如何做好檔案保管利用過程中的安全與保密工作

魏敏

檔案資源的優(yōu)勢，在于能夠為經(jīng)濟社會發(fā)展提供多方面的參考。檔案內(nèi)容所涉及的領(lǐng)域較為廣泛，包括政治、經(jīng)濟、軍事、安全等國家重要信息。檔案管理部門必須做好檔案保管利用過程中的安全與保密工作，避免檔案信息泄露，確保國家和人民利益的安全。本文從檔案管理利用過程中安全與保密工作的重要性、存在的問題、措施和建議四個方面進行了探討，希望對做好檔案安全與保密工作有所助益。

檔案管理是當前經(jīng)濟社會發(fā)展中的一項重要工作。通常情況下，關(guān)于國家重要信息的檔案一般會進行加密處理，在進行檔案保管與利用時，必須保證檔案的安全性，這樣才能保證國家在發(fā)展中不被外界因素所干擾。從檔案形成部門的角度，不宜公開的檔案內(nèi)容發(fā)生泄露，會直接影響日常工作的順利開展，給單位的利益帶來重大損失。當前，檔案信息的安全性受到高度重視，如何在檔案管理和利用中保證檔案信息不被泄露，需要檔案管理部門和檔案管理人員在日常工作中不斷總結(jié)經(jīng)驗和反復(fù)探索。

一、檔案管理利用過程中安全與保密工作的

重要性

檔案所涉及的領(lǐng)域非常廣泛，包括政治、經(jīng)濟、科技、軍事、民生、社會等，因此，在檔案管理利用過程中對檔案信息的安全性與保密性有著非常高的要求。在進行檔案管理和利用過程中，必須提升檔案的安全管理意識，確保國家和人民信息的安全。檔案屬于一種信息資源，能記錄最真實的信息，也對經(jīng)濟社會的發(fā)展歷程做了詳細記錄。在我國社會經(jīng)濟穩(wěn)定發(fā)展的背景下，信息安全關(guān)乎國家的長治久安，檔案管理部門必須嚴格遵守檔案管理制度，確保檔案信息安全，避免發(fā)生失密、泄密事件，給國家和人民的安全及利益造成損失。

二、現(xiàn)狀分析

（一）檔案管理中急需優(yōu)化人力資源建設(shè)

當前，除專業(yè)的檔案管理機構(gòu)以外，很多檔案管理部門的工作人員都是臨時上崗，專業(yè)性較低且變動頻繁。而檔案管理工作屬于一項要求非常高、專業(yè)性非常強的工作，非專業(yè)工作人員缺乏專業(yè)化、系統(tǒng)化的知識，對檔案管理相關(guān)政策、制度、規(guī)范沒有深刻的認知，很難提升檔案管理工作的效率。并且在工作過程中違反行為規(guī)范現(xiàn)象時有發(fā)生，影響檔案管理的質(zhì)量;另外，檔案工作主要接觸的是一些數(shù)據(jù)資料，信息量較大，工作內(nèi)容非常的枯燥，需要有極大的耐心。隨著檔案管理數(shù)字化的發(fā)展，信息技術(shù)與檔案工作的深度結(jié)合，要求檔案工作者不斷提高計算機運用能力。

（二）檔案保管中缺乏保密性

以往的檔案管理應(yīng)用主要結(jié)合“四分法”進行管理，這種方式能在一定程度上提升檔案管理工作的質(zhì)量及效率，從而保證檔案管理信息不被泄露。但是這種方式，對非保密檔案與保密檔案有一定的局限，長久下來，容易影響安全與保密工作的進行，導(dǎo)致檔案管理缺乏保密性;另外，一些檔案部門保密意識較低，在檔案資料查閱時沒有設(shè)置權(quán)限，任何人都可以接觸到機密文件，從而無法保障檔案的安全性，經(jīng)常出現(xiàn)檔案泄露事件[1]。

