基于干部人事檔案專項審核的檔案信息化建設

文/李宛蓉

黨的十八大以來，為深入貫徹落實中央從嚴管理干部要求，中央組織部在全國集中開展了干部人事檔案專項審核工作、干部人事專項審核拓展工作。2018年11月，新修訂的《干部人事檔案工作條例》（以下簡稱《條例》）頒布實施?！稐l例》是新時代干部人事檔案工作的基本遵循?！稐l例》從注重效用發(fā)揮方面，增加了干部人事檔案信息化建設和信息資源開發(fā)的內容。各單位干部人事檔案管理部門應結合干部人事檔案專項審核工作具體要求和工作成果，加快推進干部人事檔案信息系統(tǒng)建設、運行、維護、安全管理、數(shù)字化加工及人員管理等工作，建好防范紙質檔案涂改造假等問題的“監(jiān)控器”和“防火墻”，實現(xiàn)業(yè)務部門與檔案管理部門的數(shù)字檔案信息共享。工作中應堅持實事求是原則，以業(yè)務應用為導向，進一步提升干部人事檔案專項審核下檔案信息化建設水平，更好地服務于干部人事檔案管理利用工作。

1 干部人事檔案專項審核下檔案信息化建設的時代背景與新要求

在信息時代背景下，隨著數(shù)字化進程加快，干部人事檔案信息化建設有較強的現(xiàn)實性和必要性。傳統(tǒng)紙質檔案存在容易毀損、信息更新不及時、有效檔案信息不全、查閱效率不高等問題。數(shù)字檔案在查詢便捷、高效規(guī)范、安全保護方面具有優(yōu)勢，如果管理嚴格，其真實性、完整性、可用性、安全性有保障。在進行干部人事檔案專項審核的情況下，有必要推進檔案信息化，將紙質檔案轉化為數(shù)字圖像和數(shù)字文本進行安全保存和有效利用。

1.1 干部人事檔案管理具有特殊性

一是涉及材料覆蓋范圍廣，收集難度大。干部人事檔案涉及干部成長各個階段的相關材料，包含個人履歷、學歷學位、專業(yè)技術職務、黨團材料、政審、考核鑒定、獎懲、工資晉升、聘用合同、任免材料等，涉及的材料覆蓋范圍廣，形成年代時間跨度大。不同歷史時期，國家對干部人事檔案的管理要求不同，因此檔案材料往往會存在著諸多差異，客觀上造成了干部人事檔案材料收集難度大，一旦在工作過程中因為外部影響因素或檔案管理部門工作落實不到位，就可能造成檔案材料收集不全，真假難辨等問題。推進干部人事檔案信息化建設，能主動在線收集檔案材料，保證檔案的齊全完整。

二是歸檔的標準不統(tǒng)一，管理難度高。干部人事檔案涉及的類別多，是干部成長過程中方方面面的真實記錄。但由于歷史原因，一些組織人事檔案管理部門在檔案具體歸檔方面未形成統(tǒng)一標準，國家關于干部人事檔案歸檔規(guī)定更多是從宏觀層面進行指導。而各地出臺的歸檔標準、歸檔范圍和管理制度存在較大差異，導致干部人事檔案專項審核工作在歸檔過程中出現(xiàn)了不規(guī)范、材料不統(tǒng)一等問題，不僅影響干部人事檔案的完整性，也不利于數(shù)字圖像和數(shù)字文本的規(guī)范。而隨著干部人事檔案專項審核工作的推進，對檔案材料嚴格審核，統(tǒng)一歸檔標準，對實體檔案與數(shù)字檔案同步管理，提高了規(guī)范性。

