醫(yī)院檔案利用登記現(xiàn)狀及優(yōu)化

文/鐘春蓉

概述

隨著婦幼保健事業(yè)的快速發(fā)展，相關(guān)檔案利用的需求越來越多。檔案室作為保管醫(yī)院重要信息資源的專業(yè)機(jī)構(gòu)，承擔(dān)著向醫(yī)護(hù)人員、患者，以及其他群體提供可靠信息的重要職責(zé)。收集、鑒定、整理、保管、檢索、編研、利用、統(tǒng)計(jì)是檔案工作的八大環(huán)節(jié)。相對于收集、整理、鑒定等環(huán)節(jié)，檔案利用登記常為人們所忽視，使該項(xiàng)工作處于不規(guī)范操作狀態(tài)?！稒n案利用登記表》包括了利用者填寫的利用單位、利用日期、利用目的，也包括利用方式、查閱/借閱/復(fù)制，以及復(fù)制頁數(shù)/紙型，借閱卷數(shù)/件數(shù)，歸還日期，利用者、接待人、審批人的簽字等等。《檔案利用登記表》中的登記信息的分析研究，有利于準(zhǔn)確把握婦幼保健檔案利用特點(diǎn)和規(guī)律，分析檔案利用存在的不足，將其作為優(yōu)化檔案利用的重要參考。

1 資料與方法

1.1 資料

查閱某醫(yī)院檔案室2020年1月1日—2021年12月31日的《檔案利用登記表》。根據(jù)《檔案利用登記表》，了解某婦幼保健院檔案室內(nèi)提供的檔案利用基本情況。從《檔案利用登記表》的信息登記情況來看，檔案室先后向辦公室、財(cái)務(wù)科、產(chǎn)科、兒童康復(fù)科等各個(gè)部門、100余人次提供檔案利用查閱、借閱和復(fù)制服務(wù)。其中，查閱68卷、借閱56卷、復(fù)制53卷，基本涵蓋了醫(yī)院館藏的科技檔案、文書檔案、財(cái)務(wù)檔案、聲像檔案等。為了全面掌握醫(yī)院不同部門、人員對檔案室的檔案服務(wù)需求，了解檔案室檔案服務(wù)內(nèi)容與檔案服務(wù)對象的需求之間的差距，不斷提升醫(yī)院的檔案利用服務(wù)能力，本次研究以調(diào)查問卷形式開展，向50名服務(wù)對象發(fā)放《某醫(yī)院檔案室檔案利用情況調(diào)查問卷》，了解不同用戶對醫(yī)院檔案利用服務(wù)工作質(zhì)量評價(jià)。包括醫(yī)師10人，護(hù)士10人，行政人員20人，患者10人。調(diào)查問卷發(fā)出50份，收回50份，回收率100%?；厥盏膯柧碚{(diào)查均按規(guī)定和要求作答，且均為有效答卷。

1.2 方法

統(tǒng)計(jì)2020年1月1日—2021年12月31日期間某醫(yī)院檔案室《檔案利用登記表》相關(guān)利用信息，結(jié)合《某醫(yī)院檔案室檔案利用情況調(diào)查問卷》。該調(diào)查問卷表包括三個(gè)部分：第一部分包括被調(diào)查者基本信息，年齡、性別、教育程度、身份等，共5題。第二部分包括被調(diào)查者對醫(yī)院檔案室檔案工作的了解程度、服務(wù)現(xiàn)狀評價(jià)，共8題。第三部分包括被調(diào)查者對檔案室檔案利用服務(wù)工作的意見建議，共1題。

2 結(jié)果

2.1 了解程度

利用醫(yī)院檔案的50名被調(diào)查者中（見表1），對于檔案室館藏具體的檔案類別中，基本了解及以上的，占48%，不太了解或完全不了解的，占52%；對于檔案室檔案利用的形式及渠道中，基本了解及以上的，占60%，但仍有多于40%的被調(diào)查對象不太了解或完全不了解檔案室檔案利用形式和渠道。

