PDCA循環(huán)在醫(yī)療設(shè)備檔案管理中的應用

文/劉柳

PDCA循環(huán)由計劃（Plan）、實施（Do）、檢查（Check）、處理（Action）四個階段構(gòu)成，最早由美國管理學家戴明提出，也被稱為標準化質(zhì)量管理理論。這一理論最早在傳統(tǒng)制造業(yè)和電力企業(yè)質(zhì)量管理領(lǐng)域得到運用，通過連續(xù)動態(tài)管理，能夠?qū)δ骋恍袠I(yè)或領(lǐng)域生產(chǎn)和管理問題進行持續(xù)改進。探討PDCA循環(huán)理論在醫(yī)療設(shè)備檔案管理中應用的若干問題，有積極意義。

1 當前醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作面臨的主要問題及難點

醫(yī)療設(shè)備是醫(yī)院醫(yī)療水平和能力的重要體現(xiàn)，其檔案管理事關(guān)醫(yī)療設(shè)備的更新與醫(yī)療技術(shù)的發(fā)展，事關(guān)醫(yī)療水平的提高和醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展。但當前部分醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理面臨一些不容忽視的問題及難點。

1.1 沒有形成醫(yī)療設(shè)備檔案管理的相應制度

在醫(yī)療設(shè)備購置方面沒有建立相應的歸檔制度，導致醫(yī)療設(shè)備重要檔案材料及信息無法及時歸檔，容易造成醫(yī)療設(shè)備信息缺失和原始票據(jù)文件缺失，為后續(xù)醫(yī)療設(shè)備維護、維修帶來不便。缺少統(tǒng)一的醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度，檔案管理人員在具體工作中就可能產(chǎn)生隨意性，對應收盡收的檔案信息沒有給予足夠的重視，導致部分重要的醫(yī)療設(shè)備檔案信息缺失。

1.2 一些醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案不齊全完整

在日常管理方面存在著醫(yī)療設(shè)備檔案資料分散管理情況。醫(yī)療設(shè)備涉及多個科室，在管理過程中所形成的影像資料、操作手冊、設(shè)備驗收和日常維護資料容易出現(xiàn)各自保存現(xiàn)象，要想調(diào)用這些資料需要向多個部門協(xié)調(diào)，嚴重降低了醫(yī)療設(shè)備檔案管理效率，也給醫(yī)療設(shè)備檔案的齊全完整造成了隱患。醫(yī)療設(shè)備檔案收集不僅要檔案管理人員主動作為，還需要相關(guān)部門及人員密切配合，但目前還缺少相互間的溝通和協(xié)調(diào)。

1.3 醫(yī)療設(shè)備檔案管理手段及技術(shù)落后

雖然部分醫(yī)院在醫(yī)療設(shè)備檔案管理中運用了先進的計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，但由于缺少專業(yè)人才，醫(yī)療設(shè)備檔案管理人員更愿意采用人工模式，未結(jié)合醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理的實際需要引入PDCA循環(huán)理論，不能適應實際工作需要。

1.4 忽視設(shè)備維修檔案

醫(yī)療設(shè)備在使用過程中必然會涉及設(shè)備保養(yǎng)、零部件更換和維修等相關(guān)重要記錄，一些醫(yī)療單位未將這些記錄數(shù)據(jù)材料及時歸檔，難以對以往維修信息進行追溯，對于設(shè)備使用率、完好率就無法準確推斷和判定，影響設(shè)備的管理和利用。

1.5 醫(yī)療設(shè)備檔案借閱管理不規(guī)范

醫(yī)療設(shè)備在使用過程中難免會出現(xiàn)一些故障，這時就需要從檔案管理部門查用相關(guān)醫(yī)療設(shè)備檔案，為設(shè)備問題診斷提供依據(jù)。但當前部分醫(yī)院在醫(yī)療設(shè)備檔案管理過程中并沒有形成統(tǒng)一、科學的借閱制度，借閱過程中隨意性較高，很容易造成醫(yī)療設(shè)備檔案信息損毀或丟失。

