大數(shù)據(jù)時(shí)代電子檔案管理現(xiàn)狀與發(fā)展對策分析

摘要：在科技技術(shù)迅猛發(fā)展的背景之下，對于電子檔案管理工作而言，越來越有效地融入大數(shù)據(jù)技術(shù)的相關(guān)內(nèi)容建設(shè)，以此推動電子檔案管理質(zhì)量、管理效率得到顯著提升，進(jìn)而為電子檔案管理工作向著智能化、數(shù)據(jù)化的方向發(fā)展提供必要的支持。但需要注意的是，在大數(shù)據(jù)時(shí)代下電子檔案管理工作仍然存在一定的問題或者不足，要更充分把握相關(guān)方面的問題，在問題導(dǎo)向的引導(dǎo)之下進(jìn)一步落實(shí)相關(guān)解決對策，以此促進(jìn)電子檔案管理工作取得應(yīng)有的成效，為檔案管理事業(yè)的良性發(fā)展作出應(yīng)有貢獻(xiàn)?；诖?，本文重點(diǎn)分析大數(shù)據(jù)時(shí)代下電子檔案管理工作中存在的問題和發(fā)展對策等內(nèi)容。

關(guān)鍵詞：電子檔案? 大數(shù)據(jù)? 管理現(xiàn)狀? 發(fā)展對策

在大數(shù)據(jù)技術(shù)的推動作用之下，可以使電子檔案管理工作取得更加良好的成效，提升檔案檢索效率，實(shí)現(xiàn)更高質(zhì)量的精準(zhǔn)傳遞，有效規(guī)避或者減少檔案管理過程中可能存在的問題或者風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，進(jìn)一步融入信息化技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等，在其綜合作用之下，更充分滿足電子檔案的管理要求和客觀需要。在實(shí)踐的過程中，針對電子檔案管理工作而言，需要以大數(shù)據(jù)為切入點(diǎn)，進(jìn)一步優(yōu)化和完善相對應(yīng)的管理體系和運(yùn)行模式，進(jìn)而從根本上提高檔案管理質(zhì)量管理水準(zhǔn)，為電子檔案的有效管理提供必要保障[1]。

1 大數(shù)據(jù)時(shí)代電子檔案管理現(xiàn)狀分析

在現(xiàn)階段的電子檔案管理過程中，隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的進(jìn)一步廣泛應(yīng)用和普及，為電子檔案管理工作取得更加良好的效果、管理效率顯著提升提供必要的技術(shù)支持。但在具體的調(diào)研過程中也看到電子檔案管理環(huán)節(jié)存在不同程度的問題，具體來說，其問題主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

1.1 電子檔案管理的法律法規(guī)沒有足夠優(yōu)化完善

當(dāng)前我國在電子檔案管理工作中，進(jìn)一步有效推動傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式向著電子檔案管理推進(jìn)，但是與之相對應(yīng)的電子檔案管理的法律法規(guī)和規(guī)章制度往往沒有得到及時(shí)、有效的跟進(jìn)，法律法規(guī)建設(shè)存在一定程度的滯后情況，在時(shí)效性方面往往比較低下，使得電子檔案管理、質(zhì)量管理效率不能得到顯著提升，無法加快檔案的技術(shù)發(fā)展速度[2]。另外，在相對應(yīng)的電子檔案管理制度、管理標(biāo)準(zhǔn)、管理體系等相關(guān)方面也不夠完善，相對應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)存在著不同程度的漏洞或者弊端，由此導(dǎo)致電子檔案使用頻率不能得到顯著提升，甚至存在比較嚴(yán)重的電子檔案安全問題等。在針對電子檔案進(jìn)行管理的過程中，存在著比較明顯的隨意性、盲目性的特點(diǎn)，甚至有不同程度的保密風(fēng)險(xiǎn)和傳輸風(fēng)險(xiǎn)等。因?yàn)槿狈ψ銐虻姆煞ㄒ?guī)和規(guī)章制度的規(guī)范作用，導(dǎo)致電子檔案的管理效能和價(jià)值不能得到充分的體現(xiàn)，這對于檔案管理工作的順利進(jìn)行造成嚴(yán)重阻礙。