表1 檔案室工作了解程度 %

2.2 利用需求

從《檔案利用登記表》，以及問卷調(diào)查情況來看，被問卷調(diào)查的對象獲取信息首選是網(wǎng)絡(luò)，利用檔案的主要目的考量因素是查找檔案信息。其中，有56%的受訪者認(rèn)為，可以通過網(wǎng)絡(luò)查詢到其所需的價(jià)值信息。而利用檔案時(shí)，更加注重的是檔案查詢的結(jié)果，與查詢檔案的速度、查詢檔案的服務(wù)態(tài)度、服務(wù)環(huán)境相比，72%的檔案利用受訪者更注重查找到檔案。

表2 信息獲取途徑 %

表3 信息獲取目的 %

可見，與檔案利用時(shí)的服務(wù)速度、服務(wù)態(tài)度以及服務(wù)環(huán)境等相比，檔案利用者更注重“找到檔案”這個(gè)結(jié)果。檔案利用的目的性非常的明確，就是要通過檔案室查詢到其所需的檔案資料。

2.3 服務(wù)評價(jià)

從服務(wù)認(rèn)可度與檔案利用的手續(xù)來看，呈現(xiàn)出較為一致的相關(guān)性。即，檔案利用認(rèn)可者對檔案查詢手續(xù)的繁瑣性感受較低；反之，檔案利用者不太認(rèn)可的人數(shù)，與其對檔案利用手續(xù)繁瑣的評價(jià)人數(shù)基本一致。可見，檔案室檔案利用手續(xù)是影響檔案利用服務(wù)認(rèn)可的直接因素。有54%的受訪者認(rèn)為檔案利用手續(xù)方便，有56%的受訪者非常認(rèn)可檔案室的檔案利用服務(wù)。

表4 利用服務(wù)認(rèn)可度 %

表5 檔案利用手續(xù)感知 %

2.4 意見建議

從問卷調(diào)查中，就檔案利用對象的檔案利用服務(wù)意見建議的征集結(jié)果來看（表6），提高檔案隊(duì)伍素能、建立檔案利用回訪制度，以及將其納入考核體系中，有必要或非常必要的，分別占90%、78%、68%。

表6 改善檔案利用意見占比 %

3 討論

3.1 檔案利用登記現(xiàn)狀分析

某醫(yī)院《檔案利用登記表》，登記的內(nèi)容包括利用單位、利用日期、利用目的，利用方式，借閱卷數(shù)/件數(shù)，歸還日期，利用者、接待人、審批人的簽字等等。從利用登記的現(xiàn)狀分析，該登記表文件標(biāo)題欄、案卷號能夠較為完整地表述其卷內(nèi)檔案，但序號欄缺少相應(yīng)數(shù)據(jù)填寫，還有部分登記填寫內(nèi)容不精準(zhǔn)?！袄媚康摹倍酁閺?fù)印、查閱、借閱等；對比利用目的的統(tǒng)計(jì)，則有臨床科研、核實(shí)信息、醫(yī)保結(jié)算、檔案缺失補(bǔ)全等。因此，從醫(yī)院的檔案室關(guān)于檔案利用登記工作的開展及其效果來看，精細(xì)化程度不夠，存在內(nèi)容不規(guī)范、不健全的問題，檔案利用登記信息僅反映了何時(shí)何人利用了何檔案等基本信息，檔案利用目的、利用感知、效果等缺少。就其原因來看，一方面是檔案室關(guān)于檔案利用登記的設(shè)計(jì)過于籠統(tǒng)，使得統(tǒng)計(jì)信息不完整、不準(zhǔn)確。另一方面，檔案室利用登記宣傳工作不到位，檔案利用登記過程缺少引導(dǎo)、監(jiān)督，不了解檔案室檔案類型，以及檔案利用的渠道占了較大比例。此外，檔案利用者本身的檔案業(yè)務(wù)素養(yǎng)不高，對檔案工作認(rèn)知度較低，對檔案的重要性認(rèn)識(shí)不足，檔案利用流程不熟悉、不規(guī)范，這些都導(dǎo)致檔案室檔案利用登記的應(yīng)有效果無法體現(xiàn)。

