探析企業(yè)文書檔案的收集與歸檔

凌穎豪

企業(yè)文書檔案工作對于企業(yè)發(fā)展尤為重要，只有做好文書檔案的收集與歸檔，才能為企業(yè)各項工作的良好開展提供準確的數(shù)據(jù)支持。特別是企業(yè)改革不斷深化，文書檔案的價值逐漸凸顯，其類別的不斷增加，使得文書檔案收集與歸檔工作更為復雜化，企業(yè)需要加大對文書檔案的收集與歸檔的重視程度，更好地發(fā)揮文書檔案的作用。于此，本文重點對企業(yè)文書檔案的收集與歸檔進行了探討，從企業(yè)文書檔案的基本特點入手，分析了文書檔案收集與歸檔工作的重要性，提出了企業(yè)文書檔案的收集與歸檔工作的開展策略，以供參考。

企業(yè)文書檔案會準確記錄各種事項，對企業(yè)的進步與發(fā)展意義重大。因此，企業(yè)若想在激烈的市場中占有一席之地，需要做好文書檔案的收集與歸檔，保證記錄的內(nèi)容全面而準確，同時，還應最大程度發(fā)揮文書檔案的價值。雖然現(xiàn)階段較多企業(yè)認識到了此項工作的重要價值，但在此項工作的開展中，仍存在一定問題，影響到了文書檔案工作的效率及質(zhì)量。所以對企業(yè)文書檔案的收集與歸檔進行深入探究，具有較為積極的意義。

一、企業(yè)文書檔案特點

（一）內(nèi)容豐富

文書檔案是在企業(yè)管理活動開展中形成的，其記錄了企業(yè)全部的歷史，內(nèi)容極為豐富，真實地反應了立檔企業(yè)的歷史面貌，包括企業(yè)建立、生產(chǎn)經(jīng)營變更、部門設立、企業(yè)大事記等等，并且企業(yè)的文書檔案具備較強的歷史記錄性，還具備較強的憑證性，這一文件材料門類眾多，包含數(shù)據(jù)信息從收集至銷毀的整個過程。

（二）政策性強

企業(yè)文書檔案會詳細記錄企業(yè)所有行政管理活動情況，是在企業(yè)各個部門開展相關職責活動中，不斷積累形成的，如企業(yè)生產(chǎn)部門、企業(yè)管理部門以及企業(yè)經(jīng)營部門等。文書檔案管理的內(nèi)容主要與各方規(guī)定相符合，滿足國家規(guī)定、政府規(guī)定及企業(yè)規(guī)定要求，也是企業(yè)在日常經(jīng)營管理中，具體落實這些法規(guī)的一個重要體現(xiàn)。內(nèi)容與公文相類似的文件材料，對于企業(yè)日常管理，發(fā)揮著政策性價值，如重要會議紀要、重要決定決策等。

（三）文體多樣

企業(yè)文書檔案會將企業(yè)一段時間內(nèi)的生產(chǎn)經(jīng)營管理經(jīng)過詳細記錄下來，描述出具體的事件、任務與活動開展情況，存在一定的普遍適用性，屬于一種規(guī)范體式，還是一種文件材料，具備一定的內(nèi)部法定效力。其在信息文本表現(xiàn)上會存在多樣性的表現(xiàn)方式，如決定形式、命令形式、批復形式、報告形式、指示形式以及通知形式等。不同的形式有著不同的目的，均是對企業(yè)實際經(jīng)營運行中的問題進行解決，促進企業(yè)良好發(fā)展。

