做好事業(yè)單位干部人事檔案工作的有效措施

李冬蓮

摘 要：事業(yè)單位日常運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程中，人事檔案具備著極其關(guān)鍵的作用，干部人事檔案則屬于其中的重要構(gòu)成部分之一。因此，新時(shí)期，應(yīng)提高對(duì)事業(yè)單位干部人事檔案工作的重視度，積極創(chuàng)新檔案管理理念，對(duì)干部人事檔案進(jìn)行有效管理和運(yùn)用，確保此項(xiàng)工作和時(shí)代發(fā)展保持同步，以此推動(dòng)此項(xiàng)工作的良好發(fā)展。對(duì)此，本文主要對(duì)做好事業(yè)單位干部人事檔案工作的有效措施進(jìn)行了深入探討，以供參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;干部人事檔案;特點(diǎn)

事業(yè)單位是國(guó)家重要機(jī)關(guān)組成單位，和企業(yè)相比，其干部人員的作用更加突出，是組織單位良好發(fā)展，促進(jìn)單位建設(shè)順利開(kāi)展的一項(xiàng)關(guān)鍵因素。干部人事檔案對(duì)豐富的人事資料予以記載，其中不僅涉及了工作情況、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、成長(zhǎng)過(guò)程等，還包括了干部的獲獎(jiǎng)情況以及思想品德等，借助人事檔案資料，可以幫助單位加深對(duì)干部的了解，同時(shí)也是對(duì)其綜合情況進(jìn)行衡量的重要依據(jù)。隨著信息化的迅猛發(fā)展，我國(guó)事業(yè)單位也要和時(shí)代發(fā)展保持同步，改變傳統(tǒng)檔案手動(dòng)記錄形式，促進(jìn)檔案技術(shù)水平以及完整性的提升，確保檔案工作與時(shí)俱進(jìn)，以堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)助推單位良好發(fā)展。

一、干部人事檔案管理工作主要內(nèi)容和特點(diǎn)

1.干部人事檔案管理主要內(nèi)容

對(duì)干部人事檔案管理而言，涉及以下內(nèi)容：

其一，人事檔案構(gòu)建、運(yùn)用、管理以及轉(zhuǎn)遞等;

其二，整理、鑒別、收集以及歸檔人事檔案。

2.干部人事檔案管理工作的特點(diǎn)

首先，真實(shí)性。干部人事檔案必須具有真實(shí)性。在建立干部人事檔案時(shí)，必須對(duì)檔案材料形成進(jìn)行嚴(yán)格把控，使全部檔案材料的來(lái)源以及內(nèi)容的真實(shí)性、可信性有所保證，嚴(yán)禁弄虛作假;對(duì)干部人事檔案進(jìn)行借閱、查閱以及轉(zhuǎn)遞的過(guò)程中，需要嚴(yán)格把關(guān)檔案的運(yùn)用過(guò)程，確保操作規(guī)范，使檔案材料的安全性以及嚴(yán)謹(jǐn)性得到保證。

其次，完整性。完整性即干部人事檔案的內(nèi)容應(yīng)對(duì)干部的活動(dòng)軌跡進(jìn)行全面、完整的記載，涉及干部履職情況以及成長(zhǎng)經(jīng)歷，包括工資變動(dòng)、培養(yǎng)培訓(xùn)、個(gè)人履歷、入黨或入團(tuán)狀況等。立足于干部人事檔案涉及的完整性要求，在開(kāi)展檔案管理工作的過(guò)程中結(jié)合《關(guān)于干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》中的有關(guān)對(duì)頂，建立干部人事檔案卷宗，確保檔案的真實(shí)性和完整性。