3.2 切實(shí)增強(qiáng)檔案意識(shí)

從表1可知，關(guān)于檔案利用的調(diào)查統(tǒng)計(jì)來看，對于館藏檔案的類別何利用渠道完全不了解的分別占12%、4%；不太了解的分別為40%、36%?？梢?，需要持續(xù)增強(qiáng)檔案利用者的檔案意識(shí)，使其做到第一時(shí)間能夠想到檔案，想到在何處調(diào)閱檔案。導(dǎo)致檔案利用登記意識(shí)不強(qiáng)的原因主要有：一是檔案投入的清晰性與收益的模糊性容易導(dǎo)致檔案價(jià)值被忽視。近年來，隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展，檔案在醫(yī)療衛(wèi)生發(fā)展中的作用逐漸為人們所認(rèn)可，每年都投入了一定資金用以購置檔案設(shè)備，組織檔案人員參加各類業(yè)務(wù)培訓(xùn)，這些費(fèi)用的支出是顯見的、清晰的；但與此形成對比的是，檔案的社會(huì)效益、經(jīng)濟(jì)效益貢獻(xiàn)度較為模糊，影響了檔案利用登記工作的重視程度。二是檔案重保管輕利用的現(xiàn)象存在。與醫(yī)院檔案收集、鑒定、整理、保管、檢索、編研、統(tǒng)計(jì)等工作相比，檔案利用，尤其是檔案利用登記研究沒有受到足夠的重視。

3.3 提高檔案服務(wù)水平

檔案服務(wù)水平是檔案利用者利用檔案的直觀感知，也是影響檔案利用者利用檔案的主觀判斷。傳統(tǒng)模式下，檔案室在收到電話或者信函后，便可查詢利用其所需的檔案信息資源。如今，要詳細(xì)地填寫檔案利用登記表，在實(shí)施過程中“人情味”“變少了”，規(guī)范性的標(biāo)準(zhǔn)和要求提高了，檔案利用者查詢、利用檔案的程序更為規(guī)范。此時(shí)，就需要檔案室的同志要多一份熱情、多一份耐心，除了做好利用登記解釋工作外，還需要用心用情指導(dǎo)檔案查詢者認(rèn)真填寫、規(guī)范登記，做好規(guī)范指導(dǎo)。要始終站在檔案利用者的角度，既要規(guī)范讓其填寫利用登記，也要毫不松懈、毫不懈怠地提醒用戶規(guī)范登記，養(yǎng)成凡利用必登記的良好習(xí)慣。

3.4 認(rèn)識(shí)利用登記意義

無論是檔案利用者，還是檔案工作者都應(yīng)高度重視檔案利用登記，在思想上充分認(rèn)識(shí)到檔案利用登記的重要現(xiàn)實(shí)意義?！稒n案利用登記表》或登記簿既是檔案利用的必要手續(xù)，也是檔案工作的重要組成部分，反映了各個(gè)時(shí)期、不同群體檔案調(diào)閱的真實(shí)情況，通過這些調(diào)閱檔案資料數(shù)據(jù)分析，能夠準(zhǔn)確掌握館藏檔案利用的重點(diǎn)，及時(shí)分析不同類型檔案利用的頻率，從而對重點(diǎn)檔案給予重點(diǎn)保護(hù)。并根據(jù)館藏檔案資料，做好編研工作，開發(fā)更多檔案產(chǎn)品，滿足不同主體的檔案信息需求。例如，根據(jù)檔案利用登記表中檔案利用頻率、利用范圍的統(tǒng)計(jì)分析，婦女保健科中婦女營養(yǎng)等醫(yī)療保健檔案查詢頻率較高，專門將該類檔案資料匯編，編纂孕、產(chǎn)期營養(yǎng)知識(shí)手冊，供廣大孕、產(chǎn)婦使用。

