企業(yè)內(nèi)控 優(yōu)化信息系統(tǒng)是關(guān)鍵

馬孟義

數(shù)字時(shí)代，信息技術(shù)的飛速發(fā)展一定程度上推動(dòng)企業(yè)內(nèi)控工作的升級(jí)與轉(zhuǎn)型，豐富了企業(yè)內(nèi)控路徑。在此背景下，企業(yè)如何充分利用信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)，積極探索企業(yè)內(nèi)部控制的有效途徑，促進(jìn)企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)、健康發(fā)展，是一個(gè)值得持續(xù)探討和交流的課題。

全面落實(shí)內(nèi)部控制制度，可以監(jiān)督和管控企業(yè)的經(jīng)營狀態(tài)。無論控制企業(yè)內(nèi)部經(jīng)營環(huán)境和科層組織，還是控制企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)，在進(jìn)行信息監(jiān)督交流工作時(shí)，都需要引進(jìn)內(nèi)部控制機(jī)制。企業(yè)內(nèi)部控制的工作內(nèi)容以控制結(jié)構(gòu)、控制制度和控制體系為主。

信息技術(shù)是處理信息、管理系統(tǒng)所應(yīng)用的各種技術(shù)總稱，通過對(duì)通信技術(shù)、計(jì)算機(jī)的科學(xué)合理利用，完成開發(fā)、設(shè)計(jì)、安裝信息系統(tǒng)或者應(yīng)用軟件工作。信息技術(shù)又名信息和通信技術(shù)，其中涵蓋了通信技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、傳感技術(shù)和控制技術(shù)等。

在有效的信息技術(shù)條件支持下，可從以下方面對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制產(chǎn)生影響：

環(huán)境控制。企業(yè)內(nèi)部控制工作中應(yīng)用信息技術(shù)，有利于逐步調(diào)整企業(yè)內(nèi)部控制結(jié)構(gòu)，加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部人員的溝通交流，提高企業(yè)內(nèi)部控制工作效率和質(zhì)量。與此同時(shí)，信息環(huán)境會(huì)逐漸減少企業(yè)內(nèi)部控制工作的層次差異，讓各個(gè)層次的職員都參與到內(nèi)控工作中，提高其責(zé)任感和使命感。信息技術(shù)和企業(yè)內(nèi)部控制工作的結(jié)合，也能積極促進(jìn)企業(yè)管理形式的多樣化發(fā)展，使企業(yè)管理人員獲得更多數(shù)據(jù)支持，借助信息系統(tǒng)完成有關(guān)工作，轉(zhuǎn)變以往工作方法和工作思想，為企業(yè)內(nèi)部控制工作創(chuàng)設(shè)一個(gè)更加輕松、自由的環(huán)境，加快企業(yè)發(fā)展進(jìn)程。

風(fēng)險(xiǎn)管理。任何企業(yè)在發(fā)展的不同階段都難免會(huì)遇到各種各樣的風(fēng)險(xiǎn)和困難，從具體層面看，信息技術(shù)有助于改變企業(yè)內(nèi)部和外部環(huán)境，讓管理流程和業(yè)務(wù)流程變得更加流暢。同時(shí)，還有助于合理調(diào)整以往的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估形式，提升內(nèi)部控制工作效率。如果企業(yè)堅(jiān)持正確、有效運(yùn)用信息技術(shù)，信息技術(shù)便可成為內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)控制的一個(gè)工具，幫助強(qiáng)化企業(yè)內(nèi)部人員的安全意識(shí)，革新以往傳統(tǒng)老舊的管理思想，促進(jìn)企業(yè)開發(fā)新業(yè)務(wù)，開展新活動(dòng)，在風(fēng)險(xiǎn)較低環(huán)境中完成內(nèi)部控制工作。

活動(dòng)組織。信息技術(shù)在企業(yè)內(nèi)部控制工作中的應(yīng)用，能夠讓企業(yè)遠(yuǎn)離以往工作中資源和人員上的限制條件，幫助企業(yè)在短時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制目標(biāo)。同時(shí)，推進(jìn)內(nèi)部控制工作的實(shí)施，使內(nèi)部控制途徑變得豐富起來，讓控制方法靈活多變，從而增強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部控制質(zhì)量和效率。信息技術(shù)和內(nèi)部控制的結(jié)合，也有助于企業(yè)完成內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防、問題檢查和糾正等工作，從而更好發(fā)揮活動(dòng)組織作用，讓企業(yè)內(nèi)部控制體系變得更加完善。

企業(yè)內(nèi)部環(huán)境管理中信息技術(shù)的運(yùn)用。信息技術(shù)在內(nèi)部控制工作中的運(yùn)用，有助于相關(guān)工作人員和企業(yè)決策人員在短時(shí)間內(nèi)達(dá)成思想共識(shí)，提升整體工作效率。例如，某企業(yè)采用了信息技術(shù)支持的內(nèi)部控制形式，在任務(wù)分配環(huán)節(jié)當(dāng)中，會(huì)把工作目標(biāo)、工作重點(diǎn)、工作內(nèi)容通過釘釘、微信群或者是辦公系統(tǒng)發(fā)送給每一個(gè)職員。此種任務(wù)分配方式，不但會(huì)讓作業(yè)效率明顯增高，也方便在相關(guān)設(shè)備中快速記錄數(shù)據(jù)，為后續(xù)任務(wù)的查看和任務(wù)責(zé)任人確認(rèn)提供幫助。