二、文書檔案收集與歸檔的重要性

首先，可為企業(yè)經(jīng)營運行提供準確的資料支持。企業(yè)相關管理人員通過收集并歸檔企業(yè)的文書檔案，不僅詳細地記錄了企業(yè)發(fā)展歷程，還真實反映出企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動情況，通過文書檔案形式[1]，將其真實且完整地進行呈現(xiàn)。保證這些檔案資料的完整性與全面性，便于企業(yè)相關部門人員使用，了解企業(yè)發(fā)展情況以及經(jīng)營狀況，能夠在一定程度上對企業(yè)發(fā)展進行推動。文書檔案會記錄企業(yè)發(fā)展環(huán)節(jié)遇到的種種問題，進而幫助企業(yè)防范各種經(jīng)營風險，促進企業(yè)良好運營。其次，保證企業(yè)檔案管理工作良好開展。文書檔案對企業(yè)發(fā)展實況進行了詳細的記錄，屬于企業(yè)管理中不可缺少的重要文件，有效收集并歸檔文書檔案，不僅是企業(yè)管理的關鍵內(nèi)容，更是關鍵的工作環(huán)節(jié)。此項工作的良好開展，會使檔案管理工作更為規(guī)范、有序，同時，還會保證檔案管理效率的進一步提升，確保檔案資料更加全面、完整，從而實現(xiàn)企業(yè)檔案管理工作的良好開展，更好地發(fā)揮檔案管理的價值，有助于企業(yè)科學制定決策管理方案。全面開展文書檔案的收集與歸檔工作，會防止出現(xiàn)文書檔案資料丟失情況，保證文書檔案的完整與全面，其中的內(nèi)容有助于企業(yè)科學制定決策管理方案[2]，使企業(yè)決策更加科學、合理，制定出的決策會更加符合實際情況。除此之外，企業(yè)管理人員查閱文書檔案的過程中，會更加詳細地掌握企業(yè)發(fā)展進程與經(jīng)營情況，在此基礎上，開展決策管理工作時，能夠結(jié)合自身發(fā)展實際，制定出相應管理措施，保證企業(yè)向更加健康的方向發(fā)展。

三、企業(yè)文書檔案收集與歸檔工作的開展策略

（一）強化文書檔案管理宣傳

為保證企業(yè)文書檔案收集與歸檔效率進一步提升，企業(yè)管理人員應從思想上對此項工作予以重視，強化文書檔案管理宣傳。首先，在文書檔案管理環(huán)節(jié)，企業(yè)檔案管理人員應積極轉(zhuǎn)變思想觀念，積極開展文書檔案收集與歸檔工作，選擇簡報編制以及檔案編研等方式，提升檔案利用價值，有效擴大文書檔案宣傳范圍。其次，積極利用新媒體，對文書檔案利用效果進行宣傳，形成全員歸檔意識，獲得良好的文書檔案管理宣傳效果。再次，為文書檔案管理工作流程以及管理方式更為規(guī)范，企業(yè)檔案管理人員需要對檔案庫中的內(nèi)容進行認真、全面的核查，避免文書檔案信息出現(xiàn)問題，充分發(fā)揮出現(xiàn)代企業(yè)管理中文書檔案的價值。最后，在文書檔案作用的宣傳下，使管理人員更加重視此項工作，保證企業(yè)檔案管理人員積極、主動地進行文書檔案的收集與歸檔，與檔案管理標準要求相符。

（二）構(gòu)建完善的管理制度

在企業(yè)文書檔案收集與歸檔中，完善的管理制度尤為重要，能夠有效提升企業(yè)文書檔案收集與歸檔工作效率。在構(gòu)建完善的管理制度前，企業(yè)應認識到此項工作的重要價值，樹立起良好的文書檔案收集與歸檔意識[3]，注重文書檔案收集與歸檔管理工作，進一步提升工作效率。管理制度構(gòu)建過程中，為獲得良好的構(gòu)建效果，企業(yè)管理人員應從實際出發(fā)，組建管理制度制定小組，在實際工作中，小組成員會對文書檔案收集與歸檔內(nèi)容進行系統(tǒng)學習，對其他企業(yè)檔案規(guī)整制度進行考察，同時分析本企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀，制定出與企業(yè)實際情況相符的檔案收集與歸檔制度。在制定文書檔案收集與歸檔管理制度時，需要注重以下幾點。首先，管理內(nèi)容應與企業(yè)經(jīng)營情況相符合，如果企業(yè)規(guī)模較小，則無需引入過于先進且實用性不強的檔案管理方法;如果企業(yè)規(guī)模較大，則需要制定出更加科學、完善的檔案管理制度，在制度保障下，使文書檔案收集與歸檔工作良好開展。其次，使檔案管理制度更為規(guī)范，明確標注檔案管理的各項內(nèi)容，讓工作人員對自身工作進行充分了解，同時，更加高效地進行檔案提取。最后，制定出完善的獎懲機制，以此進一步提升規(guī)章制度的良好落實，明確文書檔案收集與歸檔目標，對未完成目標的人員予以相應處罰，提升工作積極性。F6010C05-28F7-4F67-90EF-DE28E6C02A84