3.5 加強(qiáng)檔案宣傳工作

檔案利用登記接受度不高的重要原因之一是檔案利用登記方面的知識(shí)和要求不掌握，檔案利用登記的價(jià)值功能沒有得到檔案工作者及檔案查詢利用者的思想認(rèn)可，使得利用登記率較低，利用登記不規(guī)范。為此，一要加強(qiáng)檔案利用登記重要性宣傳。檔案工作者向檔案利用者說明檔案利用登記的現(xiàn)實(shí)意義，通過實(shí)際執(zhí)行過程中的典型案例來介紹，增強(qiáng)其檔案利用登記的思想認(rèn)同和情感認(rèn)同，使其認(rèn)識(shí)到檔案利用登記的現(xiàn)實(shí)重要性。此外，完善檔案利用登記工作，通過詳細(xì)的檔案利用登記，讓檔案利用者直觀感知檔案利用登記工作的極端重要性和現(xiàn)實(shí)必要性。通過適當(dāng)方式，適時(shí)向分管檔案工作的院領(lǐng)導(dǎo)或其他同事展示檔案利用登記工作成果，贏得檔案利用者的支持和信任。

3.6 豐富檔案服務(wù)形式

根據(jù)醫(yī)院檔案利用登記的信息統(tǒng)計(jì)，檔案利用主要包括查閱檔案、借閱檔案和復(fù)印檔案三種模式。無論是查閱、借閱還是復(fù)印均需要檔案利用者直接前往檔案室，由檔案室根據(jù)檔案利用者的需要提供檔案原件。這些檔案利用模式缺少檔案信息綜合、整理、編輯后的“加工品”。與檔案其他工作豐富多樣的服務(wù)形式和內(nèi)容相比，檔案利用登記工作形式單一、內(nèi)容單調(diào)。為此，作為檔案管理者，要積極適應(yīng)形勢發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需要，不斷豐富檔案利用登記服務(wù)的載體、形式和內(nèi)容。例如，除了紙質(zhì)利用登記外，還應(yīng)建立信息化利用登記數(shù)據(jù)信息庫，將日常的檔案利用登記信息造冊，建立信息內(nèi)容電子化，便于后期統(tǒng)計(jì)分析。此外，注重檔案利用登記效果反饋，變被動(dòng)利用登記為主動(dòng)服務(wù)，延伸登記利用價(jià)值功能，通過收集檔案利用登記反饋信息，掌握館藏檔案資源利用價(jià)值，完善館藏檔案資源結(jié)構(gòu)，改善檔案基礎(chǔ)工作。

3.7 修訂完善檔案制度

醫(yī)院檔案室是其檔案管理的重要部門，同時(shí)，也承擔(dān)著向其他科室、用戶提供可靠、真實(shí)檔案資源的重要職責(zé)。鑒于經(jīng)濟(jì)發(fā)展、社會(huì)進(jìn)步，檔案利用登記的載體、形式都發(fā)生了較大變化，應(yīng)結(jié)合檔案利用登記模板的變化，適時(shí)修訂、完善醫(yī)院檔案登記利用制度、流程，詳細(xì)規(guī)定檔案利用登記的具體內(nèi)容，并借助現(xiàn)代化信息技術(shù)，不斷提升檔案利用登記現(xiàn)代化水平。正所謂“沒有規(guī)矩，不成方圓”。檔案利用登記制度設(shè)計(jì)上，規(guī)定先登記、后查檔順序，登記合格方可利用。

3.8 加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)

檔案利用登記雖然只是檔案工作中的一個(gè)步驟和環(huán)節(jié)，但也是一項(xiàng)十分重要的基礎(chǔ)性工作，需要一支高素質(zhì)的專業(yè)檔案人才隊(duì)伍。為此，一方面要做好檔案從業(yè)者的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，重點(diǎn)培訓(xùn)檔案信息技術(shù)、理論知識(shí)和檔案實(shí)務(wù)、檔案法規(guī)，不斷完善其知識(shí)結(jié)構(gòu)。另一方面，要轉(zhuǎn)變服務(wù)理念。檔案從業(yè)者要增強(qiáng)職業(yè)榮譽(yù)感、使命感和責(zé)任感，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)、責(zé)任意識(shí)和創(chuàng)新意識(shí)，持續(xù)優(yōu)化檔案利用登記工作，適應(yīng)新時(shí)代檔案工作發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需要。