新時代高校檔案管理工作探究

高校檔案是指高等學(xué)校在各項活動中形成的具有保存價值的歷史記錄，具有原始性、憑證性和權(quán)威性，是最可靠、最真實、最具權(quán)威的信息資源，是衡量高校現(xiàn)代化程度和綜合實力的重要標(biāo)志。作為以記錄承載高校招生、學(xué)籍、管理、就業(yè)以及各類相關(guān)工作中形成的以文字、圖片等資料為中心內(nèi)容和職責(zé)的高校檔案管理工作，是高校工作中重要的一環(huán)，是高校歷史發(fā)展進程的見證者。一直以來，在高校工作中有著不可忽視的地位。隨著社會的不斷發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)的普及、物聯(lián)網(wǎng)的開發(fā)以及計算機技術(shù)的不斷深化，數(shù)字化、信息化勢不可擋，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)跟不上高?？焖侔l(fā)展的步伐。新時代檔案管理工作得到國家的重視，但原有檔案體系的弊端日益顯現(xiàn)，深化檔案管理的改革勢在必行[1]。

一、新時代高校檔案管理工作存在的問題

（一）檔案管理的觀念很淡薄，總體上都對檔案工作重視程度不夠

高校檔案管理工作作為檔案管理的重要組成部分，問題尤其嚴(yán)重。新時代下，高校檔案管理工作的重要性更加明顯，但是高校對檔案管理工作的重要性認(rèn)識不夠，很多高校都更多地關(guān)注教學(xué)科研等重點項目工作的進展，很容易忽略校內(nèi)的檔案管理工作，導(dǎo)致出現(xiàn)基礎(chǔ)設(shè)施和經(jīng)費不足不到位的情況，很難跟上新時代的步伐，不能滿足和促進高校檔案管理高質(zhì)量發(fā)展的要求?，F(xiàn)代社會發(fā)展要求建立完善的身份信息系統(tǒng)，而大部分人的個人信息中都有很多高校內(nèi)學(xué)習(xí)生活活動等內(nèi)容。因此高校檔案管理工作無論是對高校的基礎(chǔ)建設(shè)和各項管理，還是對校內(nèi)生活學(xué)習(xí)的老師學(xué)生都有重大含義。對于教師來說，完善的檔案管理制度對老師評職稱、發(fā)表論文都有重要作用[2]。真實、有效、高效的檔案管理模式有利于教師開展工作，了解學(xué)習(xí)情況，更有針對性地從各個學(xué)生不同特點出發(fā)去引導(dǎo)教育學(xué)習(xí)，促進學(xué)生更好成長。對學(xué)生而言，完善的檔案管理制度可以讓學(xué)生在參加獎學(xué)金屏蔽、日常工作評比中更加公開公正，有利于促進學(xué)風(fēng)校風(fēng)建設(shè)。另外，高校檔案管理工作需要對校內(nèi)檔案的保護重視起來，注意保護校內(nèi)教師學(xué)生以及高校的隱私。

（二）新時代高校檔案管理工作體制機制不完善，缺乏保障制度

大多數(shù)高校檔案管理工作的制度體系、考核體系、激勵體系等建設(shè)都不完善。其一，新時代高校檔案管理工作制度還不夠完善，普遍存在著制度籠統(tǒng)、單一，落后等情況，制度缺失成為檔案管理工作中的一大毒瘤。在高校檔案管理工作中，承擔(dān)高校檔案管理主要責(zé)任的為校內(nèi)檔案管理部門，其他有檔案管理職能的部門和下級院校等對檔案的管理很隨意，沒有認(rèn)真負(fù)責(zé)，導(dǎo)致各類檔案材料不統(tǒng)一，分散，沒有形成集合的功能，消弱了檔案管理工作效能的發(fā)揮。其二，不少高校檔案管理人員不足，能力又很有限，很多檔案管理的工作人員都是沒有系統(tǒng)學(xué)習(xí)計算機或者相關(guān)專業(yè)知識的，校內(nèi)又缺乏工作相關(guān)的、必須的專業(yè)培訓(xùn)，高校內(nèi)檔案管理信息化、數(shù)字化、智能化都不懂，也不去學(xué)習(xí)掌握，而且高校檔案管理工作相當(dāng)辛苦，不像其他職業(yè)那么有魅力，加上所處環(huán)境沒有競爭壓力，也缺乏技術(shù)交流，檔案管理工作者墨守成規(guī)，不愿更新自己的管理知識，拓展業(yè)務(wù)范圍，很難推動高校檔案管理現(xiàn)代化、數(shù)字化的建設(shè)和快速發(fā)展[3]。