三是機密性高，安全要求高。干部人事檔案涉及的政審材料、考核材料和個人經(jīng)歷內容都屬于個人隱私，在人事檔案管理過程中應給予一定的保護，只能在工作需要和特定條件下，由專門單位安排專人對其進行查詢和借用。在這一過程中，必須制定檔案查（借）閱規(guī)定，按照一定的審批流程進行，保障干部人事檔案信息安全?？梢哉f，干部人事檔案在形成、管理、利用整個環(huán)節(jié)都具有極高的機密性，這對于干部人事檔案管理部門提出了較高的工作要求。正是由于開展干部人事檔案專項審核工作，制定和完善了檔案查（借）閱規(guī)定，才能積極推進干部人事檔案管理向更高效、更安全、更科學的方向發(fā)展。

1.2 干部人事檔案信息化建設較滯后

新修訂的《中華人民共和國檔案法》對檔案信息化建設提出了明確要求。這一法律的出臺，從法律層面確定了檔案信息化建設的重要性和必要性。在干部人事檔案管理工作中落實新《檔案法》、《條例》，有必要將干部人事檔案信息化建設作為重要工作，推動干部人事檔案工作科學化、制度化、規(guī)范化。但從目前看，我國干部人事檔案信息化建設還存在一些亟待解決的問題，在一定程度上弱化了干部人事檔案工作效率，也不利于干部人事檔案信息資源的整合和深度開發(fā)利用。一方面，重視程度不夠，部分單位領導認為紙質檔案管理就已經(jīng)能夠滿足單位日常干部人事檔案工作需求，沒必要投入大量的人力、物力、財力推進干部人事檔案信息化建設。在這種思想觀念影響下，干部人事檔案管理人員也存在著主觀服務性不足，現(xiàn)代信息技術運用不全面、不深入等問題。另一方面，管理模式傳統(tǒng)。無論是從思想意識還是技術手段方面看，都落后于時代發(fā)展趨勢。傳統(tǒng)的干部人事檔案管理方法必然會被更為現(xiàn)代化的檔案管理方法所取代，如果單位在干部人事檔案信息化建設方面重視不足，就會落伍。因此無論對于單位而言，還是對于檔案管理工作而言，有必要主動地引進干部人事檔案信息系統(tǒng)，加大教育培訓力度，推進檔案管理信息化，更好地適應新時代干部人事檔案管理的發(fā)展需要。

1.3 干部人事檔案信息化建設有新要求

一是形成數(shù)字檔案，變被動收集為主動收集。新時代，無論是新《檔案法》，還是《條例》，均明確了對檔案信息化建設的具體要求。各單位在推進干部人事數(shù)字檔案信息化建設時，應將數(shù)字干部人事檔案信息收集作為重點工作，投入必要資金設備和人力，構建干部人事檔案管理信息系統(tǒng)，通過嚴格規(guī)范檔案目錄建庫、檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)存儲、數(shù)據(jù)驗收、數(shù)據(jù)交換、數(shù)據(jù)備份、安全管理等基本環(huán)節(jié)，將紙質人事檔案轉化成為數(shù)字人事檔案，形成數(shù)字干部人事檔案信息資源庫，對紙質檔案和數(shù)字檔案嚴格審查對比，確保二者的一致性，保障數(shù)字干部人事檔案信息的真實性、完整性和安全性。

二是加強同步管理，構建統(tǒng)一的干部人事檔案管理系統(tǒng)。在干部人事檔案管理信息系統(tǒng)構建過程中一定要做到紙質檔案與數(shù)字檔案的同步管理，保持一致。在數(shù)字檔案歸檔之前，一定要對相關材料進行嚴格審查，確保材料真實、完整，確保相關手續(xù)符合要求，對于缺少相關信息的應及時補辦，嚴格把好材料入口關，將鑒定真實可靠的檔案材料上傳到干部人事檔案管理系統(tǒng)，并按照十大分類進行管理，實現(xiàn)紙質檔案與數(shù)字檔案的有效融合，實現(xiàn)紙質檔案與數(shù)字檔案的同步管理、動態(tài)管理，保持二者一致。應對干部人事檔案信息及時進行更新，確保干部人事檔案管理系統(tǒng)信息與干部實際工作情況和履職情況相符。

