高?？蒲泄芾硇畔⑾到y(tǒng)的設(shè)計與實踐

郭沙沙

關(guān)鍵詞 高校 科研管理 信息系統(tǒng)

1引言

隨著信息技術(shù)向管理工作全面滲透，高?？蒲泄芾響?yīng)利用現(xiàn)代化信息技術(shù)進(jìn)行創(chuàng)新改革，以開發(fā)和設(shè)計信息管理系統(tǒng)，從而實現(xiàn)對科研工作全方位和動態(tài)管理，確?？蒲惺聵I(yè)向規(guī)范化方向發(fā)展。這有助于科研出成果和向成果轉(zhuǎn)化，從而為高校科研水平不斷提升提供支持和保障[1] 。

2開發(fā)和設(shè)計科研管理信息系統(tǒng)的重要性

近年來，高校十分重視科研，并加大了投入力度。隨著科研項目越來越多、涉及范圍越來越廣，科研管理變得尤為重要。有效管理不僅能確保科研全過程規(guī)范化，也可以杜絕科研亂象。在信息技術(shù)與管理工作結(jié)合之前，高?？蒲泄芾碇饕扇藖砉芾恚虼隧椖可陥?、資金使用、成果鑒定、科技服務(wù)等難免出現(xiàn)失誤和管理不周等問題，從而影響高?？蒲惺聵I(yè)的發(fā)展。

應(yīng)用科研管理信息系統(tǒng)可實現(xiàn)對整個科研過程的動態(tài)化和全方位管理。除了要對科研成本、項目立項、科研過程、科研成果等部分進(jìn)行管理，還要做好科研評價管理、科研交流管理以及科研成果轉(zhuǎn)化管理。另外，通過相關(guān)軟件對各項數(shù)據(jù)資料進(jìn)行分析，可發(fā)現(xiàn)科研活動的優(yōu)勢以及存在的問題，為改進(jìn)管理方案提供科學(xué)依據(jù)。

3科研管理信息系統(tǒng)的框架設(shè)計

3.1系統(tǒng)設(shè)計

設(shè)計高?？蒲泄芾硇畔⑾到y(tǒng)要從整體出發(fā)，依據(jù)實際管理需要做好規(guī)劃和框架的搭建。本系統(tǒng)采用基于Java 語言開發(fā)的瀏覽器和服務(wù)器（ Browser/Server，B/ S）形式的三層架構(gòu)，數(shù)據(jù)庫為MySQL，應(yīng)用服務(wù)器為Tomcat 8.0，操作系統(tǒng)為Windows 10 系統(tǒng)。除此之外，科研管理信息系統(tǒng)還要具備兼容性以及與其他基礎(chǔ)信息平臺進(jìn)行對接的數(shù)據(jù)接口，以實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，如與教務(wù)平臺、財務(wù)管理系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)等進(jìn)行信息分享和數(shù)據(jù)交換，從而更好地促進(jìn)各項工作協(xié)同管理。此外，信息系統(tǒng)要服務(wù)于高校各項科研管理工作，同時要依據(jù)管理需求、結(jié)合科研工作中的各項事務(wù)建立管理模塊，如科研人員管理模塊、科研項目管理模塊、科研成果管理模塊、科研經(jīng)費管理模塊等。

3.2結(jié)構(gòu)框架設(shè)計

高?？蒲泄芾碓诶眯畔⑾到y(tǒng)時還要做好科研考核評價管理和重點實驗室管理。在科研管理信息系統(tǒng)的設(shè)計中，框架結(jié)構(gòu)一般采用B/ S 形式，該框架結(jié)構(gòu)便于采集信息、簡化流程以及逐級分?jǐn)?，從而有利于管理科研相關(guān)業(yè)務(wù)并得良好的管理成果。

3.3數(shù)據(jù)庫設(shè)計

做好高?？蒲泄芾硇畔⑾到y(tǒng)的數(shù)據(jù)庫設(shè)計可以保證數(shù)據(jù)的安全性且滿足項目管理相關(guān)需求，同時還有利于數(shù)據(jù)調(diào)整和變更以及提升系統(tǒng)管理能力?？蒲行畔⑾到y(tǒng)數(shù)據(jù)庫表包括用戶表、項目表、等待評審表、成果表、用戶表、院系表等。

3.4功能模塊設(shè)計

在設(shè)計系統(tǒng)時應(yīng)圍繞項目管理、依據(jù)項目涵蓋的各項內(nèi)容（如項目申報、可行性分析、項目立項、項目計劃、項目研究過程、項目經(jīng)費、參與人員、項目成果、成果應(yīng)用等），進(jìn)行全面有效的管理。

