事業(yè)單位人事檔案管理能力提升策略

朱元盡

人事檔案資料詳細記錄了事業(yè)單位內(nèi)部所有員工的基本信息，不僅便于人們快速準(zhǔn)確地了解事業(yè)單位員工信息，也為事業(yè)單位制定決策、組織培訓(xùn)活動等提供了重要依據(jù)。受各方面因素的影響，有些事業(yè)單位在人事檔案管理方面還存在很多問題，比如人事檔案管理不受重視、檔案管理方式單一落后等，嚴重影響了事業(yè)檔案管理水平的提升，也在一定程度上制約了事業(yè)單位日常工作的正常開展。所以，有必要探討一下新時代發(fā)展環(huán)境下事業(yè)單位如何提升檔案管理水平問題。

2018年，為了加強各級黨和國家機關(guān)、人民團體檔案工作，推進機關(guān)檔案科學(xué)、規(guī)范管理，豐富國家檔案資源，為各項工作提供有效服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《機關(guān)檔案工作條例》等法律法規(guī)，我國制定了《機關(guān)檔案管理規(guī)定》，明確表示機關(guān)檔案工作是檔案工作開展的基礎(chǔ)，是國家檔案事業(yè)的重要組成部分。人事單位在發(fā)展過程中加強人事檔案管理，既有助于提高內(nèi)部檔案管理水平，也能夠促進人事單位規(guī)范化建設(shè)。所以，要正確認識加強人事檔案管理的重要性，將其視為提高黨人事單位建設(shè)水平的有效途徑。

一、人事檔案管理概述

（一）人事檔案管理簡介

人事檔案管理簡單來講是對人事檔案進行搜集、整理、保管及利用等各種活動的統(tǒng)稱。作為人事管理活動的產(chǎn)物，人事檔案是記錄一個人主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)等個人情況的文件材料，起著憑證、依據(jù)和參考的作用，在個人轉(zhuǎn)正定級、辦理養(yǎng)老保險等相關(guān)證明時都需要使用檔案，其具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)[1]。

（二）加強人事檔案管理的意義

1.事業(yè)單位檔案管理服務(wù)水平的高低直接關(guān)系著甚至決定了社會公共服務(wù)水平。眾所周知，事業(yè)單位是為社會提供公共服務(wù)的機構(gòu)，作為事業(yè)單位管理的重要組成部分，檔案管理在社會服務(wù)方面意義重大，其管理水平的高低既關(guān)系到事業(yè)單位的業(yè)務(wù)管理成效，也直接關(guān)系到社會公共管理資料能否得到妥善有效的保管，從而對全社會公共服務(wù)水平產(chǎn)生深刻影響。

2.加強人事檔案管理能夠提高事業(yè)單位的行政效率。如今，很多事業(yè)單位都通過合同制的形式面向社會、高校吸納人才，人員調(diào)動相對比較頻繁，此時，人事檔案資料的重要性就會充分彰顯，人事檔案會清晰規(guī)范地記錄內(nèi)部人員的基本信息，比如受教育情況、年齡、性別等，為快速便捷地調(diào)動資料提供了極大便利，有助于事業(yè)單位行政效率不斷提升[2]。

此外，加強人事檔案管理有助于優(yōu)化人才管理結(jié)構(gòu)。由于自身性質(zhì)比較特殊，因此事業(yè)單位在人員招聘方面尤為謹慎，不僅制定了比較嚴格的流程與規(guī)定，還需要通過查詢?nèi)耸聶n案工作記錄的方式快速準(zhǔn)確地查詢單位人員的受教育情況、工齡等，負責(zé)招聘的人員可通過現(xiàn)有信息初步分析內(nèi)部員工的優(yōu)勢與不足，基于此制針對性培訓(xùn)方案，促進單位人員的專業(yè)技能、綜合素質(zhì)全面提升，從而使人才管理結(jié)構(gòu)得到有效改進。

