事業(yè)單位檔案管理工作的作用及對(duì)策探討

李曉莉

◆摘 要：在事業(yè)單位的日常管理工作中，檔案管理發(fā)揮著重要的作用，囊括了重大活動(dòng)的紀(jì)要、珍貴文獻(xiàn)資料的傳承等，是企業(yè)發(fā)展的見(jiàn)證，也是落實(shí)監(jiān)督檢查的重要信息資源。本文基于對(duì)檔案管理在事業(yè)單位發(fā)展過(guò)程中所發(fā)揮的作用分析，對(duì)其現(xiàn)階段的管理現(xiàn)狀進(jìn)行剖析，重點(diǎn)探索了強(qiáng)化檔案管理的具體對(duì)策，以期能夠進(jìn)一步落實(shí)檔案管理工作，為事業(yè)單位的健康發(fā)展保駕護(hù)航。

◆關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;作用分析;現(xiàn)狀剖析;強(qiáng)化對(duì)策;探索研究

一、引言

事業(yè)單位的職責(zé)是為人民服務(wù)，為百姓辦實(shí)事，檔案管理發(fā)揮著對(duì)重要信息進(jìn)行記錄和保管的作用，以便在需要的時(shí)候能夠加以利用發(fā)揮功效。想要不斷提升事業(yè)單位檔案管理工作的水平，就必須敢于剖析和面對(duì)其存在的問(wèn)題，找出原因，逐一擊破，推動(dòng)管理水平的持續(xù)上升。

二、檔案管理工作在事業(yè)單位發(fā)展中所發(fā)揮的作用分析

1.發(fā)展事業(yè)單位的文化建設(shè)

對(duì)于任何單位或者企業(yè)來(lái)說(shuō)，文化建設(shè)都是其軟實(shí)力的主要構(gòu)成，展示著單位的凝聚力和向心力，而檔案管理工作則與單位的文化建設(shè)息息相關(guān)。事業(yè)單位所舉辦的各種活動(dòng)以及職工在活動(dòng)的突出表現(xiàn)，都會(huì)通過(guò)檔案來(lái)進(jìn)行記錄，這不僅是一些文字或者影像，更是全體職工在共同努力之后所取得的勞動(dòng)成果，是事業(yè)單位精神文化的內(nèi)涵所在，傳承并推動(dòng)者事業(yè)單位文化建設(shè)的進(jìn)一步發(fā)展。

2.完善事業(yè)單位的服務(wù)功能

事業(yè)單位作為政府組織的一個(gè)重要部分，發(fā)揮著為人民服務(wù)的職能，尤其是那些關(guān)系著百姓民生的事業(yè)單位，更是要將維護(hù)人民群眾的根本利益、貫徹落實(shí)為人民服務(wù)作為第一要?jiǎng)?wù)，因此，其服務(wù)質(zhì)量的高低是進(jìn)行考核的重要指標(biāo)之一。而檔案管理工作不是單純的文檔資料歸類(lèi)整理保存，更是與其服務(wù)功能密不可分，做好事業(yè)單位的檔案管理工作，能夠?yàn)橥苿?dòng)事業(yè)單位為人民提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

3.提升事業(yè)單位的工作效率

在一些事業(yè)單位的工作中，可能會(huì)存在不同科室缺乏溝通、團(tuán)隊(duì)合作意識(shí)低的各自為政現(xiàn)象，導(dǎo)致在實(shí)際工作中部分工作效率低下，不利于事業(yè)單位的健康發(fā)展。人們對(duì)于檔案管理工作存在一些偏見(jiàn)，不被重視，在工作中造成檔案利用率不高、難以發(fā)揮應(yīng)有效力的局面。因此，做好事業(yè)單位檔案管理工作，打破與各科室之間的工作壁壘，能夠幫助提高科室間的溝通和合作，互幫互助，幫助事業(yè)單位在整體上提高工作效率。

三、現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理工作中的現(xiàn)狀問(wèn)題剖析

1.檔案管理的意識(shí)不足，重視度不高

現(xiàn)階段，管理人員對(duì)于檔案管理工作沒(méi)有在思想上足夠重視起來(lái)是事業(yè)單位檔案管理工作面臨的首要問(wèn)題。在實(shí)際工作中，如果沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案對(duì)事業(yè)單位發(fā)展所發(fā)揮的作用，就難以從主觀(guān)思想上認(rèn)同管理工作的重要性，因此就難以在實(shí)際行動(dòng)中付諸科學(xué)、有效的管理。這就導(dǎo)致了一些事業(yè)單位的檔案管理較為混亂，缺乏秩序性、規(guī)范性，難免會(huì)出現(xiàn)管理疏忽造成檔案材料丟失的現(xiàn)象，制約了事業(yè)單位的健康發(fā)展。

