以山東博物館為例探究山東省內(nèi)國有博物館藏品檔案保護(hù)與數(shù)字化建設(shè)的必要性

滕衛(wèi)

摘 要：博物館藏品檔案是藏品從征集、登記、整理、利用到研究等初始資料逐漸累積形成的信息總匯，是國家文物財(cái)產(chǎn)賬—《博物館藏品總登記賬》的法律憑證，其記載著藏品最原始的資料以及各個相關(guān)業(yè)務(wù)流程的信息，從管理角度而言博物館藏品檔案是衡量一個博物館總體水平的關(guān)鍵依據(jù)。博物館藏品原始檔案具有一定的留存時長，多以紙質(zhì)形式為主，在保存和保護(hù)時容易受到主客觀因素的影響而損壞，不利于博物館藏品管理工作的有序推進(jìn)。隨著信息化時代下信息技術(shù)的廣泛普及，博物館藏品檔案管理工作也要與時俱進(jìn)，合理利用信息技術(shù)手段進(jìn)行數(shù)字化保護(hù)，進(jìn)一步規(guī)范博物館藏品管理的發(fā)展。以山東博物館為例，對山東省內(nèi)國有博物館藏品檔案的保存進(jìn)行調(diào)查，了解并分析當(dāng)前其保護(hù)與數(shù)字化建設(shè)情況，提出數(shù)字化建設(shè)的有效建議。

關(guān)鍵詞：藏品檔案;數(shù)字化保護(hù);資源共享;管理系統(tǒng)

DOI：10.20005/j.cnki.issn.1674-8697.2022.07.017

博物館的藏品種類豐富，與藏品相關(guān)的檔案數(shù)量也非常多，以第一手資料形式真實(shí)反映藏品的史實(shí)，系統(tǒng)記錄藏品詳細(xì)情況及利用情況等，不僅可以完整準(zhǔn)確地為藏品提供文字說明，而且是博物館藏品管理、利用與研究的重要科學(xué)參考依據(jù)。因此，做好博物館藏品檔案管理工作是開展博物館各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動的基礎(chǔ)。山東博物館藏品原始檔案以紙質(zhì)手記為主，在日常利用和保存過程中，受環(huán)境、人為因素的影響，部分檔案出現(xiàn)了影響外觀、辨識不清甚至危及檔案壽命的情況，給藏品管理帶來不便，更在一定程度上影響了藏品保護(hù)、利用和研究的深層開展。作為全省最大的綜合性博物館，山東博物館有責(zé)任在藏品檔案數(shù)字化管理與保護(hù)工作方面進(jìn)行創(chuàng)新探索，構(gòu)建藏品檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，以提高博物館藏品管理水平。

1 山東博物館藏品原始檔案的收藏背景及內(nèi)容

山東博物館成立于1954年，是在中華人民共和國成立后最早建設(shè)的省級綜合性地志博物館之一，收藏管理的藏品十分豐富，包括歷史文物、近現(xiàn)代文物和自然類化石標(biāo)本等。自1954年建立后，山東博物館經(jīng)歷了多次的搬遷和重建，于2010年又以新館形式向公眾開放，成為展示山東地區(qū)文明、文化的重要窗口。

山東博物館的藏品原始檔案源于1948年7月成立的山東省古代文物管理委員會（簡稱省古管會），省古管會不僅陸續(xù)接收了省內(nèi)如黃縣、膠東、北海古管分會等地方政府，機(jī)關(guān)，部隊(duì)收集的大批文物、古籍，還對齊魯大學(xué)的藏品、收藏家流于市場的藏品以及王獻(xiàn)唐、王貢忱等社會名流捐贈的文物藏品進(jìn)行了接收。1953年2月，省古管會改稱山東省人民政府文物管理委員會（簡稱省文管會）。1954年山東省博物館籌備處成立后，省文管會將其保存的文物藏品連同歷年藏品交接冊、登記簿等檔案資料（圖1）一并撥交山東省博物館。