2 PDCA循環(huán)在醫(yī)療設(shè)備檔案管理中應用的重要意義

運用PDCA循環(huán)理論能快速找到當前醫(yī)療設(shè)備檔案管理存在的問題，針對問題制定相應的解決方案，使醫(yī)療設(shè)備檔案管理更加契合醫(yī)院工作需要。一般情況下，醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備眾多，來源不一，在用途上有明顯區(qū)別，所形成的檔案數(shù)據(jù)也十分復雜多樣。如果沒有規(guī)范化、標準化的檔案管理制度機制，勢必會影響醫(yī)療設(shè)備檔案管理質(zhì)量。這就需要采用PDCA循環(huán)模式，通過對醫(yī)療設(shè)備管理各個流程的梳理，找到醫(yī)療設(shè)備歸檔管理利用中存在的問題，提出有針對性的解決策略，保證醫(yī)療設(shè)備檔案管理質(zhì)量，為科學管理提供扎實的理論支撐和數(shù)據(jù)支持。

實行PDCA循環(huán)管理模式，能對醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理全流程存在的問題進行梳理，制定科學有效的解決辦法，改善醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作。PDCA循環(huán)管理模式涉及醫(yī)療設(shè)備檔案管理的“計劃→執(zhí)行→檢查→處理”全過程，有助于轉(zhuǎn)變檔案管理人員理念，改變傳統(tǒng)粗放式管理模式，通過醫(yī)療設(shè)備精細化管理，對其購置情況、維修記錄以及可能存在的安全隱患相關(guān)數(shù)據(jù)進行整合，為下一步檢修工作提供依據(jù)，降低設(shè)備故障發(fā)生率，減少檔案管理資源消耗，為醫(yī)院設(shè)備安全運行提供保障。此外，在PDCA循環(huán)管理模式下，醫(yī)療設(shè)備檔案存儲、調(diào)用將會形成更為完善的制度機制，使檔案管理人員更加嚴格地落實各項安全管理措施，提升醫(yī)療設(shè)備檔案管理規(guī)范性。

無論是從醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理還是安全使用角度看，將PDCA循環(huán)管理模式運用到醫(yī)療設(shè)備檔案管理中都具有重要的意義。

3 PDCA循環(huán)在醫(yī)療設(shè)備檔案管理中的應用過程及要求

應結(jié)合新時代醫(yī)療設(shè)備檔案管理需要，明確其應用過程及要求，構(gòu)建科學合理的PDCA循環(huán)管理模式。

3.1 制定計劃

將PDCA循環(huán)理論運用于醫(yī)療設(shè)備檔案管理，能針對存在的問題制定相應的管理計劃，有效預防檔案管理過程中可能出現(xiàn)的問題。在計劃制定過程中，一方面，應充分調(diào)動醫(yī)療設(shè)備檔案管理人員工作積極性，對醫(yī)療設(shè)備檔案進行全面收集、歸檔和科學的開發(fā)利用；另一方面，加大對醫(yī)院檔案管理人員的教育培訓，避免盲目操作行為的出現(xiàn)，提升醫(yī)療設(shè)備檔案管理水平。針對醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理存在的問題，按照規(guī)范化和標準化要求加以改進，切實保障醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理的實效性和完整性。應采用PDCA循環(huán)法持續(xù)分析醫(yī)療設(shè)備檔案管理的難點和重點，對醫(yī)療設(shè)備檔案管理進行優(yōu)化和改進。如對檔案資料收集不齊全、檔案技術(shù)更新速度慢、設(shè)備檔案管理不規(guī)范等問題，制定具體的實施計劃表。

表1 醫(yī)療設(shè)備檔案管理實施計劃表

要完成上述目標，應進一步提升醫(yī)療設(shè)備檔案管理規(guī)范化水平，結(jié)合醫(yī)療設(shè)備在招投標、采購、使用、維修等過程所產(chǎn)生的相關(guān)信息資料，全面收集文字、圖像、視頻、音頻等多種形式的文件材料。應以醫(yī)療設(shè)備檔案管理計劃為依據(jù)，對醫(yī)療設(shè)備檔案信息數(shù)據(jù)進行分析，為其檔案管理提供決策依據(jù)。應按照國家相關(guān)制度要求，如《醫(yī)療器械分類目錄》等規(guī)范建檔，結(jié)合醫(yī)院固定資產(chǎn)類別需要，要求每一臺醫(yī)療設(shè)備都建立固定資產(chǎn)臺賬和卡片，明確醫(yī)療設(shè)備取得日期、采購主管單位、型號規(guī)格、品牌、設(shè)計使用年限、金額等相關(guān)內(nèi)容，并對每一臺醫(yī)療設(shè)備進行編號管理，保障每臺設(shè)備檔案數(shù)據(jù)齊全完整。