（三）新時代高校檔案管理工作缺乏數(shù)字化、智能化建設(shè)

近年來，數(shù)字化、智能化是時代的一大特點。無論是高校還是別的行業(yè)，數(shù)字化建設(shè)都在穩(wěn)步推行和深入，很多高校在建設(shè)數(shù)字化校園上投入巨大，隨之而來的是辦公的自動化和網(wǎng)絡(luò)水平的優(yōu)化，但是大家恰恰忽略了高校檔案管理的信息化，對檔案管理資源的投入低，工作整合力度不夠，大部分高校都沒有建立完善的檔案管理信息化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，有些資金缺乏的高校甚至沒有引進網(wǎng)絡(luò)和數(shù)字化的管理手段，檔案管理依舊停留在信息存儲、錄入層面，加上高校檔案管理部門的設(shè)備十分落后，只能儲存文字資料，不能儲存音像或者圖片。同時，存在信息孤島的現(xiàn)象，各系統(tǒng)對接困難，難以實現(xiàn)電子檔案的收集和歸檔。

工作單位在錄取高校學(xué)生時，只需登錄此學(xué)生畢業(yè)高校的信息網(wǎng)，就可以查閱到高校各個學(xué)科對學(xué)生培養(yǎng)的內(nèi)容和計劃。如果高校檔案管理工作到位，甚至可以查詢到學(xué)生在校內(nèi)參與的工作和項目、獲得的榮譽、主要活動、以及是否受到處罰等，該是何等的便捷和簡單，這也充分說明檔案管理工作的重要性。

但是目前高校檔案管理工作的發(fā)展并不樂觀，很不均衡，各高校檔案管理的發(fā)展層次不齊，新時代下我們國家高校檔案管理工作發(fā)展十分緩慢，加上檔案管理工作部門的工作人員普遍專業(yè)化水平不高，大多數(shù)由非檔案管理專業(yè)的老師或者老師家屬擔(dān)任，這就更阻礙了高校內(nèi)檔案管理數(shù)字化、智能化的發(fā)展。電子檔案和紙質(zhì)檔案相比較，其實電子檔案更容易出現(xiàn)丟失的情況，從我們?nèi)粘Ｊ褂玫氖謾C很容易丟失重要信息就可以知道，如果新時代高校不加強檔案檔案管理部門的設(shè)備建設(shè)，不提高檔案管理工作人員的專業(yè)化水平，那么高校內(nèi)的檔案管理工作很難良性發(fā)展下去，甚至?xí)下咝n案管理工作的發(fā)展速度，進而影響整個高校的發(fā)展速度。

（四）新時代檔案管理工作缺乏一套規(guī)范化的流程

目前，高校檔案管理工作專業(yè)化和智能化程度不夠，高校內(nèi)具體到每個部門進行檔案的收集和上交，缺乏一套規(guī)范化的流程，每個部門提交的格式都不一致。例如，圖片的格式、文件的形式等這種檔案信息的細(xì)節(jié)，都應(yīng)該做出明確具體的規(guī)定。為了加強高校的檔案管理工作，應(yīng)該對其進行更加系統(tǒng)化和規(guī)范化的管理，制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，對檔案管理工作進行嚴(yán)格的監(jiān)督和檢查。

針對收集資料不完整的問題，比如外出參加會議的工作人員未能及時把會議記錄文件及時歸檔，檔案管理工作人員對外派會議人員工作內(nèi)容不清楚沒有歸檔，會導(dǎo)致沒有記錄存在的情況，還有就是有些校內(nèi)教師認(rèn)為自用材料沒必要留檔，有些工作人員不配合留檔等，都給高校內(nèi)檔案管理工作帶來了很大麻煩。

還有新時代高校的虛假檔案管理的問題。對收到的檔案資料，沒有進行嚴(yán)格細(xì)致的審核檢查，直接歸檔，就很容易出現(xiàn)虛假檔案、偽造的檔案等情況，這些都是新時代檔案管理工作缺乏規(guī)范系統(tǒng)流程導(dǎo)致的。

（五）新時代檔案管理工作信息載體結(jié)構(gòu)單一

其實，很多高校的檔案管理方式還處于很落后、陳舊的狀態(tài)。有些甚至還是手工作業(yè)，機械的手工抄寫，勞動工作量太大，時間又長，速度又慢，很大程度上限制了檔案的管理和整理速度。查閱檔案時，因為檔案管理方式落后，案卷使用頻繁等造成破損，檢索速度慢，準(zhǔn)確率等大大降低。

