新時(shí)代高校檔案管理存在的問(wèn)題及應(yīng)對(duì)措施

新時(shí)代下，我國(guó)高等教育改革正在逐步深化，高校檔案管理工作作為高校管理工作的重要組成部分，也發(fā)生了巨大的變化。而傳統(tǒng)的高校檔案管理模式已經(jīng)不能很好地適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代發(fā)展的需要。文章結(jié)合高校教育改革的新形勢(shì)，分析了高校檔案工作中存在的問(wèn)題，并針對(duì)癥結(jié)探索研究應(yīng)對(duì)的措施與方法。

一、高校檔案管理工作的重要意義

從學(xué)校招生，到教育教學(xué)，再到科研項(xiàng)目以及學(xué)校日常管理等環(huán)節(jié)中產(chǎn)生的與學(xué)校、教師、學(xué)生和社會(huì)等有保存價(jià)值的不同形式的歷史記錄都稱為高校檔案。高校檔案管理包括檔案資源的管理、檔案中所包含的信息內(nèi)容的管理等。

高校檔案是高校發(fā)展的各個(gè)階段的教學(xué)科研、軟硬件更新等全方面的真實(shí)反映，它包括學(xué)校歷屆教職員工的各類信息，學(xué)校教學(xué)建設(shè)、科學(xué)研究和教學(xué)質(zhì)量評(píng)估等真實(shí)可靠的原始材料等。為此，高校檔案可以為教學(xué)評(píng)估與評(píng)價(jià)提供原始材料依據(jù)，為高校教職工宣傳教學(xué)提供有力的數(shù)據(jù)支撐，更能為高校編史修志提供符合真實(shí)情況的第一手圖文資料，可以說(shuō)在高校發(fā)展中占有重要地位。

二、目前高校檔案管理工作的特點(diǎn)

在目前的信息化時(shí)代，高校檔案管理工作同樣具有鮮明的時(shí)代特點(diǎn)，一是從文字到軟件，再到一些音頻、視頻制品等，信息表現(xiàn)形式呈現(xiàn)出多樣化的特征;二是網(wǎng)絡(luò)化程度的不斷深入，計(jì)算機(jī)、小旺旺、互聯(lián)網(wǎng)等平臺(tái)給高校檔案管理者提供了信息處理手段的便捷，如可以高效完成信息的采集、交流與運(yùn)用等;三是內(nèi)容的豐富、龐雜而又具體。在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)運(yùn)用的方便讓檔案管理內(nèi)容涵蓋了古今中外，涵蓋了政治、經(jīng)濟(jì)、文化、教育等各個(gè)領(lǐng)域[1]。

三、高校檔案管理工作中存在的問(wèn)題

（一）重視檔案管理工作的思想意識(shí)不夠

1.高校領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)檔案管理工作的重視度不夠，沒(méi)有健全的規(guī)范化、程序化管理的制度體系

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的迅猛發(fā)展，一定程度上簡(jiǎn)化了高校各部門對(duì)文件管理的程序，如微機(jī)化管理、調(diào)閱等越來(lái)越方便。除了一些重要或者保密性文件歸檔較為及時(shí)外，大量的資料交由了各自部門進(jìn)行管理，檔案管理部門工作的重要性也不同以往了。然而，這樣以部門為管理單位而不讓檔案及時(shí)歸檔檔案管理部門的情況，雖然看上去近期便捷了，但長(zhǎng)此以往很容易造成重要信息的丟失，如若遇到問(wèn)題再進(jìn)行追根溯源就會(huì)相當(dāng)困難。因此，高校領(lǐng)導(dǎo)層一定要從思想上重視高校檔案鼓勵(lì)工作，逐步建立健全規(guī)范化、程序化管理的制度體系，以便有章可循，有制度可依據(jù)。

2.高校檔案管理普遍存在收集不及時(shí)、不完整，管理不規(guī)范的問(wèn)題

高校檔案管理工作，可以說(shuō)是一個(gè)持續(xù)性、長(zhǎng)期性的系統(tǒng)工程，而目前很多高校的檔案管理工作，對(duì)于檔案的分類、收集和整理都沒(méi)有明確而具體的規(guī)定和要求，甚至沒(méi)有統(tǒng)一歸檔的標(biāo)準(zhǔn)。日常工作中的收集和整理以及鑒定、歸檔等工作都是有檔案人員自行完成，不自覺(jué)中形成了只重視紅頭文件，不重視信函、科研成果等普通卻有價(jià)值的材料的收集整理工作。