1.2 沒有充分構(gòu)建更為系統(tǒng)完善的信息化管理機(jī)制

在大數(shù)據(jù)時(shí)代下的電子檔案管理工作中，要進(jìn)一步匹配與之相對應(yīng)的大數(shù)據(jù)技術(shù)和信息化技術(shù)，形成相對應(yīng)的信息化管理體系，體現(xiàn)出智能化管理效果，以此有效突破邊界的限制，在多類信息和實(shí)時(shí)互動方面體現(xiàn)檔案的資源共享價(jià)值。但是因?yàn)槿狈ψ銐虻男畔⒒芾眢w系和運(yùn)行機(jī)制，相關(guān)內(nèi)容不夠健全完善，并沒有充分實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)背景下的大數(shù)據(jù)資源的有效整合和資源共享，進(jìn)而導(dǎo)致電子檔案的管理效能不能得到充分的體現(xiàn)，無法具備應(yīng)有的檔案資源的共享能力和綜合應(yīng)用價(jià)值[3]。除此之外，在信息化管理體系、管理機(jī)制的運(yùn)行方面沒有充分做到與時(shí)俱進(jìn)，更充分地融合新技術(shù)新方法等，這導(dǎo)致電子檔案資源的廣泛共享成效受到嚴(yán)重影響。相關(guān)機(jī)構(gòu)在檔案管理監(jiān)管體制和運(yùn)行體系方面往往存在不同程度的問題，在電子檔案的整體存儲、管理、備份、挖掘、分享、利用等方面缺乏系統(tǒng)完善的工作體系和運(yùn)行機(jī)制，因此導(dǎo)致各類工作和體系建設(shè)相對來說比較滯后，這對于檔案的綜合利用價(jià)值和跨界融合作用造成嚴(yán)重?fù)p害。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，隨著各類檔案數(shù)據(jù)信息的海量遞增，新型檔案進(jìn)一步出現(xiàn)，但是缺乏足夠的信息化管理體系和運(yùn)行機(jī)制，導(dǎo)致相關(guān)檔案軟件模塊不能得到及時(shí)的開發(fā)和應(yīng)用，這使得電子檔案信息資源的應(yīng)用率和應(yīng)用價(jià)值受到極大的制約，同時(shí)對于檔案的維護(hù)也會造成嚴(yán)重限制，無法體現(xiàn)出電子檔案的管理質(zhì)量和綜合發(fā)展成效[4]。

1.3 電子檔案管理人員的專業(yè)技能和業(yè)務(wù)素質(zhì)需要進(jìn)一步提升

在電子檔案管理過程中，要想更有效適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代要求，使檔案管理質(zhì)量、管理水平得到顯著提升，要匹配與之相對應(yīng)的更高質(zhì)量的檔案管理人員，使其具備應(yīng)有的數(shù)據(jù)挖掘利用能力和大數(shù)據(jù)技術(shù)掌握程度，這樣才能為各項(xiàng)工作的順利推進(jìn)提供必要的人才基礎(chǔ)。但是在具體的發(fā)展過程中某些管理人員缺乏足夠的崗位勝任能力，并不能充分掌握大數(shù)據(jù)的各項(xiàng)技術(shù)要點(diǎn)，在軟件硬件、設(shè)備的應(yīng)用方面存在不同程度的問題或者限制，因此，導(dǎo)致檔案資源和相關(guān)信息無法呈現(xiàn)出智能化和數(shù)據(jù)化的發(fā)展成效，這對于電子檔案管理工作的順利進(jìn)行會造成嚴(yán)重限制。在日益重視檔案管理效率的時(shí)代，相關(guān)檔案管理部門并沒有著重做好相關(guān)檔案人員的培訓(xùn)和考核工作，在創(chuàng)新意識、信息化應(yīng)用能力等相關(guān)方面，沒有著重做好嚴(yán)格細(xì)致的培訓(xùn)，導(dǎo)致相關(guān)檔案管理人員不能充分利用相關(guān)信息技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)等，總體的技術(shù)水平比較低，缺乏足夠的創(chuàng)新能力、專業(yè)技術(shù)，成長途徑比較缺失，這限制了黨管理工作的順利推進(jìn)。技術(shù)設(shè)備更新和人力能力匹配往往也不夠充分，因此導(dǎo)致電子檔案管理工作受到很大限制，制約了大數(shù)據(jù)背景下檔案管理工作的深化和改革[5-6]。