目前，山東博物館藏品原始檔案主要包括：1948年至1953年《山東古代文物管理委員會收集、收購、捐獻(xiàn)登記簿》;1951年至1963年的《山東歷史文物登記簿》;1951年至1964年山東境內(nèi)明確出土來源的《山東出土文物登記簿》《革命文物登記簿》;20世紀(jì)60至80年代初期的《文物收入登記賬》;1953—1959年革命文物征集單;1958年土改展品交接冊;1964年社會主義教育展覽各地參展材料及送展文物清冊;1964年至1987年的工作日志、工作計(jì)劃;1982年至2007年的《文物資料入館賬》;1980年之前，山東省博物館發(fā)掘的泰安大汶口、鄒城野店、濰坊姚官莊等重要遺址，保護(hù)清理的曲阜九龍山、鄒城朱檀墓、臨淄郎家莊、臨沂金雀山、臨沂銀雀山等一批大型墓葬，收藏的大量珍貴文物及發(fā)掘清理時的第一手資料（圖2）等。這批原始檔案不僅記載了山東博物館藏品日漸豐富的過程，更是見證了山東博物館的建設(shè)成長。

從山東博物館藏品檔案的內(nèi)容涵蓋來看，可以將其分為以下幾個種類：一是藏品的歷史資料，即記錄藏品發(fā)現(xiàn)、搜集過程信息的資料，也就是藏品是如何來的，如歷史文物的發(fā)掘時間、發(fā)掘地點(diǎn)、采集時間、相關(guān)工作人員、入庫憑證等都是重要的歷史資料。二是鑒定記錄，即專家學(xué)者對藏品進(jìn)行鑒定、定級時產(chǎn)生的各種資料信息，如對藏品進(jìn)行真假鑒定、時代鑒定時專家學(xué)者的意見。三是藏品保護(hù)措施記錄，即在對藏品進(jìn)行修復(fù)、清理、復(fù)制等過程中所形成的工作記錄，如修復(fù)藏品的時間、操作人員、修復(fù)方法等。四是藏品形象資料，即對藏品外觀樣式、結(jié)構(gòu)等拍攝照片，以及記錄聲音、視頻等。除上述幾類內(nèi)容外，博物館藏品檔案還包括藏品研究資料、藏品使用記錄等，這些完整翔實(shí)的信息記錄為促進(jìn)文物資源保護(hù)、利用、整理、研究等系列業(yè)務(wù)工作的有序開展，提供了基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)支撐。

2 博物館藏品檔案保護(hù)與數(shù)字化建設(shè)的意義

從以上論述中可以得知山東博物館的大部分藏品檔案距今已有六七十年的歷史，其具有一定的歷史價(jià)值，而且藏品檔案多為不可再生的紙質(zhì)資源，為確保未來依然可以使用藏品檔案，為歷史研究提供參考，則必須重視對藏品檔案的保護(hù)管理。但是查閱利用原件必然會對檔案本身造成影響，為此，信息時代背景下，在博物館藏品檔案管理中應(yīng)適時開發(fā)符合博物館功能需求的信息化管理系統(tǒng)，采取高新科技手段，將紙質(zhì)檔案過渡到數(shù)字化檔案，更易于改善傳統(tǒng)管理模式下的不足，并提高藏品檔案的使用效率。

目前，山東省內(nèi)國有博物館藏品的原始檔案、藏品總登記賬、接收清冊等與藏品有關(guān)的紙質(zhì)檔案尚未實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，因此推進(jìn)博物館藏品檔案保護(hù)與數(shù)字化建設(shè)具有積極意義。

①提升藏品檔案管理的規(guī)范性和智能性。數(shù)字化建設(shè)相比傳統(tǒng)人工管理更具智能性，通過對藏品檔案的拍攝、掃描、文字識別等，設(shè)置相應(yīng)的藏品電子檔案管理功能模塊，對各種各樣的檔案資源按照類別、時間進(jìn)行綜合分類，形成系統(tǒng)的數(shù)字檔案資源庫，以一體化管理形式規(guī)范藏品檔案管理工作。

