事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化創(chuàng)新方式分析

李慧

摘 要：在檔案事業(yè)發(fā)展過程中，檔案管理可以采用的現(xiàn)代化技術(shù)不斷增多，如信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)技術(shù)等，對傳統(tǒng)檔案管理工作形式進行了改進，有效簡化了檔案管理流程。在現(xiàn)今檔案管理工作中許多工作內(nèi)容都可以通過計算機來完成，不僅有效減少了在檔案管理工作中人工失誤問題，還能夠減少人力、物力的消耗，因此需要重視以信息化、現(xiàn)代化、標(biāo)準(zhǔn)化為基礎(chǔ)來推動檔案管理工作的優(yōu)化創(chuàng)新。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;優(yōu)化創(chuàng)新;重要性

新時期事業(yè)單位在發(fā)展過程中其內(nèi)部也進行了改革，使檔案管理工作適應(yīng)事業(yè)單位的發(fā)展形勢來進行調(diào)整，在實際中需要通過創(chuàng)新方法對傳統(tǒng)檔案管理工作體系進行優(yōu)化，科學(xué)運用現(xiàn)代化管理技術(shù)、管理模式、管理理念以滿足不斷增多的管理要求，并對快速增長的檔案信息資源進行高效處理，提高檔案管理工作執(zhí)行效力，并加強對檔案資源的開發(fā)及利用，從而使檔案管理能夠有效適應(yīng)信息時代所帶來的變化，在提升檔案管理效率及質(zhì)量的同時增強檔案服務(wù)水平。

一、事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化創(chuàng)新目的分析

1.適應(yīng)信息化時代發(fā)展趨勢

信息時代，事業(yè)單位在發(fā)展過程中所產(chǎn)生的檔案資料也在不斷增加，其在對檔案管理工作效率及質(zhì)量提出要求的同時，也要求對檔案管理的職能進行完善，針對此種情況，需要通過優(yōu)化創(chuàng)新的方式來對管理體系進行改進。信息時代使得檔案管理工作需要充分利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，要想加強檔案管理整體的科學(xué)化水平，應(yīng)創(chuàng)新檔案管理模式，使信息技術(shù)融入檔案的收集、保管、整理、傳遞、利用等過程中，實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、信息化。

2.提升檔案管理的質(zhì)量及效率

對檔案管理來說，其工作的優(yōu)化創(chuàng)新是提高管理科學(xué)化水平的主要路徑，在檔案管理中所應(yīng)用的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)技術(shù)、計算機技術(shù)等可以通過改變檔案管理方式的同時提高其實施效率，并且數(shù)字化、電子化的檔案處理方式可以減少人工操作，使檔案的存取、篩選、分析、處理等環(huán)節(jié)都程序化執(zhí)行，實現(xiàn)檔案管理自動化發(fā)展的目的?，F(xiàn)今，多種現(xiàn)代化技術(shù)一定要為辦公自動化提供支持，符合檔案管理工作的未來發(fā)展趨勢。

3.提高單位檔案資源的利用率

在事業(yè)單位中，許多檔案資源都具有較高的使用價值，但是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資源增加了檔案的查找及使用難度，人工操作效率較低，導(dǎo)致檔案資源的整體利用率不高。在檔案管理工作科學(xué)化發(fā)展過程中，通過優(yōu)化創(chuàng)新其管理技術(shù)、管理體系，可以改進以往管理工作中的不足，如信息技術(shù)的應(yīng)用可以將紙質(zhì)檔案進行電子化處理，使檔案的查詢、檢索、收集、歸檔等工作更為高效，實現(xiàn)對檔案的快速查找及傳遞，對檔案資源的開發(fā)及利用有著極為重要的作用。