1.4 對大數(shù)據(jù)技術(shù)并沒有進(jìn)行充分的應(yīng)用

在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，對于電子檔案管理工作而言，需要更有效地明確檔案管理工作中的大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用的重要性和必要性，同時(shí)要匹配與之相對應(yīng)的云存儲和智能化技術(shù)，以此體現(xiàn)出大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展要求。但是在具體的發(fā)展過程中，針對電子檔案管理工作來說，并沒有有效融入大數(shù)據(jù)技術(shù)的相關(guān)內(nèi)容，或者結(jié)合不夠緊密，這導(dǎo)致檔案管理的技術(shù)更新速度相對來說比較慢，某些基層檔案管理部門并沒有匹配與之相對應(yīng)的軟件和硬件，在技術(shù)要點(diǎn)落實(shí)方面不夠扎實(shí)，由此導(dǎo)致電子檔案管理工作受到嚴(yán)重影響?；鶎訖n案服務(wù)部門缺乏數(shù)據(jù)挖掘、軟件分析、電子檔案資源社會化的必要軟硬件設(shè)備，在計(jì)算機(jī)設(shè)備和智能化檔案管理平臺方面比較欠缺，檔案管理和社會資源不能進(jìn)行全面銜接，因此會導(dǎo)致用戶行為無法得到精準(zhǔn)分析，限制了電子檔案管理工作的個(gè)性化、多元化和實(shí)時(shí)化[7]。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代電子檔案發(fā)展對策

2.1 針對電子檔案法律法規(guī)和規(guī)章制度進(jìn)行不斷的完善和優(yōu)化

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，要想體現(xiàn)出電子檔案的發(fā)展成效，在管理制度和法律法規(guī)方面需要不斷的完善和優(yōu)化，注重做好相對應(yīng)的優(yōu)化設(shè)計(jì)工作，要高度關(guān)注法治化進(jìn)程，為各項(xiàng)工作的有序推進(jìn)提供必要的法律支撐和制度保障。要充分做好電子檔案規(guī)范化和制度化建設(shè)工作，匹配與之相對應(yīng)的法規(guī)和制度，確保各項(xiàng)工作更加規(guī)范有序，體現(xiàn)出標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)成效。要充分落實(shí)檔案管理責(zé)任機(jī)制，有效實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的最大化挖掘，切實(shí)避免或者減少檔案運(yùn)轉(zhuǎn)過程中存在的風(fēng)險(xiǎn)。國家權(quán)威部門要確立相對應(yīng)的電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，確保相關(guān)單位落實(shí)崗位責(zé)任制度，使相關(guān)部門和各個(gè)人員可以實(shí)現(xiàn)有效融合，在完成各自的工作職責(zé)的基礎(chǔ)之上，進(jìn)一步體現(xiàn)出跨專業(yè)跨部門跨領(lǐng)域的檔案管理效果。同時(shí)，也要從大數(shù)據(jù)技術(shù)的有效應(yīng)用著手，重點(diǎn)做好上層設(shè)計(jì)工作，建立更高層級的檔案資源中心，加強(qiáng)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的推廣，嚴(yán)格按照國情、省情和行業(yè)的具體情況明確檔案管理的具體標(biāo)準(zhǔn)和相關(guān)要求，進(jìn)而推動各項(xiàng)工作能夠有效銜接，在法律法規(guī)和規(guī)章制度的推動作用下實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化的建設(shè)和電子檔案管理的規(guī)范運(yùn)行[8]。