再次，動(dòng)態(tài)性。動(dòng)態(tài)性主要涉及下述內(nèi)容：

第一，在開(kāi)展干部各項(xiàng)活動(dòng)的過(guò)程中，干部人事檔案內(nèi)容以及歸檔材料會(huì)日益增多。對(duì)此，檔案工作人員需要對(duì)各類材料進(jìn)行及時(shí)地收集，豐富材料內(nèi)容，保證材料的準(zhǔn)確性、豐富性和全面性。第二，隨著干部的人員不斷變動(dòng)，相應(yīng)的檔案也需要進(jìn)行調(diào)整。所以，在對(duì)干部人事檔案進(jìn)行管理的過(guò)程中，需要遵循相關(guān)規(guī)定，對(duì)檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)遞，確保其安全性。第三，統(tǒng)一性。針對(duì)干部人事檔案的使用流動(dòng)、整理分類以及主要內(nèi)容等，國(guó)家均提出了明確規(guī)定，干部人事檔案卷宗在進(jìn)行裝訂的過(guò)程中，需要嚴(yán)格按照指定的要求進(jìn)行，確保內(nèi)容、格式統(tǒng)一。

二、事業(yè)單位干部人事檔案管理工作的重要性

1.可以為事業(yè)單位的考察工作提供依據(jù)

檔案管理工作具有連續(xù)性和系統(tǒng)性的特點(diǎn)，為了能夠向事業(yè)單位提供考察資料，需確保檔案資料的全面性。事業(yè)單位的檔案對(duì)單位的人事建設(shè)和改革發(fā)展進(jìn)行了記錄，可以確保事業(yè)單位能夠?qū)崿F(xiàn)更好發(fā)展。對(duì)檔案資料而言，其形成來(lái)源于人事變動(dòng)以及各類活動(dòng)，同時(shí)還包含當(dāng)事人的簽名以及批示等內(nèi)容，這些檔案資料均為干部工作的考察提供了重要參考。對(duì)于事業(yè)單位工作而言，涉及系統(tǒng)性以及復(fù)雜性的特點(diǎn)，進(jìn)而需完善檔案管理工作，整理干部在工作中取得的成績(jī)，進(jìn)而展現(xiàn)出干部具備的工作能力。對(duì)此，應(yīng)不斷地優(yōu)化干部檔案管理工作，完善相關(guān)制度。

2.可以為事業(yè)單位的改革發(fā)展提供有利條件

在經(jīng)濟(jì)體制以及行政管理體制改革不斷深入的背景下，事業(yè)單位也加大了改革力度，同時(shí)取得了一定成效。隨著定位不準(zhǔn)和政事不分等問(wèn)題的逐步破解，事業(yè)單位對(duì)人才的需求以及發(fā)展方向也發(fā)生了改變。人事檔案詳細(xì)記錄了事業(yè)單位的工作內(nèi)容和工作成效，得益于事業(yè)單位做出科學(xué)合理的決策，作為事業(yè)單位管理的重要內(nèi)容，人事檔案對(duì)事業(yè)單位的創(chuàng)新變革極為有利。

三、事業(yè)單位干部人事檔案管理工作中存在的問(wèn)題

新形勢(shì)下，干部檔案管理工作要和時(shí)代、社會(huì)發(fā)展要求相符，事業(yè)單位的干部人事檔案管理需要和時(shí)代發(fā)展保持同步，第一時(shí)間建立健全管理制度，調(diào)整管理技術(shù)與模式?，F(xiàn)階段，事業(yè)單位的干部人事檔案管理工作仍存在下述幾個(gè)方面的問(wèn)題：

1.事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)不夠重視干部人事檔案管理

現(xiàn)階段，部分事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)缺乏對(duì)人事檔案管理的正確認(rèn)識(shí)，忽視干部人事檔案管理工作規(guī)則，片面地認(rèn)為此項(xiàng)工作只是對(duì)有關(guān)資料進(jìn)行抄寫(xiě)以及記錄，不注重檔案管理工作所具備的作用，同時(shí)也未將檔案管理在事業(yè)單位發(fā)展中所發(fā)揮的促進(jìn)作用有深刻認(rèn)識(shí)。