（三）檔案利用中缺乏保密性

將檔案進行調(diào)取以及共享使用，才能促進檔案價值最大化發(fā)揮，檔案在調(diào)取、傳遞過程中非常容易發(fā)生泄密事件。檔案管理在分類上屬于服務(wù)類工作，為了保證服務(wù)質(zhì)量，部分檔案管理工作者會降低檔案查詢的權(quán)限，從而為檔案查閱提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，但是這種方式容易造成涉密檔案信息泄露，因此，檔案管理部門要不斷探究檔案查閱利用過程中如何做好檔案的安全與保密工作。

（四）檔案在儲存中缺乏保密性

在檔案管理工作中，檔案儲存是重要的內(nèi)容之一。尤其是針對涉密文件，檔案管理部門需要進行嚴格的保存。許多檔案管理部門沒有專職的檔案管理人員，保密文件儲存時有不規(guī)范現(xiàn)象，如將非涉密性文件和涉密性文件放在同一環(huán)境下，會導(dǎo)致很多涉密文件非常容易泄露，給檔案安全管理工作造成影響。此外，很多部門沒有專門的檔案室，檔案管理的環(huán)境非常雜亂，也沒有結(jié)合計算機數(shù)字化的管理形式進行儲存，換句話說，檔案依然采用的是紙質(zhì)信息，保管利用過程中，非常容易丟失、破損等，給檔案的安全性和保密性帶來不可估量的后果。

三、做好檔案保管利用過程中保密工作的

措施和建議

（一）轉(zhuǎn)變檔案保密理念

新時代的來臨，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)將社會信息開放給更多的人。而建立檔案的真正目的就是為了被使用，檔案保密和利用的方向具有統(tǒng)一性和共存性。因此，必須嚴格界定檔案保密的內(nèi)容和范圍，只有這樣才能確定檔案開放的程度和期限。同時，關(guān)于檔案利用的時限，檔案管理人員也需要結(jié)合實際情況進行界定，這樣才能保證檔案利用過程中的安全性。新時代背景下，各部門必須轉(zhuǎn)變檔案管理理念，結(jié)合國家相關(guān)政策制定符合當前檔案使用以及管理的體系，以保密為前提，最大限度地為檔案管理工作開展提供最有價值的信息資源。

（二）優(yōu)化對檔案保管的保密工作

（1）采用獨特的庫房進行檔案管理。為了保證檔案信息不被泄露，首先需要做的是對檔案資料的管理，保證資料的完整性和安全性。依據(jù)國家規(guī)定，庫房必須根據(jù)檔案資料的特殊性和機密性單獨建立，不宜建立在辦公樓的最底層，門窗要加固，并具備防火、防盜以及防鼠和防蟲功能。同時，必須派遣專業(yè)人士進行管理，從而保證檔案的完整度和安全性。

（2）提升對重點內(nèi)容的保密能力。各個檔案的內(nèi)容以及保密程度都具有一定區(qū)別。通常情況下，檔案保密的時限主要分為永久和定期，需要結(jié)合具體情況確定保密內(nèi)容和保密期限。同時，需要建立對涉密文件保護的方法，提升對涉密風險的防范。其次，隨著時間的變化，檔案內(nèi)容的保密程度和時間都具有不確定因素，結(jié)合實際情況需要對檔案的保密程度進行調(diào)整，最大化地促進信息資源公共化，從而為社會進步提供有力支撐。在進行檔案保密調(diào)整過程中，尤為需要注重分段管理以及關(guān)注檔案內(nèi)容的密級程度，從而促進檔案管理工作有秩序的進行。最后，采用科學(xué)的手段建立目錄，保證能夠掌握涉密文件[2]。