二、優(yōu)化創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理工作方式的重要作用和實用價值

1.不斷更新制度，堅持與時俱進

檔案管理工作的開展，對事業(yè)單位的發(fā)展具有重要作用，需要及時更新檔案管理工作模式，在轉(zhuǎn)型和優(yōu)化的基礎(chǔ)上，堅持與時俱進的發(fā)展理念，確?，F(xiàn)階段的檔案管理工作體系能夠充分滿足事業(yè)單位的革新需求。不僅如此，在政治、經(jīng)濟和文化等各方面事業(yè)發(fā)展過程中，對新時期事業(yè)單位檔案管理工作提出了全新要求，為整體的管理運作形式帶來新機遇和新挑戰(zhàn)，從而為事業(yè)單位檔案管理工作模式的創(chuàng)新和優(yōu)化提供了支持，明確了革新方向。為此，應(yīng)及時公布與事業(yè)單位發(fā)展相關(guān)的信息和內(nèi)容，使社會各界能夠借助檔案所提供的信息和數(shù)據(jù)，明確事業(yè)單位的整體發(fā)展趨勢，從而充分發(fā)揮社會各界的監(jiān)督效用，使其能夠主動參與事業(yè)單位檔案管理工作，保障管理工作的時效性，促進事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。同時，還需要對新時期事業(yè)單位的檔案管理工作方式予以優(yōu)化和完善，在加大創(chuàng)新力度的情況下，基于標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的管理工作原則，打造與事業(yè)單位發(fā)展相契合的管理工作體系。在現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)的支撐效用下，保障了事業(yè)單位檔案管理工作方式的創(chuàng)新性，確保管理工作體系能夠持續(xù)處于穩(wěn)定的運行狀態(tài)，基于客觀化的管理工作手段，根據(jù)事業(yè)單位最新業(yè)績和運行狀態(tài)予以全方位分析，為檔案管理工作的順利實施提供便利支持。

2.確保檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化和系統(tǒng)化定，了確保事業(yè)單位檔案管理工作得以有效落實，需要確?，F(xiàn)階段所使用的管理工作方式和管理流程，具有標(biāo)準(zhǔn)化和系統(tǒng)化的特點，并將此內(nèi)容作為檔案管理方式優(yōu)化和創(chuàng)新階段的重要任務(wù)，有效保障事業(yè)單位檔案服務(wù)工作的整體品質(zhì)，進一步提高事業(yè)單位檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)能力。在開展事業(yè)單位檔案管理工作過程中，需要積極引進現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)，對相應(yīng)的管理工作模式進行重新構(gòu)造，在不斷改革的基礎(chǔ)上，確保所打造的管理工作模式能夠滿足現(xiàn)代化管理工作的規(guī)范要求。事業(yè)單位的檔案信息記錄了其長久的發(fā)展和變遷歷程，需要保障檔案管理工作模式的高效性，為相關(guān)主體提供優(yōu)良的服務(wù)保障，使其能夠借助檔案信息了解事業(yè)單位的工作進展和發(fā)展歷程，在掌握變遷過程的情況下，基于實施化的分析角度，根據(jù)相應(yīng)的檔案管理設(shè)備應(yīng)用情況加以探究，引進先進的技術(shù)和設(shè)備，為事業(yè)單位檔案管理工作的統(tǒng)籌規(guī)劃予以合理部署，從而保障檔案管理工作有序開展。

三、事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化創(chuàng)新的要求分析

1.創(chuàng)新檔案管理理念

要想對檔案管理工作進行優(yōu)化創(chuàng)新，需要保證工作人員具備一定的創(chuàng)新意識，使創(chuàng)新化管理理念深入管理活動中，從而更好地對現(xiàn)代化技術(shù)進行運用，促進檔案管理工作的順利進行。傳統(tǒng)檔案管理體系在實行中許多內(nèi)容已不適用于現(xiàn)今檔案信息化建設(shè)要求，因此需要創(chuàng)新管理理念，使工作人員能夠?qū)⑿碌墓芾砑夹g(shù)、方法融入工作中，實現(xiàn)創(chuàng)新管理工作的要求。

2.優(yōu)化檔案管理技術(shù)

目前，在現(xiàn)代科技的支持下，許多技術(shù)都可以應(yīng)用到檔案管理工作中，因此為了使檔案管理的科學(xué)化水平得到進一步提高，需要考慮在實際工作中適用的技術(shù)方法，通過技術(shù)創(chuàng)新的方式對管理工作中的不足進行改進，推動檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、程序化、規(guī)范化發(fā)展。同時，對檔案管理技術(shù)的優(yōu)化也是其工作創(chuàng)新的重要內(nèi)容，只有在現(xiàn)代化管理技術(shù)的支持下才能實現(xiàn)推動檔案管理工作發(fā)展的要求，并使其信息化建設(shè)進程得到加快。

3.堅持檔案管理原則

第一，分級負(fù)責(zé)、集中管理。根據(jù)國家規(guī)定要求，事業(yè)單位的檔案嚴(yán)禁個人持有、保存，所有檔案應(yīng)由所屬單位或上級領(lǐng)導(dǎo)單位負(fù)責(zé)管理，確保在檔案工作中其管理權(quán)限與管理范圍相一致，在事業(yè)單位中落實分級負(fù)責(zé)、集中管理有利于對單位內(nèi)部管理體制的完善，推動檔案規(guī)范化管理與發(fā)展。