2.未構(gòu)建完善的干部人事檔案管理制度

干部人事檔案管理工作具有較強(qiáng)的規(guī)范性和專業(yè)性?，F(xiàn)階段，大部分事業(yè)單位并未構(gòu)建完善的干部人事檔案管理制度或構(gòu)建制度后并未將其落到實(shí)處。導(dǎo)致干部人事檔案出現(xiàn)諸多問(wèn)題，如：流動(dòng)程序不規(guī)范、檔案管理松散、內(nèi)容嚴(yán)重缺失、材料收集不齊等，對(duì)干部人事檔案的利用率以及干部職工的個(gè)人發(fā)展造成了影響。

3.管理缺乏規(guī)范性

當(dāng)前，部分事業(yè)單位在開(kāi)展干部人事檔案管理的過(guò)程中，仍采用的是反應(yīng)較慢、被動(dòng)、傳統(tǒng)的管理模式，此模式存在諸多問(wèn)題，具體體現(xiàn)在：檔案材料收集缺乏完整性，缺少一些重要材料;檔案材料鑒別有誤，干部人事檔案中歸入了不真實(shí)、手續(xù)不齊全以及不該歸檔的材料，對(duì)檔案的真實(shí)性造成了影響;不能第一時(shí)間整理裝訂檔案材料，導(dǎo)致檔案管理缺乏秩序性。因?yàn)榇嬖谏鲜霾灰?guī)范情況，進(jìn)而不能使干部任免考察要求得到滿足，很難第一時(shí)間為組織提供科學(xué)依據(jù)。

4.干部個(gè)人人事檔案管理水平較低

干部人事檔案管理工作具有很強(qiáng)的專業(yè)性以及保密性，所以要求管理工作人員具備較高的職業(yè)素養(yǎng)。對(duì)檔案管理者而言，需要不斷地加強(qiáng)檔案管理工作，形成正確的政治素養(yǎng)。但現(xiàn)階段，部分干部人事檔案管理人員同這一要求還有一定差距，部分人員由于同時(shí)兼任多項(xiàng)工作，故在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，并未嚴(yán)格按照規(guī)范操作，對(duì)檔案管理工作質(zhì)量的提高和干部人事檔案的應(yīng)用造成了影響。部分檔案管理人員年齡較大，缺乏扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)，并未接受過(guò)專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)，這些均不利于提高干部人事檔案管理工作的質(zhì)量。

5.干部人事檔案管理信息化程度低

同傳統(tǒng)的紙張管理方式相比，信息化、數(shù)字化的管理方式不僅速度非?？欤也僮鞑襟E也簡(jiǎn)單，同時(shí)還能促使費(fèi)用成本顯著降低。但是，現(xiàn)階段大部分事業(yè)單位均未實(shí)施數(shù)字化管理，仍使用的是紙質(zhì)管理手段。就算信息化和數(shù)字化管理方式已在一些事業(yè)單位中得到了應(yīng)用，但因?yàn)楣芾砣藛T缺乏較高的技術(shù)水平，專業(yè)知識(shí)不扎實(shí)等，進(jìn)而造成其在操作的過(guò)程中只是單純地在系統(tǒng)中錄入檔案類目和標(biāo)號(hào)，不能熟練操作其他可以使用信息化的方式，所以也就未能高效地管理檔案。

四、做好事業(yè)單位干部人事檔案工作的有效措施

針對(duì)存在于干部人事檔案管理中的各種問(wèn)題，事業(yè)單位應(yīng)積極革新傳統(tǒng)的檔案管理體系，用現(xiàn)代化的管理模式替代傳統(tǒng)的檔案管理模式，有效提升管理效率。

1.提高單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重視程度

在我國(guó)事業(yè)單位中，隨著人事制度的變遷，在很大程度上影響到了人事檔案的地位?，F(xiàn)階段，社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展進(jìn)程日益加快，科學(xué)技術(shù)日新月異，在此形勢(shì)下，人事檔案的地位越來(lái)越低，且其權(quán)限也大大縮水，造成事業(yè)單位越來(lái)越忽視人事檔案管理工作。所以，新形勢(shì)下，事業(yè)單位在開(kāi)展干部人事檔案管理工作的過(guò)程中，領(lǐng)導(dǎo)干部應(yīng)積極改變觀念，充分認(rèn)識(shí)到人事檔案管理工作的重要性，如此，才能順利革新人事檔案管理。與此同時(shí)，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)還要參與到人事檔案管理工作中，和人事檔案管理人員積極配合，加深對(duì)人事檔案管理必要性的感受，從而做到與時(shí)俱進(jìn)，確保人事檔案管理工作的創(chuàng)新性。

