高校院系辦公室行政精細(xì)化管理的方法研究

黃百靈

摘要：新時(shí)代國家高度重視建設(shè)現(xiàn)代教育體系，高校院系辦公室行政精細(xì)化管理對于高校長遠(yuǎn)發(fā)展具有重要意義。新時(shí)代高校院系必須要發(fā)揮出自身項(xiàng)目的獨(dú)特性，高校院系辦公室管理者還要運(yùn)用現(xiàn)代精細(xì)化管理方式對高校院系辦公室內(nèi)部進(jìn)行管理，健全高校院系辦公室管理模式。本文將具體分析現(xiàn)代化精細(xì)化管理理念的基本內(nèi)涵，分析高校院系辦公室在實(shí)際管理過程中應(yīng)用精細(xì)化管理的必要性以及精細(xì)化管理在高校院系辦公室實(shí)際應(yīng)用過程中出現(xiàn)的問題，研究加強(qiáng)高校院系精細(xì)化管理在高校院系辦公室管理中的實(shí)際應(yīng)用方法。

關(guān)鍵詞：高校院系辦公室 辦公室管理 精細(xì)化 管理方法

一、精細(xì)化在高校院系辦公室管理中的重要性

近年來，隨著高校改革實(shí)施的深化，辦公室在高校院系管理運(yùn)營中的作用也日益凸顯，辦公室肩負(fù)的協(xié)調(diào)高校院系各部門工作以及管理組織職能，在高校發(fā)展的新時(shí)期起著重要的樞紐作用[ 1 ]?；诟咝Ｔ合缔k公室的獨(dú)特地位和其重要性，在高校深化改革的大背景下，形成了辦公室管理精細(xì)化這一概念，使辦公室管理精細(xì)化在高校院系得到廣泛的普及和推廣。

辦公室職能的特殊性決定了高校院系辦公室工作的特點(diǎn)：

1.工作任務(wù)重、事情多而雜。一方面，高校院系辦公室承擔(dān)著起草文案稿件、各部門工作和會議的統(tǒng)籌、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督檢查、信息的上傳下達(dá)以及安排接待等大量的日常性工作任務(wù)；另一方面，辦公室還要承擔(dān)大部分的額外臨時(shí)性和應(yīng)急性的任務(wù)，常常需要“早到晚退”[ 2 ]。

2.工作要求高、難度大。由于高校院系辦公室人員長期忙于事務(wù)性工作，在深入實(shí)際、調(diào)查研究、素材掌握以及分析問題等方面缺乏實(shí)戰(zhàn)經(jīng)驗(yàn)，常常導(dǎo)致調(diào)研工作脫離現(xiàn)實(shí)，無法及時(shí)提供全面準(zhǔn)確的調(diào)研材料，作為參謀助手的作用十分有限。

3.工作責(zé)任大、影響面廣。高校院系辦公室工作性質(zhì)和地位特殊，工作頭緒繁多、任務(wù)重，即使是小事處理不當(dāng)、把握不好也會變成大事，甚至?xí)绊懙綑C(jī)關(guān)其他各部門的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，有損領(lǐng)導(dǎo)的威信和單位的形象[ 3 ]。

綜合上述因素來看，辦公室管理科學(xué)化、規(guī)范化和精細(xì)化是高校院系辦公室長久深入發(fā)展的必由之路?？梢怨?jié)約行政成本支出，提高高校整體的工作效率和管理水平。

二、高校院系辦公室行政精細(xì)化管理的方法

1.明確崗位職責(zé)

由于辦公室工作性質(zhì)和地位的特殊性，其辦公室管理工作應(yīng)當(dāng)最具備時(shí)效性和針對性[4]。但是長期以來辦公室隨機(jī)的工作崗位設(shè)置導(dǎo)致其職責(zé)設(shè)置出現(xiàn)重疊或空缺的現(xiàn)象，通俗來講，一方面一些辦公室事務(wù)可能會出現(xiàn)兩個(gè)以上的工作崗位同時(shí)處理同一件事情，造成人力成本支出不必要的浪費(fèi)。另一方面，一職多崗的情況下，還會出現(xiàn)一些辦公室事務(wù)銜接上的縫隙，一旦事務(wù)出現(xiàn)差錯或失誤造成負(fù)面影響，難以追究到具體某個(gè)人的責(zé)任，在一定程度上會影響辦公室人員工作的積極性，使之缺乏主動性，大大降低了辦公室管理工作的效率，拖慢了原本可以順利完成的工作進(jìn)度。除了日常事務(wù)的意外重疊或空缺外，辦公室管理崗位的職能分工不清也會帶來不良影響[5]。綜合上述多方面因素，高校院系辦公室在設(shè)置崗位職責(zé)時(shí)，應(yīng)當(dāng)結(jié)合橫向和縱向上的需求，充分考慮到其他多方面因素的影響，根據(jù)不同工作崗位上的工作性質(zhì)和需要，明確制定詳細(xì)的崗位職責(zé)，同時(shí)指定辦公室專人負(fù)責(zé)為領(lǐng)導(dǎo)提供工作服務(wù)。通過明確詳細(xì)的崗位職責(zé)的設(shè)置，提高辦公室工作的時(shí)效性和針對性，提高辦公室管理水平和處理工作事務(wù)的效率，使辦公室工作實(shí)現(xiàn)由雜亂無章到有條不紊、由繁瑣復(fù)雜到簡單清晰的轉(zhuǎn)變。

