新時期事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路及方法

韓承峰

事業(yè)單位的經(jīng)營和管理在國家發(fā)展和社會進步中占有非常重要的作用。當前，我國經(jīng)濟正在由高速發(fā)展向著高質(zhì)量發(fā)展的方向轉(zhuǎn)型，事業(yè)單位作為國家經(jīng)濟發(fā)展的重要支柱在經(jīng)營和管理上也處于改革和創(chuàng)新階段，事業(yè)單位的檔案管理是事業(yè)單位發(fā)展和進步的基礎。對事業(yè)單位的發(fā)展起到了統(tǒng)籌和引導的作用。因此，新時期事業(yè)單位的檔案管理無論是在管理理念、方法還是服務等方面都應該緊跟時代發(fā)展的方向，不斷創(chuàng)新和改革，以此促進事業(yè)單位的發(fā)展和進步。但是，當前我國事業(yè)單位在檔案管理中仍舊存在很多問題，影響并限制了事業(yè)單位的發(fā)展。因此，提高檔案管理效率、創(chuàng)新檔案管理方法，優(yōu)化檔案管理途徑是當前我國事業(yè)單位檔案管理工作發(fā)展的重要方向。本文首先介紹了新時期事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及存在的問題，其次詳細闡述了如何有效提升新時期事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路和方法策略。

檔案管理在事業(yè)單位的發(fā)展過程中有著非常重要的地位，是事業(yè)單位發(fā)展和經(jīng)營的基礎。事業(yè)單位的檔案記載了單位工作人員的各項信息，包括各個階層對單位員工工作能力的評價、員工的學習、工作經(jīng)歷、在各項工作中的成績和表現(xiàn)等。除此之外，檔案中還記載著事業(yè)單位的各項工作項目以及完成情況等。所以，對于事業(yè)單位來說檔案就是事業(yè)單位發(fā)展和經(jīng)營的指向標，其能夠為單位在發(fā)展過程中提供可靠的參考依據(jù)，幫助單位在人員調(diào)度、開展工作中提供參考和保障。因此，加強事業(yè)單位的檔案管理工作是極其重要的發(fā)展方向。在新時期背景下，事業(yè)單位的各項工作都隨著社會發(fā)展的需求不斷做出改變和創(chuàng)新，檔案管理工作作為事業(yè)單位發(fā)展的基礎更應該在管理方法、途徑和管理理念、模式上不斷進行創(chuàng)新和改革，使檔案能夠在事業(yè)單位發(fā)展過程中起到真正的引導作用[1]。

一、新時期事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀

及存在的問題

（一）缺少對檔案管理重要性的認識

通過對事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀的調(diào)查和統(tǒng)計發(fā)現(xiàn)，很多事業(yè)單位對于檔案管理的重要性并沒有足夠的認識，單位領導和管理人員在事業(yè)單位經(jīng)營的過程中沒有準確地估量檔案管理工作帶來的經(jīng)濟效益和在事業(yè)單位的發(fā)展過程中起到的重要作用。很多檔案管理員僅僅將檔案信息作為處理人事變更、紀錄會議重要內(nèi)容的工作記錄，而忽視了檔案信息的內(nèi)在價值[2]。大多數(shù)事業(yè)單位在檔案管理過程中并沒有采取積極有效及合理科學的方法，對檔案信息隨意存放，只要不丟失、不泄露、不殘缺，能夠在需要時應付上級檢查即可，這對于檔案信息的有效應用及事業(yè)單位的發(fā)展都有著一定的影響。此外，由于事業(yè)單位對檔案管理的重要性認識不足，致使在檔案管理過程中無論是基礎設施的修護和配備還是資金的支持都存在一定的問題，使檔案管理工作受到非常嚴重的影響，無論是質(zhì)量還是效率都被弱化。

（二）檔案管理員缺少專業(yè)性

檔案管理員是事業(yè)單位檔案管理的重心，管理員的專業(yè)性和職業(yè)素養(yǎng)對于檔案管理質(zhì)量和效率具有重要的影響。但是，當前我國很多事業(yè)單位對于管理員的要求并沒有達到社會需求，致使事業(yè)單位的檔案管理工作不能得到有效的進步和發(fā)展。