②簡化博物館的藏品檔案管理工作程序。數(shù)字化建設(shè)可以幫助藏品檔案管理人員省略一些工作步驟，不用再從龐雜的紙質(zhì)文件中查詢所需的藏品信息，直接通過數(shù)字化系統(tǒng)對藏品檔案進(jìn)行瀏覽、檢索、打印、下載，減少實(shí)物檔案的使用次數(shù)，促使管理人員把工作重心放在實(shí)物檔案的整理中，進(jìn)一步提高保護(hù)效果。此外，通過數(shù)字化建設(shè)，藏品檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息，當(dāng)其他用途需要使用時就不必再翻找原始檔案資料，只需在信息系統(tǒng)中輸入關(guān)鍵字詞就可以快速獲取，并且在使用時可以隨時記錄和補(bǔ)充相關(guān)信息，存儲至檔案信息庫中，確保檔案更新的及時性，還能提升藏品檔案的利用率。

③實(shí)現(xiàn)館內(nèi)藏品檔案的資源共享?？紤]到藏品原始檔案前期的完整性與后續(xù)的連貫性，當(dāng)館內(nèi)開展藏品檔案管理系統(tǒng)建設(shè)后，要依托互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)設(shè)置局域網(wǎng)，與館內(nèi)如博物館藏品管理等業(yè)務(wù)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)信息鏈接，有效優(yōu)化藏品檔案的日常管理、保護(hù)和利用。此外，博物館藏品檔案中的一些資料信息也可以擴(kuò)展為藏品陳列時的文字說明，將其進(jìn)行數(shù)字轉(zhuǎn)化，可隨時調(diào)用相關(guān)信息資料，提升展陳效果，為線上博物館的開發(fā)提供支持，從而擴(kuò)大博物館影響力。

3 博物館藏品檔案保護(hù)與數(shù)字化現(xiàn)狀

3.1 博物館藏品檔案管理保護(hù)中存在的問題

①紙張老化破損問題（圖3）。博物館藏品檔案的記錄以紙質(zhì)為主，紙質(zhì)檔案壽命長短與內(nèi)部的諸多因素及所處環(huán)境密切相關(guān)。博物館早期藏品檔案產(chǎn)生的時間多集中在20世紀(jì)40至80年代，因受造紙技術(shù)、經(jīng)濟(jì)條件、保管條件等諸多因素的影響，很多檔案出現(xiàn)了紙張老化破損的問題。紙張老化的外表特征是發(fā)黃發(fā)脆，內(nèi)在表現(xiàn)是機(jī)械強(qiáng)度降低，翻閱時極易出現(xiàn)撕裂、斷裂、裝訂線斷損等現(xiàn)象，嚴(yán)重時會破碎掉渣，影響利用研究價(jià)值。

②字跡模糊褪色問題（圖4）。字跡材料的耐久性取決于字跡與紙張結(jié)合的牢固程度以及字跡色素的成分。早期的藏品檔案手書中很多采用的是鉛筆、圓珠筆、復(fù)寫紙等工具，多種因素使其出現(xiàn)不同程度的背透、褪色、字跡洇化擴(kuò)散等現(xiàn)象。這些現(xiàn)象的出現(xiàn)，不僅直接影響了字跡的清晰和辨識，更是制約了圍繞文物藏品展開更深入研究的資料利用。

③紙張發(fā)霉變黃問題（圖5）。由于紙張的制作原材料來自自然，有機(jī)質(zhì)本身對微生物而言就是很好的寄居地，霉菌代謝產(chǎn)生的有機(jī)酸不但能使紙張酸化變黃，還會出現(xiàn)蟲蛀造成的紙張部分缺失、不完整，甚至紙張呈碎片狀的情況，致使搶救難度加大。殘缺檔案嚴(yán)重影響藏品檔案的保護(hù)利用，一旦出現(xiàn)紙張發(fā)霉脆化情況，只有依照國家檔案局制定的《紙質(zhì)檔案搶救與修復(fù)規(guī)范》，將檔案修復(fù)與古籍修復(fù)相結(jié)合，通過修裱的方式予以搶救性保護(hù)。