第二，真實準(zhǔn)確、完整規(guī)范。事業(yè)單位的檔案需要按照規(guī)程來收集、記錄、整理，確保其對事業(yè)單位發(fā)展進行全面留存，并保證檔案的原始性、真實性，這是檔案工作開展的基本要求，在實際中需要嚴(yán)格遵循《條例》要求進行檔案資源處理，保證檔案的規(guī)范化管理。

第三，方便利用、安全保密。事業(yè)單位檔案中許多檔案資料都具備一定的保密性質(zhì)，因此在實際的檔案規(guī)范化管理中需要熟悉相關(guān)法律法規(guī)，在檔案利用上嚴(yán)格履行規(guī)定程序，提升檔案保密意識，保證其安全性。

四、事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化創(chuàng)新方式分析

1.優(yōu)化檔案管理機制

事業(yè)單位傳統(tǒng)檔案管理機制主要是以紙質(zhì)檔案保管為基準(zhǔn)所設(shè)立的各項規(guī)程，而在現(xiàn)今檔案信息化建設(shè)中的管理機制在許多工作環(huán)節(jié)中的規(guī)定都較為模糊，在此情況下需要結(jié)合實際情況來對檔案管理機制進行創(chuàng)新優(yōu)化，使其適應(yīng)檔案管理工作的現(xiàn)代化、科學(xué)化發(fā)展趨勢。

首先，需要建立健全檔案管理制度，結(jié)合檔案管理的現(xiàn)狀及發(fā)展對規(guī)章制度進行細(xì)化及補充，從而使制度可以覆蓋管理工作的各個環(huán)節(jié)，也是檔案管理工作執(zhí)行的依據(jù)。

其次，需要規(guī)范檔案管理流程，保證工作人員在檔案工作中按照相關(guān)規(guī)定及執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)要求來對檔案進行管理，使管理流程做到程序化、標(biāo)準(zhǔn)化，防止在檔案管理過程中出現(xiàn)差錯。

最后，落實檔案管理責(zé)任制度，責(zé)任制是檔案管理中較為常用的制度方法，其主要是針對事業(yè)單位檔案管理部門的設(shè)置情況來對管理責(zé)任進行細(xì)致劃分，這樣既可以使檔案管理責(zé)任落實到個人，又可以避免出現(xiàn)責(zé)任混淆，進而強化檔案管理的實行效果。

2.進行檔案管理平臺開發(fā)

當(dāng)前，事業(yè)單位想要提高檔案管理水平，就應(yīng)重視信息系統(tǒng)的開發(fā)與建設(shè)，加大投入力度，推動檔案管理平臺的建設(shè)。因此，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)充分結(jié)合自身發(fā)展情況，深入調(diào)查事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理現(xiàn)狀，根據(jù)工作人員日常需要，制定高效的系統(tǒng)建設(shè)計劃，對單位人力資源進行優(yōu)化，合理調(diào)配事業(yè)單位內(nèi)部資源，調(diào)動員工的工作積極性，使其能夠發(fā)揮自身優(yōu)勢，創(chuàng)新檔案管理系統(tǒng)，針對單位現(xiàn)階段檔案管理情況，開發(fā)出高效便捷的檔案信息管理系統(tǒng)，滿足事業(yè)單位當(dāng)前的檔案管理需求。

3.推進檔案信息化建設(shè)

首先，對檔案進行基礎(chǔ)性的信息化處理。主要是將以往的檔案資料及現(xiàn)有檔案資料進行電子化處理，對已經(jīng)收入檔案室的卷宗需要根據(jù)其類型及管理要求來確認(rèn)是否進行電子化收錄，完成檔案電子化處理后需要按規(guī)范進行歸檔，保證檔案資料的完整、安全。

其次，利用現(xiàn)代化技術(shù)加強檔案管理。在檔案管理中利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對檔案信息資源進行篩查、分析、處理，大數(shù)據(jù)技術(shù)所具備的海量數(shù)據(jù)分析功能可以進行高速運算，對檔案類型進行分類、歸檔，并自動生成目錄，能有效減少檔案管理中的工作量，同時也可以及時篩選出無保存價值的檔案，對廢檔需要按照規(guī)定要求進行銷毀。