1.檔案管理員的專業(yè)技能不足，專業(yè)水平較低，很多管理者不足以勝任檔案管理的工作。隨著我國經(jīng)濟水平的不斷提升，事業(yè)單位的發(fā)展也得到了有效提升，事業(yè)單位的工作量、工作人員數(shù)量以及工作復雜程度都在不斷增加，致使事業(yè)單位檔案復雜、工作量大，僅憑人工整理非常困難[3]。因此，需要檔案管理員能夠有效地將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應用到檔案管理中，這樣對檔案的整理、分析、應用都會更加便捷、高效，對事業(yè)單位的穩(wěn)步發(fā)展有著重要的意義。但是，由于檔案管理者能力不足，不能熟練地使用電子信息技術(shù)，致使檔案管理效率低下，管理方式落后，缺乏創(chuàng)新性。

2.檔案管理員缺少專業(yè)的職業(yè)素養(yǎng)，沒有真正地意識到檔案管理的重要性，管理員僅僅認為自己是檔案的整理者和保管者，并沒有意識到隨著社會的發(fā)展，事業(yè)單位的檔案管理對于事業(yè)單位的發(fā)展和進步的重要性。檔案信息的有效管理能夠準確地檢測事業(yè)單位的發(fā)展現(xiàn)狀和變化，從而有效地洞察事業(yè)單位的發(fā)展方向、發(fā)展中存在的問題以及工作人員的情況。對于事業(yè)單位來說，檔案信息就是有效的有法律效力的憑證。但是，管理員在工作中存在態(tài)度不端正，沒有專業(yè)的責任意識，缺少基本的職業(yè)素養(yǎng)等問題。對很多管理員來說事業(yè)單位檔案只要不丟失、不損壞就是完成了工作任務。檔案信息變成了放在檔案盒中的藏品，且在檔案信息內(nèi)容記錄上不夠?qū)I(yè)，不能有效地體現(xiàn)事業(yè)單位發(fā)展情況的變化，而僅僅片面地記錄了事業(yè)單位的一部分突出成就，致使很多事業(yè)單位的檔案沒有起到為企業(yè)發(fā)展提供憑證的作用，僅僅是一堆沒有大用處的廢紙。管理員將檔案隨意堆放在一起，沒有對這些檔案進行精心的、專業(yè)的分析和整理，在單位發(fā)展過程中起不到任何實質(zhì)性的作用，從而降低了事業(yè)單位經(jīng)營和管理的效率，影響了事業(yè)單位的發(fā)展和進步。

（三）缺少科學的管理手段

隨著社會的發(fā)展和進步，事業(yè)單位的檔案管理需要緊跟時代發(fā)展的步伐，不斷在管理模式和管理方法上進行創(chuàng)新和改革，更好地服務于事業(yè)單位的發(fā)展。檔案管理工作在管理手段和模式上仍舊存在很多問題，落后、缺少科學性和技術(shù)性的管理手段是影響事業(yè)單位發(fā)展的重要因素。

1.管理思想松懈，缺少創(chuàng)新性。檔案信息的管理直接影響著事業(yè)單位對未來發(fā)展方向的了解、領導的重大決策以及工作人員的人事變動和信息管理，對企業(yè)的發(fā)展和進步有著重要的作用[4]。因此，檔案信息內(nèi)容需要切實記錄、信息完善、更新及時，需要檔案管理員在管理手段上不斷創(chuàng)新，不斷學習專業(yè)知識和專業(yè)技能，及時地適應和滿足社會發(fā)展對事業(yè)單位工作內(nèi)容的要求，這樣才能使檔案信息管理得到良好的運營，從而有效促進事業(yè)單位的健康發(fā)展。但是，當前很多事業(yè)單位的管理員由于思想落后，工作態(tài)度消極，在工作中存在著應付心態(tài)，缺少應有的耐心和責任心，對管理方法的認識太過傳統(tǒng)，缺少學習和與時俱進的意識，從而造成檔案信息遺漏、混亂、更新不及時等現(xiàn)象，影響了事業(yè)單位的穩(wěn)步前進。因此，在新形勢的背景下，管理員需要提高思想覺悟，緊跟時代發(fā)展的步伐，在管理模式、管理方法上不斷創(chuàng)新，提升專業(yè)素養(yǎng)，促進事業(yè)單位工作不斷前進。B0F9A98B-A120-4879-BF2A-4BAE076EEB4F