2.制定科學(xué)合理的干部人事檔案管理制度

第一，在管理制度方面實(shí)行統(tǒng)一，針對(duì)干部檔案資料的多個(gè)環(huán)節(jié)（收集、歸檔整理、保存）展開(kāi)統(tǒng)一管理。時(shí)代的發(fā)展促使干部人員的入黨材料日益增多，在此形勢(shì)下就需要對(duì)檔案材料收集工作予以重視，并將其切實(shí)做好。相關(guān)管理人員除了需要認(rèn)真整理各項(xiàng)檔案材料外，且還應(yīng)在鑒別上下功夫，在確保歸檔材料完整的同時(shí)，還要第一時(shí)間對(duì)無(wú)須歸檔的材料進(jìn)行處理，保證干部檔案資源是真實(shí)有效的，且具備較高的權(quán)威性。第二，立足于實(shí)際工作需求制定檔案管理制度，把登記管理制度滲透到檔案材料的保管與利用環(huán)節(jié)中。如此，便能切實(shí)保護(hù)好干部檔案資料。第三，還要嚴(yán)格審核干部檔案。不僅要對(duì)干部檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格審核外，還需把“三齡兩歷”等方面的審核工作落到實(shí)處，嚴(yán)肅處理造假干部人事檔案材料的行為。

3.做好干部人事檔案材料分類整理，保證人事檔案材料規(guī)范完整

現(xiàn)階段，干部人事檔案材料涵蓋的范圍較廣，除了包含處分、獎(jiǎng)勵(lì)、政審、履歷材料外，諸如學(xué)歷技術(shù)職務(wù)材料、黨團(tuán)與民主黨派材料以及工資任免等材料也屬于其范疇。在收集到相關(guān)材料后，需要以上述大類和大類中的小類為基礎(chǔ)，展開(kāi)分類整理。而在收集人事檔案材料時(shí)，應(yīng)做好下述幾個(gè)方面的內(nèi)容：首先，按時(shí)對(duì)材料進(jìn)行收集和整理。如果材料達(dá)到了歸檔要求，則從接收之日算起，在不超過(guò)一個(gè)月的時(shí)間內(nèi)，一定要保證其在本人檔案中，一年內(nèi)進(jìn)行整理歸檔，同時(shí)要在固定的時(shí)間催要材料。其次，要確保所收集材料的規(guī)范性。全部歸檔的材料均應(yīng)是完成了各項(xiàng)步驟的正式材料，倘若材料為組織部門負(fù)責(zé)審查歸檔的，則上面必須清楚附有公章，而處分決定和調(diào)查結(jié)論上必須要有本人親筆簽名，如果沒(méi)有則一定要由相關(guān)部門清楚注明情況。除了證書(shū)和證件之外，盡可能不要用復(fù)印件，若用復(fù)印件，要將復(fù)印出處、時(shí)間和經(jīng)辦人簽字注明，同時(shí)，蓋上材料審核方的印章。最后，要確保所收集材料的完整性。一定要保證干部人事檔案材料的完整性，如果部分材料缺失，應(yīng)第一時(shí)間登記，同時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充收集，并針對(duì)連續(xù)形成材料做好相關(guān)跟蹤工作，完成對(duì)其的收集。

4.提高干部人事檔案管理人員隊(duì)伍素質(zhì)