在設(shè)計系統(tǒng)架構(gòu)時，應(yīng)當(dāng)建立共享平臺，促進(jìn)科研管理信息系統(tǒng)與人事系統(tǒng)、教務(wù)系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)的信息交換與共享。另外，在科研管理中要建立科研機構(gòu)庫、科研人員庫、專家?guī)斓??？蒲泄芾淼闹饕δ苣K包含四個方面的內(nèi)容：科研經(jīng)費管理、科研項目管理、科研成果管理和科研系統(tǒng)管理（圖1）。

科研經(jīng)費管理主要涉及經(jīng)費撥款管理、經(jīng)費到賬管理、經(jīng)費查詢、經(jīng)費使用管理等;項目管理包含申報、進(jìn)展、變更、結(jié)題管理等，同時還要提供綜合查詢服務(wù);成果管理涉及驗收和鑒定管理功能;科研成果管理包括論文、教材、獲獎、專利等成果信息的增加、刪除、修改、查詢功能[2] ;系統(tǒng)管理涉及管理系統(tǒng)的用戶、部門以及角色管理等功能。同時，科研管理信息系統(tǒng)可以提供綜合查詢、統(tǒng)計、數(shù)據(jù)上報、領(lǐng)導(dǎo)查詢、數(shù)據(jù)導(dǎo)出等服務(wù)，以供高校領(lǐng)導(dǎo)、院系領(lǐng)導(dǎo)、科研管理人員查詢和管理信息。

4科研管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用

4.1科研經(jīng)費管理模塊

在科研管理中應(yīng)推動科研經(jīng)費管理與財務(wù)管理一體化發(fā)展。此前，科研項目在推進(jìn)的過程中與財務(wù)經(jīng)費管理相互獨立，沒有及時交換和分享信息，不利于科研經(jīng)費管理?；诖?，對于科研管理信息系統(tǒng)的設(shè)計和實施必須強化經(jīng)費管理。

重新建構(gòu)經(jīng)費管理框架，將其與項目管理建立聯(lián)系實現(xiàn)對經(jīng)費的全過程和動態(tài)化管理。高校要針對科研經(jīng)費管理召開研討會，研究和制定科研經(jīng)費管理措施，并針對該部分資金管理設(shè)立獨立的部門，由專人負(fù)責(zé)管理。同時，要完善和規(guī)范經(jīng)費管理流程，對預(yù)算編制、經(jīng)費到賬、經(jīng)費使用、經(jīng)費核算等部分進(jìn)行動態(tài)監(jiān)督，做好各個環(huán)節(jié)的審核工作，以防止在使用科研經(jīng)費的過程中出現(xiàn)違反規(guī)定和貪污經(jīng)費的情況。利用科研信息管理進(jìn)行經(jīng)費管理必須包含上述管理內(nèi)容，從而重新架構(gòu)經(jīng)費管理體系和優(yōu)化經(jīng)費管理流程。高校在科研經(jīng)費管理中必須建立數(shù)據(jù)交換通道使財務(wù)系統(tǒng)和科研系統(tǒng)相互影響，為科研經(jīng)費管理提供依據(jù)，提升財務(wù)管理成效。

在經(jīng)費管理中必須抓好預(yù)算管理，科研人員在信息系統(tǒng)中錄入相關(guān)信息時通常涉及預(yù)算管理。信息管理系統(tǒng)借助數(shù)據(jù)交換平臺將項目預(yù)算等相關(guān)內(nèi)容傳遞到財務(wù)系統(tǒng)中，以此提高業(yè)務(wù)協(xié)同管理能力，有助于提高經(jīng)費管理成效。在科研管理中，經(jīng)費管理尤為重要。其中，除了要做好預(yù)算管理、撥款管理、到賬管理等工作，還要做好經(jīng)費分配、經(jīng)費統(tǒng)計、預(yù)算執(zhí)行管理等工作。

