大數(shù)據(jù)環(huán)境下文書(shū)檔案的信息化管理及利用

摘要：信息技術(shù)的發(fā)展讓信息化管理模式在各領(lǐng)域、各環(huán)節(jié)的工作中得到了廣泛應(yīng)用，其能提高信息管理工作的效率，增強(qiáng)人們對(duì)信息的挖掘與引用，讓信息的服務(wù)性得到更好的發(fā)揮，為整個(gè)管理工作帶來(lái)諸多便利。事業(yè)單位文書(shū)檔案管理在大數(shù)據(jù)環(huán)境的影響下也面臨轉(zhuǎn)型，轉(zhuǎn)向信息化管理的模式無(wú)疑會(huì)對(duì)工作的開(kāi)展帶來(lái)便利。文章圍繞檔案文書(shū)的信息化管理展開(kāi)分析，并提出其對(duì)大數(shù)據(jù)的具體應(yīng)用方法，以供參考。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);文書(shū)檔案;信息化管理

中圖法分類(lèi)號(hào)：G275文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

Information management and utilization of documents and archives inbig data environment

ZHAO Zeling

（Barkol Human Resources and Social Security Agency，Hami，Xinjiang 839200，China）

Abstract：The development of information technology has made the information management modelwidely used in various fields and links， which can improve the efficiency of information management，enhance people's mining and citation of information， and improve the serviceability of information. Itbrings a lot of convenience to the whole management work. Under the influence of the big dataenvironment， the management of documents and files in public institutions is also facingtransformation， and turning to the mode of information management will undoubtedly bringconvenience to the development of work. This paper analyzes the information management of archivesdocuments， and proposes its specific application methods for big data for reference.

Key words： big data， document files，information management

文書(shū)檔案是機(jī)關(guān)、團(tuán)體和企事業(yè)單位各項(xiàng)事務(wù)活動(dòng)所生成的歸檔信息，包含命令、指示、決定、請(qǐng)示、布告、報(bào)告、通知、批復(fù)、簡(jiǎn)報(bào)和會(huì)議記錄、計(jì)劃與總結(jié)等。區(qū)別于科學(xué)技術(shù)類(lèi)檔案，文書(shū)檔案在會(huì)計(jì)、外交和訴訟上具有較高的應(yīng)用價(jià)值。文書(shū)檔案在產(chǎn)生、內(nèi)容和形式上具有一定的共性，因而對(duì)這類(lèi)內(nèi)容的管理規(guī)律研究頗具意義。大數(shù)據(jù)的發(fā)展讓一些單位的管理率先進(jìn)入信息化管理模式，為事業(yè)單位的文書(shū)檔案管理提供了一定的借鑒與啟發(fā)，文書(shū)檔案管理工作也要結(jié)合自身發(fā)展情況推進(jìn)信息化進(jìn)程，做好對(duì)大數(shù)據(jù)的靈活應(yīng)用。

1大數(shù)據(jù)環(huán)境對(duì)事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作的促進(jìn)作用

文書(shū)檔案管理主要是對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)和保管，其分類(lèi)方法大致有五種，即期限?年份分類(lèi)、期限?年度?問(wèn)題分類(lèi)、問(wèn)題?年度?期限分類(lèi)、年度?期限分類(lèi)、年度?組織機(jī)構(gòu)?期限分類(lèi)，不同的分類(lèi)方式?jīng)Q定著文書(shū)檔案的不同功能、應(yīng)用，用于不同目的的信息查找，因此分類(lèi)工作既要具有一定的科學(xué)性，也要體現(xiàn)出管理工作的規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)性。而進(jìn)行檔案分類(lèi)要遵循客觀性、邏輯性以及實(shí)用性原則，大數(shù)據(jù)技術(shù)在其中的應(yīng)用能使分類(lèi)工作更加科學(xué)、高效。基于此，有關(guān)人員應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)在文書(shū)檔案管理中應(yīng)用的探究[1]。

