專業(yè)職稱檔案的歸檔與管理探討

張晶

隨著我國經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，對于不同專業(yè)的人才需求量也在不斷地增大，并且隨著專業(yè)人員的數(shù)量和規(guī)模在不斷地擴(kuò)大，專業(yè)職稱檔案的管理內(nèi)容也會變得更加的復(fù)雜，工作量也會加大，因此需要注重專業(yè)職稱檔案的歸檔和管理操作，同時還要應(yīng)用信息化的管理技術(shù)，來提高專業(yè)職稱檔案的管理水平，還可以有效地發(fā)揮出專業(yè)職稱檔案的實(shí)用價值，進(jìn)而為人事管理以及人力資源規(guī)劃和預(yù)測提供有力的科學(xué)依據(jù)，基于此，本文針對專業(yè)職稱檔案的歸檔與管理策略做出了詳細(xì)的闡述。

一、建立專業(yè)的業(yè)務(wù)檔案

在現(xiàn)代社會當(dāng)中，對于專業(yè)職務(wù)的評聘工作已經(jīng)有序地開展，而專業(yè)職稱檔案的管理和歸檔工作，需要不斷地進(jìn)行完善和加強(qiáng)。專業(yè)職稱檔案當(dāng)中包括專業(yè)技術(shù)職務(wù)的任職資格評審表格，并且還要包括個人的一些獲獎證書和榮譽(yù)證書，還需要有相關(guān)的論文或者是論著，如科研人員還會涉及一些科研項(xiàng)目以及科研成果、相應(yīng)的考核檔案等等很多的內(nèi)容，而這些詳細(xì)信息可以有效地體現(xiàn)出一個人的專業(yè)能力以及在工作當(dāng)中做出的成績。在收入和歸檔的過程當(dāng)中，需要有專家對于專業(yè)人員的論文或者是著作進(jìn)行相應(yīng)的鑒定，同時還要通過各個部門的審查核實(shí)才能收錄更多的詳細(xì)資料，進(jìn)而保證專業(yè)職稱檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性，并且在專業(yè)職稱檔案當(dāng)中注重體現(xiàn)出技術(shù)人員的能力，因此需要在進(jìn)行專業(yè)職稱檔案的管理過程當(dāng)中，定期的對不同的職稱檔案進(jìn)行歸檔整理和編目，進(jìn)而形成檔案管理當(dāng)中的重要組成部分[1]。這種專業(yè)職稱的檔案歸檔和管理工作可以形成一個獨(dú)立的檔案管理體系，并進(jìn)行單獨(dú)的管理和操作，進(jìn)而使得專業(yè)職稱的檔案歸檔和管理工作變得更加的完善，同時和普通的檔案管理相比，查找會更加的方便快捷，這是專業(yè)職稱檔案管理的發(fā)展趨勢，可以有效地發(fā)揮出專業(yè)職稱檔案的價值。

二、制定管理制度，注重檔案的安全性

在開展信息化的專業(yè)職稱檔案管理過程當(dāng)中，需要制定相應(yīng)的管理制度，來保證歸檔和管理的效率和質(zhì)量，同時還可以確保專業(yè)職稱檔案的安全性，如果不能擁有統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，可能會導(dǎo)致不同部門的檔案管理之間存在差異，進(jìn)而使得檔案在傳遞或者共享的過程當(dāng)中，出現(xiàn)很多的問題。開展信息化檔案管理還要注重檔案的安全性問題，因?yàn)樵趯I(yè)職稱的檔案過程當(dāng)中會涉及很多的重要信息，如果在信息化的管理過程當(dāng)中出現(xiàn)一定的失誤，很可能會導(dǎo)致檔案進(jìn)行泄露，對管理檔案的專業(yè)人員造成相應(yīng)的損失。因此需要不斷地完善專業(yè)職稱檔案的管理制度，并且還要制定統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，以此來保證職稱檔案的信息安全性。而在開展信息化的管理過程當(dāng)中，應(yīng)該在現(xiàn)有的原則基礎(chǔ)上進(jìn)行細(xì)化和完善。因?yàn)閷I(yè)職稱會涉及的范圍很廣，所以內(nèi)容也比較復(fù)雜，需要進(jìn)行針對性的管理。

三、創(chuàng)新檔案服務(wù)方式

在信息化的時代背景下，進(jìn)行專業(yè)職稱的檔案管理和歸檔的過程當(dāng)中，需要不斷地創(chuàng)新服務(wù)，并且還要做到與時俱進(jìn)，不斷地發(fā)展管理方式。在進(jìn)行專業(yè)職稱檔案的管理過程當(dāng)中，可以充分地利用大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢，收集更多的專業(yè)職稱檔案數(shù)據(jù)，但是需要將收集到的數(shù)據(jù)進(jìn)行整理歸檔，提高檔案管理的服務(wù)價值，所以不斷地創(chuàng)新服務(wù)模式才能有效地發(fā)揮出專業(yè)職稱檔案實(shí)際應(yīng)用價值。而結(jié)合信息化的管理技術(shù)，可以有效地對專業(yè)職稱進(jìn)行分類，并且還要不斷地創(chuàng)新檔案當(dāng)中的內(nèi)容，可以形成良好的服務(wù)體系，對整個專業(yè)職稱檔案的歸檔和管理結(jié)構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化，以此來提高信息的公開度，滿足不同用戶的發(fā)展需求，提高個性化服務(wù)質(zhì)量。并且在創(chuàng)新的過程當(dāng)中，還要對這專業(yè)職稱的使用模式以及檢索方式進(jìn)行創(chuàng)新和改進(jìn)，進(jìn)而使得專業(yè)職稱檔案的檢索更加的方便快捷，并且還可以提高專業(yè)職稱檔案的內(nèi)容質(zhì)量，以此來提高來擴(kuò)大專業(yè)職稱檔案的服務(wù)網(wǎng)絡(luò)[2]。

四、總結(jié)

對于專業(yè)職稱的歸檔和管理工作而言，需要做到有時俱進(jìn)，使用先進(jìn)的信息化管理技術(shù)，還要不斷地進(jìn)行細(xì)化和完善管理制度，創(chuàng)新服務(wù)方式，結(jié)合實(shí)際的專業(yè)職稱內(nèi)容進(jìn)行針對性的改進(jìn)，進(jìn)而提高專業(yè)職稱的歸檔和管理質(zhì)量，發(fā)揮應(yīng)用價值。

參考文獻(xiàn)：

[1]陳春燕.高級職稱人員檔案管理的重要性[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（15）：95.

[2]李薇.關(guān)于職稱檔案管理的探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（14）：97.