最后，利用信息技術(shù)加強對檔案的利用。在事業(yè)單位內(nèi)部建立起信息網(wǎng)絡(luò)來提升檔案傳遞的效率，同時也可以優(yōu)化檔案收集流程，防止檔案在傳遞過程中出現(xiàn)丟失、遺漏。對事業(yè)單位檔案需要嚴(yán)格按照規(guī)章制度要求來執(zhí)行調(diào)用手續(xù)，確認(rèn)其檔案資料的使用范圍及查閱權(quán)限，非管理人員無登錄檔案信息化管理系統(tǒng)的權(quán)限，以此來保證事業(yè)單位檔案的安全性。

4.加強檔案管理服務(wù)能力

隨著互聯(lián)網(wǎng)的迅速發(fā)展，事業(yè)單位在發(fā)展中對信息的需求量越來越大，通過單方面渠道獲取檔案資料已經(jīng)不能滿足現(xiàn)實需要，這就要求實現(xiàn)檔案資料來源多元化、豐富化，檔案管理實現(xiàn)多方位一體化管理，豐富檔案數(shù)據(jù)庫，滿足不同用戶需求，實現(xiàn)資源共享，不再受時間和距離的限制，提高檔案管理工作的效率及工作質(zhì)量。同時，可以通過在事業(yè)單位間建立聯(lián)合目錄的方式來滿足各事業(yè)單位的需求，通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)各單位之間信息互通，充分了解檔案資源的存儲情況，以便更好地利用檔案資源。

5.規(guī)范檔案管理程序

第一，在檔案收集整理中，主要是對檔案進行基礎(chǔ)性的管理工作，包括對檔案資料的收集、整理、歸檔、保管，而在實際的檔案工作中受多方因素的影響，容易導(dǎo)致在檔案收集的過程中出現(xiàn)缺失、遺漏等情況，因此，對檔案資料的收集整理需要建立起系統(tǒng)化的管理模式，保證事業(yè)單位檔案信息的全面性，使檔案管理部門可以對各類檔案進行高效管理，能夠更好地落實檔案管理工作的責(zé)任及義務(wù)，從而保證事業(yè)單位檔案的完整性、安全性。

第二，在檔案的查詢調(diào)用中，需要依據(jù)相關(guān)規(guī)章制度來對檔案使用手續(xù)進行規(guī)范，尤其對具有保密性質(zhì)的檔案資料，在其查詢、利用、傳遞等過程中要確保其嚴(yán)格遵循《檔案法》《保密法》的規(guī)定要求操作，避免在檔案使用中出現(xiàn)保密信息泄露的情況。同時，對特殊的事業(yè)單位檔案，需要經(jīng)由檔案管理部門進行移交，對檔案遞交手續(xù)進行嚴(yán)格的控制，確保移交單位及接收單位嚴(yán)格按照規(guī)章制度履行各項檔案移交手續(xù)，并在規(guī)定的檔案移交時限內(nèi)完成檔案轉(zhuǎn)移。

6.加強檔案安全工作

第一，對于紙質(zhì)檔案需要嚴(yán)格按照《檔案法》的規(guī)定進行管理活動，保證檔案室符合“十防”標(biāo)準(zhǔn)，在檔案查閱及調(diào)用中規(guī)范其辦理手續(xù)，并注意移交過程有專人、專車進行，防止檔案安全受到威脅。第二，對于電子檔案需要注意網(wǎng)絡(luò)安全化辦公要求，對網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險進行預(yù)防，避免造成電子檔案信息泄露的情況，檔案管理所使用的辦公設(shè)備除了相關(guān)管理人員，其他人員不可接觸，計算機需要安裝防火墻并設(shè)置訪問權(quán)限，在電子檔案傳輸中應(yīng)采用加密技術(shù)，防止檔案信息被截取、盜用。事業(yè)單位需注意根據(jù)檔案管理的情況建立相應(yīng)的安全保密機制，以此來降低檔案安全風(fēng)險。

五、結(jié)語

對于檔案管理來說，其工作的優(yōu)化創(chuàng)新需要有充分的理論指導(dǎo)、完善的制度保障，使檔案管理各項工作的開展可以依據(jù)相關(guān)規(guī)章制度的要求來落實，有利于檔案管理的現(xiàn)代化、規(guī)范化、信息化建設(shè)。在實際中要轉(zhuǎn)變管理理念、創(chuàng)新管理方法，結(jié)合加強檔案管理工作需求來建設(shè)信息化管理平臺，并對檔案管理職能進行優(yōu)化，使檔案管理能夠規(guī)范化、精細(xì)化落實，并以事業(yè)單位的工作要求來優(yōu)化檔案管理體系，確保相關(guān)工作順利進行。

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（作者單位：山西省文水縣衛(wèi)生健康和體育局）