淺談精細化管理在辦公室管理中的運用

[ 作者簡介 ]

閆立剛，男，河北灤平人，承德承鋼物流有限公司，助理政工師，本科，研究方向：辦公室管理。

[ 摘要 ]

精細化管理不僅能夠有效提升辦公室的工作效率以及工作質(zhì)量，并且對于優(yōu)化企業(yè)的管理制度起到了重要作用。因此，必須提升對于精細化管理的重視程度，明確精細化管理的必要性以及重要性，改變傳統(tǒng)的保守管理理念，加大精細化管理的投入力度，組建一支更加專業(yè)的管理團隊，為國有企業(yè)未來的可持續(xù)發(fā)展奠定堅實基礎(chǔ)。

[ 關(guān)鍵詞 ]

精細化管理;辦公室管理;運用措施

中圖分類號：C93

文獻標(biāo)識碼：A

DOI：10.3969/j.issn.1672-0407.2022.02.046

辦公室是一個場所，是處理一種特定事物的地方或提供服務(wù)的地方，中國歷史上官員辦公的府衙，西方歷史上存放卷軸的宮殿或廟宇的房間，都是辦公室的最初形態(tài)。辦公室還可以是一種機構(gòu)，是一個企業(yè)對外的窗口，對內(nèi)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)工作的部門;辦公室更是一個平臺，能夠?qū)⒏鱾€層面的資源力量有效地匯聚到一起去，在不同層面進行整合。辦公室工作通常是針對辦公室的機構(gòu)性質(zhì)而言時，是辦公室這個機構(gòu)所承擔(dān)的一切工作的總稱，既包括操作層面，又具備管理范疇。目前，國有企業(yè)辦公室工作體系較為健全，工作覆蓋領(lǐng)域廣泛，但辦公室工作仍具有很強的挑戰(zhàn)性，如何滿足新時期國有企業(yè)改革發(fā)展的基本需要，怎樣與現(xiàn)代化的歷史進程相融合，都是辦公室需要考慮的，也是衡量評判新時期辦公室工作的重要方面。

1 辦公室工作精細化管理的意義

隨著經(jīng)濟社會的飛速發(fā)展，現(xiàn)階段，傳統(tǒng)的辦公室的管理理念已無法適應(yīng)國有企業(yè)發(fā)展的客觀需要，由于辦公室的工作具有重復(fù)性的特點，長期從事同一工作類型的人員容易形成慣性的思維方式，習(xí)慣于用固有經(jīng)驗處理問題，忽視了同一問題在不同時期的側(cè)重點差異，導(dǎo)致工作出現(xiàn)失誤;同時，經(jīng)驗主義管理理念存在弊端，這種經(jīng)驗主義是不符合工作要求的。在現(xiàn)代國有企業(yè)改革發(fā)展中，實際需要處理的問題不斷增多，需要化解的矛盾類型也更加多樣化，作為溝通左右聯(lián)系各方的辦公室需要應(yīng)對這方面的改革變化，這樣才能讓辦公室真正承擔(dān)起應(yīng)有的責(zé)任來，也才能在國有企業(yè)改革發(fā)展當(dāng)中更好地出謀劃策。進行精細化管理是時代發(fā)展的需要，既有利于實事求是，具體問題具體分析，采取對應(yīng)的措施解決問題，又可以根據(jù)實際情況，對問題進行細致的分析，進而提出相應(yīng)的解決辦法。通過精細化管理的深化落實，有助于國有企業(yè)辦公室更好地認(rèn)識自己的角色，注重將自己融入國有企業(yè)改革發(fā)展的大潮中來實現(xiàn)自我提升，對于加快辦公室從傳統(tǒng)意義向現(xiàn)代化轉(zhuǎn)變都有著深刻影響。精細化管理理念同時也對辦公室工作提出了新的要求，而產(chǎn)生出的新的制度規(guī)范也有利于減少工作的錯誤，避免問題的產(chǎn)生。

2 辦公室職能范圍

2.1 服務(wù)職能

企業(yè)辦公室的職能主要體現(xiàn)在管理方面，辦公室需要為領(lǐng)導(dǎo)提供各項服務(wù)，同時也需要服務(wù)于各個部門，更需要服務(wù)好廣大員工。在傳統(tǒng)意識層面上，辦公室主要是服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)層面，雖然也會涉及職工服務(wù)，但是潛在性的內(nèi)涵更多是強調(diào)服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)干部。伴隨著全面深化改革的推進，人民至上理念的深化，辦公室在服務(wù)職工、服務(wù)人民群眾的認(rèn)識上逐步深化，都在一定程度上推動著辦公室服務(wù)職能的豐富與轉(zhuǎn)變，需要將服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)干部與服務(wù)職工群眾更好地結(jié)合起來，辦公室職能的內(nèi)涵也必然會更加豐富。