1.1提高文書(shū)檔案管理工作的便利性

文書(shū)檔案管理工作涉及的文書(shū)內(nèi)容、形式眾多，且不同的檔案有不同的應(yīng)用需求，紙質(zhì)檔案管理無(wú)論在檔案分類(lèi)還是檔案查詢(xún)方面都相對(duì)費(fèi)時(shí)費(fèi)力，需要調(diào)動(dòng)較多的人力，加之工作量大，比較容易出現(xiàn)差錯(cuò)，常導(dǎo)致領(lǐng)導(dǎo)層在決策上的偏差。當(dāng)然，也有一些領(lǐng)導(dǎo)層不重視對(duì)文書(shū)檔案的應(yīng)用，因?yàn)闄n案的調(diào)取不夠便利，所以相關(guān)部門(mén)的工作開(kāi)展往往存在效率較低的情況。大數(shù)據(jù)技術(shù)作為信息化技術(shù)發(fā)展下的一個(gè)成果，能夠在文書(shū)存儲(chǔ)和查詢(xún)方面提高效率，減少人工花在文書(shū)檔案分類(lèi)上的時(shí)間、精力，增強(qiáng)相關(guān)檔案調(diào)取與使用的便利性，從而在一定程度上增加文書(shū)檔案的使用效率[2]。從這一角度來(lái)看，文書(shū)檔案管理工作的信息化發(fā)展對(duì)其本身的價(jià)值提升是有益的，應(yīng)當(dāng)?shù)玫接嘘P(guān)人員的重視。

1.2提升文書(shū)檔案分類(lèi)的效率與精準(zhǔn)性

文書(shū)檔案管理工作主要由檔案的分類(lèi)和保管構(gòu)成，其中檔案的分類(lèi)屬于管理工作的核心部分，不僅分類(lèi)要分方式、分先后，分類(lèi)所產(chǎn)生的結(jié)果對(duì)于文書(shū)檔案的應(yīng)用效果影響也是千差萬(wàn)別。然而，一般的領(lǐng)導(dǎo)者很少注意到這一點(diǎn)，對(duì)文書(shū)檔案管理部門(mén)的人員布置、工作安排也缺乏科學(xué)性，不注重對(duì)文書(shū)管理工作流程的規(guī)范，部門(mén)工作開(kāi)展缺少相應(yīng)制度，讓不少文書(shū)檔案的作用得不到發(fā)揮。大數(shù)據(jù)技術(shù)在文書(shū)檔案管理工作中的應(yīng)用能夠透過(guò)對(duì)海量數(shù)據(jù)的分析與存儲(chǔ)，提高文書(shū)檔案管理的精準(zhǔn)性，在這一背景下所帶來(lái)的工作效率的提升是同時(shí)兼顧了質(zhì)量的。所以從此角度來(lái)看，文書(shū)檔案管理的信息化發(fā)展能讓文書(shū)檔案的管理價(jià)值得到進(jìn)一步提升，也應(yīng)該成為該工作改進(jìn)發(fā)展的主要方向。

1.3提升文書(shū)檔案信息的利用率

文書(shū)檔案管理工作的作用不僅僅在于存儲(chǔ)、記錄單位里的各項(xiàng)事務(wù)活動(dòng)，還包括幫助各部門(mén)人員調(diào)取信息、展開(kāi)查詢(xún)，甚至為事業(yè)單位的發(fā)展帶來(lái)更多的幫助。尤其在社會(huì)發(fā)展進(jìn)入智能化時(shí)代，文書(shū)檔案等信息類(lèi)內(nèi)容的管理工作更要明確自己的服務(wù)屬性，在現(xiàn)有基礎(chǔ)上不斷擴(kuò)大、完善自身服務(wù)，以更好地提升自身的價(jià)值，在更多領(lǐng)域獲得長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展。大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用讓文書(shū)檔案管理工作的訴求得到了落實(shí)的可能，其對(duì)數(shù)據(jù)、信息的分析能夠在現(xiàn)有基礎(chǔ)上不斷深化，完成人工無(wú)法完成的任務(wù)，輔助有關(guān)工作人員拓展出更加豐富的服務(wù)，進(jìn)而令事業(yè)單位發(fā)展能從中得到更多的借鑒。在這一層面來(lái)看，相關(guān)人員也應(yīng)當(dāng)主動(dòng)引導(dǎo)文書(shū)檔案的信息化轉(zhuǎn)型。