三是實施流程化管理，保障干部人事檔案信息安全。干部人事檔案信息具有一定的機密性，涉及干部工作的嚴肅性和干部權益。因此，在干部檔案信息的查閱利用方面，需要按照一定的流程進行審批。應實施流程化管理，實現(xiàn)從申請、審批、查閱、借閱到歸還的全程留痕，干部人事檔案管理系統(tǒng)對各個環(huán)節(jié)進行信息登記，對檔案外借和使用進行全流程追溯。還應通過權限設置，為不同層級的管理人員匹配相應的操作權限，非干部人事檔案管理人員無法對系統(tǒng)進行操作，防止干部人事檔案的信息被篡改、偽造或者外泄。

2 干部人事檔案信息化建設實踐探索

干部人事檔案信息既是單位選人用人的重要依據(jù)，也是推進新時代檔案事業(yè)發(fā)展的重要數(shù)據(jù)來源。因此，在干部人事檔案專項審核背景下，各級各地組織人事部門應該采取積極有效的措施，推進干部人事檔案信息化建設。

2.1 構建干部人事檔案信息管理系統(tǒng)

干部人事檔案信息管理系統(tǒng)是干部人事檔案信息化建設的關鍵環(huán)節(jié)。在干部人事數(shù)字檔案管理系統(tǒng)建設過程中應始終貫徹“功能齊全、操作簡單”的設計理念。干部人事檔案管理部門應與開發(fā)單位進行廣泛合作，并組成專門的研發(fā)團隊，既要有專業(yè)的技術型人才主導，也要有干部人事檔案管理人員參與，這樣才能夠確保研發(fā)出來的干部人事檔案信息管理系統(tǒng)符合新時代干部人事檔案管理需要，體現(xiàn)現(xiàn)代信息技術優(yōu)勢。

干部人事檔案管理系統(tǒng)（圖1）應具備系統(tǒng)登錄、檔案管理、名冊管理、查閱管理、借閱轉出、系統(tǒng)管理等六大模塊，能夠實現(xiàn)檔案信息接收、建檔管理、業(yè)務管理、名冊管理、轉檔管理、目錄打印、工作日志、安全管理、上報信息和系統(tǒng)管理等諸多功能，確保數(shù)字干部人事檔案管理系統(tǒng)能夠與本單位的業(yè)務系統(tǒng)以及上級部門的干部人事檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)無縫對接。在應用查詢方面，應結合新時代移動信息查詢需要，圍繞移動設備用戶需求開設相關端口登錄系統(tǒng)，有關人員可通過身份驗證對相關干部人事檔案信息進行讀取和操作。同時要對管理系統(tǒng)界面進行優(yōu)化，既要確保內容和頁面設置的一致性，又要符合手機和平板電腦等移動智能終端使用者的習慣。從數(shù)據(jù)安全保障方面看，應根據(jù)不同用戶和部門的使用和管理權限，設置不同分組，對所有操作都要在本系統(tǒng)中記錄留痕。記錄應包含操作人員的單位、姓名、操作時間、操作內容、操作人員的機器IP等，一旦出現(xiàn)問題，可根據(jù)相關信息查到具體的人員。可借助區(qū)塊鏈技術對關鍵數(shù)據(jù)進行加密，確保人事檔案信息系統(tǒng)信息安全可靠，防止重要數(shù)據(jù)遺失或被他人竊取。