2.人員各盡其職

若要使高校院系辦公室工作人員各盡其職，首先應(yīng)該提高他們的自身素質(zhì)，不斷強(qiáng)化每位工作人員的精細(xì)化意識[6]。

實(shí)現(xiàn)高校院系辦公室工作人員辦公室管理精細(xì)化的前提是每個(gè)工作人員都具備良好的心態(tài)、認(rèn)真的工作態(tài)度、足夠的知識儲備以及專業(yè)的辦公室技能。從根本上講，辦公室管理工作的精細(xì)化就是把辦公室每個(gè)工作人員的職業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)技能充分實(shí)踐到日常工作中。因此，實(shí)現(xiàn)高校院系辦公室管理工作的精細(xì)化，首先應(yīng)不斷提高在職工作人員的職業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)技能，同時(shí)在此基礎(chǔ)上引進(jìn)一批具備高職業(yè)素養(yǎng)和高專業(yè)技能的專業(yè)化人才。同時(shí)還要注重內(nèi)部細(xì)節(jié)的管理，可以對每個(gè)月的工作任務(wù)進(jìn)行量化，將工作任務(wù)精細(xì)化分解，使辦公室管理工作中的每個(gè)環(huán)節(jié)和步驟都與相應(yīng)負(fù)責(zé)的工作人員一一對應(yīng)。通過這種專業(yè)化人才的培養(yǎng)、引進(jìn)和內(nèi)部細(xì)節(jié)的管理實(shí)現(xiàn)真正意義上的辦公室管理工作的科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化和精細(xì)化。

3.為學(xué)校的中心工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)

培養(yǎng)人才是高等學(xué)校的中心工作。高校院系辦公室人員應(yīng)該成為學(xué)校工作的熱心人，學(xué)校中心要學(xué)會培養(yǎng)優(yōu)秀人才，只有這樣，學(xué)校才能真正的發(fā)展成為人才學(xué)校。高校院系辦公室人員在教學(xué)、科研、學(xué)生工作、后勤服務(wù)等這些看似簡單的工作中，實(shí)現(xiàn)了為學(xué)校中心工作服務(wù)的指導(dǎo)思想。要經(jīng)常走到教師、學(xué)生、后勤工人中，傾聽他們的心聲，去了解他們的困難，幫助他們解決難題，將廣大師生和工人們的心聲整理反饋給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，再由學(xué)校進(jìn)行處理解決。辦公室人員在為師生、員工服務(wù)的同時(shí)，也在他們和校領(lǐng)導(dǎo)之間起到了橋梁紐帶作用，為他們提高了很大的方便，為學(xué)校中心工作起到了保駕護(hù)航的作用。辦公室人員應(yīng)在原有的工作上進(jìn)行創(chuàng)新，要精心設(shè)計(jì)和組織體現(xiàn)高校院系特色、喜聞樂見的活動載體，吸引更多的員工參與，在參與過程中去學(xué)習(xí)更多的、新穎的知識，更多的去感染、教育，去調(diào)動職工們的積極性，挖掘他們創(chuàng)新的潛能，不斷豐富思想政治工作的內(nèi)涵。

4.完善高校的規(guī)章制度

正所謂“無規(guī)矩不成方圓”，在實(shí)現(xiàn)高校院系辦公室管理精細(xì)化的過程中必須要制定和完善高校的規(guī)章制度。一個(gè)高校的規(guī)章制度不僅體現(xiàn)著該公司的經(jīng)營準(zhǔn)則還體現(xiàn)著其內(nèi)部的管理制度建設(shè)，因此，健全和完善高校的規(guī)章制度勢在必行。高校院系應(yīng)當(dāng)在做到辦公室管理精細(xì)化之前，對管理制度和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行細(xì)化精準(zhǔn)的處理，改變之前辦公室管理模糊和雷同化的局面，制定出具體流程和環(huán)節(jié)的管理制度，并明確出每一個(gè)具體的流程和環(huán)節(jié)的責(zé)任，責(zé)任到人，最終形成一套完善、科學(xué)合理的內(nèi)部規(guī)章制度，并以其為辦公室管理工作中的重要依據(jù)。E508C514-A097-4C6D-B7C4-C97F48A850BF