④檔案記錄分散問題。藏品檔案中對藏品信息的綜合記錄數(shù)據(jù)量較多，在不同階段的使用過程中所產(chǎn)生的新信息時常會因地點(diǎn)、篇幅等客觀因素而被記錄在不同的載體上，使同一藏品檔案信息分散，不利于藏品信息的整合，在后續(xù)藏品研究和利用過程中產(chǎn)生新數(shù)據(jù)信息時，無法實(shí)現(xiàn)對應(yīng)賬冊的延伸補(bǔ)充，過于分散的記錄形式對檔案管理工作造成影響。

3.2 山東博物館藏品檔案數(shù)字化建設(shè)現(xiàn)狀

在數(shù)字化建設(shè)方面，山東博物館進(jìn)行了諸多探索和嘗試，2017年山東博物館基于傳統(tǒng)數(shù)字資源，開發(fā)上線了“山東博物館藏品管理系統(tǒng)”，該系統(tǒng)大大優(yōu)化了館內(nèi)藏品的日常管理及業(yè)務(wù)工作流程，并且其后也被推廣應(yīng)用在了省內(nèi)多家博物館中，如山東地質(zhì)博物館、日照市博物館、巨野縣博物館等，但在藏品檔案管理中還尚有優(yōu)化空間。2020年山東博物館與新華網(wǎng)簽約合作，力求打造“5G富媒體+文博聯(lián)合實(shí)驗(yàn)室”。而早在2019年就曾與新華網(wǎng)進(jìn)行過數(shù)字化的聯(lián)動，舉辦了“5G重構(gòu)想象，跨時空協(xié)奏”的活動，將山東博物館所藏唐代天風(fēng)海濤琴及其背后的古琴文化，與湖北省博物館所藏戰(zhàn)國曾侯乙編鐘相結(jié)合，利用5G網(wǎng)絡(luò)高速度、低延時的特征，為觀眾呈現(xiàn)一場跨時空的音樂盛典。這種融合5G技術(shù)的方式為博物館藏品檔案數(shù)字化建設(shè)提供了參考，也是山東博物館藏品檔案保護(hù)與數(shù)學(xué)化建設(shè)的未來方向。

4 山東博物館藏品檔案保護(hù)與數(shù)字化建設(shè)的建議

4.1 完善制度、資金、人才保障

①博物館藏品檔案數(shù)字化建設(shè)需依照嚴(yán)格的制度規(guī)范進(jìn)行，完善相應(yīng)制度是保證藏品檔案資料數(shù)字化處理完整性、準(zhǔn)確性的基本前提。規(guī)范數(shù)字化建設(shè)需整理藏品檔案資料，確定數(shù)字化的具體范圍，制定統(tǒng)一的程序?qū)n案進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)分類，明確藏品檔案的接收、編目、登賬、入庫、出庫、文保、提用等流程。且在數(shù)字化建設(shè)中也要據(jù)實(shí)制定保密制度、用戶身份確認(rèn)制度等，避免機(jī)密檔案信息被非法違規(guī)使用。

②加大藏品檔案數(shù)字化建設(shè)資金投入。在信息管理系統(tǒng)開發(fā)中需加大資金投入，在硬件方面準(zhǔn)備好所需基礎(chǔ)設(shè)備，如掃描儀、攝像機(jī)、3D打印機(jī)等先進(jìn)設(shè)施，在軟件方面則聘請專業(yè)人士開發(fā)適用的博物館藏品檔案資源數(shù)據(jù)庫和相應(yīng)的操作軟件，確保數(shù)字化建設(shè)基礎(chǔ)完備，滿足建設(shè)需要。