圖1 干部人事檔案信息化管理系統(tǒng)示意圖

2.2 提供軟硬件設備支持

干部人事檔案管理部門應結合數(shù)字干部人事檔案管理的現(xiàn)實需要提供必要的資金，引進相應的軟硬件設備。硬件設備方面，應為干部人事檔案信息化管理提供專門的庫房，庫房要有一定的安保措施，對門窗要進行加固，對庫房的溫度、濕度進行全程監(jiān)測，對于內網(wǎng)和外網(wǎng)線路進行物理隔絕，地板要進行靜電處理，確保干部人事檔案信息安全。同時要購置必要的計算機掃描設備、打印設備，為人事檔案數(shù)字化轉型和檔案系統(tǒng)建設提供必要的技術支持。軟件方面，應構建干部人事檔案管理信息系統(tǒng)，對信息系統(tǒng)進行定期維護和優(yōu)化，并結合新時代數(shù)字干部人事檔案管理實際需要，不斷地更新和升級相應的軟件系統(tǒng)，確保干部人事檔案信息化建設真正落實到位。

2.3 提供人員組織與技術保障

數(shù)字干部人事檔案管理工作是一項復雜的系統(tǒng)工程，既需要單位從宏觀層面對這項工作進行精準指導，同時也要看到干部人事檔案管理的巨大工作量，為其提供必要的組織保障、人員保障和技術保障。組織保障層面，有關領導和部門應充分認識數(shù)字干部人事檔案管理的必要性和重要性，加大對干部人事檔案管理工作及人員的關心和支持，成立專門領導小組對干部人事檔案數(shù)字化管理遇到的技術難題和其他問題進行研究，制定實施可行方案，增強數(shù)字干部人事檔案管理的組織保障。人員保障層面，當前從事干部人事檔案管理工作的專職人員還相對少，很多人員都屬于兼職性質，因此組織人事部門和干部人事檔案管理機構應結合新時期數(shù)字干部人事檔案管理的實際需要，強化人才隊伍建設，選好配強從事干部人事檔案管理信息化的工作人員，為開展工作提供扎實的人才保障。技術保障層面，應加強與第三方企業(yè)合作，結合干部人事檔案信息化建設的實際需要，從圖像處理、數(shù)據(jù)儲存、數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)交換、安全管理、數(shù)據(jù)庫建設、數(shù)據(jù)驗收等多個方面入手，對相關技術給予更新和完善，切實保障數(shù)字干部人事檔案的真實性、完整性、安全性。

2.4 對專項審核各環(huán)節(jié)嚴格把關

干部人事檔案專項審核的質量對數(shù)字干部人事檔案管理起著至關重要的作用。在干部人事檔案信息化管理過程中，為了確保各環(huán)節(jié)審核工作的質量，有必要結合干部人事檔案專項審核工作，保證專項審核工作遺留問題已處理、涉嫌涂改造假檔案內容已調查核實，重要信息前后記載不一致已查核認定。應重點對干部“三齡兩歷一身份”進行專項審核。如在審核過程中發(fā)現(xiàn)更改年齡情況，應對當事人檔案最早材料進行核實，以最早材料出生日期為準。如果最早材料丟失，則需要派專人到當事人戶籍地查閱相關戶籍檔案，由公安部門出具證明，認定其出生日期，然后再按照相關流程對年齡進行確認和修改。

在干部人事檔案專項審核背景下，干部人事檔案管理信息化建設具有其重要性和必要性。構建干部人事數(shù)字檔案信息管理系統(tǒng)，推進數(shù)字檔案管理，可以使干部人事檔案工作由傳統(tǒng)管理模式向現(xiàn)代管理模式轉變，進一步提升干部人事檔案的制度化、規(guī)范化、科學化、信息化水平。積極推進干部人事檔案信息化建設，不僅能解決傳統(tǒng)紙質檔案遺失和損毀問題，還能有效地防止干部人事檔案信息人為涂改和造假情況，為干部人事檔案管理增加一道安全防線。我們應積極運用現(xiàn)代信息技術，推進數(shù)字干部人事檔案管理，提升檔案管理效率，充分發(fā)揮數(shù)字信息技術在干部人事檔案管理工作中的安全保存、高效管理和有效利用功能，更好地為干部人事工作服務。