2.2 協(xié)調(diào)職能

辦公室是行政工作的總調(diào)度，在任何一家國有企業(yè)的機構(gòu)設(shè)置當(dāng)中，辦公室都處于核心位置，領(lǐng)導(dǎo)干部的任何決策部署，都需要借助辦公室更好地傳達落實下去，其他機構(gòu)或者基層部門的匯報請示等也都需要通過辦公室集中匯總到管理層，因此辦公室需要協(xié)調(diào)好企業(yè)各項日常工作，同時也需要協(xié)調(diào)好企業(yè)內(nèi)部的各種關(guān)系，處理公文、組織會議、協(xié)調(diào)應(yīng)急狀況，這樣才能讓辦公室“連心橋”樞紐作用充分發(fā)揮出來。同時，辦公室需要協(xié)調(diào)好領(lǐng)導(dǎo)之間、部門之間、領(lǐng)導(dǎo)與各個部門之間、與外企業(yè)之間的關(guān)系等，通過辦公室的積極作為、主動參與，不僅能夠強化領(lǐng)導(dǎo)之間的溝通聯(lián)絡(luò)，推進各項工作的有序有效開展，而且還能夠讓領(lǐng)導(dǎo)之間保持較好的關(guān)系，這對于不同層面智慧力量的凝聚和更好地服務(wù)于國有企業(yè)改革發(fā)展都有著深刻影響。

2.3 參謀職能

在國有企業(yè)改革發(fā)展中，領(lǐng)導(dǎo)干部需要對重大的問題事項進行決策安排，如何更好地了解情況，怎樣更加精準(zhǔn)地把握要求，這些都需要辦公室的積極參與。辦公室需要按照實際問題，綜合領(lǐng)導(dǎo)安排，詳細掌握相關(guān)內(nèi)容情況的基本現(xiàn)狀、存在問題，獲取精準(zhǔn)的數(shù)據(jù)信息，呈報給領(lǐng)導(dǎo)干部，這樣才能更好地服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)干部，更好地服務(wù)于國有企業(yè)發(fā)展。尤其是在現(xiàn)代市場經(jīng)濟環(huán)境下，辦公室需要輔助領(lǐng)導(dǎo)開展工作，需要為領(lǐng)導(dǎo)決策提供可靠信息，這些都是辦公室參謀管理職能的表現(xiàn)。辦公室需要積極收集各項信息，同時還需要開展調(diào)研工作，以此獲得最新調(diào)研材料，并根據(jù)調(diào)研材料預(yù)判未來的發(fā)展變化，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考。

2.4 督辦職能

督辦主要是辦公室檢查企業(yè)各部門的計劃工作是否按照進度予以落實，也是抓好各項方針政策落實執(zhí)行的重要手段，也包含一些企業(yè)內(nèi)部反映強烈、涉及職工利益問題的解決進展。

3 推進辦公室精細化管理的重要性及舉措

3.1 改善工作理念，強化思維創(chuàng)新

常言道資源有限，創(chuàng)意無限，創(chuàng)新思維是創(chuàng)意的重要前提。在新時代背景下，辦公室職員應(yīng)與時俱進，不斷學(xué)習(xí)新的工作方式方法，在實際工作中不斷更新自身理念，運用和強化創(chuàng)新思維。這樣的職員不會過早做出定論或者倉促行動，而是會先發(fā)散思維，再結(jié)合理論、實際進行工作。應(yīng)強化職員思維上的創(chuàng)新，促使辦公室整體工作從傳統(tǒng)的執(zhí)行型向科學(xué)的開拓型創(chuàng)新發(fā)展。