（二）高校檔案管理工作的日趨弱化、邊緣化問(wèn)題

1.檔案管理場(chǎng)地、器材和防護(hù)等硬件陳舊、落后

高校應(yīng)該根據(jù)國(guó)家的有關(guān)規(guī)定，建立、健全檔案管理的場(chǎng)地、器材、防護(hù)等設(shè)施。然而，目前我國(guó)尚有大多數(shù)的高校因?yàn)樗枷肷系牟恢匾暋①Y金上的緊張等原因，對(duì)檔案管理工作場(chǎng)地、器材和防護(hù)措施等必備條件解決落實(shí)差。個(gè)別高校甚至連專用的檔案室都沒(méi)有，有的則是狹窄、潮濕，防護(hù)設(shè)備更是不配套，很容易讓檔案材料發(fā)生霉變、蟲蛀，最終影響檔案的規(guī)范性、整潔度和完整性。隨著科技的進(jìn)步原圖發(fā)展，高校檔案管理工作需要應(yīng)用更多的辦公自動(dòng)化軟件，而陳舊、落后的檔案管理硬件設(shè)備則不利于檔案管理手段的迭代更新。

2.缺乏健全的檔案管理工作制度

隨著高校辦學(xué)規(guī)模的日益擴(kuò)大，生源與日俱增，學(xué)校校區(qū)增多、校址分散，這些因素?zé)o形中給高校檔案管理工作增加了收集、整理的難度。相反，一些高校隨著生源數(shù)量的減少，高校財(cái)力越來(lái)越緊張，對(duì)檔案管理工作的支持更是少之又少。為此，沒(méi)有健全的檔案管理制度的情況下，高校檔案管理工作存在缺少制度化管理程序的問(wèn)題，如檔案收集的不規(guī)范，檔案整理的不規(guī)范和部門建設(shè)的不規(guī)范等問(wèn)題，同時(shí)檔案管理工作還會(huì)因?yàn)楣芾碣Y金的到位難、校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理思想上的不重視等原因，造成高校檔案管理工作難以持續(xù)、高效、規(guī)范進(jìn)行。

3.檔案管理專業(yè)人才的匱乏

互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，不同于電子商務(wù)、大數(shù)據(jù)等市場(chǎng)熱門專業(yè)，檔案管理專業(yè)很難招到高素質(zhì)的人才;有的甚至是入校時(shí)選擇了檔案管理專業(yè)，中途轉(zhuǎn)到別的專業(yè)，這些因素造成了檔案管理專業(yè)人才的匱乏。這一問(wèn)題目前已成為大多數(shù)高校檔案管理工作面臨的共性問(wèn)題。在一些高校，檔案管理部門則成為了本校安置能力不足的職工的部門，薪資待遇、社會(huì)認(rèn)可度都可想而知。同時(shí)這些人身處檔案管理工作崗位，卻不具備檔案管理的專業(yè)素質(zhì)，更沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)。

四、創(chuàng)新高校檔案管理工作的途徑、方法

（一）處理好理想與現(xiàn)實(shí)的關(guān)系，重視檔案管理工作的價(jià)值意義

高校檔案管理工作承載著高校發(fā)展的歷史記憶，能夠?yàn)楹髞?lái)者保存珍貴、重要的史實(shí)資料，為一些重要問(wèn)題的解決提供材料依據(jù)，能夠在一定程度上助推高校的健康、可持續(xù)性發(fā)展?？梢哉f(shuō)，高校檔案管理工作非常重要。但是，我們也能清醒地看到，現(xiàn)實(shí)中的高校發(fā)展確實(shí)需要硬件、軟件等方方面面的投入，在這種情況下，如果要求高校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)能夠給予檔案管理工作高標(biāo)準(zhǔn)的支持和投入，難度是非常大的。面對(duì)現(xiàn)實(shí)，立足眼前，檔案管理工作當(dāng)以最小的資金投入、思想重視爭(zhēng)取管理工作的最大成績(jī)。

（二）創(chuàng)新檔案管理工作的方式方法

創(chuàng)新是一個(gè)國(guó)家興旺發(fā)達(dá)的不竭動(dòng)力，是一個(gè)民族進(jìn)步的靈魂，也是在工作中取得成績(jī)的必備要素之一。新時(shí)代下，在高校改革發(fā)展的主旋律下，要應(yīng)對(duì)辦學(xué)的激烈競(jìng)爭(zhēng)、招生和人才引進(jìn)的競(jìng)爭(zhēng)，創(chuàng)新發(fā)展已成為高校教育進(jìn)一步發(fā)展的不二選擇。而面對(duì)多校區(qū)、多學(xué)院的發(fā)展新形勢(shì)，高校檔案管理工作也在發(fā)生著巨大的變化，要想更好地發(fā)揮檔案管理的重要作用，不脫離時(shí)代發(fā)展的節(jié)拍，檔案管理工作者必須更新自我認(rèn)識(shí)、更新理念和創(chuàng)新思維，結(jié)合所在高校的實(shí)際情況和檔案管理部門的工作特點(diǎn)，立足服務(wù)的工作本質(zhì)，創(chuàng)造新局面，把眼光放長(zhǎng)遠(yuǎn)，從點(diǎn)滴工作做起，扎扎實(shí)實(shí)，勤勤懇懇，以創(chuàng)新謀成績(jī)，以改革促發(fā)展，探索適合檔案管理工作自身發(fā)展的新途徑、新發(fā)放，切實(shí)推動(dòng)檔案管理工作的不斷向前[2]。