二、新時代加強高校檔案管理工作的主要

發(fā)展策略

《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》系統(tǒng)總結(jié)了國家檔案事業(yè)發(fā)展的歷史經(jīng)驗，針對檔案事業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀，提出了綱領(lǐng)性的指導(dǎo)性意見，為新時代推進檔案治理體系和治理能力現(xiàn)代化提供了理論支撐。我們國家的高校已經(jīng)完成信息化的基本發(fā)展，“軟實力”成為如今高校檔案工作的一個主要方向和目標(biāo)，重點將高校信息化檔案的實力提上去，才是整個高校辦學(xué)效率提高的重要指標(biāo)。

（一）要加強對時代高校檔案管理工作重要性的認(rèn)識

高校如何加強對檔案管理重要性的認(rèn)識，主要體現(xiàn)在三個方面。

首先，要加強人才的培養(yǎng)。人是主要因素，提高高校檔案管理工作人員的政治素質(zhì)，加強其自身職業(yè)道德修養(yǎng)，增強自身責(zé)任心和事業(yè)感。要能吃苦，能抵制誘惑，一心一意做好本職工作，熱心服務(wù)、勤奮進取、科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)，不斷改善檔案管理工作的服務(wù)態(tài)度，提高工作質(zhì)量。提高新時代檔案管理工作者的科學(xué)文化素質(zhì)，在精通檔案管理專業(yè)知識的基礎(chǔ)上，努力學(xué)習(xí)新時代科學(xué)文化知識，增加自己的知識結(jié)構(gòu)，借鑒相關(guān)專業(yè)知識技術(shù)，提升自己的工作能力，更好地完成檔案管理工作。其次，加強對新時代高校檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，高校領(lǐng)導(dǎo)重視起校內(nèi)檔案管理工作，開展檔案管理工作座談會，解決檔案工作中現(xiàn)存的亟待解決的實際問題，這樣高校檔案管理工作才有可能跟得上新時代教育教學(xué)改革的步伐。按照國家檔案管理相關(guān)部門的指示，建立相應(yīng)的檔案管理部門，集中管理校內(nèi)的紙質(zhì)資料、音像資料、設(shè)備、基建、學(xué)籍等各種類別和載體的檔案，并指定負(fù)責(zé)其他職能部門的檔案工作人員，處理好其負(fù)責(zé)職能部門內(nèi)檔案資料的收集和管理，以確保校內(nèi)資料的完整性。

就目前的情況來看，高校內(nèi)檔案管理工作人員專業(yè)水平參差不齊，這就需要高校采取相應(yīng)措施，加強人員的專業(yè)化培訓(xùn)，或者聘用檔案管理專業(yè)的畢業(yè)生，優(yōu)秀的人才是每個行業(yè)都需要的，高校檔案管理工作更需要高學(xué)歷、高素質(zhì)的綜合性檔案管理人才，有了這些擁有綜合素質(zhì)的管理人才，才能更好地提高校內(nèi)整個檔案管理工作的能力和水平?；蛘叨ㄆ诎才艡n案管理工作人員學(xué)習(xí)專業(yè)書籍，通過自主學(xué)習(xí)完成相應(yīng)培訓(xùn)和工作上的任務(wù)。通過多種形式來提高檔案管理工作人員的理論水平和實踐操作能力。

（二）加強高校檔案管理工作機制的改革

建立健全高校檔案管理部門制度體系。例如，考核體系、激勵體系等，細(xì)化對檔案的管理，用制度來約束檔案管理工作者的工作，完善檔案管理各職能部門和下級部門，明確職能部門和下級部門的工作職責(zé)。統(tǒng)一工作標(biāo)準(zhǔn)，便于高校檔案管理工作最后的收檔和管理。

（三）加強高校檔案管理工作數(shù)字化、智能化的建設(shè)