3.2 加大先進技術(shù)投入，實現(xiàn)信息化管理

隨著國有企業(yè)的發(fā)展，企業(yè)資料檔案也將越來越多，傳統(tǒng)的檔案管理工作效率低，記錄和查詢都十分不便，辦公室檔案現(xiàn)代化管理已成為必然趨勢。因此，必須立足實際，將檔案管理工作與現(xiàn)代化社會接軌，并使用信息化檔案管理技術(shù)，借助計算機、光盤、復(fù)印機等先進技術(shù)媒介，輔助管理人員摒棄傳統(tǒng)落后的管理思維、提高工作效率。要對先進技術(shù)進行人性化設(shè)計，多多聽取使用者的建議，不斷更新檔案管理先進技術(shù)工具，提高檔案管理的效率。此外，辦公室工作引進信息化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，使繁雜的工作簡單化，通過搭建線上系統(tǒng)，逐步實現(xiàn)網(wǎng)上報材料、網(wǎng)上審批、網(wǎng)上管控等，減少實地的頻繁對接，極大地提升辦公的效率，便于各項工作快速有效地開展。

3.3 提高管理人員的綜合素質(zhì)

一直以來，人力就是生產(chǎn)的原動力，針對企業(yè)的辦公室行政事務(wù)管理而言也是如此。想要讓管理的質(zhì)量與效率從根本上得到提升，就需要相關(guān)的管理人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)水平能夠達標(biāo)。所以，辦公室的行政事務(wù)管理部門要結(jié)合企業(yè)實際情況，對管理人員的素質(zhì)進行綜合性的分析與研究，定期組織他們進行各種形式的集中學(xué)習(xí)，從認(rèn)識自身角色上切入，更好地了解辦公室的職責(zé)，這對深層次融入辦公服務(wù)有很大的幫助，也能夠確保及時發(fā)現(xiàn)其存在的問題，然后找到對應(yīng)的解決途徑?？梢岳门嘤?xùn)的方式充分結(jié)合行政事務(wù)管理的具體要求，幫助管理人員彌補知識與技能的不足與缺陷。一般來說，辦公室的行政事務(wù)管理人員培訓(xùn)主要是集中在工作態(tài)度、實踐能力、專業(yè)技能等方面，可以提升其全自動化辦公的信息化技術(shù)水平，以及創(chuàng)新能力和溝通能力。

3.4 全方位搜集掌握企業(yè)運營情況

為了發(fā)揮承上啟下、內(nèi)外協(xié)同的作用，辦公室必須要成為公司的信息中樞，全方位搜集掌握企業(yè)運營情況，渠道主要有：第一，掌握公司領(lǐng)導(dǎo)日程、各類會議、各類文件等基礎(chǔ)信息，除了各類文件必須經(jīng)過辦公室流轉(zhuǎn)外，還要通過建立領(lǐng)導(dǎo)日程信息統(tǒng)計報送制度、會議信息報送制度等，掌握各類基本信息;第二，要列席公司各類重要會議、重大活動，在制度上明確要求，集團主要幾位領(lǐng)導(dǎo)的會議辦公室都要參加，所有會議記錄紀(jì)要都必須經(jīng)過辦公室簽批;第三，掌握各類企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)的查詢權(quán)限，包含公文管理系統(tǒng)、業(yè)務(wù)統(tǒng)計信息系統(tǒng)、財務(wù)報表系統(tǒng)、外報系統(tǒng)等，有助于全面掌握企業(yè)運營情況。

3.5 辦公室工作應(yīng)強調(diào)規(guī)劃先行

辦公室工作已經(jīng)由最初的以上傳下達、迎來送往等操作性為主的工作，轉(zhuǎn)變?yōu)橛姓驴裳?、流程明確、協(xié)調(diào)資源、統(tǒng)籌調(diào)度等管理與操作并重的工作。作為企業(yè)決策的參謀和助手，辦公室開展任何一項工作，都應(yīng)具備前瞻性、計劃性、整體性，都應(yīng)在充分總結(jié)內(nèi)外部環(huán)境及經(jīng)驗教訓(xùn)的基礎(chǔ)上，強調(diào)統(tǒng)籌兼顧和問題導(dǎo)向，有效梳理整合內(nèi)外部資源，提前謀劃，理性分析，整體設(shè)計，查遺補缺，努力做好規(guī)劃先行，做到心中有數(shù)，實現(xiàn)穩(wěn)步推進，提高工作效率。