（3）結(jié)合現(xiàn)代化管理方式進行檔案管理。以改革為背景，檔案管理面臨著非常多亟待解決的問題。最常見的問題就是檔案數(shù)量越來越多，導(dǎo)致在保管與利用過程中有一定的困難。其次，檔案管理的方式不能與時俱進，在一定程度上影響檔案資料管理不能順應(yīng)時代變化，因此，必須推進檔案管理現(xiàn)代化，才能不斷解決新背景下的問題。在時代發(fā)展過程中，人們的生活水平有了本質(zhì)上的提升，檔案信息資料產(chǎn)生的社會價值越來越明顯，特別是在信息化時代背景下，檔案信息的完整性成為人們重點關(guān)注的內(nèi)容。在進行檔案管理過程中，對檔案資源的科學(xué)化使用，能在一定程度上推動資源的合理利用，將其價值發(fā)揮最大化。從本質(zhì)上講，檔案管理屬于一項信息資料管理和保存的工作，尤為需要注重信息的完整性和安全性，從安全性的角度出發(fā)，必須做好信息資源保密工作，如果檔案信息在保管與利用過程中出現(xiàn)了泄露，則會給檔案形成部門的利益造成損傷，甚至威脅國家的安全和利益。

（三）優(yōu)化對檔案利用的保密工作

（1）不斷更新檔案保密知識。受傳統(tǒng)保密觀念的影響，一些很有價值的檔案長期得不到利用，這是對檔案資源的浪費，所以必須正確處理好檔案保密與利用之間的關(guān)系。保密和利用兩者都要兼顧。檔案管理人員可以通過培訓(xùn)，提高保密意識、豐富降密、解密等保密知識，增強檔案工作的責任感和使命感，使檔案保密與利用工作得到進一步優(yōu)化。

（2）對提供利用的檔案資料進行鑒定。通常，檔案所涉及的內(nèi)容、保密期限以及范圍都有一定的限制，因此，對于檔案的開放程度、何時開放以及利用過程的要求必須進一步明確。檔案管理部門可以通過建立流程化、標準化的檔案鑒定體系，保證檔案在利用過程中的安全性[3]。

（3）構(gòu)建檔案利用管理體制。要完善檔案利用規(guī)章制度，一般包括閱覽、外借、復(fù)制等方面的制度，還要確保制度條文嚴密簡明，便于工作執(zhí)行。同時，要在實踐中不斷總結(jié)和完善。檔案能被使用正是檔案的價值所在，在檔案利用過程中，不是盲目而是在特定的環(huán)境下進行有限制地利用;對于涉密文件，只允許在閱覽室進行查閱，不可外借或者摘抄以及復(fù)印。在檔案管理過程中，需要尤為重視檔案利用的監(jiān)管能力，通過對檔案保密工作的全程監(jiān)管，才能不斷優(yōu)化改革措施，從而將制約保密工作的問題進一步解決。建立科學(xué)的保密體系以及優(yōu)化保密流程，確保檔案得到更好的利用，為經(jīng)濟社會發(fā)展提供重要參考。

（4）促進網(wǎng)絡(luò)的安全。在當前信息技術(shù)背景下，隨著計算機信息系統(tǒng)被各個行業(yè)所沿用，使用計算機技術(shù)進行檔案管理工作也越來越普及，網(wǎng)絡(luò)安全對數(shù)字化檔案有著直接影響。檔案數(shù)字化在建設(shè)過程中，面臨的主要問題之一是病毒、黑客等對數(shù)字化檔案的威脅，不法分子和敵對勢力利用網(wǎng)絡(luò)竊取檔案信息事件時有發(fā)生。為了避免發(fā)生網(wǎng)絡(luò)安全事件，必須設(shè)置信息安全防火墻，通過物理安全防護、軟硬件保護等方式保證檔案信息免遭外界攻擊。

（5）優(yōu)化檔案存儲安全問題。

通常情況下，檔案儲存方式會隨著經(jīng)濟社會的發(fā)展而有所變化，因此，必須結(jié)合實際情況將原有的工作方式進行優(yōu)化，只有這樣才能不斷強化檔案在存儲過程中的安全。檔案管理部門可以結(jié)合當前的科學(xué)技術(shù)，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化檔案，由計算機系統(tǒng)進行統(tǒng)一管理，對于一些涉密文件可以進行深度加密及備份，嚴格區(qū)分涉密文件和非涉密文件，同時設(shè)置檔案調(diào)取的權(quán)限，進一步保證檔案存儲過程的安全[4]。