③在開展藏品檔案數(shù)字化建設(shè)的過程中，博物館要根據(jù)管理需要培訓(xùn)管理人才，提高管理隊(duì)伍的綜合素質(zhì)與能力。結(jié)合現(xiàn)代化博物館藏品檔案管理的要求，明確最新檔案業(yè)務(wù)，樹立信息化管理意識，鼓勵并教授藏品檔案信息管理系統(tǒng)的操作應(yīng)用和運(yùn)行維護(hù)，鼓勵其不斷學(xué)習(xí)新技術(shù)、新方法，更好地為藏品檔案數(shù)字化建設(shè)而服務(wù)。

4.2 明確藏品檔案信息的數(shù)字化采集標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

明確的標(biāo)準(zhǔn)是博物館藏品檔案數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)和前提，在將紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息的過程中，應(yīng)先確定好其采集標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，包括藏品登記的標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)字化工作標(biāo)準(zhǔn)、檢索語言的標(biāo)準(zhǔn)、藏品分類的標(biāo)準(zhǔn)以及元數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)等。山東博物館根據(jù)當(dāng)下藏品實(shí)際管理情況，在藏品登記時應(yīng)充分考慮到自身較大的藏品量，為提高后續(xù)的檢索查詢等工作效率，切實(shí)發(fā)揮數(shù)字化檔案的優(yōu)勢，則需設(shè)置自動校對功能，避免藏品信息登記失誤。同時在將藏品檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息文件后，優(yōu)化數(shù)據(jù)庫存儲結(jié)構(gòu)，避免其體量過大限制檔案數(shù)據(jù)庫的運(yùn)行速度。在藏品檔案檢索設(shè)置中，傳統(tǒng)檢索方式一般按照目錄依次查詢或自然語言檢索，為進(jìn)一步規(guī)范其語言檢索，山東博物館可以設(shè)置全文索引方式，將檔案中的單一詞匯也作為檢索語言的關(guān)鍵點(diǎn)，這樣能提高藏品檔案的檢索效率。

4.3 研發(fā)以用戶為導(dǎo)向的藏品檔案信息管理系統(tǒng)

使用高速掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、計(jì)算機(jī)等多種智能數(shù)碼設(shè)備，將博物館藏品檔案資料經(jīng)過全文錄入、掃描和拍攝等處理過程轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案，信息管理系統(tǒng)通過對數(shù)字化檔案資源的采集與接收，集中于資源數(shù)據(jù)庫中，以此為數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)。以用戶需求為導(dǎo)向，設(shè)計(jì)研發(fā)可行的藏品檔案信息管理系統(tǒng)，綜合收集、保管、利用等基本功能，按照業(yè)務(wù)應(yīng)用層、邏輯層和數(shù)據(jù)存儲層的基本架構(gòu)構(gòu)建信息管理系統(tǒng)。

5 結(jié)束語

截至2021年4月底，山東省的博物館總量達(dá)609家，穩(wěn)居全國首位。博物館藏品檔案藏量規(guī)模巨大，隨著時代的發(fā)展以及博物館教育功能、社會價(jià)值的日益提高，需進(jìn)一步強(qiáng)化博物館藏品檔案的管理質(zhì)量和效率，實(shí)現(xiàn)對館內(nèi)藏品的有效保護(hù)、利用和深入研究。為此，山東博物館應(yīng)充分發(fā)揮龍頭帶動作用，在明確當(dāng)前藏品檔案管理問題的基礎(chǔ)上，依托于新時代信息技術(shù)的革新發(fā)展，以及原有的山東博物館藏品管理系統(tǒng)，繼續(xù)推進(jìn)藏品檔案管理數(shù)字化建設(shè)，完善制度、資金、人才三方保障，研發(fā)以用戶為導(dǎo)向的藏品檔案信息管理系統(tǒng)，為山東省內(nèi)國有博物館藏品管理水平的提高提供借鑒。

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