（三）建立規(guī)范化、體系化的現(xiàn)代檔案管理工作制度

在領(lǐng)導(dǎo)的重視不給力、資金的支持不到位的情況下，檔案管理工作者切不可自暴自棄，而要自身首先認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性、意義和價(jià)值，其次要熟練掌握檔案管理工作的各個(gè)步驟與環(huán)節(jié)。在此基礎(chǔ)上，結(jié)合計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)、信息技術(shù)及多媒體等高科技手段，借鑒先進(jìn)國(guó)家、先進(jìn)高校的檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，建立健全規(guī)范化、體系化的現(xiàn)代檔案管理工作制度，實(shí)踐探索出適合自身實(shí)際情況的發(fā)展之路。

（四）提高檔案管理工作的信息化水平

互聯(lián)網(wǎng)的迅猛發(fā)展，信息化時(shí)代的帶來(lái)，多媒體技術(shù)等多領(lǐng)域應(yīng)用，也給高校管理系統(tǒng)帶來(lái)了變革性的發(fā)展。檔案形式的多元化、信息材料的數(shù)字化，以及檔案收集與傳遞的網(wǎng)絡(luò)化，都成為了高校檔案管理工作的發(fā)展方向。時(shí)代在發(fā)展，高校檔案管理工作更要與時(shí)俱進(jìn)，加快發(fā)展步伐，邁出信息化發(fā)展的腳步，以便高校檔案管理工作更好地為高校師生服務(wù)，助推高校的健康發(fā)展。

（五）建立高校檔案管理的工作標(biāo)準(zhǔn)

沒(méi)有規(guī)矩不成方圓。要切實(shí)提升高校檔案管理工作的水平，高校要積極努力以建立規(guī)范的高校檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)。首先，從收集整理檔案開(kāi)始就要有標(biāo)準(zhǔn)、有規(guī)范，以便對(duì)全校師生檔案材料的收集進(jìn)行明確的規(guī)定，杜絕檔案雜亂難以整理的情況;其次，對(duì)于歸檔的整理組合要有規(guī)范化的標(biāo)準(zhǔn)，從分類到擺放，再到對(duì)檔案進(jìn)行命名，都要規(guī)范化，以確保檔案檢索的時(shí)效性、準(zhǔn)確性，提高檔案管理工作的效率。

（六）高素質(zhì)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)

人才是首要的資源。高校檔案管理工作同樣離不開(kāi)人才，高素質(zhì)檔案管理人才隊(duì)伍的建設(shè)，是實(shí)現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化發(fā)展的前提條件。素質(zhì)優(yōu)良、結(jié)構(gòu)合理、人員穩(wěn)定的檔案管理人才隊(duì)伍的建設(shè)，需要高校做到三點(diǎn)：一是建立健全高素質(zhì)人才引進(jìn)制度，積極引進(jìn)業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、高學(xué)歷的檔案管理專業(yè)人才。二是在新人入職支出，做好傳幫帶的工作，讓新人短時(shí)間內(nèi)融入到團(tuán)隊(duì)中來(lái)。三是定期組織檔案管理工作業(yè)務(wù)培訓(xùn)，并及時(shí)進(jìn)行考核，做到培訓(xùn)到位、培訓(xùn)高效，同時(shí)賦予一定的激勵(lì)機(jī)制，充分調(diào)動(dòng)檔案管理工作者的主動(dòng)性、積極性。

綜上所述，高校檔案管理工作至關(guān)重要，它不僅是服務(wù)于全校師生的資源庫(kù)，是高校健康、可持續(xù)性發(fā)展的歷史見(jiàn)證，更是高校發(fā)展的重要組成部分。信息化時(shí)代下的高效管理工作，要緊跟互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展的步伐，創(chuàng)新方式方法，默默奉獻(xiàn)，發(fā)揚(yáng)艱苦奮斗的精神，切實(shí)把檔案管理工作做出成績(jī)，以助推高校、社會(huì)的進(jìn)一步發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]安聰娥.從高校評(píng)估談高校檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)[J].農(nóng)業(yè)圖書情報(bào)學(xué)刊，2006（4）：32-34.

[2]成芳.現(xiàn)階段高校檔案管理工作存在的問(wèn)題及應(yīng)對(duì)措施[J].開(kāi)封教育學(xué)院學(xué)報(bào)，2007（4）：49-50.

作者簡(jiǎn)介：葉雪瑩（1994-），女，本科，助理館員，研究方向：檔案管理。