2大數(shù)據(jù)環(huán)境對(duì)事業(yè)單位文書(shū)檔案產(chǎn)生的影響

2.1改變傳統(tǒng)文書(shū)檔案管理思維，信息化管理觀念深入人心

隨著信息技術(shù)的不斷升級(jí)與更新，事業(yè)單位文書(shū)檔案管理理念逐漸發(fā)生變化，以往“重管理、輕應(yīng)用”的觀念被拋棄，信息化手段得以全面貫徹，要重視信息的搜集與提取，以便為事業(yè)單位創(chuàng)造更大的價(jià)值。信息化手段在文書(shū)檔案記錄與管理中發(fā)揮著重要作用—提升管理效率，增強(qiáng)文書(shū)檔案查詢(xún)與利用工作的便捷性，加快事業(yè)單位檔案管理模式的轉(zhuǎn)變與優(yōu)化。依托大數(shù)據(jù)，發(fā)揮數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，開(kāi)發(fā)數(shù)據(jù)信息潛力，構(gòu)建更加精細(xì)化的二次信息，能夠全面提升檔案利用效率。

2.2傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式凸顯滯后性，數(shù)字網(wǎng)絡(luò)化管理成為主流

基于大數(shù)據(jù)環(huán)境，事業(yè)單位文書(shū)檔案最先受到的挑戰(zhàn)是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式的滯后性和信息載體發(fā)生變化。隨著紙質(zhì)檔案向數(shù)字檔案發(fā)展，構(gòu)建了數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，發(fā)揮了網(wǎng)絡(luò)化管理手段的作用。在檔案應(yīng)用過(guò)程中，也不再依賴(lài)手工模式，而以信息技術(shù)為手段，實(shí)現(xiàn)檔案資料的準(zhǔn)確定位，強(qiáng)化信息共享，檔案管理開(kāi)發(fā)與利用效率都顯著提升。

2.3大數(shù)據(jù)拓寬文書(shū)檔案利用范圍，信息資源共享性更強(qiáng)

立足現(xiàn)代社會(huì)，大數(shù)據(jù)最顯著的影響就是對(duì)數(shù)據(jù)信息的共享與應(yīng)用。事業(yè)單位文書(shū)檔案管理與大數(shù)據(jù)環(huán)境的融合在豐富檔案信息內(nèi)容的同時(shí)，檔案信息共享程度更高，利用范疇不斷拓展。在事業(yè)單位內(nèi)部，不同部門(mén)對(duì)文書(shū)檔案的要求與需求也存在差異。在文書(shū)檔案共享過(guò)程中，能夠借助對(duì)權(quán)限的管控，實(shí)現(xiàn)對(duì)不同層級(jí)信息資源的共享，保證滿足不同客戶(hù)的差異性需求，大大拓寬了文書(shū)檔案服務(wù)領(lǐng)域，這對(duì)發(fā)揮文書(shū)檔案價(jià)值具有強(qiáng)大的促進(jìn)作用。

2.4事業(yè)單位文書(shū)檔案管理與時(shí)代發(fā)展相契合，緊跟時(shí)代步伐

對(duì)于事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作，在大數(shù)據(jù)環(huán)境下加速檔案數(shù)字化建設(shè)，從根本上節(jié)省了存儲(chǔ)空間，有效避免了對(duì)原始文件的頻繁使用，維護(hù)了檔案的完整性。大數(shù)據(jù)技術(shù)促使文書(shū)檔案信息管理的整個(gè)流程更加便捷與高效，使信息整理、開(kāi)發(fā)與應(yīng)用實(shí)現(xiàn)無(wú)縫對(duì)接。依托先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)所需信息的快速與準(zhǔn)確查找，對(duì)完善事業(yè)單位管理體系發(fā)揮了重要作用，為事業(yè)單位決策的制訂提供了翔實(shí)而可靠的信息，也滿足了時(shí)代發(fā)展的需求。

3大數(shù)據(jù)環(huán)境下文書(shū)檔案管理工作的開(kāi)展方向

3.1健全檔案數(shù)據(jù)庫(kù)