3.2 管理執(zhí)行

在實際工作中，既要做好醫(yī)療設(shè)備紙質(zhì)檔案信息保存，也要做好電子檔案信息的收集整理。應通過對醫(yī)療設(shè)備檔案信息的全面整合，對紙質(zhì)檔案信息和電子檔案信息進行對比，明確有無問題。發(fā)現(xiàn)問題，需與信息生成部門進行核對，確保電子檔案信息和紙質(zhì)檔案信息一致，對檔案信息資料進行分類管理。

一是完善檔案管理內(nèi)容。醫(yī)院應結(jié)合醫(yī)療設(shè)備檔案管理實際情況，建立一套科學合理的醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度機制，加大對檔案管理人員的教育培訓，要求管理人員嚴格落實醫(yī)療設(shè)備檔案管理相關(guān)制度要求。應完善醫(yī)療設(shè)備檔案管理內(nèi)容。以新出臺的《檔案法》和《醫(yī)療器械使用質(zhì)量監(jiān)督管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)制度為依據(jù)，進一步明確醫(yī)療設(shè)備檔案整理標準、歸檔范圍、歸檔時間、交接程序；檔案材料歸檔范圍應含醫(yī)療設(shè)備申購材料、前期準備材料、招投標材料、設(shè)備驗收材料、設(shè)備使用材料、維修保養(yǎng)材料、檢測材料、報廢材料以及其他相關(guān)材料等，確保相關(guān)檔案材料全面、真實、可靠。同時制定醫(yī)療設(shè)備檔案分類方案，明確醫(yī)療設(shè)備檔案借閱流程和具體責任，確保醫(yī)療設(shè)備檔案在使用過程中的完整性、有序性。定期對醫(yī)療設(shè)備檔案相關(guān)內(nèi)容進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題，及時解決。

二是加強設(shè)備檔案全周期管理。對新采購的設(shè)備應及時建檔，并根據(jù)檔案目錄對相關(guān)檔案材料進行補齊，因人為因素或其他不可抗因素無法補充的，則需標明具體情況，有利于后續(xù)檔案管理。對于招標采購后的醫(yī)療設(shè)備，應對相關(guān)檔案資料進行全面收集匯總，單獨建立醫(yī)療設(shè)備檔案專盒或者專柜進行保存和管理；設(shè)備驗收之后，采購經(jīng)辦部門及人員應將涉及設(shè)備相關(guān)材料、結(jié)算材料單獨歸檔，確保從醫(yī)療設(shè)備申請開始到醫(yī)療設(shè)備報廢處置整個設(shè)備全生命周期檔案資料的齊全完整。

三是更新醫(yī)療設(shè)備檔案管理軟硬件設(shè)施設(shè)備。定期檢查醫(yī)療設(shè)備檔案存放環(huán)境，對醫(yī)療設(shè)備檔案室的防高溫、防潮、防火、防蟲措施進行檢查，并配備完善的監(jiān)控系統(tǒng)和消防設(shè)施，張貼醫(yī)療設(shè)備檔案管理相關(guān)制度，將醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作落實到人。定期更新醫(yī)療設(shè)備檔案管理硬件設(shè)施。對計算機、打印機、掃描儀、溫度計、檔案盒、干濕劑、檔案柜等相關(guān)檔案管理設(shè)施應經(jīng)常檢查，對損毀或缺少的硬件設(shè)備要及時的添加，保障檔案室硬件設(shè)備充足可用。應引進適合醫(yī)療設(shè)備檔案管理的軟件系統(tǒng)，積極推進醫(yī)療設(shè)備檔案管理信息化建設(shè)，通過現(xiàn)代信息技術(shù)實現(xiàn)對醫(yī)療設(shè)備檔案管理的數(shù)字化、信息化、智能化，進一步提升醫(yī)療設(shè)備檔案管理水平。