二、 事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題

（一）人事檔案管理缺乏高層的重視和支持

在事業(yè)單位的發(fā)展中，人事檔案管理發(fā)揮著極其重要的作用，表現(xiàn)出較強的專業(yè)性。同時，在單位管理中，人事檔案管理是一項比較專業(yè)的基礎(chǔ)性工作，若此項工作效率較低，勢必會影響單位整體管理水平的提升。但是，在現(xiàn)實工作開展過程中，無論是事業(yè)單位的高層人員，還是普通職工，都未深刻認識到加強人事檔案管理的必要性，片面地認為人事檔案只是對內(nèi)部人員基本資料、工作情況的簡單記錄和管理存儲，鮮少按照規(guī)定對人事檔案進行及時整理歸檔，引發(fā)人事檔案管理滯后、材料缺失等一系列現(xiàn)象，造成人事檔案難以在第一時間得以搜集、整理與歸檔，無法為人事單位管理工作的高效開展提供重要依據(jù)，使得人事檔案管理工作不盡人意。

（二）人事檔案管理方式落后

人事單位在檔案管理工作開展過程中存在著管理方式單一的情況，主要表現(xiàn)為下述兩點。

1.人事檔案管理工作主要通過人工收集資料、人工歸檔等方式完成，未緊隨時代發(fā)展積極引入先進強大的信息技術(shù)，不利于保證資料收集的全面性和檔案管理的高效性。

2.人事檔案管理工作一般只有一名或者兩名人員負責(zé)，管理理念滯后，管理手段也比較單一，內(nèi)部缺乏嚴謹合理的考核制度，無法對工作者的檔案管理情況進行評估與考核，不利于激發(fā)工作人員的檔案管理積極性，切實影響了人事管理工作的正常開展。

（三）檔案管理制度不完善，且缺乏信息技術(shù)的有效支撐

雖然很多人事單位都制定了較為健全的醫(yī)院管理制度，但沒有制定檔案管理制度，沒有統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和模式。在實際工作開展過程中，檔案管理人員多根據(jù)自己的理解和實踐進行檔案管理，造成檔案管理工作不統(tǒng)一，缺乏規(guī)范性，這也是導(dǎo)致人事檔案管理工作成效不理想的主要原因[3]。

另外，在當(dāng)前的互聯(lián)網(wǎng)時代，信息技術(shù)日臻成熟，且在各個行業(yè)得到了大力推廣和積極應(yīng)用，對于人事單位而言，人事檔案管理信息化是必然的發(fā)展趨勢。但受各種因素的制約，很多人事單位在檔案管理信息化建設(shè)方面存在資金投入不足、數(shù)字化程度低、軟硬件設(shè)施均較為滯后等問題，在很大程度上影響了檔案管理工作的高效化、規(guī)范化、自動化，不利于人事單位相關(guān)工作的順利開展。

（四）人事檔案管理人員水平有待進一步提升

人事檔案管理是一項涉及多個方面的煩瑣工作，工作人員首先需要通過各種手段廣泛收集資料，而后根據(jù)國家政策、內(nèi)部規(guī)章制度對所有內(nèi)部人員的學(xué)歷、工作年齡等資料進行梳理、分類和歸檔，最后將資料進行妥善保管。任何一關(guān)都需要嚴謹認真，保持端正的工作態(tài)度，特別是在資料收集方面，工作人員需要加強協(xié)調(diào)，確保檔案資料的全面性與完善性。但很多工作人員并非檔案專業(yè)畢業(yè)，未接受過系統(tǒng)專業(yè)的學(xué)習(xí)，缺乏對檔案管理工作的正確認識，難以勝任檔案管理工作。

（五）人事檔案管理利用價值有限

加強人事檔案管理的主要目的是通過對各類人事檔案資料的梳理與分析為人事部門調(diào)配人才、制定人事決策等提供重要依據(jù)，促進各類人才得到合理分配，實現(xiàn)真正意義上的人盡其用，促進人才的潛能與價值得到深入挖掘和充分發(fā)揮，從而使得企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)順利實現(xiàn)。但受管理理念滯后、管理方式單一等一系列因素的影響，人事檔案管理只側(cè)重對事業(yè)單位人員基本信息的采集與梳理，將其以檔案的方式進行記錄與管理，大部分時間，這些檔案被塵封于柜子里，只有在人事崗位調(diào)動、人員晉升時才會查閱檔案，造成人事檔案管理的自身價值未得到充分利用。D8F880EF-4499-42E8-9EC6-0C655B59D683