2.管理理念和方式有待提高

目前，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展進(jìn)步，事業(yè)單位肩負(fù)起的社會(huì)責(zé)任和擔(dān)當(dāng)越來(lái)越大，需要面對(duì)和處理的問(wèn)題也日益劇增，這從一定程度上給檔案管理工作帶來(lái)了困難，檔案管理工作的難度就會(huì)變得越來(lái)越大。以往采用傳統(tǒng)的檔案管理方式，都是紙質(zhì)材料進(jìn)行傳閱和歸檔，但是現(xiàn)代信息化平臺(tái)辦公之后，一般是使用OA系統(tǒng)完成檔案的傳閱和歸檔工作，可是年底匯總跟整理的時(shí)候依舊會(huì)使用紙質(zhì)材料進(jìn)行打印和歸檔，如此便增加了檔案管理的工作量，此時(shí)我們需要思考檔案管理工作，應(yīng)該以紙質(zhì)材料為主還是電子材料的效果會(huì)更好。

四、強(qiáng)化事業(yè)單位檔案管理工作的對(duì)策探索

1.轉(zhuǎn)變檔案管理的方式，更新管理理念

檔案管理的過(guò)程中，單位需要根據(jù)自身的實(shí)際情況，加大信息化技術(shù)的創(chuàng)新力度，緊跟整個(gè)時(shí)代發(fā)展的特點(diǎn)和要求，進(jìn)一步完善檔案管理理念。信息化檔案管理是進(jìn)行檔案管理的必經(jīng)之路，所以作為檔案管理部門(mén)成員，必須要懂得將信息化技術(shù)管理模式融入到單位的檔案管理中，如此一來(lái)，才可以有效地提高檔案管理的工作效率和水平。信息化檔案管理從一定程度上降低了人工勞動(dòng)力，縮短管理時(shí)間，還為查閱者提供了極大的便利。準(zhǔn)確地說(shuō)，就是單位員工可以根據(jù)自己的需求，輸入關(guān)鍵詞完成檔案查閱工作，而且信息化檔案管理工作有助于復(fù)制和保存檔案，簡(jiǎn)化檔案管理流程，提高管理效率和質(zhì)量。

2.建立完善的檔案管理制度

制度不規(guī)范、不完善、條例不清晰是檔案管理制度的現(xiàn)狀。時(shí)代在發(fā)展，社會(huì)在進(jìn)步，信息化技術(shù)的發(fā)展，使得檔案管理工作不只是停留在紙質(zhì)文件上面，而是將大量的信息數(shù)據(jù)錄入到檔案信息庫(kù)中。要想提高檔案管理工作的效率，首先，單位需要制定更加規(guī)范合理的檔案管理制度，積極引進(jìn)全新的信息化管理技術(shù)，從根源上解決問(wèn)題。其次，單位還需要對(duì)現(xiàn)有的檔案管理制度進(jìn)行完善和改進(jìn)，分析出管理工作中的不足之處，同時(shí)完成改革工作，用最先進(jìn)的檔案管理方法完成管理工作。

3.推動(dòng)檔案管理信息化

信息化時(shí)代背景下，檔案管理工作的優(yōu)化和創(chuàng)新，打破了傳統(tǒng)的管理方法，讓電子資料可以自動(dòng)收集和上傳，避免在此過(guò)程中由于人為的疏忽大意而失去信息數(shù)據(jù)的真實(shí)性，促使文書(shū)檔案管理工作逐步朝著現(xiàn)代化的方向發(fā)展。信息化技術(shù)的應(yīng)用，毋庸置疑，使得檔案管理工作變得更加方便快捷，進(jìn)而節(jié)約大量的人力物力和財(cái)力，從收集信息到處理結(jié)束，花費(fèi)的時(shí)間越來(lái)越少，最大程度簡(jiǎn)化了檔案管理流程。同時(shí)，合理地應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，使得用戶(hù)可以花費(fèi)最短的時(shí)候獲取到需要的信息，簡(jiǎn)化查閱過(guò)程，讓查閱手段朝著多元化的方向發(fā)展。需要注意的是，為了保證信息化檔案管理工作的安全性，單位要不斷加強(qiáng)安全技術(shù)的投入力度和管理力度，例如用戶(hù)在登錄查閱的時(shí)候需要進(jìn)行身份驗(yàn)證，加大網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管力度，提高計(jì)算機(jī)的安全性能，避免信息泄露，最大程度地提高檔案管理的安全性。

五、結(jié)束語(yǔ)

從事業(yè)單位的檔案管理工作上，我們可以窺測(cè)到其文化建設(shè)、單位整體風(fēng)貌以及對(duì)政策落實(shí)的一個(gè)真實(shí)情況。做好事業(yè)單位的檔案管理工作，回顧過(guò)去、審視現(xiàn)在、展望未來(lái)，不僅對(duì)其實(shí)際工作，還是對(duì)人才的引進(jìn)培養(yǎng)都有著重要的意義，關(guān)乎著事業(yè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

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