新時代事業(yè)單位檔案管理的問題及對策探討

謝霞

◆摘 要：檔案管理作為事業(yè)單位的重要工作之一，因起步較晚始終處于摸索階段，各項管理工作并沒有緊跟時代的發(fā)展，因此需要對檔案管理工作以及服務(wù)模式進行創(chuàng)新改革。目前來看，我國事業(yè)單位檔案管理工作還不是很完善，還存在著一些這樣或那樣的問題。這些問題直接影響了管理國家人的部門對我國事業(yè)單位人員管理的有效性以及傳統(tǒng)的人工管理檔案方式無法適應(yīng)信息化時代背景下事業(yè)單位的實際要求，需要對實際工作加以創(chuàng)新，采取科學的創(chuàng)新思路，確保大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作的實效性能夠穩(wěn)定提升。

◆關(guān)鍵詞：新時代;事業(yè)單位;檔案管理

一、引言

隨著社會的快速發(fā)展，檔案管理的重要性日益突顯，對事業(yè)單位而言在新時代下提升檔案管理的質(zhì)量，對單位的長遠發(fā)展來說有著重要意義。事業(yè)單位的檔案管理要求整潔有序，才能夠有效提升單位的服務(wù)質(zhì)量;事業(yè)單位的內(nèi)部資料要進行有效整合，才能夠提升整體工作效率，為各部門的后續(xù)工作打下堅實基礎(chǔ)。因此事業(yè)單位檔案管理與服務(wù)模式需要進行創(chuàng)新與改革。

二、事業(yè)單位進行檔案管理的必要性

（一）檔案的信息化發(fā)展

隨著信息技術(shù)發(fā)展的突飛猛進和移動終端的廣泛普及，人們出門已經(jīng)只需要一部手機就能夠搞定日常生活所需的所有內(nèi)容，無論是乘車、購物、旅游、導(dǎo)航、閱讀、辦公都可以通過移動終端和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)辦到。傳統(tǒng)的紙質(zhì)數(shù)據(jù)正在逐漸被淘汰，事業(yè)單位的檔案管理也應(yīng)當與時俱進，在保留紙質(zhì)數(shù)據(jù)檔案資料的同時，也應(yīng)當加大檔案數(shù)據(jù)信息化的發(fā)展力度。始終采用紙質(zhì)數(shù)據(jù)會因為紙質(zhì)破損、篡改、丟失等各方面原因造成檔案數(shù)據(jù)的流失。采用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和計算機技術(shù)，能夠有效對檔案資料進行妥善保存和快速檢索，不僅有利于檔案的保存，還能夠為查閱檔案提供更加快捷便利的服務(wù)?？梢哉f，事業(yè)單位的檔案信息化管理是順應(yīng)時代發(fā)展的必然需求。

（二）事業(yè)單位的體制改革

我國的事業(yè)單位隨著時代的發(fā)展正在逐漸進入改革時期，對事業(yè)單位進行改革首先要清查的就是單位相關(guān)的工作報告檔案以及發(fā)展歷程記錄等，這樣才能夠更加高效快捷地完成對事業(yè)單位的改革。如果采用傳統(tǒng)檔案的管理模式，無法提高改革效率，甚至還會給事業(yè)單位改革造成一定的阻礙。充分結(jié)合信息化技術(shù)和計算機技術(shù)進行檔案管理，可以根據(jù)實際工作情況來對相關(guān)資料和檔案進行快速查閱和調(diào)閱，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對事業(yè)單位的時間線和海量數(shù)據(jù)進行整理、篩選、處理、保存，極大程度推動了事業(yè)單位的改革進度，這也是事業(yè)單位改革的必經(jīng)之路。

