加強(qiáng)技工院校學(xué)生檔案管理的措施研究

周磊

摘? 要：學(xué)校的檔案管理工作，對于學(xué)校的發(fā)展情況有詳細(xì)地記錄，記載著學(xué)校在專業(yè)課程建設(shè)、人才招攬、學(xué)生就業(yè)、教研發(fā)展等多個方面的內(nèi)容。在技工院校中，所有的教學(xué)活動，都是圍繞學(xué)生開展的，重視學(xué)生的檔案管理，更加有利于對學(xué)生的發(fā)展情況分析，對學(xué)校教育活動做出正確的評價，以便于更好的以此來優(yōu)化管理效率，提高檔案管理成效。

關(guān)鍵詞：加強(qiáng);技工院校;學(xué)生檔案管理

引言

當(dāng)前，從檔案管理人才來說，在全國內(nèi)暫時沒有專業(yè)的檔案管理人才，但是在檔案管理工作發(fā)展來看，不論是技工院校，還是高職院校，都要在檔案管理工作中，不斷地對相關(guān)人員進(jìn)行管理工作能力提升與優(yōu)化，讓學(xué)校的檔案管理工作，可以適應(yīng)時代發(fā)展的步伐。

一、技工院校的檔案管理工作現(xiàn)狀分析

（一）學(xué)校重視程度低下

從技工院校的發(fā)展來看，很多學(xué)校對于學(xué)校的管理重點(diǎn)放在了學(xué)生的專業(yè)課方面，對于其余的教學(xué)活動重視程度偏低。從上至下，所有的管理模式，都比較松懈。為了更好的提高技工院校的檔案管理工作，學(xué)校管理層面應(yīng)強(qiáng)化教學(xué)管理。只有學(xué)校在整體發(fā)展中，充分的考慮到這一點(diǎn)，才能從整體局面進(jìn)行調(diào)整，作出整改，從而能夠更好地提高檔案管理的效率。

（二）缺乏專業(yè)的檔案管理人才

從檔案管理工作來看，技工院校的教職工都是聘請而來，這些教職工中的能力也有差異化。很多教職工在工作中，會因崗位的需求，進(jìn)行隨機(jī)調(diào)動。這種情況，影響了學(xué)校的檔案管理工作。為了更好地推動檔案管理工作，還需要學(xué)校方面做出調(diào)整，能夠在工作中通過聘用專業(yè)的檔案管理人才來負(fù)責(zé)學(xué)校的檔案工作，為學(xué)校的檔案管理工作帶來新的生機(jī)。除此以外，學(xué)校還需要重點(diǎn)對負(fù)責(zé)檔案管理工作的人才進(jìn)行培訓(xùn)，讓這些人員可以在檔案管理工作崗位上，發(fā)揮出自己的才能，更好的去適應(yīng)檔案管理工作的發(fā)展需要。

（三）對于檔案的安全防范意識薄弱

學(xué)校在檔案管理方面，很多管理人員會認(rèn)為學(xué)生的檔案管理重點(diǎn)，應(yīng)該放在對學(xué)生的信息完善與整理方面，學(xué)生的檔案價值較小，風(fēng)險性低，因此無須對學(xué)生的檔案安全問題，過分重視，特加防范。

二、技工院校學(xué)生檔案管理的措施研究

（一）管理層重視，設(shè)立檔案管理工作團(tuán)隊(duì)

從技工院校的教育素質(zhì)層面來看，學(xué)校的整體發(fā)展能力較弱。這些院校的學(xué)生與教師在能力上，需要提升的地方較多。要想在技工院校推動檔案管理工作的發(fā)展，還需要高層管理者的重視，能夠在管理工作中，將檔案管理工作從教育邊緣化拉回，讓學(xué)校的教職工能夠適應(yīng)學(xué)校的發(fā)展情況，可以在工作中訓(xùn)練自己的檔案管理能力。尤其，學(xué)校要設(shè)定專門的檔案管理工作團(tuán)隊(duì)，在整個團(tuán)隊(duì)中，做到責(zé)任到人，整齊劃一地開展檔案管理工作，相信具備了專項(xiàng)負(fù)責(zé)團(tuán)隊(duì)，隨著檔案管理工作的推進(jìn)，檔案管理工作會開展得越來越出色。