每一位工作人員都能在日常的工作中時(shí)刻遵循規(guī)章制度，依照單位的具體目標(biāo)和計(jì)劃進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范的行動和工作。在高校形成內(nèi)部統(tǒng)一規(guī)范的管理制度，能夠使辦公室管理對各個(gè)管理要點(diǎn)全面覆蓋，一改前期模糊的管理現(xiàn)象，形成權(quán)責(zé)明確的辦公室管理新局面。便于高校管理者分析辦公室管理中出現(xiàn)的問題，并在短時(shí)間內(nèi)找到問題的源頭，提高辦公室管理的時(shí)效性，有利于高校更好地實(shí)現(xiàn)自身的戰(zhàn)略目標(biāo)。

三、結(jié)語

近年來，隨著高校改革實(shí)施的深化，辦公室在高校管理運(yùn)營中的作用也日益凸顯，辦公室肩負(fù)的協(xié)調(diào)各部門工作以及管理組織職能在高校發(fā)展的新時(shí)期起著重要的樞紐作用?；谵k公室的獨(dú)特地位和其重要性，在高校深化改革的大背景下，形成了辦公室管理精細(xì)化這一概念，使辦公室管理精細(xì)化在各個(gè)高校院系得到廣泛的普及和推廣。隨著社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，高校院系遇到了前所未有的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，在此背景下，高校若要搶占先機(jī)，必須最大限度發(fā)揮自己的優(yōu)勢，首先應(yīng)該從辦公室管理上做出革新，辦公室在高校院系辦公室管理中的職能和地位至關(guān)重要，辦公室管理精細(xì)化是高校院系管理發(fā)展的必然趨勢，只有實(shí)現(xiàn)辦公室管理的精細(xì)化，才有可能從根本上提高辦公室管理效率，降低辦公室管理成本支出，達(dá)到更好的辦公室管理成效。

但目前高校院系辦公室管理中存在辦公室管理人員思想觀念落后、人員職業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)技能不高，導(dǎo)致辦公室管理效率得不到有效提高等問題。辦公室管理工作人員及行政組管理織道德失范，行政觀念落后，辦公室管理職能配置不科學(xué)，辦公室管理人員競爭和激勵機(jī)制發(fā)生扭曲，辦公室管理運(yùn)行機(jī)制不暢。而出現(xiàn)這些問題的根本原因是辦公室管理相關(guān)的規(guī)章制度不完善。

要做到高校院系辦公室管理精細(xì)化應(yīng)該制定科學(xué)合理的辦公室管理崗位設(shè)置，明確細(xì)化崗位辦公室管理人員的職責(zé)和權(quán)力，通過明確詳細(xì)的崗位職責(zé)的設(shè)置，提高辦公室工作的時(shí)效性和針對性，提高高校院系辦公室管理水平和處理工作事務(wù)的效率，使辦公室工作實(shí)現(xiàn)由雜亂無章到有條不紊、由繁瑣復(fù)雜到簡單清晰的轉(zhuǎn)變。從培養(yǎng)和引進(jìn)兩方面提高辦公室管理工作人員的職業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)技能，提高高校院系辦公室管理人員整體素質(zhì)，增強(qiáng)每一位辦公室工作人員的精細(xì)化意識，通過增強(qiáng)每位辦公室工作人員的精細(xì)化意識，可以更好地創(chuàng)新和發(fā)展辦公室管理工作，實(shí)現(xiàn)辦公室管理工作的精細(xì)化、規(guī)范化、科學(xué)化和創(chuàng)新性。使每一個(gè)高校院系辦公室管理人員都能各盡其職，完善高校院系辦公室管理相關(guān)的規(guī)章制度，健全監(jiān)督機(jī)制，有效地提高高校院系辦公室管理效率，使高校院系辦公室管理做到科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化和精細(xì)化。

【參？考？文？獻(xiàn)】

[1]付皓軒，王希蒙.高校辦公室行政精細(xì)化管理工作研究[J].才智，2020（17）：247.

[2]陳飛彩.加強(qiáng)與完善高校辦公室行政管理精細(xì)化的新思考[J].文淵（高中版），2020（5）：806-807.

[3]于瑤.高校辦公室行政管理精細(xì)化思路及對策分析[J].文存閱刊，2019（16）：203.

[4]彭錦華.高校辦公室行政管理精細(xì)化思路及對策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（16）：9.

[5]曲斌.新形勢下高校二級學(xué)院黨政綜合辦公室精細(xì)化管理思路[J].科教導(dǎo)刊，2020（28）：20-21.

[6]顧長林.微信公眾平臺精細(xì)化管理模式研究——以高校二級學(xué)院辦公室為例[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（10）：191-192.

（責(zé)任編輯：劉占行）E508C514-A097-4C6D-B7C4-C97F48A850BF