（6）提升對檔案工作人員的管理。

①建立檔案管理人員的培訓(xùn)和考核制度。檔案管理人員擔負檔案保管利用的職責，對檔案的安全負有直接責任，必須不斷提升其專業(yè)能力和素質(zhì)，從而保證檔案的完整性和安全性。檔案資料應(yīng)該確保不壞、不丟、不散、不亂，檔案保管人員要提高警惕，保護好檔案資源的安全。新時期的主要任務(wù)之一，是狠抓檔案工作隊伍的自身建設(shè)，建立一支素質(zhì)高、業(yè)務(wù)精、作風硬的隊伍。還需要建立關(guān)于檔案管理人員的考核體系，在原有的基礎(chǔ)上進行創(chuàng)新，增強檔案管理人員的專業(yè)性以及職業(yè)道德 [5]。

②不斷提高檔案管理人員對工作內(nèi)容的熟悉度。通常，檔案工作人員必須做好以下幾項工作。首先是預(yù)先準備工作，檔案工作屬于一項繁雜的工作，需要預(yù)先做好相關(guān)準備，才能在后續(xù)整理及管理過程中有條不紊。其次，檔案管理人員必須明確檔案管理的范圍。檔案管理所涵蓋的領(lǐng)域非常廣，其中包括對外資料或者戰(zhàn)略規(guī)劃等材料。此外，文書文件以及檢查資料也應(yīng)該作為檔案管理中的一部分。最后，還需要考慮檔案應(yīng)存放在哪里，在具備條件、符合需求的情況下，可將檔案放置在檔案室內(nèi)，否則也可以設(shè)置帶鎖的柜子進行檔案歸置。歸置檔案的場地及設(shè)備既要保證檔案安全性、私密性與完整性，又要符合資源的實際調(diào)用情況及業(yè)務(wù)需求。總之，檔案工作人員必須結(jié)合實際情況進行檔案管理范圍的規(guī)劃，這樣才能更加全面有效地做好檔案保管利用的保密工作。

③提升檔案工作者的職業(yè)感。檔案工作人員的職業(yè)道德和綜合素養(yǎng)以及責任心是開展檔案工作的關(guān)鍵，不斷提升檔案工作人員的職業(yè)素養(yǎng)和安全保密意識，促進其責任感和使命感，絕不將檔案的內(nèi)容、數(shù)量或者存放的位置向無關(guān)人員透露，確保檔案信息安全，維護國家和人民的利益。

四、結(jié)語

當前，在檔案管理和利用過程中，安全與保密工作具有非常大的改善空間，針對其中的問題，檔案部門必須重視檔案管理和利用中的安全性和保密性，無論是從國家角度還是單位自身的角度出發(fā)，檔案工作者都必須嚴格對待檔案工作，提升安全意識和保密意識，避免檔案信息泄露，保證檔案的有效管理和利用。

參考文獻：

[1]張鳳菊.試論檔案保管過程中的保密[J].山東省農(nóng)業(yè)管理干部學(xué)院學(xué)報，2019（2）：136-137.

[2]劉曉菲.關(guān)于加強檔案保密工作的幾點建議[J].蘭臺世界，2019（11）：61-62.

[3]黃瓊嬌.新形勢下做好檔案保密工作的思考[J].黑龍江檔案，2019（27）：135-136.

[4]周超.做好新形勢下電力企業(yè)保密工作的思考[J].科技情報開發(fā)與經(jīng)濟，2020（9）：163.

[5]王鐵春.如何做好檔案保管與利用過程中的安全與保密工作[J].蘭臺世界，2019（5）：85-86.