2.很多事業(yè)單位對檔案管理設施建設缺乏重視，軟件和硬件的配備標準層次不一，資金投入的水平不盡相同，不能滿足國家和社會發(fā)展的需求。很多單位對于檔案管理部門的資金投入不足，甚至有的單位沒有存放檔案的單獨空間，致使檔案信息只能和一些雜物堆放在一起，這對檔案的分析、整理和保存都具有極大的影響，不利于檔案管理工作的有效開展[5]。由于投入的資金較少，致使很多事業(yè)單位的檔案管理人員短缺，管理員的待遇較低，極大程度地影響了檔案管理工作的創(chuàng)新和改革。

3.隨著社會的發(fā)展、時代的進步，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)逐漸在各個領域普及，檔案管理工作是事業(yè)單位發(fā)展和進步的憑證和基礎，更應該順應時代的發(fā)展，將信息化、智能化的管理方式應用到管理工作中。但是，目前很多單位的檔案管理仍舊沿襲著傳統(tǒng)的管理方法，在管理手段和管理方法上缺少創(chuàng)新，對事業(yè)單位的發(fā)展和檔案管理工作的有效開展產(chǎn)生了很大影響。

二、有效提升新時期事業(yè)單位檔案管理的

創(chuàng)新思路和方法策略

（一）強化檔案管理的創(chuàng)新性

新時期，事業(yè)單位在檔案管理工作的實施過程中缺少創(chuàng)新性，傳統(tǒng)的檔案管理工作不僅不能夠滿足社會發(fā)展的需求，還降低了事業(yè)單位發(fā)展的效率和質(zhì)量。所以，在新時期背景下，創(chuàng)新管理思想，優(yōu)化管理手段是強化事業(yè)單位檔案管理效率的重要方向。

1.在管理方法上，檔案管理工作在檔案信息和數(shù)據(jù)處理上缺乏一定的創(chuàng)新性和科學性，無論是數(shù)據(jù)還是文字資料都比較零散，沒有系統(tǒng)地進行分類整理，對于檔案內(nèi)容無法更加精確地、專業(yè)性地進行整理和統(tǒng)計，難以達到針對性的服務。因此，加強檔案信息建設的精準性、專業(yè)性和高效、快速地實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，就必須將傳統(tǒng)的檔案信息進行重新分析整理，將散亂無章的結(jié)構(gòu)信息整理成具有較強專業(yè)性的單一信息，將所有的檔案內(nèi)容分門別類的整理和分析，為檔案管理工作的發(fā)展提供最為精確、個性化、針對性的措施和方案。例如，對人事資料檔案進行整理和分析，檔案管理員可以將單位員工的學歷、特點、工作業(yè)績、參與項目以及考勤等信息構(gòu)建成一個信息庫，這樣在進行職位調(diào)動和工作任務分配以及獎懲制度的完善等工作中就會非常便利簡單且科學系統(tǒng)，為事業(yè)單位的發(fā)展提供更加精確、專業(yè)，服務更加個性化和具體化的檔案信息化建設成果。