3.6 強化精細化管理的精和細

辦公室工作人員應(yīng)積極轉(zhuǎn)變管理理念和工作方法，樹立精益求精的觀念，注重細節(jié)，強調(diào)管理工作的質(zhì)量，在具體的事務(wù)處理中，實踐精細化管理理念，以細節(jié)決定成敗的意識指導(dǎo)實際工作，提高工作績效。精細化管理最主要的是精和細，尤其是在工作中，很容易因為一個細小的問題導(dǎo)致鐵路的運轉(zhuǎn)出現(xiàn)故障，造成嚴(yán)重的后果，因而辦公室人員應(yīng)強化細節(jié)意識，認(rèn)真對待每一個工作問題，大事小事一起抓，避免出現(xiàn)工作漏洞，造成巨大的損失，這樣不僅打擊工作人員的積極性，也不利于辦公室工作的開展。應(yīng)從辦公室的細節(jié)中，發(fā)現(xiàn)辦公室的工作風(fēng)氣和服務(wù)態(tài)度上的短處，查缺補漏，找到解決辦公室工作問題的措施，逐步杜絕工作中的失誤，進而提高企業(yè)各部門對辦公室工作的認(rèn)可度。

3.7 加強標(biāo)準(zhǔn)化和專業(yè)化建設(shè)

通過加強標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，梳理明確辦公室各項工作流程，減少辦公室工作的差錯和誤差。通過加強體系化建設(shè)，整合搭建辦公室各項工作管理體系，實現(xiàn)辦公室工作統(tǒng)籌優(yōu)化和資源調(diào)配。通過加強專業(yè)化建設(shè)，不斷強化辦公室人員的素質(zhì)提升工作，通過“線上+線下”的專業(yè)培訓(xùn)，培養(yǎng)一專多能型人才，構(gòu)建高素質(zhì)的辦公室工作團隊，強化辦公室的業(yè)務(wù)水平和服務(wù)能力。

4 精細化管理與辦公室工作的關(guān)系及應(yīng)用

精細化管理是辦公室工作的基礎(chǔ)和重點，要做好辦公室工作，就需要不斷強化精細化管理。眾所周知辦公室工作非常繁雜，對上對下的部門很多，還要做好服務(wù)職工的工作，通過精細化管理，可以將各項繁雜的程序系統(tǒng)化、條理化、簡單化，使各項工作趨于制度化，可有效提升綜合管理效率，實現(xiàn)辦公室工作績效的持續(xù)提升。辦公室也承接著行政、黨政工團各項工作事宜，制度化是精細化管理的一種重要載體，通過加強制度化建設(shè)，建立、健全辦公室各項工作制度，如公出制度、困難職工幫扶制度等，可有效提升辦公室工作的質(zhì)量和效率。

強化辦公室工作精細化管理力度的主要措施集中在提升內(nèi)部工作人員的專業(yè)水平以及專業(yè)能力，由于辦公室的管理團隊是實現(xiàn)精細化管理的關(guān)鍵所在，只有優(yōu)先將管理團隊的各種行為以及操作進行精細化處理，才能夠保證得到精準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)信息。因此，企業(yè)應(yīng)對辦公室管理人員進行全新的規(guī)劃，組建一支專業(yè)水平相對較高的管理團隊。同時，建立與之對應(yīng)的輔助團隊，在滿足人才供應(yīng)的基本需求的同時，通過這種輔助工作的方式提升團隊的工作標(biāo)準(zhǔn)以及專業(yè)能力。還應(yīng)定期為管理團隊提供專業(yè)技能培訓(xùn)，為工作績效優(yōu)異的工作人員提供外出學(xué)習(xí)的機會，使其接觸到更多的先進管理模式以及操作模式，從而為辦公室管理團隊帶來創(chuàng)新性的管理制度以及管理建議，全方位提升管理團隊的專業(yè)能力以及專業(yè)水平。

5 結(jié)語

辦公室是國有企業(yè)中具有中樞作用的工作場所，起到承上啟下的重要作用。引入精細化管理模式的辦公室，不僅使服務(wù)職能、協(xié)調(diào)職能、參謀職能、督辦職能更加有效地發(fā)揮，同時，也可以使各項工作更加有序、扎實的推進，切實發(fā)揮辦公室的作用，還能培養(yǎng)一批善于管理的干部，為企業(yè)的發(fā)展培養(yǎng)重要人才。此外，信息技術(shù)的引進也促使辦公室工作精細化管理更趨于簡單化、流程化，極大地提升了工作效率，這也是當(dāng)代辦公室業(yè)務(wù)精細化的必然趨勢，因此作為國有企業(yè)的辦公室管理人員應(yīng)不斷加大信息化技術(shù)的引進，實現(xiàn)信息化辦公，釋放信息化技術(shù)效能，推動企業(yè)的快速發(fā)展。

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