目，將紙質檔案數(shù)字化服務外包，交給第三方，自己則成了甩手掌柜，缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃，準備不充分，使得一部分檔案數(shù)字化后，整理混亂，利用率并不高。特別是在一些條目的錄入，把控不嚴，督查不夠，致使檔案信息化建設效果欠佳，檔案價值功能發(fā)揮效果不好。

2.4 缺乏安全技術的保障

信息時代，檔案信息的安全與傳統(tǒng)的實體檔案管理安全有著更為重要的要素。傳統(tǒng)的實體檔案管理，嚴格實行防高溫、防潮濕、防盜、防火、防霉、防蟲等八防，就基本上能確保檔案安全。而在信息時代，如何做好檔案信息的安全保障，需要更加先進的科學的管理手段和技術，以便防止病毒的侵蝕、黑客的惡意攻擊。如很多單位都啟用了OA辦公系統(tǒng)，文件在系統(tǒng)里傳播并留下痕跡，但由于電子文件具有不穩(wěn)定性，容易被人篡改。如何應對這類問題，確保文件安全，需要相應的安全措施。如果檔案管理系統(tǒng)基礎不牢，則檔案信息容易受到損傷，出現(xiàn)安全問題。

3 信息化助推檔案管理績效提升的優(yōu)勢

3.1 信息化建設為檔案管理績效提升帶來技術支撐

工欲善其事，必先利其器。檔案工作也是如此，只有以現(xiàn)代化的技術手段為前提，才能有效提升檔案管理績效。信息化手段運用到檔案管理中，發(fā)生最為顯著的變化的就是檔案信息資源的存儲方式，存儲形式多樣，為檔案整理、利用以及開發(fā)等帶來了更為便利的條件。傳統(tǒng)的檔案管理工作載體主要是紙質類，依靠的是手工管理模式，對存儲條件要求高，由于庫房管理不達標，檔案實體受病蟲害和霉變的問題時有發(fā)生，對永久保存檔案很不利。而將這些實體檔案數(shù)字化后以電子形式保存，為實現(xiàn)永久保存提供了新的可能。隨著信息技術的不斷發(fā)展，將信息技術充分運用到檔案管理中，改變傳統(tǒng)手工為主的檔案管理方式，可以實現(xiàn)檔案管理的精準性，增強檔案信息真實性、準確性。

3.2 信息化建設能進一步推動檔案管理的高效能

傳統(tǒng)的檔案管理模式，對于工作人員來說，工作任務重而且繁瑣，涉及的內容和程序、流程都比較多，任何一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，則不能保障下一步工作的開展。如每年一次的檔案收集歸檔工作，看似平常，但高質量、高標準完成此項工作則是比較困難的，相關單位的不配合、個別同志的不負責，都是造成歸檔工作困難的原因。運用檔案信息化管理模式，在信息化管理中，一步一環(huán)緊密相扣，將檔案管理工作前移到各項工作中，工作任務完成，其產(chǎn)生的檔案即在系統(tǒng)里生成并在線遷移歸檔，能減少檔案工作量，實現(xiàn)檔案管理的高效能。

3.3 信息化建設助力檔案管理持續(xù)發(fā)展

信息技術在辦公領域得到了大規(guī)模的運用，檔案作為辦公自動化管理產(chǎn)生的信息資料，也得到了相應的發(fā)展，促進了檔案管理信息化。從文件生命周期論、檔案的前端控制論等檔案基礎理論，都為檔案信息化建設指明了方向。這是大勢所趨，必然要求檔案工作進一步提高信息技術能力，順應時代發(fā)展，結合現(xiàn)代信息技術，摒棄過時的檔案管理方法和模式，在檔案管理規(guī)范化、科學化方面努力創(chuàng)新，滿足檔案管理中的眾多需求，提供特色化服務，實現(xiàn)檔案管理的不斷發(fā)展進步。

3.4 信息化建設能進一步提升檔案實體的安全保障

相比于傳統(tǒng)的紙質檔案管理時代，檔案信息化對檔案安全的保障性更強。針對以往檔案篡改案例表明，更多檔案篡改都是在檔案查閱或者借閱時，在紙質版上進行涂改。檔案信息化后，檔案信息數(shù)據(jù)能有多重備份，在整理、查閱、利用中，都能確保檔案的完整性和真實性，檔案安全得到保障。另外，在檔案收集工作中，如OA文件系統(tǒng)里的文件，通過技術手段可實現(xiàn)在線自動歸檔功能，經(jīng)檔案人員的分類整理，歸檔到系統(tǒng)里，可確保文件歸檔的完整性，彌補傳統(tǒng)手工歸檔方式造成重要檔案漏歸錯歸現(xiàn)象，提升檔案信息實體的安全性。