導(dǎo)致此問題的原因是多方面的，比如人事檔案材料簡單空洞，只是對內(nèi)部人才的個人經(jīng)歷、受教育經(jīng)歷、工作經(jīng)歷等進行簡單粗略的記錄，并未對人才的優(yōu)勢、不足進行準(zhǔn)確客觀的評價;另外，部分人員出于某種目的擅自偽造檔案，造成檔案內(nèi)的資料與實際情況不相符，加之，人事單位的檔案管理分類不統(tǒng)一、劃分不明確，難以在需要查閱資料時無法快速準(zhǔn)確地獲取所需檔案，從而檔案資料的應(yīng)用價值大打折扣。

三、事業(yè)單位人事檔案管理能力提升策略

（一）增強檔案管理意識，推動支部持續(xù)發(fā)展

事業(yè)單位應(yīng)從思想上深刻認識到加強人事檔案管理的重要性，能夠本著對歷史負責(zé)、為現(xiàn)實服務(wù)、為未來著想的理念，加強對人事檔案管理的組織與支持。

1.實施人事檔案管理領(lǐng)導(dǎo)機制。構(gòu)建人事單位集中領(lǐng)導(dǎo)、辦公室主任主管、檔案人員負責(zé)具體工作、各職能部門積極配合的人事檔案工作體系，保證每項人事檔案管理工作都有人管、有人負責(zé)。

2.人事單位應(yīng)積極支持檔案管理。從資金、人力、基礎(chǔ)設(shè)施等多方面入手給予大力支持，及時發(fā)現(xiàn)并妥善處理問題，促進人事檔案管理工作穩(wěn)步高效的開展。

3.加強責(zé)任考核，將人事檔案管理工作納入績效考核范疇，凡是未嚴格按照要求歸檔、及時處理的情況，都應(yīng)與人事單位績效掛鉤，將其考核結(jié)果和檔案人員的晉升、薪資等緊密聯(lián)系，激發(fā)他們的工作積極性。另外，堅持定性考核與定量考核相結(jié)合的考核方式，根據(jù)考核結(jié)果制定成熟合理的檔案管理工作計劃，保證人事檔案管理工作始終在人事單位的正確領(lǐng)導(dǎo)下規(guī)范有序的開展，盡可能地滿足人事單位建設(shè)工作需求。

（二）健全檔案管理制度，促進人事檔案管理規(guī)范化發(fā)展

建立完善嚴謹?shù)臋n案管理制度是提高人事檔案管理水平的重要前提。人事單位在發(fā)展過程中，要保持與時俱進的發(fā)展精神，善于汲取其他單位或者機關(guān)機構(gòu)的檔案管理長處和優(yōu)勢，立足于自身實際情況，針對性地彌補自身不足和缺陷，構(gòu)建并健全內(nèi)部檔案管理制度。比如，制定《人事檔案保管制度》《電子文件歸檔管理制度》等，保證檔案管理的各個流程、各個環(huán)節(jié)有章可循，促進各項工作穩(wěn)步有序的推進，獲得良好的檔案管理成效，為人事單位規(guī)范化建設(shè)與發(fā)展提供可靠支持。

（三）引入先進信息技術(shù)，推進人事檔案管理數(shù)字化發(fā)展

隨著互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等一系列新興技術(shù)的形成及發(fā)展，我國進入了信息化發(fā)展時代，各大事業(yè)單位也著力推進信息化建設(shè)，積極引入并應(yīng)用一系列先進成熟的信息技術(shù)，構(gòu)建專門的檔案管理系統(tǒng)，促其人事檔案管理效率和質(zhì)量全面提升。按照檔案業(yè)務(wù)、隊伍和信息化“三位一體”的工作要求，投入大量資金和人力推進信息化建設(shè)，將其視為人事檔案工作提質(zhì)升級的重要切入點。

1.擴大資金投入規(guī)模，完善人事檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施，配置打印機、電腦、多功能掃描儀等，促進硬件設(shè)施水平全面提升。