（三）改進文書檔案收集與歸檔方式

首先，及時進行問題反饋。企業(yè)文書檔案收集與歸檔工作在開展中，往往會通過多樣化的方式，防止出現(xiàn)種種問題，保證此項工作的實際開展質(zhì)量，不過還是不可避免地會出現(xiàn)一些問題。如何對這些問題進行及時地處理才是關鍵所在。所以，企業(yè)應與檔案管理各個環(huán)節(jié)結(jié)合，成立專門的管理崗位[4]，安排專業(yè)的人員開展各階段監(jiān)管工作。例如，在收集階段、歸檔階段以及保存階段等，實時監(jiān)控文書檔案收集與歸檔，若發(fā)現(xiàn)問題，應及時上報，針對性地予以處理，確保工作的有效性。其次，應保證此項工作開展的積極性與主動性。企業(yè)相關管理人員開展文書檔案收集管理工作時，應將被動處理轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃庸芾?，與其他部門積極主動地進行溝通，同時統(tǒng)籌安排整個工作進程，使文書檔案資料更加完整、真實，應定期進行全面的檢查，不放過每個工作細節(jié)，有效滿足企業(yè)對文書檔案的需求。最后，保證硬件設備的完善性。在實際工作環(huán)節(jié)，企業(yè)需要貼合時代發(fā)展，積極引進先進的管理理念與信息化設備，使文書檔案管理工作向著信息化的方向發(fā)展，保證文書檔案收集與歸檔更為高效，推動此項工作的良好開展。

（四）提升工作人員業(yè)務能力及綜合素養(yǎng)

檔案管理人員的業(yè)務能力與綜合素養(yǎng)，與文書檔案收集與歸檔工作質(zhì)量息息相關。為促進工作的良好開展，需要重點對工作人員的業(yè)務能力與綜合素養(yǎng)進行培養(yǎng)。第一，業(yè)務能力培養(yǎng)。檔案管理人員的業(yè)務能力主要表示的是專業(yè)領域的管理知識，同時，在日常檔案管理工作中良好地應用這些知識，在知識與技能的良好結(jié)合下，具備更強的檔案管理核心能力[5]。若想成為一名優(yōu)秀的檔案管理人員，不僅需要掌握豐富的專業(yè)知識及技能，還應具備良好的職業(yè)習慣，能夠積極、主動地開展文書檔案收集與歸檔工作，獲得更好的工作質(zhì)量。在業(yè)務能力上，主要是進行內(nèi)部培訓，企業(yè)應制定出專項培訓計劃，并明確階段性的業(yè)務能力指標與績效目標，在有效的培訓下，保障檔案管理人員獲得更多的專業(yè)知識及技能，為良好地把控培訓效果，應在培訓結(jié)束后進行實際考核。第二，綜合素養(yǎng)培養(yǎng)。核心素養(yǎng)涵蓋內(nèi)容較多，不僅包括工作態(tài)度，還包括心理狀態(tài)及價值觀念，屬于檔案管理人員的內(nèi)在狀態(tài)，會與人員的業(yè)務能力相互作用，因此，企業(yè)還應對檔案管理人員的綜合素養(yǎng)進行培養(yǎng)，使其具備較強的責任心，積極樂觀地開展各項工作。保證工作人員具備較強的業(yè)務能力以及綜合素養(yǎng)，提升文書檔案收集與歸檔工作效果。