企業(yè)內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)中信息技術(shù)的運(yùn)用。信息技術(shù)是一種關(guān)鍵手段，在提前預(yù)判風(fēng)險(xiǎn)走向方面具有顯著優(yōu)勢(shì)，可通過對(duì)大數(shù)據(jù)的應(yīng)用，完成風(fēng)險(xiǎn)分析工作，最大程度降低企業(yè)經(jīng)濟(jì)損失。例如，企業(yè)中的行政崗位主要工作內(nèi)容包括資金調(diào)用、人事安排和企業(yè)內(nèi)部方案的規(guī)劃。為了提高日常工作的便捷性，他們往往會(huì)采用電腦辦公的方式，有效運(yùn)用各種管理系統(tǒng)軟件，上述內(nèi)容都和企業(yè)內(nèi)部控制狀況息息相關(guān)。

企業(yè)內(nèi)部活動(dòng)組織中信息技術(shù)的運(yùn)用。現(xiàn)代技術(shù)在企業(yè)內(nèi)部活動(dòng)組織中的運(yùn)用，不僅能大幅提高作業(yè)效率，還能幫助擺脫以往人員和資源上的限制，避免發(fā)生人才和資源的浪費(fèi)現(xiàn)象，從而更好地完成資源運(yùn)用工作，讓企業(yè)內(nèi)部控制工作變得更加靈活、多元化。例如，對(duì)于一些生產(chǎn)企業(yè)而言，每日上班下班都要打卡，信息化工具的使用，使得全部簽到情況都能夠通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)查詢，并完成自主匯總數(shù)據(jù)任務(wù)，在保障作業(yè)效率的同時(shí)，也保障了信息的精準(zhǔn)性。

提高信息質(zhì)量。提高信息質(zhì)量是做好企業(yè)內(nèi)部控制工作的核心與關(guān)鍵，有利于構(gòu)建更高效的企業(yè)信息系統(tǒng)。在信息系統(tǒng)運(yùn)用階段，為了解決各種存在的問題，必須做好預(yù)先控制工作，并完成各種經(jīng)營信息的審核，進(jìn)一步核查信息的真實(shí)性。另外，輸入程序過程中，如果和以往預(yù)期不一致，此時(shí)應(yīng)暫停輸入，做好相關(guān)處理，從而為輸入程序的真實(shí)性提供保障，在合法、精準(zhǔn)的前提之下，提高信息質(zhì)量，促進(jìn)企業(yè)信息技術(shù)的穩(wěn)定、可持續(xù)發(fā)展。

健全內(nèi)部控制制度。內(nèi)部控制工作通過對(duì)信息技術(shù)無紙化、靈活性特點(diǎn)的應(yīng)用，能夠優(yōu)化以往管理工作中的制度內(nèi)容。對(duì)此，企業(yè)需結(jié)合自身實(shí)際情況，構(gòu)建出完善的管理制度，借助互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢(shì)，充分發(fā)揮內(nèi)部控制工作監(jiān)督與管理作用。此種方式，不僅有利于保障內(nèi)部控制部門在監(jiān)督環(huán)境下更好開展相應(yīng)工作，還可發(fā)揮相互牽制的作用。

內(nèi)部控制環(huán)境的優(yōu)化。在信息技術(shù)支持下，企業(yè)內(nèi)部控制工作會(huì)逐步改變內(nèi)部控制環(huán)境。首先，在信息技術(shù)加持之下，企業(yè)能夠把之前的組織結(jié)構(gòu)展開扁平化管理，提高職員的工作效率。其次，企業(yè)運(yùn)用信息技術(shù)，有利于讓職員們掌握更多知識(shí)，促進(jìn)其綜合素質(zhì)的提升。此外，信息技術(shù)具有共享性，能夠在管理系統(tǒng)中存儲(chǔ)各種內(nèi)部控制資源，便于職員的瀏覽和調(diào)用。

確保網(wǎng)絡(luò)使用安全性。共享性是網(wǎng)絡(luò)自身具備的顯著特點(diǎn)，企業(yè)開展內(nèi)部控制工作時(shí)，有必要定期對(duì)各個(gè)系統(tǒng)和軟件進(jìn)行殺毒，同時(shí)要求工作人員平日里不要隨意下載來源不明軟件，防止病毒進(jìn)入到企業(yè)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中。另外，企業(yè)也要定期展開網(wǎng)絡(luò)安全培訓(xùn)工作，讓員工學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)操作流程和安全維護(hù)方法，進(jìn)一步提高職員的綜合素質(zhì)，強(qiáng)化其安全意識(shí)，便于企業(yè)后續(xù)正常開展內(nèi)部控制工作。

綜上所述，內(nèi)部控制工作屬于企業(yè)管理中的重要內(nèi)容，其實(shí)施效果一定程度上會(huì)影響到企業(yè)的發(fā)展和經(jīng)營狀態(tài)。信息時(shí)代的來臨，使內(nèi)部控制工作向信息化、智能化方向發(fā)展，提高了內(nèi)部控制的便捷性，提供了更多內(nèi)部控制渠道。對(duì)此，企業(yè)在內(nèi)部控制工作中，有必要利用信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)作用，構(gòu)建出比較健全完善的內(nèi)控機(jī)制，實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部控制工作的持續(xù)優(yōu)化。