要基于大數(shù)據(jù)技術(shù)改進(jìn)當(dāng)前的文書(shū)檔案管理工作，需要以一個(gè)全局的視角完善對(duì)相關(guān)資料、數(shù)據(jù)的收集、整理，保證資料、信息的全面性，大數(shù)據(jù)技術(shù)的作用才能得以發(fā)揮。而按照這一思路，建立、健全文書(shū)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)是有關(guān)管理工作轉(zhuǎn)型的第一步，相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)積極地對(duì)當(dāng)前所存儲(chǔ)的檔案信息進(jìn)行重新整理和錄入，并順著現(xiàn)有的檔案資料拓展有關(guān)素材，讓檔案之間的邏輯更加清晰且更具有科學(xué)性[3]。一直以來(lái)，文書(shū)檔案管理的復(fù)雜性讓檔案的調(diào)動(dòng)與查詢(xún)都受到一定限制，人工對(duì)于現(xiàn)有資料的整理尚且無(wú)法面面俱到，更不要說(shuō)提高文書(shū)資料的豐富性，所以事業(yè)單位原有文書(shū)、檔案的存儲(chǔ)情況是不能滿足信息化管理的基本要求的，需要相關(guān)人員積極開(kāi)展資料的前期搜集與完善工作。

3.2深化挖掘檔案功能

此前的文書(shū)檔案管理工作由于分類(lèi)、存儲(chǔ)方式有限，且紙質(zhì)資料不允許管理人員采取多樣化的分類(lèi)管理模式，因此檔案信息的功能性比較單一，不能滿足使用者的多樣化需求，其應(yīng)用價(jià)值也因此被低估，導(dǎo)致很多時(shí)候上級(jí)的決策中文書(shū)檔案的信息根本發(fā)揮不了多少參考價(jià)值。對(duì)于這一情況，文書(shū)檔案管理的信息化發(fā)展必須就檔案信息功能的深化挖掘來(lái)展開(kāi)，相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)以信息化技術(shù)為手段，打破原有的檔案管理束縛，深入探究信息之間的邏輯關(guān)系，從不同角度對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)、歸檔，以滿足不同的檔案調(diào)取、查詢(xún)需求。當(dāng)然，數(shù)字化的檔案管理、查找本身不受時(shí)間與空間制約，面向的是不同層次與類(lèi)型的用戶(hù)需求，所以信息化文書(shū)檔案管理工作也要體現(xiàn)服務(wù)性特點(diǎn)。

3.3確保檔案的安全性

雖然在文書(shū)檔案管理工作中融入大數(shù)據(jù)技術(shù)具有諸多優(yōu)勢(shì)，但是也有許多方面是檔案管理工作信息化過(guò)程中不得不考量的，如文書(shū)檔案信息在共享后的安全問(wèn)題。大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用需要對(duì)有限的數(shù)據(jù)、信息進(jìn)行無(wú)限擴(kuò)充，如此才能保持處理數(shù)據(jù)的時(shí)效性以及處理結(jié)果的準(zhǔn)確性，而要做到這一點(diǎn)，就要求事業(yè)單位內(nèi)部信息以及一些外部的必要連接開(kāi)啟信息共享，以讓數(shù)據(jù)庫(kù)得到及時(shí)補(bǔ)充，這就容易為病毒的入侵留下可乘之機(jī)，尤其在網(wǎng)絡(luò)安全性還不是很高的今天，信息威脅為事業(yè)單位帶來(lái)的危害是巨大的[4]。所以，確保文書(shū)檔案的安全性也是相關(guān)人員要考慮的問(wèn)題，需要在設(shè)計(jì)、實(shí)施文書(shū)檔案信息化管理之前做好有關(guān)準(zhǔn)備工作。比如，積極建立檔案安全應(yīng)急制度，降低操作失誤和故障情況，進(jìn)而減少遭受網(wǎng)絡(luò)攻擊的概率。

4文書(shū)檔案管理工作對(duì)大數(shù)據(jù)的利用方法

4.1整合海量文書(shū)檔案信息，建立、完善共享數(shù)據(jù)庫(kù)

根據(jù)以上分析可知，文書(shū)檔案管理的信息化轉(zhuǎn)型先要建立完善的信息數(shù)據(jù)庫(kù)，確保檔案內(nèi)容的豐富性，以為數(shù)據(jù)之間千絲萬(wàn)縷關(guān)系的提取做出鋪墊。在具體的工作實(shí)施中，相關(guān)人員要在延續(xù)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理模式優(yōu)勢(shì)的同時(shí)，對(duì)檔案的其他載體形式做出補(bǔ)充，如圖片、音頻、視頻等，以令檔案內(nèi)容更加豐富。而對(duì)于已獲得資料信息的分類(lèi)，則要采取多元的整合與劃分，增加信息之間的邏輯聯(lián)系，并以不同的邏輯關(guān)系對(duì)信息內(nèi)容展開(kāi)多樣化分類(lèi)，以為不同的文書(shū)檔案應(yīng)用需求提供個(gè)性化服務(wù)。此項(xiàng)工作開(kāi)展需要工作人員積極發(fā)揮主觀能動(dòng)性，一改以往被動(dòng)式工作理念和方式，盡可能地拓展數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)容與形式，并發(fā)揮創(chuàng)新創(chuàng)造性，以讓文書(shū)檔案的歸類(lèi)、存儲(chǔ)具有更多的可能性。