（三）傳統(tǒng)管理模式效率低下

傳統(tǒng)檔案管理模式中的紙質(zhì)檔案材料需要定期維護和保養(yǎng)，進行保養(yǎng)的設(shè)備和外界條件都較為苛刻。紙質(zhì)檔案所占空間較大，不易保管和統(tǒng)計，查閱時易造成人為的損壞和丟失，甚至出現(xiàn)篡改的情況。耗時長、人力消耗較大、外界影響因素較多，這些都會對檔案造成各種程度的傷害。隨著信息數(shù)據(jù)的不斷增加，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足日新月異的新時代社會的發(fā)展了，事業(yè)單位必須要改變傳統(tǒng)的管理模式，才能緊跟時代發(fā)展的步伐。

三、新時代事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題

（一）檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)較低

事業(yè)單位的不斷發(fā)展，檔案管理如果不想成為事業(yè)單位發(fā)展的阻礙，就必須對現(xiàn)有的檔案管理現(xiàn)狀進行分析，找出檔案管理中存在的問題，并針對這些問題提出相應(yīng)的解決方法，而在現(xiàn)代大數(shù)據(jù)的背景下，要想促使檔案管理工作高效率實施，關(guān)鍵在于增強檔案管理人員自身能力，加深對相關(guān)檔案要點的掌握，使檔案管理人員樹立新型的管理理念，跟上時代發(fā)展的潮流，盡快適應(yīng)檔案管理的新形勢，只有這樣才能進一步促進事業(yè)單位的發(fā)展，同時針對于事業(yè)單位檔案管理期間存在的各項問題，就要求引進專業(yè)性強并且技能高以及素質(zhì)良好的綜合性檔案管理人員有效優(yōu)化檔案管理流程，創(chuàng)新檔案管理方式，定期對檔案管理人員加以培訓，只有這樣，才可以實現(xiàn)大數(shù)據(jù)時代下事業(yè)單位檔案管理目標。

（二）人事檔案管理技術(shù)落后

事業(yè)單位的檔案管理工作正面臨著提升的重要階段，在大數(shù)據(jù)的時代背景下，以往傳統(tǒng)檔案工作開展期間還存在著諸多的問題，比如依舊秉承以往傳統(tǒng)理念，以人工操作方式為主，顯然此種現(xiàn)象根本不符合新形勢背景下的檔案管理工作發(fā)展要求，對此，事業(yè)單位務(wù)必加大對此種現(xiàn)象的重視程度，引進與之相符的檔案管理方式，利用此種方式實現(xiàn)檔案管理效率和質(zhì)量的提升，這是時代發(fā)展的發(fā)展要求，也是人們的需求，綜合性引進新型技術(shù)，比如計算機多媒體信息化等多項技術(shù)，提升資源配置效率，科學合理的應(yīng)用各項資源，減少成本輸出，將人事檔案管理技術(shù)的優(yōu)勢更好的體現(xiàn)出來，但是目前看來，在檔案管理方式上還是普遍存在著落后的問題。雖然各項部門依照實際情況已經(jīng)紛紛引進了有關(guān)的檔案管理方式，可是存在著檔案管理人員無法熟練操作的現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案管理技術(shù)的效果被限制，不利于管理工作的穩(wěn)定實施。

（三）管理部門職能轉(zhuǎn)變問題

隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理模式的開始了轉(zhuǎn)變，管理部門的職能開始變得模糊起來。傳統(tǒng)部門的職能和管理方式顯然已經(jīng)不適應(yīng)當下的時代發(fā)展，整體效果難以體現(xiàn)出來，雖然大多數(shù)檔案工作開展期間，相關(guān)人員采取電子系統(tǒng)的方式儲存有關(guān)信息，通過該項方式降低工作人員的工作壓力，可是也從一定程度上增加了電子檔案的管理難度，導(dǎo)致電子檔案管理內(nèi)容增多，呈現(xiàn)出了繁瑣性和復(fù)雜性特征。為了解決此種現(xiàn)象，就要求工作人員明確工作要點和基本目標，提升自身技能，使其熟練性的操作電子檔案管理階段。而且從實際情況來看，檔案管理工作和其他工作相比較而言有著明顯的特殊性特征，需要工作人員做好檔案管理的完善工作，加強數(shù)據(jù)的保密程度。