（五）強化臨時檔案文件的收集與整理

企業(yè)中會存在一些人員調(diào)離或者辭職情況，由于少數(shù)重要的文件沒有進行及時的交接，使得檔案及文件沒有及時歸檔，出現(xiàn)了丟失的情況。為避免出現(xiàn)以上問題，企業(yè)相應管理人員需要強化臨時檔案文件的收集與整理，在每年的年初，對前一年的文件與檔案進行定期整理與收集。例如，主要會議開展后，應及時通報會議的全部信息。有人員調(diào)動或離職，要及時通知相關人員，做好檔案文件移交工作，避免出現(xiàn)檔案文件不及時歸檔或丟失問題;記錄管理人員要根據(jù)相應條例與規(guī)則開展各項工作，同時還應按照實際要求，為收件人提供臨時的資料與文件。為順利轉(zhuǎn)移相應文件與信息，將文件復制出兩三份，接受人與轉(zhuǎn)讓人手中均存有一份，以供后期使用。

（六）明確范圍，清晰主體

首先，按照《企業(yè)檔案工作規(guī)范》與企業(yè)行政管理工作情況，對企業(yè)文書檔案收集與歸檔范圍加以明確，清晰具體的保管期限，制定出全面的收集與歸檔內(nèi)容，對企業(yè)歸檔范圍總表進行匯總。還應統(tǒng)一思想認識，保證企業(yè)各部門對文書檔案歸檔流程有所掌握，使各部門了解自身需要將哪些文書檔案進行移交歸檔[6]。此外，需要與企業(yè)業(yè)務活動及重點工作情況相結(jié)合，適當增減需要收集與歸檔的內(nèi)容。例如，在一些類目中，如生產(chǎn)管理類及黨群管理類等，進行相關二級類目的增加。如行政管理類以及經(jīng)營管理類等，將知識產(chǎn)權(quán)管理與合同管理，增加到經(jīng)營管理類內(nèi)容中，用審計稽查管理類代替以往的審計管理類。其次，確定文書檔案收集與歸檔主體。企業(yè)文書檔案資料涵蓋內(nèi)容較為復雜，來源廣泛，為保證此項工作的開展，需對工作的責任主體加以明確，轉(zhuǎn)變以往的管理模式，將重點放在主動收集上，進行前端控制，積極調(diào)動檔案管理人員的工作積極性，明確人員的職責范圍，保證所有工作均由專人負責。

（七）引進先進的收集管理創(chuàng)新模式

新時期，信息化技術不斷發(fā)展，企業(yè)文書檔案管理人員應與實際情況相結(jié)合，對自己的工作模式進行設定，實現(xiàn)管理機制不斷創(chuàng)新，使文書檔案管理工作更為科學、高效。實際工作中積極引進信息化技術以及計算機技術，進一步優(yōu)化檔案查閱工作，使檔案查找、檢索及整理更為便捷、高效[7]。還應在現(xiàn)代信息技術的應用下，不斷完善文書檔案工作，通過信息技術收集并歸檔企業(yè)文書檔案，可有效防止人為收集與歸檔中產(chǎn)生的失誤，進一步提升文書檔案工作效率，最大程度上發(fā)揮出文書檔案的價值與作用。利用計算機工具進行檔案的收集管理，應用先進的設備進行檔案錄入。例如，傳真機、照相機以及掃描儀等，提升檔案信息整理的便捷性以及工作效率。

四、結(jié)束語

綜上所述，企業(yè)在發(fā)展過程中，不可避免地會進行文書檔案的收集與歸檔工作，文書檔案具備不可替代的作用，在一定程度上影響著企業(yè)各項工作的正常開展。檔案工作中，收集與歸檔是較為關鍵的內(nèi)容，企業(yè)應對這項工作予以較大的重視，通過強化文書檔案管理宣傳;構(gòu)建完善的管理制度;改進文書檔案收集與歸檔方式;提升工作人員業(yè)務能力及綜合素養(yǎng);強化臨時檔案文件的收集與整理;明確范圍，清晰主體;引進先進的收集管理創(chuàng)新模式，促進文書檔案的收集與歸檔工作的良好開展，保證文書檔案作用得以充分發(fā)揮。

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