隨著事業(yè)單位干部人事管理改革的深入推進(jìn)，干部人事檔案管理工作也發(fā)生了相應(yīng)的改變。第一，應(yīng)配備充足的檔案管理人員。在事業(yè)單位內(nèi)部，干部人事檔案管理部門應(yīng)嚴(yán)把人員關(guān)，對(duì)于專門負(fù)責(zé)檔案管理工作的人員，一定要滿足以下三個(gè)要求，即擁有過(guò)硬的政治素質(zhì)、高超的業(yè)務(wù)能力以及較強(qiáng)的工作責(zé)任心。第二，加大教育培訓(xùn)工作力度。借助開(kāi)展合理的培訓(xùn)與教育工作，促進(jìn)檔案管理人員整體素質(zhì)的提高，立足于此構(gòu)建起高素質(zhì)的管理隊(duì)伍。教育和培訓(xùn)工作可以促進(jìn)管理人員工作能力以及認(rèn)知度的有效提高，同時(shí)還能不斷引入先進(jìn)的管理理念，借助先進(jìn)的業(yè)務(wù)知識(shí)把干部人事檔案管理工作落到實(shí)處。第三，增加管理人員的薪資報(bào)酬。在事業(yè)單位中，干部人事檔案管理工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，人們并不了解其管理的好壞，因此在大部分事業(yè)單位中并不重視檔案管理人員的工作成績(jī)，這對(duì)管理人員的工作動(dòng)力和積極性造成了嚴(yán)重影響，所以應(yīng)在合理范圍內(nèi)將檔案管理人員的經(jīng)濟(jì)、政治待遇提高，如此才能為干部人事檔案管理工作的順利開(kāi)展提供保障。

5.加大干部人事檔案管理信息化力度

事業(yè)單位應(yīng)使干部人事檔案管理的安全性和合理性得到保證，進(jìn)而提高信息資源的參考價(jià)值。在實(shí)際工作中，需要以科學(xué)技術(shù)為基礎(chǔ)，采用現(xiàn)代化手段管理干部人事檔案，利用信息科學(xué)技術(shù)將管理效率顯著提升。新形勢(shì)下，干部人事檔案管理已將手工管理方式摒棄，在節(jié)省了管理成本的同時(shí)，也減少人力資源消耗。因此，應(yīng)將下述幾個(gè)方面切實(shí)做好：第一，借助計(jì)算機(jī)對(duì)干部人事檔案管理流程進(jìn)行優(yōu)化，同時(shí)對(duì)信息庫(kù)進(jìn)行構(gòu)建，以便迅速、準(zhǔn)確調(diào)出需要的資料;第二，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)創(chuàng)新檔案存儲(chǔ)模式，借助電子化檔案，及時(shí)更新數(shù)據(jù)，使干部人事檔案管理的動(dòng)態(tài)性得到保證。以電子干部人事檔案中的記錄為基礎(chǔ)，充分了解員工個(gè)人技能特點(diǎn)、工資發(fā)放情況以及獎(jiǎng)懲情況等;第三，對(duì)干部人事檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行構(gòu)建，為決策人員的人力資源配置提供重要參考，通過(guò)構(gòu)建完善的人事檔案信息庫(kù)，保證人才和崗位的匹配度，利用數(shù)據(jù)庫(kù)信息，為事業(yè)單位管理工作的順利開(kāi)展提供方便，促進(jìn)事業(yè)單位持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展。

五、結(jié)語(yǔ)

總而言之，在現(xiàn)階段的事業(yè)單位干部人事檔案管理工作中還存在諸多問(wèn)題，已經(jīng)和新時(shí)期的發(fā)展要求不相符，迫切地需要?jiǎng)?chuàng)新。對(duì)此，事業(yè)單位要認(rèn)真梳理傳統(tǒng)的人事檔案管理工作，深刻認(rèn)識(shí)在開(kāi)展人事檔案管理工作中還有哪些不足之處，并與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境的變化相適應(yīng)，對(duì)其予以積極改進(jìn)。同時(shí)，企業(yè)也要提高認(rèn)識(shí)，充分認(rèn)識(shí)到在事業(yè)單位發(fā)展過(guò)程中，人事檔案管理所起到的重要作用，加大對(duì)新管理措施的運(yùn)用力度，建立健全人事檔案管理制度，借以推動(dòng)事業(yè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

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（作者單位：龍巖市衛(wèi)生健康和干部保健服務(wù)中心）