四、新時代背景下事業(yè)單位檔案管理的優(yōu)化策略

（一）對檔案管理目標予以明確并優(yōu)化管理制度

事業(yè)單位要想充分發(fā)揮檔案管理的實際價值，就必須要在管理過程中對檔案管理目標予以明確并作出科學合理的規(guī)劃，便于檔案管理工作的有序推進。對單位而言要根據(jù)自身運營發(fā)展的實際狀況制定檔案管理的戰(zhàn)略目標，并實現(xiàn)短期目標和長期目標相結(jié)合，在具體操作過程中增強檔案管理的實用性和靈活性，從而做到檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。體現(xiàn)以人為本的原則，加強對檔案管理人員職業(yè)技能的培訓，使其學習和了解最新的檔案管理模式，還需要對檔案管理制度予以不斷優(yōu)化，為檔案管理安全性和水平的提升提供制度保障。對檔案室管理的范圍予以明確的規(guī)定，并完善相應(yīng)的技術(shù)標準，增強對紙質(zhì)檔案進出庫的登記管理，確保紙質(zhì)檔案及電子檔案數(shù)據(jù)的安全性。

（二）加強檔案管理的數(shù)字化保護

對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換是新時代背景下檔案管理工作的重點，因此需要檔案管理人員有計劃有步驟地對大量檔案進行光盤轉(zhuǎn)刻，并對其進行計算機編目，從而使傳統(tǒng)檔案逐步轉(zhuǎn)變成數(shù)字化檔案，另外需要對圖像失真、字跡失真的檔案進行及時修復(fù)并做好轉(zhuǎn)存和備份工作，全面加強檔案的數(shù)字化保護。

（三）對現(xiàn)代化信息技術(shù)予以充分的運用

首先，加強傳統(tǒng)檔案室中紙質(zhì)資料的防光防火工作，同時需要對消防設(shè)備、開關(guān)、照明線路等設(shè)備進行定期檢測，把威脅檔案安全的因素扼殺在萌芽狀態(tài)之中。其次，建議使用電動密集檔案架并配備電子標簽系統(tǒng)，便于在查閱檔案時通過電腦系統(tǒng)快速鎖定檔案所在位置。再次，檔案室需要配備恒溫恒濕以及消毒殺菌等相關(guān)設(shè)備，確保檔案室長期的環(huán)境穩(wěn)定，這有助于延長電子設(shè)備及紙質(zhì)檔案的壽命。配備攝像頭、傳感器隨時監(jiān)控檔案室內(nèi)的各種情況，有助于意外發(fā)生時的及時解決。最后。需做好檔案室的防盜工作，賦予檔案管理人員相應(yīng)的權(quán)限，無權(quán)限者一概不得入內(nèi)，通過攝像頭做好人員的出入記錄，以此對人員進出實時情況進行監(jiān)控。

（四）提升檔案管理人員綜合素質(zhì)

為了更好地促進事業(yè)單位檔案管理工作的有效開展，應(yīng)當提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，通過增強檔案管理人員的專業(yè)能力，為檔案管理工作的有效開展打下堅實基礎(chǔ)。首先，應(yīng)加強檔案管理人員的技術(shù)培訓。結(jié)合檔案管理工作涉及的相關(guān)內(nèi)容如檔案管理理論、檔案管理技巧、檔案修復(fù)技巧、檔案管理制度等，幫助檔案管理人員充分了解檔案管理工作所需的相關(guān)內(nèi)容，提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，使檔案管理人員從理論知識到操作能力都能夠得到提高。其次，加強對檔案管理人員的管理。應(yīng)對檔案管理人員負責的內(nèi)容進行明確分工，使檔案管理人員能夠有序地開展各項工作。不僅如此，還應(yīng)對檔案管理人員的薪資福利進行有效提升，為檔案管理人員提供良好的晉升渠道和發(fā)展空間，充分調(diào)動其工作熱情，對即將離職的人員應(yīng)提前報備，做好離職人員工作的交接，避免由于人員流失而造成了工作混亂。最后，強化檔案管理人員的服務(wù)意識和敬業(yè)精神。通過加強檔案管理人員的基礎(chǔ)專業(yè)技能和相關(guān)知識的學習，從根本上提高管理人員的業(yè)務(wù)水平。通過定期開展專業(yè)培訓，不斷學習新技術(shù)、新方法、新技巧，從而使事業(yè)單位的檔案管理工作能夠更加科學、完善。