2.在管理模式上，信息化管理模式是開展檔案管理工作的主要方向。事業(yè)單位在經(jīng)營和管理過程中需要對檔案內(nèi)容構(gòu)建信息化的體系，通過科學信息技術(shù)和手段，制定電子檔案庫，構(gòu)建精準化信息服務數(shù)據(jù)庫，將檔案都投放在數(shù)據(jù)庫中，通過信息化技術(shù)對檔案內(nèi)容進行統(tǒng)一的整理和分析，從而促進檔案管理工作的整理、優(yōu)化、更新和統(tǒng)計，使管理模式形成科學、系統(tǒng)的工作線條。加強檔案管理的科學化、現(xiàn)代化和系統(tǒng)化，這樣才能在未來發(fā)展中使檔案內(nèi)容清晰、應用方便。此外，創(chuàng)新檔案內(nèi)容的整合方式，改變以往檔案信息枯燥的文字敘述方式，通過計算機技術(shù)的加工和整理，將檔案內(nèi)容整合成圖像、數(shù)字和文字相結(jié)合的形式，使檔案信息更加具有直接性的參考價值。例如，將事業(yè)單位發(fā)展過程中完成的所有項目都放在一個數(shù)據(jù)庫中，然后按照其規(guī)模大小、涉及領域、完成程度和取得的成就以及為事業(yè)單位帶來的影響等方面的特點進行具有針對性的分析和統(tǒng)計，然后根據(jù)信息化整理的檔案信息，了解事業(yè)單位進一步的發(fā)展方向和目標，以此促進事業(yè)單位的快速發(fā)展和進步。

（二）建立專業(yè)的檔案管理隊伍

檔案管理員是事業(yè)單位檔案管理工作的重要組成部分，專業(yè)性強、創(chuàng)新能力強的管理員能夠更好地緊跟社會發(fā)展需求，強化檔案管理工作的有效開展，為事業(yè)單位的發(fā)展和進步提供有力保障。

1.在思想意識上。在檔案管理隊伍建設過程中加強對檔案管理員的約束，增強管理員的檔案管理意識和思想水平，摒棄偷懶、應付的惡習，在工作中表現(xiàn)出最基本的責任心和耐心，提高管理信息工作的效率，增加管理員的責任意識，使其能夠更加重視檔案管理工作?？梢栽诠芾碇贫壬霞尤肟己撕涂冃гu估任務，并根據(jù)管理員的成績給予獎懲，從而增強管理員對檔案管理工作的責任和義務的重視。

2.在工作能動性上。提升檔案管理員的工作積極性，提升檔案管理員對檔案管理工作重要性的認識，增強其責任意識。例如，加強檔案管理工作的制度體系，強化組織領導，使檔案管理員充分認識到領導對檔案管理工作的高度重視，從而積極地、慎重地、有序地開展檔案管理工作。另外，提升檔案管理員的薪資待遇，切實的關心檔案管理員，幫助檔案管理員解決基本困難，使檔案管理員能夠全身心投入到工作中，提升其在工作中的能動性。

3.在專業(yè)能力上。加強管理隊伍的工作能力，鼓勵檔案管理員不斷學習專業(yè)知識和專業(yè)技能。強化檔案管理員對計算機技術(shù)和信息技術(shù)的掌握，從而更好地適應大數(shù)據(jù)時代背景下檔案信息管理工作的發(fā)展和變革。例如，可以加大對檔案管理員的培訓力度，以提升檔案管理員在專業(yè)技能以及業(yè)務水平上的不足，使其在綜合水平以及專業(yè)技能、素養(yǎng)上都一直保持著最高端的水平，并具有強硬的學習能力、適應能力以及較高的信息收集、分析、處理和組織能力。組織管理員外出學習或者是定期開展講座、研討會等，增強檔案管理員在管理思想、管理手段和管理模式上的創(chuàng)新性和與時俱進的能力。

三、結(jié)束語

新時期，事業(yè)單位的發(fā)展隨著社會日新月異的變化在不斷改革和創(chuàng)新，檔案管理工作作為事業(yè)單位發(fā)展的基礎和保障需要新的改變。無論在思想上、水平上還是技術(shù)上都需要緊跟時代發(fā)展的需求，不斷創(chuàng)新和改革，為促進事業(yè)單位的發(fā)展和進步奠定基礎、提供條件。

參考文獻：

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