談?wù)勅绾胃倪M(jìn)交通運(yùn)輸企業(yè)的檔案管理

郭伯君

◆摘? 要：經(jīng)濟(jì)新常態(tài)下，交通運(yùn)輸行業(yè)發(fā)展迅猛，做好檔案管理工作，能收集到原始資料，為企業(yè)的決策和管理提供科學(xué)依據(jù)，一方面節(jié)約原材料和運(yùn)維費(fèi)用，另一方面可以促進(jìn)人員綜合素質(zhì)的提升。以下結(jié)合實(shí)踐，探討了新形勢(shì)下交通運(yùn)輸行業(yè)檔案管理工作的開(kāi)展。

◆關(guān)鍵詞：交通運(yùn)輸;改進(jìn);檔案管理

一、當(dāng)前交通運(yùn)輸企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀

（一）管理意識(shí)薄弱

交通運(yùn)輸企業(yè)自主經(jīng)營(yíng)、自負(fù)盈虧，管理工作的目標(biāo)是降本增效。檔案管理帶來(lái)的利益比較隱蔽，而且難以量化，因此不少企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，甚至將管理活動(dòng)拋之腦后。如此帶來(lái)的結(jié)果，是管理制度不完善，管理操作不規(guī)范，管理執(zhí)行流于形式。

（二）管理方法滯后

信息時(shí)代，紙質(zhì)檔案減少，電子檔案增多，傳統(tǒng)檔案管理模式不滿足管理需求。而在交通運(yùn)輸企業(yè)中，紙質(zhì)檔案占比較大，不僅需要投入大量的人力、財(cái)力，而且收集、檢索、歸檔效率低。此外，隨著時(shí)間延長(zhǎng)，紙質(zhì)檔案容易發(fā)生破損，會(huì)加快檔案的老化速度。

（三）利用效率低下

充分利用檔案資料，才能提高檔案的價(jià)值，但交通運(yùn)輸企業(yè)存在重視收藏、輕視利用的現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案利用效率低下。實(shí)際管理中，檔案收集后，就成為一種靜態(tài)資源，其積累性強(qiáng)、附加值低，沒(méi)有充分發(fā)揮出檔案的功能作用。

（四）人員素質(zhì)不足

相關(guān)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，交通運(yùn)輸企業(yè)內(nèi)部，檔案管理人員配置不合理，一方面是崗位分工不明確，甚至缺少專職管理人員，從其他崗位臨時(shí)借調(diào)而來(lái)，不利于應(yīng)對(duì)各種工作。另一方面是 __頻繁，難以全身心投入到檔案管理中，直接影響檔案資料的完整性和延續(xù)性。

二、交通運(yùn)輸業(yè)檔案管理的改進(jìn)措施

（一）規(guī)范管理制度

擁有一套完善的管理制度體系，是檔案管理的前提，對(duì)交通運(yùn)輸企業(yè)而言，應(yīng)該對(duì)現(xiàn)有的管理制度進(jìn)行規(guī)范和完善。第一，以提高管理的時(shí)效性為核心，明確組織領(lǐng)導(dǎo)，實(shí)行管理責(zé)任制。要求企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)增強(qiáng)檔案管理的認(rèn)知度，在檔案管理、機(jī)構(gòu)設(shè)置、部門(mén)建設(shè)上，給予大力支持。第二，從檔案的收集入手，嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)規(guī)定，鑒別不同檔案資料的價(jià)值，明確保管期限，遵循分類存檔的原則。以營(yíng)運(yùn)車輛檔案為例，從車輛入戶開(kāi)始、到報(bào)廢為止，檔案資料不斷流入，應(yīng)該及時(shí)補(bǔ)充，針對(duì)車輛的使用、維修、檢測(cè)、事故等進(jìn)行完整準(zhǔn)確記錄。

（二）推行信息技術(shù)

在檔案管理上，交通運(yùn)輸企業(yè)應(yīng)推行信息技術(shù)，以計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)為代表，以滿足新形式下管理工作的需求。具體操作上，要構(gòu)建檔案信息管理平臺(tái)，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，對(duì)交通運(yùn)輸檔案材料進(jìn)行收集，進(jìn)一步提高歸檔、查詢、使用價(jià)值。針對(duì)電子檔案，應(yīng)該結(jié)合企業(yè)現(xiàn)狀和發(fā)展需求，對(duì)管理工作進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)定，并從安全角度出發(fā)，采用備份管理模式，進(jìn)行權(quán)限設(shè)置，設(shè)置防火墻，防止檔案丟失或盜竊。

（三）提高利用效率

在檔案管理工作中，應(yīng)該注重檔案的開(kāi)發(fā)和利用，挖掘出檔案資料的內(nèi)在價(jià)值。從資源配置的角度來(lái)看，提高檔案利用效率，能為交通運(yùn)輸企業(yè)的發(fā)展、決策、工作安排提供依據(jù)，具體措施如下：在檔案收集上，保證收集過(guò)程的規(guī)范性，提高檔案資料的真實(shí)性、完整性，為后續(xù)開(kāi)發(fā)利用提供有利條件。在檔案管理上，創(chuàng)新管理手段，可以建立信息檢索系統(tǒng)，加強(qiáng)部門(mén)溝通協(xié)作，實(shí)現(xiàn)資源共享的目標(biāo)。此外，對(duì)檔案的工商注冊(cè)、合同履約、稅費(fèi)繳納、資產(chǎn)運(yùn)營(yíng)等信息進(jìn)行整合，將其用在企業(yè)宣傳上，能增強(qiáng)企業(yè)員工的認(rèn)同感。

（四）制定激勵(lì)措施

要想提高檔案管理效果，激勵(lì)措施必不可少，能激發(fā)工作人員的積極性，建立一支高素質(zhì)的管理團(tuán)隊(duì)。具體來(lái)說(shuō)，一方面要加強(qiáng)員工培訓(xùn)學(xué)習(xí)，從理論知識(shí)、管理技術(shù)兩個(gè)層面入手，學(xué)習(xí)成功的管理模式和經(jīng)驗(yàn)，促進(jìn)工作人員專業(yè)技能的提升。另一方面，完善激勵(lì)考核機(jī)制，科學(xué)制定的考核指標(biāo)，將定性評(píng)價(jià)、定量評(píng)價(jià)相結(jié)合，改變管理工作流于形式的現(xiàn)狀。此外，結(jié)合管理工作的實(shí)際情況，制定合適的激勵(lì)措施，例如日常表現(xiàn)良好、管理質(zhì)量高的員工，給予精神鼓勵(lì)和物資獎(jiǎng)勵(lì)，發(fā)揮出帶頭榜樣作用，推動(dòng)管理工作順利進(jìn)行。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，對(duì)交通運(yùn)輸企業(yè)而言，檔案管理是一項(xiàng)重要的管理工作。分析可知，目前檔案管理工作中存在諸多問(wèn)題，涉及管理意識(shí)、管理方法、開(kāi)發(fā)利用、人員素質(zhì)等方面。對(duì)此，必須規(guī)范管理制度，推行信息技術(shù)，提高利用效率，并制定激勵(lì)措施，以此提高管理水平，促進(jìn)交通運(yùn)輸企業(yè)健康發(fā)展。

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