（五）建立檔案管理數(shù)字化服務(wù)體系

增設(shè)計算機設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建立數(shù)字化的檔案管理體系，充分利用數(shù)字化信息技術(shù)和自動化程序編程來代替?zhèn)鹘y(tǒng)人工文字檔案處理和管理方法，從根本上提升檔案管理方法，提升事業(yè)單位檔案管理的時效性。將原有的實體服務(wù)轉(zhuǎn)型為線上線下結(jié)合服務(wù)模式，采用更加快速便捷簡單的信息服務(wù)模式，一方面能夠增加檔案的利用率，另一方面也能夠迎合新時代的發(fā)展趨勢。事業(yè)單位推行專業(yè)的檔案管理體系，管理人員可以通過掃描、圖像傳遞等方法將單位內(nèi)部檔案進行整理錄入，保存在服務(wù)器上。開通網(wǎng)上檔案資料查閱業(yè)務(wù)，對單位中的資料信息進行有效收集和管理，為更多部門提供有效的資料服務(wù)。增設(shè)網(wǎng)絡(luò)平臺和手機客戶端等服務(wù)窗口，單位內(nèi)部員工可以通過有效信息登錄檔案平臺獲取需要的檔案資料，極大程度提升檔案管理服務(wù)工作的效率。事業(yè)單位采用全新的管理模式能夠有效增強內(nèi)部各個部門的信息協(xié)調(diào)性，對信息資料進行科學管理也能夠提升檔案資料的有效使用。事業(yè)單位采用數(shù)字化程序來代替人工管理，能有效降低人為失誤的出現(xiàn)，也能夠降低人力資源成本，為后續(xù)的單位內(nèi)部管理改革打下良好的基礎(chǔ)，這也是事業(yè)單位工作內(nèi)容和工作模式改革的必然發(fā)展趨勢。

（六）加快構(gòu)建檔案管理一體化系統(tǒng)

檔案的一體化管理系統(tǒng)指的是對各種海量的檔案資源進行編目和整合，從而使其成為具有實用價值以及現(xiàn)實意義的文化資產(chǎn)，這有利于檔案管理人員對其進行再加工，并在此過程中節(jié)省了人力、物力和財力，有助于加強對檔案的集中式管理和高效運用，避免出現(xiàn)檔案管理的分散情況，在此基礎(chǔ)上實現(xiàn)對檔案的一體化和集成化管理，從而形成全方位的檔案管理系統(tǒng)。

五、結(jié)語

綜上所述，事業(yè)單位檔案管理要想在大數(shù)據(jù)時代，得到更好地發(fā)展，就必須對管理人員的技能進行培訓，只有這樣才能抓住機遇，利用信息時代化的優(yōu)勢，將傳統(tǒng)的檔案管理加以改變并創(chuàng)新，適應(yīng)當下大數(shù)據(jù)的發(fā)展，才能得到時效性的保障，才會使事業(yè)單位的檔案管理得到更好的發(fā)展。同時提高事業(yè)單位的管理與效率，在檔案管理層面，有效地促進了事業(yè)單位的健康與發(fā)展。要利用科學的方式要不斷完善管理制度，面對新機遇，迎接新挑戰(zhàn)，采取一些新的措施，不斷推動檔案工作的新成效，這樣才能為事業(yè)單位的發(fā)展提供更有效地價值，從而為新時代下事業(yè)單位可持續(xù)性發(fā)展創(chuàng)造有利條件。

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