2.2 針對電子檔案管理機(jī)制和信息化體系進(jìn)一步完善和優(yōu)化

在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，要充分做好電子檔案管理機(jī)制和信息化運(yùn)行模式的優(yōu)化和完善工作，要進(jìn)一步改革和創(chuàng)新，通過大數(shù)據(jù)技術(shù)的綜合應(yīng)用，確保數(shù)據(jù)化、信息化管理模式、管理機(jī)制能夠得到不斷的完善和優(yōu)化，并且在實(shí)踐的過程中切實(shí)落實(shí)，進(jìn)而確保電子檔案可以實(shí)現(xiàn)高速共享，在不斷更新和完善管理方式的基礎(chǔ)之上，充分滿足檔案信息的服務(wù)需求和客觀要求。在具體的操作過程中，也要具備應(yīng)有的信息化意識和網(wǎng)絡(luò)思維，針對當(dāng)前的檔案運(yùn)轉(zhuǎn)機(jī)制進(jìn)行高度重視，充分地分析，以大眾化的檔案服務(wù)工作為基礎(chǔ)進(jìn)一步創(chuàng)新標(biāo)準(zhǔn)改革體制。要加快紙質(zhì)檔案的數(shù)字化進(jìn)程，進(jìn)而為檔案管理的信息化管理體系的優(yōu)化完善和數(shù)據(jù)庫體系的有效落實(shí)提供必要的保障。具備應(yīng)有的信息技術(shù)基層整合優(yōu)勢，對海量數(shù)據(jù)資源進(jìn)行更精準(zhǔn)、有效的提取和收集整理，更加關(guān)注數(shù)據(jù)信息的存儲方式優(yōu)化和完善，進(jìn)一步加快信息技術(shù)的研發(fā)和推廣力度，深入挖掘答案數(shù)據(jù)信息，在數(shù)據(jù)信息支撐機(jī)制的完善作用之下，通過技術(shù)思維使電子檔案管理工作可以實(shí)現(xiàn)質(zhì)的突破。同時(shí)，也要充分具備應(yīng)有的數(shù)據(jù)信息共享思維，構(gòu)建一個(gè)系統(tǒng)完善的資源集合體，廣泛收集整理和共享各類檔案數(shù)據(jù)信息，整合相關(guān)資源，在信息分析、數(shù)據(jù)挖掘和信息挖掘技術(shù)綜合利用的過程中，使整個(gè)電子檔案服務(wù)科學(xué)體系和智能化的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)得到有效構(gòu)建。

2.3 針對檔案管理人員的專業(yè)技能和業(yè)務(wù)素養(yǎng)進(jìn)行有效培訓(xùn)

在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，對電子檔案管理人員的專業(yè)技能需要高度重視，要確立長效培訓(xùn)機(jī)制，有效通過培訓(xùn)使相關(guān)檔案管理人員具備應(yīng)有的崗位勝任能力。同時(shí)，在知識體系應(yīng)用機(jī)制管理模式方面，不斷的改進(jìn)和創(chuàng)新，確保相關(guān)管理人員的綜合能力、業(yè)務(wù)水平得到切實(shí)的提升。要進(jìn)一步充分構(gòu)建相對應(yīng)的管理機(jī)制和培訓(xùn)模式，通過全面系統(tǒng)的培訓(xùn)使相關(guān)人員更有效地融入其中，為其專業(yè)水平和創(chuàng)新意識、創(chuàng)新能力的增強(qiáng)提供必要的支持。另外，也要加大考核的力度，做好技術(shù)交流合作工作，使相關(guān)管理人員具備更為豐富的檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，提升電子檔案的鑒定水平和信息剖析能力，在不斷的改進(jìn)和完善電子檔案管理權(quán)限管理模式的基礎(chǔ)之上，使相關(guān)人員更有效的體現(xiàn)出自身的識別能力和技術(shù)掌握程度，對于各類數(shù)據(jù)化技術(shù)要點(diǎn)和設(shè)施設(shè)備的操作方法可以得到更有效的掌握，進(jìn)而推動電子檔案管理效率的提升[9]。