新時代是數(shù)字化的時代，提高高校綜合軟實力，檔案管理智能化建設(shè)是必不可少的組成部分，也是現(xiàn)代檔案管理的重要手段，是檔案管理現(xiàn)代化的必經(jīng)之路。電子檔案的重要性日益凸顯出來。如何加強高校檔案管理工作數(shù)字化，成了目前高校面臨的課題。新時代的檔案信息來源更多，信息愈加細(xì)致，學(xué)生參加了哪些活動，設(shè)立了什么社團，教師、學(xué)生發(fā)表了哪些文章等等，都是檔案管理記錄的內(nèi)容。高校每天都會收集到大量的檔案信息，只有通過智能化的檔案信息管理平臺，將收集到的信息整理歸檔，才能高效、快速地應(yīng)對大量檔案信息。因此，要增加對高校檔案管理工作設(shè)備的投資，改善檔案管理工作人員的辦公環(huán)境、改善檔案管理工作儲藏環(huán)境以及改善檔案管理工作數(shù)字化系統(tǒng)設(shè)施等，例如，電腦、硬盤、網(wǎng)絡(luò)等等，這些工具可以極大地方便高校檔案管理工作者處理收集到的檔案，將檔案電子化存檔。紙質(zhì)檔案就需要改善儲藏環(huán)境，注意防水、防火、防潮、防霉等等的預(yù)防措施。資金投入用于引進數(shù)字化、智能化的人才，配合檔案專業(yè)工作人員，一起努力實現(xiàn)數(shù)字化智能化的檔案管理。

（四）加強新時代檔案管理工作的規(guī)范化流程

目前高校檔案管理工作的規(guī)范化和系統(tǒng)化存在一定的問題，急需把檔案管理工作的制度建設(shè)提上日程。都說無規(guī)矩不成方圓，任何事情都有自身的規(guī)律，遵循其內(nèi)在規(guī)律，工作就可以事半功倍，檔案工作也是如此。需要按照規(guī)范化、制度化、智能化的新時代要求，對高校檔案管理工作進行改革，使其符合新時代高校檔案管理工作的發(fā)展方向和趨勢。例如，為了防止檔案丟失，針對紙質(zhì)檔案和電子檔案的不同特點，制定不同的儲存措施。一種方式丟失，可以有另外一種方式彌補。對紙質(zhì)版檔案進行嚴(yán)謹(jǐn)?shù)姆诸愓?，這就容易避免出現(xiàn)紙質(zhì)版檔案存檔后難以找到的問題。讓專業(yè)數(shù)字化人才對高校內(nèi)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)實施維護，保證電子版檔案的網(wǎng)絡(luò)安全，這樣高校檔案管理工作才能在規(guī)范化、系統(tǒng)化、智能化的道路上越走越遠(yuǎn)。

另外，通過規(guī)范化的制度來約束檔案管理工作者，不斷加強高校檔案管理工作者的法律意識、管理意識和責(zé)任心，完善檔案管理工作的獎罰制度。高?？梢酝ㄟ^制定檔案管理辦法、檔案管理工作條例、紙質(zhì)版檔案管理條例、電子版檔案管理細(xì)則、保密協(xié)定等等一系列規(guī)章制度來制約檔案管理工作者。

（五）更新新時代高校檔案管理的載體結(jié)構(gòu)

以前的檔案管理載體過于單一，要配合提高新時代高校綜合實力的建設(shè)，就要豐富檔案管理的載體結(jié)構(gòu)。淘汰陳舊的結(jié)構(gòu)，啟用新的載體，才能跟上高校改革的步伐。

三、結(jié)束語

新時代下，借著信息化和數(shù)字化的東風(fēng)，高校在日新月異地推行新的發(fā)展，更上一層樓。高校檔案管理工作也起著更加重要的作用，高校也認(rèn)識到了檔案管理工作的重要性，這給高校檔案管理工作提出了新的目標(biāo)和挑戰(zhàn)，督促其不斷完善和發(fā)展來適應(yīng)新時代高校發(fā)展的步伐。這個過程中會有更多的問題涌現(xiàn)，再加上傳統(tǒng)的檔案管理和數(shù)字化、智能化檔案管理的碰撞，這就要求高校正視這些問題，遇到問題，解決問題，問題越來越少，方法越來越多，檔案管理工作的能力才能得到穩(wěn)步提升，才能更好地發(fā)揮檔案管理工作的價值，開創(chuàng)更加全面便捷的新局面。

參考文獻：

[1]薛梅.新時代民辦高校檔案事業(yè)發(fā)展路徑探究[J].檔案與建設(shè)，2018（10）：86-89.

[2]馬玉杰.本科教學(xué)評估與高校檔案管理工作研究[J].檔案學(xué)研究，2006（6）：22-26.

[3]賈英閣，新時期高校檔案管理人員素質(zhì)現(xiàn)狀分析及建設(shè)對策[J]，科技情報開發(fā)與經(jīng)濟，2011（5）：25.

作者簡介：葉雪瑩，女，1994年3月8日，大學(xué)本科，助理館員，研究方向：檔案管理。