（二）聘用并培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人才

當(dāng)前是信息化的時代，雖然對于檔案管理人才的選用在某些方面是與傳統(tǒng)的檔案管理人才相重合。但是在檔案管理中，相關(guān)人員可以借鑒舊的管理經(jīng)驗(yàn)。要想讓學(xué)校的發(fā)展，可以在眾多的學(xué)校中不掉隊(duì)，則是需要教師能夠重視學(xué)校的檔案管理工作人才的聘用。學(xué)?？梢酝貙拰W(xué)校的人才招聘通道，在學(xué)校內(nèi)就檔案管理人才進(jìn)行招聘，廣納賢才，來為學(xué)校的檔案管理工作帶來新的希望。在此前提下，學(xué)校還要對本校的檔案管理人才的工作能力進(jìn)行升級，讓這些人才能夠通過接受學(xué)習(xí)與培訓(xùn)的方式，提高自己的就業(yè)能力，可以在工作中帶來全新的工作技能，推動學(xué)校檔案管理工作的開展，讓學(xué)校的檔案管理工作開展得更加出色。

（三）重視信息化檔案管理技術(shù)的運(yùn)用

在檔案管理工作中，人才的招攬只是一方面，技術(shù)的支撐也非常重要。信息化技術(shù)的合理利用，會讓檔案管理工作事半功倍，學(xué)校應(yīng)當(dāng)在檔案管理中，能夠推行信息化管理措施。通過購買信息化的檔案管理軟件，運(yùn)用信息化的管理技術(shù)，能夠以大數(shù)據(jù)和云計(jì)算的方式，推動學(xué)校的檔案管理工作發(fā)展。

（四）強(qiáng)化檔案管理工作建設(shè)的物質(zhì)基礎(chǔ)

檔案的收集與管理，是一項(xiàng)漫長的過程，在整個過程中，需要投入大量的人力、物力，工作程序繁雜無比，學(xué)校為了提高檔案管理工作的效率，應(yīng)當(dāng)在物資上給予充足的支撐，各項(xiàng)工作開展的經(jīng)費(fèi)都能夠得到保障。學(xué)校需要在管理理念上可以意識到，檔案室的儲存種類越豐富，能夠提供的價值就越大，唯有不斷的收集信息，強(qiáng)化檔案管理工作，才能夠?qū)崿F(xiàn)整體化的管理，從而推動學(xué)校檔案事業(yè)方面的管理。學(xué)校在物質(zhì)支撐方面需要做到以下幾點(diǎn)：第一，以學(xué)校的根本教學(xué)活動作為工作的主線，全面的收集與學(xué)校重大活動相關(guān)的資料，確保檔案管理資源的豐富性，第二，能夠收集與學(xué)校建設(shè)發(fā)展，相關(guān)的重要事件，以此保留學(xué)校的教育特色。第三，要確保收集到的資源完整、高質(zhì)量，能夠通過把控收集的范圍，從而確保資料收納與規(guī)整的完整性;第四，在檔案管理中，還需要從另一個角度去搜集信息，針對檔案管理中，需要補(bǔ)充，修改的信息進(jìn)行整理，讓工作人員修改，整理后，再進(jìn)行保存，這樣才能夠確保儲存的檔案信息真實(shí)，有效，有價值。

（五）提高檔案管理工作人員的素質(zhì)

檔案管理是一項(xiàng)漫長，復(fù)雜的工作，隨著社會的進(jìn)步以及當(dāng)前時代的發(fā)展，社會對于檔案管理人員的從業(yè)素質(zhì)要求極高。工作人員要想出色的完整檔案管理工作，則是要在基礎(chǔ)性工作完成的基礎(chǔ)之上，去掌握新型的管理技術(shù)，能夠在管理工作中，以飽滿的工作熱情和積極性，對待檔案管理工作，從而讓檔案管理工作效率更高，同時，還需要強(qiáng)化檔案管理人員的風(fēng)險防控意識。讓學(xué)校的檔案管理工作的保密性可以得到加強(qiáng)。

總結(jié)：技工院校的學(xué)生管理工作，無一項(xiàng)不是重點(diǎn)。然而在長久的教學(xué)發(fā)展中，技工院校的檔案管理工作一直處于被動局面，不論是教師的管理意識上，還是管理層的重視程度上都相對較弱。教師在對學(xué)生進(jìn)行管理時候，應(yīng)當(dāng)重視檔案管理的效率，可以從學(xué)校管理層的重視，檔案管理團(tuán)隊(duì)的構(gòu)建、檔案管理優(yōu)秀人才的聘請、信息化技術(shù)的運(yùn)用幾個層面進(jìn)行優(yōu)化與提升，這樣才能夠豐富檔案管理的效率，讓學(xué)校的檔案管理工作可以更好地發(fā)展起來，可以記錄中藥檔案信息，見證學(xué)校發(fā)展，從而讓整個檔案管理工作的效率可以全面地提升起來，為學(xué)校等整體發(fā)展助力，提供信息參考價值。

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