2.4 依托智慧化和大數(shù)據(jù)技術(shù)促進(jìn)電子檔案管理轉(zhuǎn)型升級

在電子檔案的管理過程中，實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展，有更加良好的發(fā)展成效，需要進(jìn)一步推動智能化技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)，促進(jìn)電子檔案管理工作向著智慧化的方向發(fā)展。要進(jìn)一步著重做好數(shù)字化、智慧化建設(shè)工作，匹配與之相對應(yīng)的數(shù)字技術(shù)和相關(guān)模塊，對于當(dāng)前的檔案管理技術(shù)設(shè)備等等進(jìn)行轉(zhuǎn)型升級，不斷的優(yōu)化和完善，要在更大程度上引進(jìn)智能化數(shù)據(jù)化的電子設(shè)備。特別是針對OA系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)與智能化應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行更有效的融合，實(shí)現(xiàn)優(yōu)勢互補(bǔ)融合發(fā)展，進(jìn)而打造更加系統(tǒng)完善的檔案管理平臺和運(yùn)行機(jī)制。要有針對性地融入第三方技術(shù)力量的支持，有效推動檔案的大數(shù)據(jù)建設(shè)工作，進(jìn)一步開發(fā)與之相對應(yīng)的檔案管理軟件提升檔案的信息化建設(shè)質(zhì)量、建設(shè)效率，體現(xiàn)出信息資源的互動性和完善性，通過廣泛深入的咨詢和服務(wù)管理體系的有效融合及優(yōu)勢互補(bǔ)，在整合化的管理平臺的作用之下，用相關(guān)平臺使信息供給質(zhì)量進(jìn)一步提升，同時(shí)不斷完善和優(yōu)化服務(wù)方式管理方式，使信息服務(wù)的相關(guān)內(nèi)容得到優(yōu)勢互補(bǔ)，以此體現(xiàn)出應(yīng)有的大數(shù)據(jù)技術(shù)優(yōu)勢和應(yīng)用價(jià)值[10]。

3 結(jié)語

總而言之，在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，針對電子檔案管理工作而言，對于電子檔案管理工作需要高度重視，同時(shí)進(jìn)一步把握大數(shù)據(jù)時(shí)代的相關(guān)發(fā)展要求和應(yīng)用方向，對于變革思維進(jìn)行充分的融入，并且在實(shí)踐的過程中有效落實(shí)，以此更充分體現(xiàn)出電子檔案的管理效能和應(yīng)用價(jià)值。同時(shí)，也要充分認(rèn)識到當(dāng)前電子檔案管理工作中存在的問題，然后進(jìn)行切實(shí)的應(yīng)對和處理，著重做好電子檔案的優(yōu)化和升級，在數(shù)據(jù)化技術(shù)應(yīng)用人才匹配制度完善等方面著重增強(qiáng)，以此進(jìn)一步提升電子檔案的管理水平，使電子檔案的利用價(jià)值得到深入的挖掘。

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基金項(xiàng)目：河南省政府決策研究招標(biāo)課題（項(xiàng)目名稱：河南省構(gòu)建高成長服務(wù)業(yè)大省對策研究;項(xiàng)目編號：2016B094）。 作者簡介：王敏（1978—），女，本科，副研究館員，研究方向?yàn)闄n案管理;