4 信息化助推檔案管理績效提升的策略

4.1 提高對檔案信息化建設重要性的認識

思想是行動的先導。要想提升檔案管理績效，必須深刻認識檔案信息化建設對檔案管理績效提升的重要意義，牢固樹立信息化建設意識。一是應轉變決策和管理人員的思想觀念，推動檔案信息化建設向高質量高水平發(fā)展。只有認識到位，才能確保經(jīng)費、人員、設備的配置到位，為檔案管理績效提升奠定基礎。二是在工作制度、工作機制、工作流程建設規(guī)范中統(tǒng)籌協(xié)調，將檔案信息化建設納入單位信息化建設總體規(guī)劃，確保檔案信息化建設進入單位的頂層設計，得到各有關方面的支持。三是在檔案信息化建設的推進中不要盲目跟風，倉促上馬，讓檔案信息化建設項目成為半拉子工程，既浪費財力和人力，更為后續(xù)工作的有序開展造成障礙。檔案信息化建設是一項長期的工作，不能一蹴而就，應統(tǒng)籌協(xié)調，穩(wěn)步推進。檔案信息化建設應跟上網(wǎng)絡信息技術的發(fā)展和進步，不斷創(chuàng)新，以適應新的需要和發(fā)展。

4.2 構建符合功能需要的檔案信息管理系統(tǒng)

離開檔案信息管理系統(tǒng)，檔案管理績效提升就無從談起。檔案信息管理系統(tǒng)是檔案工作適應信息化社會對檔案管理有序開展要求的基礎，是利用現(xiàn)代信息技術對檔案信息進行管理、利用的有力支撐。通過這個系統(tǒng)，可對檔案信息進行采集、加工、存儲、管理，并通過網(wǎng)絡平臺提供公共檔案信息利用服務和檔案信息資源共享。因此，各級檔案部門和各單位應充分運用現(xiàn)代網(wǎng)絡信息技術，按照《數(shù)字檔案館建設指南》《數(shù)字檔案室建設指南》，開展數(shù)字檔案館、數(shù)字檔案室及檔案數(shù)據(jù)庫建設，實現(xiàn)對檔案的信息化、數(shù)字化管理。在檔案信息管理系統(tǒng)構建時應充分考慮本單位的實際情況，按照檔案的不同類別，分別建立各具特色的檔案專題數(shù)據(jù)庫，增強檔案管理和開發(fā)利用的便利性。針對目前檔案信息系統(tǒng)多樣化的現(xiàn)狀，如何選擇適合本單位本行業(yè)的管理系統(tǒng)，需要檔案工作者與信息技術開發(fā)人員一起參與選擇，并優(yōu)化相關板塊模式，以適應本單位檔案管理工作的實際需要，達到事半功倍的效果。搜索引擎的選用也很重要，信息化時代要做到檔案的快捷利用，必須要有優(yōu)質高效的搜索引擎，這是提升檔案管理績效的重要內容和條件。

4.3 加強對檔案的安全管理

無論是傳統(tǒng)的檔案管理工作，還是信息化時代的檔案信息化建設，檔案安全一直是檔案工作的生命線，都必須將安全作為底線，警鐘長鳴，絕不放松。一是針對檔案信息系統(tǒng)，應根據(jù)不同的操作和利用內容，分別設置不同的管理權限，加強系統(tǒng)訪問權限管理。二是加強設備及技術的安全防范。在傳統(tǒng)的檔案“八防”的同時，應加強設備和技術管理防范方面的力量，如對設備的檢測、檔案信息的多種載體備份以及服務器、監(jiān)控設備等的管控，確保檔案信息及信息系統(tǒng)的安全。三是從制度上嚴格控制，將安全風險控制在萌芽狀態(tài)。安全隱患最大的威脅是麻痹大意，必須牢固樹立安全第一的思想防線，將安全防護與檔案信息化建設同安排同部署，建立規(guī)范、科學、嚴格的管理制度，確保每一個環(huán)節(jié)、每一個關鍵接口的工作都有章可循、有制度可依，使得各項工作順利開展，確保檔案安全。

4.4 加強對檔案信息化建設人員的培養(yǎng)

人才是制約檔案信息化順利推進的關鍵，只有加強對檔案管理人員的培養(yǎng)，讓檔案管理人員充分認識到信息化對檔案工作的重要性，發(fā)揮主觀能動作用，適應信息化建設的需要，才能順利推進檔案信息化建設。一是完善人才培養(yǎng)培育制度。在員工招聘時，應遴選有一定信息化技術操作能力、有一定專業(yè)背景的人員充實到檔案管理工作中。二是對于一些學習能力加強、工作積極肯干的同志，派其到相關單位和學校學習先進的檔案信息化管理理念和技術方法，到兄弟單位掛職鍛煉，在工作實踐中提升能力素質，成為技術骨干。三是多舉行相關業(yè)務學習和競賽，以賽促學、以賽促干，進一步增強檔案管理人員的榮譽感和自豪感。四是建立檔案人員的考核和評價機制，讓肯干肯學肯做的同志在考核中脫穎而出，享受一定的待遇和績效。五是要建立監(jiān)督檢查機制，進一步激勵工作人員的積極性，最大限度地發(fā)揮檔案工作人員在檔案績效提升方面的價值和作用。

進入信息化建設的新征程，檔案管理工作任重道遠，有機遇，有挑戰(zhàn)。如何搶抓機遇，應對挑戰(zhàn)，這是檔案部門及檔案工作者必須面對的問題。不進則退，只有迎難而上，順應時代潮流，將工作重心投入到檔案信息化建設的洪流中，才能使檔案管理工作適應新時代的發(fā)展，進一步提升檔案管理工作績效，促進檔案事業(yè)順利發(fā)展。