2.逐步完善軟件設(shè)施，為檔案管理工作高效開展夯實重要基礎(chǔ)。

3.以先進強大的數(shù)字技術(shù)為支撐實現(xiàn)無紙化檔案存儲及管理，不斷更新數(shù)據(jù)庫內(nèi)容，支持對各類檔案資料的清晰打印、實時查詢，便于人們快速準(zhǔn)確地獲取所需數(shù)據(jù)資料。

4.引入最新檢索工具、創(chuàng)建功能完善的數(shù)據(jù)庫，完成對人事檔案資料的全面存儲和實時精準(zhǔn)查詢。

（四）打造專業(yè)管理隊伍，提高檔案管理水平

人事單位應(yīng)增強人才培養(yǎng)意識，同時，負責(zé)人事檔案管理的工作人員也要樹立與時俱進和終身學(xué)習(xí)的觀念，加強對各類先進管理理念、管理模式以及管理技術(shù)的學(xué)習(xí)，在日常工作開展過程中，能夠借助新一代信息技術(shù)對人事檔案資料進行全面收集、合理分類，確保整理、歸檔、立卷、保管和利用等每一個環(huán)節(jié)都規(guī)范有序的開展。

1.人事單位需要加大新人引入力度，面向社會、高校等擴大招聘力度。提高招聘門檻，加強對應(yīng)聘者的嚴格把關(guān)，唯有專業(yè)基礎(chǔ)扎實的人方可進入人事單位，杜絕任何形式的“關(guān)系應(yīng)聘者”，從源頭上保證人才質(zhì)量，為后續(xù)人事檔案管理工作的穩(wěn)步開展提供可靠的人才保障。

2.人事單位應(yīng)加強對內(nèi)部工作人員的專業(yè)培訓(xùn)，通過培訓(xùn)學(xué)習(xí)的方式促進負責(zé)人事檔案管理工作的人員及時更新歸檔理念和歸檔模式，帶領(lǐng)他們統(tǒng)一學(xué)習(xí)先進的專業(yè)知識與技能，促其檔案管理技能和管理水平大幅提升，從而獲得良好的人事檔案管理成效。

（五）豐富人事檔案管理形式，提高檔案資料的利用價值

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、信息技術(shù)等一系列新興技術(shù)的誕生與應(yīng)用使得人事檔案的管理形式發(fā)生了顯著變化，基于存儲及保管形式的不同，可將人事檔案管理形式粗略地分為兩種：一種是紙質(zhì)管理模式，一般會以日期、檔案內(nèi)容等為準(zhǔn)對紙質(zhì)檔案進行科學(xué)合理的分類，促使不同時期、不同內(nèi)容的人事檔案得到妥善管理。另一種是電子化管理模式，即通過掃描技術(shù)、信息技術(shù)等將各類紙質(zhì)檔案錄入到數(shù)字庫或者保存至指定文件夾中，由此形成電子檔案。電子檔案同樣需要以日期、檔案內(nèi)容等為準(zhǔn)進行合理分類，促進電子檔案得到妥善保管，并促進檔案管理效率和質(zhì)量全面提升，便于人們快速準(zhǔn)確地查閱檔案資料，使檔案資料的利用價值得到充分發(fā)揮。

在豐富人事檔案管理形式的基礎(chǔ)上，檔案管理人員應(yīng)保持嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度以及較強的責(zé)任意識，緊抓檔案資料的真實性、客觀性以及完整性，注重對檔案資料的嚴格把關(guān)和妥善保管，避免別有用心的人擅自涂改、篡改檔案資料，保證檔案資料真實準(zhǔn)確，促進檔案資料的應(yīng)用價值得到深入挖掘和充分發(fā)揮。

四、結(jié)束語

在新時代發(fā)展環(huán)境下，人事單位開展過程中應(yīng)重視并強化對人事檔案管理的規(guī)范化、現(xiàn)代化管理，促進自身規(guī)范化、專業(yè)化建設(shè)，著力構(gòu)建起完善的考評機制、制度健全的人事檔案管理體系，推動人事檔案管理工作取得明顯改善，促使人事單位的職能及作用得到充分發(fā)揮。

參考文獻：

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