4.2構(gòu)建科學(xué)檔案管理系統(tǒng)，增強(qiáng)檔案的聯(lián)系與利用

文書(shū)檔案的信息化管理需要在現(xiàn)有的檔案應(yīng)用功能上加大挖掘力度，基于對(duì)現(xiàn)有信息的關(guān)系整理拓展出檔案的不同分類(lèi)方式，以突出檔案的不同功能、價(jià)值。這就需要相關(guān)人員建立、完善文書(shū)檔案的信息化管理系統(tǒng)，制定相應(yīng)制度，讓信息流通與共享得到有力的保障，再通過(guò)對(duì)管理人員能力的培訓(xùn)，激發(fā)其在信息搜集、分類(lèi)及整理中的主觀能動(dòng)性與創(chuàng)新意識(shí)。與此同時(shí)，相關(guān)部門(mén)要積極引進(jìn)先進(jìn)管理技術(shù)，不斷強(qiáng)化檔案管理系統(tǒng)，在檔案的檢索系統(tǒng)上加強(qiáng)設(shè)計(jì)，讓用戶(hù)通過(guò)關(guān)鍵字等簡(jiǎn)單、個(gè)性化的檢索方式就能獲取所需的個(gè)性化資料信息。期間，工作人員對(duì)技術(shù)的掌握與應(yīng)用十分關(guān)鍵，領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，以確保他們能夠熟練掌握先進(jìn)技術(shù)，并根據(jù)實(shí)際情況對(duì)技術(shù)的應(yīng)用展開(kāi)調(diào)整。

4.3做好系統(tǒng)的升級(jí)與維護(hù)，加強(qiáng)文書(shū)檔案安全管理

文書(shū)檔案的信息化管理必須做好安全防護(hù)工作，以避免信息在共享的過(guò)程中遭到泄露，或是系統(tǒng)被病毒、惡意插件攻擊，為事業(yè)單位的運(yùn)行帶來(lái)不必要的損失。具體工作方面，需要相關(guān)人員安裝好病毒防控軟件，做好系統(tǒng)安全的應(yīng)急防控工作，以在最大程度上防止不法分子的攻擊。與此同時(shí)，相關(guān)人員要定期做好系統(tǒng)的維護(hù)與升級(jí)工作，加強(qiáng)對(duì)系統(tǒng)的維護(hù)就是提升文書(shū)檔案管理效率的關(guān)鍵。這需要相關(guān)人員協(xié)同專(zhuān)業(yè)的系統(tǒng)維護(hù)管理人員合理展開(kāi)工作，并在日常生活中提高系統(tǒng)應(yīng)用、管理人員的安全意識(shí)，以從內(nèi)外層面降低文書(shū)檔案管理風(fēng)險(xiǎn)[5]。

5結(jié)語(yǔ)

文書(shū)檔案管理關(guān)乎事業(yè)單位的發(fā)展，其中很多信息在深入的挖掘之下都具有多重應(yīng)用價(jià)值，可通過(guò)信息的共享在事業(yè)單位的各個(gè)工作環(huán)節(jié)中發(fā)揮作用。因而文書(shū)檔案的信息化轉(zhuǎn)型十分必要，有關(guān)人員應(yīng)當(dāng)拋棄傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理觀念，結(jié)合實(shí)際情況探究文書(shū)檔案管理信息化管理模式，逐步完成文書(shū)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立、完善科學(xué)的檔案管理系統(tǒng)，提高檔案的共享性，增強(qiáng)相關(guān)信息的利用程度，同時(shí)定期做好系統(tǒng)的升級(jí)和維護(hù)工作，以保證文書(shū)檔案的安全性，使其在事業(yè)單位的運(yùn)行中更好地發(fā)揮作用。

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作者簡(jiǎn)介：

趙澤玲（1978—），大專(zhuān)，館員，研究方向：檔案管理。