四是組織檔案人員培訓學習。醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作涉及的設(shè)備多，設(shè)備檔案資料時間跨度大，需要檔案管理人員具備專業(yè)知識和相應的業(yè)務(wù)能力。因此，醫(yī)院在醫(yī)療設(shè)備檔案管理過程中必須組織檔案管理人員進行業(yè)務(wù)學習和定期培訓，進一步強化檔案管理人員的管理意識、服務(wù)意識和專業(yè)技能。一方面，通過系統(tǒng)教育培訓，使檔案管理人員和相關(guān)職能部門充分認識醫(yī)療設(shè)備檔案管理的重要性、必要性，對醫(yī)療設(shè)備在購置、使用和維修過程中的檔案信息進行全面收集和整理。利用工作交叉環(huán)節(jié)，由檔案管理人員對業(yè)務(wù)人員和具體設(shè)備操作人員進行培訓，進一步明晰設(shè)備檔案管理的相關(guān)要求。另一方面，堅持認真負責態(tài)度，切實保障醫(yī)療設(shè)備檔案的完整性。在培訓過程中既要注重理論知識的培訓，將PDCA循環(huán)理論相關(guān)知識作為培訓內(nèi)容，提升檔案管理人員的問題意識，也要注重實踐能力的培養(yǎng)，切實保障檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)人員明晰醫(yī)療設(shè)備檔案的管理流程和歸檔要求，明確自身崗位職責，嚴格按照相關(guān)要求落實好醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作。

3.3 檢查階段

在檢查階段，從醫(yī)療設(shè)備檔案管理的大局出發(fā)，成立監(jiān)督檢查小組，組長應由醫(yī)院分管領(lǐng)導兼任，對檢查工作進行全面部署，形成和組織落實檢查方案。重點對醫(yī)療設(shè)備檔案的收集、交接、整理、歸檔、利用、開發(fā)、共享等相關(guān)工作進行全面督導檢查。還應明確醫(yī)療設(shè)備檔案管理過程中是否存在問題，分析問題產(chǎn)生的原因并及時加以解決。如在醫(yī)療設(shè)備檔案核查過程中，應全面掌握醫(yī)療設(shè)備的購置時間、金額、相關(guān)責任人、維修情況等相關(guān)數(shù)據(jù)，明確其中是否存在遺漏問題，及時更新醫(yī)療設(shè)備檔案相關(guān)信息，為下一步設(shè)備使用和維護提供客觀、科學、系統(tǒng)的依據(jù)。具體檢查時，應按照常規(guī)檢查和突擊抽查相結(jié)合的方式進行。監(jiān)督檢查小組應每季度對醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作情況進行檢查，重點查看醫(yī)療設(shè)備檔案目錄是否完整，醫(yī)療設(shè)備檔案內(nèi)容是否與設(shè)備相關(guān)信息相匹配，醫(yī)療設(shè)備檔案管理是否科學規(guī)范等，并對存在的問題提出反饋意見。同時每季度應進行一次突擊抽查，隨機抽查設(shè)備檔案資料，通過設(shè)備信息與檔案信息進行對比，看是否存在問題，為下一次循環(huán)管理提供數(shù)據(jù)資料。

3.4 總結(jié)改進

醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理是一項長期的復雜工程，利用PDCA循環(huán)法中的計劃、實行、檢查及處理4個階段進行規(guī)范和完善，能夠更好地發(fā)現(xiàn)醫(yī)療設(shè)備檔案管理中存在的問題，有助于提升醫(yī)療設(shè)備檔案管理質(zhì)量，減輕檔案管理人員工作壓力。在具體工作開展過程中，應做好醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作經(jīng)驗總結(jié)，進一步明晰醫(yī)療設(shè)備檔案管理具體標準，同時將發(fā)現(xiàn)的問題回歸到PDCA循環(huán)，持續(xù)對醫(yī)療設(shè)備檔案管理模式和手段進行改進。應結(jié)合醫(yī)療設(shè)備檔案管理實際需要，對醫(yī)療設(shè)備檔案制度進行優(yōu)化，明確醫(yī)療設(shè)備檔案借閱和歸檔流程，制定職能科室醫(yī)療設(shè)備檔案管理細則，為醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作開展提供制度依據(jù)。如發(fā)現(xiàn)問題，就要查擺問題原因，并對相關(guān)責任人進行追責，同時還要組織各部門進行討論，對于出現(xiàn)的問題拿出解決方案，為下一步醫(yī)療設(shè)備檔案管理計劃落實提供依據(jù)，進一步提升醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理水平。

綜上，PDCA循環(huán)管理模式有助于提升醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理規(guī)范化和標準化水平，對于優(yōu)化醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度機制，切實保障醫(yī)療設(shè)備檔案管理的完整性、系統(tǒng)性具有重要意義。該理論和方法的應用，有助于醫(yī)院檔案管理人員查找問題、分析問題、解決問題，以達到醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理精細化、智能化、科學化管理目標。