經(jīng)費管理具有一定的復(fù)雜性，除了要與財務(wù)信息交換數(shù)據(jù)信息外，還要規(guī)范管理流程。首先，科研院或者是各個學(xué)院根據(jù)科研項目類型，依據(jù)項目順利推進(jìn)需求，并在權(quán)衡比重的情況下合理分配經(jīng)費。其次，財務(wù)系統(tǒng)要及時通過信息交換平臺，將科研經(jīng)費到賬的實際狀況實時傳輸?shù)娇蒲泄芾硐到y(tǒng)中?？蒲泄芾砣藛T登錄系統(tǒng)就能通過同步信息領(lǐng)取經(jīng)費，并能查詢和經(jīng)費相關(guān)的信息;在學(xué)院經(jīng)費管理中，通過信息管理系統(tǒng)即可查看和審核經(jīng)費領(lǐng)取情況，并對全過程進(jìn)行有效監(jiān)督，從而保證經(jīng)費管理信息的真實性;科研項目組在認(rèn)領(lǐng)后合理分配資金，并制定分配表，將其共享到財務(wù)系統(tǒng)。最后，科研管理系統(tǒng)要對經(jīng)費轉(zhuǎn)賬、減免費用等進(jìn)行在線監(jiān)督和審核等，并且就預(yù)算執(zhí)行情況展開動態(tài)監(jiān)督。當(dāng)發(fā)現(xiàn)實際經(jīng)費消耗與預(yù)算不同，應(yīng)當(dāng)調(diào)整和糾偏，以控制經(jīng)費浪費，從而確?？蒲薪?jīng)費最大化利用。

4.2科研項目管理模塊

科研項目管理包含橫向項目、縱向項目、校級項目管理等。橫向項目是指高校和企業(yè)在科研上進(jìn)行合作，共同設(shè)立需要完成的項目[3] 。利用信息管理系統(tǒng)可以做好立項信息錄入、合作計劃管理、變更管理、結(jié)題管理、成果運用管理等?？v向項目以國家項目以及省市資金支持項目為主。在縱向項目管理中需要做好申請和匯報工作，對象為相關(guān)部門。為了簡化流程，必須在科研管理信息系統(tǒng)中進(jìn)行申報。在縱向項目申請通過以后，需在信息系統(tǒng)中錄入相關(guān)信息，并做好立項登記，此時系統(tǒng)對項目展開管理?？v向項目申報涉及科研管理人員、院系、科研人員，科研管理人員負(fù)責(zé)申報批次管理、項目申報審核、申報結(jié)果登記管理等以及通知科研人員打印、蓋章等。院系要進(jìn)行申報審核，科研人員負(fù)責(zé)項目申報。

校級項目一定要通過系統(tǒng)進(jìn)行申報，一般依照申報書采取在線申報法，同時還要借助相關(guān)控件進(jìn)行自動配置，以減少信息錄入量。在校級項目管理中，可利用信息系統(tǒng)搜集相關(guān)項目信息和資料，然后運用專家模塊對項目申報書進(jìn)行評審。經(jīng)過評估后即可批準(zhǔn)項目，科研管理部門則要進(jìn)行立項登記?？蒲许椖苛㈨椓鞒虉D如圖2 所示。此外，無論是橫向項目還是縱向項目、校級項目管理，都要利用經(jīng)費管理功能模塊。

4.3科研成果管理模塊

科研成果管理包含論文和著作管理、專利管理、獲獎管理、科技管理等。有效運用科研管理信息系統(tǒng)建立期刊庫，并將所有論文和著作集中到期刊庫，既有利于相關(guān)信息的查詢，又可以使高校論文評估更為全面。在科研管理中，專利管理十分重要，為此可引入一些專門的專利管理軟件。該類軟件的功能十分強大———能夠在管理中直接導(dǎo)入EXCEL 數(shù)據(jù)，并將相關(guān)信息匯總至系統(tǒng)，如單位、姓名等。依靠相關(guān)信息直接匹配校內(nèi)人員，專利管理就更為方便、快捷。專利管理分為國外、國內(nèi)領(lǐng)域，同時包含PCT 專利，對此開發(fā)不同的管理功能和管理模塊可以提高專利管理的針對性。

除了上述管理內(nèi)容，在科研管理中利用信息系統(tǒng)可對科研基地、科研重點實驗室等進(jìn)行較好管理，同時可以實現(xiàn)系統(tǒng)權(quán)限管理。系統(tǒng)權(quán)限管理包含數(shù)據(jù)管理權(quán)限、菜單管理權(quán)限和項目管理權(quán)限，其不但能確?？蒲泄芾淼陌踩?，還能滿足各類權(quán)限管理要求。利用信息管理系統(tǒng)能夠?qū)蒲许椖?、科研成果等進(jìn)行統(tǒng)計，通過查詢模塊則可以快速獲取相關(guān)信息，從而提升科研管理成效[4] 。

5結(jié)語

有效運用科研管理信息系統(tǒng)有利于資源整合和提升組織協(xié)調(diào)能力，從而實現(xiàn)提高科研管理效率和控制科研成本的目標(biāo)。故而，高校要抓好科研管理，加快信息系統(tǒng)建設(shè)步伐，設(shè)計和開發(fā)適應(yīng)性強和實用性強的信息管理系統(tǒng)，以推進(jìn)科研管理規(guī)范化、科學(xué)化、全面化、精細(xì)化、自動化發(fā)展。