基層聲像檔案管理中存在的問題及對策

周文彬

摘要：聲像檔案是檔案的重要組成部分，直接形象地記錄了事物的真實(shí)面貌。一些縣級基層單位對聲像檔案不夠重視，存在諸多問題，影響了聲像檔案的保管、利用。本文分析基層聲像檔案管理工作的重要性和存在的問題，探討解決問題，加強(qiáng)基層聲像檔案科學(xué)化管理的對策。

關(guān)鍵詞：聲像檔案;基層;管理;問題;對策

聲像檔案是指國家機(jī)關(guān)、軍隊(duì)、事業(yè)團(tuán)體、民間組織及個人從事各種活動中形成的各種對國家和社會有保存價(jià)值的，以照片（包括數(shù)碼照片）、底片、錄像帶、錄音帶、光盤、磁盤、音頻、視頻等不同材料為載體，以影像、聲音為主，并輔以文字說明的歷史記錄。它是我國《檔案法》明確規(guī)定的檔案形態(tài)之一，具有直觀、形象、生動、真實(shí)的特點(diǎn)，有很強(qiáng)的社會價(jià)值和歷史價(jià)值。伴隨著聲像檔案數(shù)量的逐年增多，其利用價(jià)值越來越突顯，國家有關(guān)部門為此制定了《照片檔案管理規(guī)范》《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》《錄音錄像檔案管理規(guī)范》《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》等國家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范了照片檔案、音視頻檔案、模擬信號錄音錄像文件和錄音錄像電子文件的收集、整理、著錄、歸檔等管理業(yè)務(wù)。如何做好聲像檔案的收集、整理、保管、利用等工作，成為擺在基層檔案管理人員面前的一項(xiàng)重要任務(wù)。

1基層聲像檔案的重要作用

1.1聲像檔案具有參考憑證作用

基層聲像檔案是社會事物發(fā)展過程中的真實(shí)記錄，反映了人類社會實(shí)踐的生動過程，反映的客觀事物直觀形象、活靈活現(xiàn)，給人以強(qiáng)烈的時(shí)空感和直觀性，與文字檔案相比，能更直觀、生動地反映社會活動中的人和事，原始性和真實(shí)性也得到進(jìn)一步凸顯，其參考憑證作用更加明顯。

1.2聲像檔案具有歷史研究的作用

隨著經(jīng)濟(jì)文化的發(fā)展，很多鄉(xiāng)鎮(zhèn)部門要進(jìn)行編史、修志或舉辦展覽等文化活動，需要查閱大量檔案資料，從中查找重要?dú)v史史實(shí)和社會各方面發(fā)展情況。聲像檔案就是其中一種最直觀的表現(xiàn)形式，它可以更好地幫助人們回憶、分析、對比研究和闡述有關(guān)問題，從中獲得更多有價(jià)值的信息，聲像檔案的利用價(jià)值越來越被人們所重視。

1.3聲像檔案具有宣傳教育作用

我們對各種歷史文化的認(rèn)識，很多就是靠當(dāng)時(shí)檔案資料的記載，進(jìn)行挖掘、分析、整理、加工，聲像檔案以其豐富的內(nèi)容和形式的多樣性，使其具有傳播信息快、準(zhǔn)、廣等特點(diǎn)，比紙質(zhì)檔案更生動、更具體、更具有說服力和感染力，特別是在重要節(jié)日或重大活動上舉辦照片展，通過新舊對比感受發(fā)展的艱辛和不易，往往更能吸引人們的目光，起到良好的宣傳教育作用。

2基層聲像檔案管理中存在的主要問題

2.1站位不夠高，設(shè)備更新?lián)Q代快

聲像檔案的保管條件比紙質(zhì)檔案要求更嚴(yán)格，需要有專門的聲像檔案庫房或?qū)９癖４?。目前大部分基層單位不具備這種條件，而是直接把聲像檔案存放在文書檔案柜或密集架內(nèi)，不具有恒溫、恒濕、防磁等功能。同時(shí)隨著新技術(shù)的快速發(fā)展，傳統(tǒng)的磁帶、鋼絲帶等錄音錄像設(shè)備在新一代數(shù)字化設(shè)備中無法使用，與之匹配的磁帶錄音機(jī)、復(fù)讀機(jī)等也隨著時(shí)間的推移而老化失修無法使用。許多以磁帶、鋼絲帶等為載體的聲像檔案因無法找到相應(yīng)的播放設(shè)備而成為“死檔案”，給檔案數(shù)字化工作帶來較大困難[1]。

2.2管理人員缺乏檔案意識，歸檔不完整

大部分基層單位的拍攝人員非檔案人員，缺乏檔案意識，不知道什么是聲像檔案，怎樣保存聲像檔案，誤認(rèn)為只有上級來文、紅頭文件才是需要?dú)w檔保存的檔案，公務(wù)活動中形成的照片、錄音、錄像等不需要?dú)w檔，致使大部分聲像檔案長期在個人手中或科室內(nèi)部保存，未移交到檔案室集中統(tǒng)一保管，導(dǎo)致原本挺珍貴的聲像檔案因無說明兒淪為死檔，失去其應(yīng)有的保存價(jià)值。特別是人員變動和機(jī)構(gòu)調(diào)整，造成聲像檔案的失控或流失，致使單位檔案不齊全完整，嚴(yán)重影響了聲像檔案的長久保護(hù)和開發(fā)利用。

2.3保管條件要求高，載體易損壞

傳統(tǒng)的聲像檔案保存條件要求極高，需要專庫、專柜存放，其所需溫濕度的跨度都比紙質(zhì)檔案更為嚴(yán)格，防磁、防光、防污染等保護(hù)措施都要到位，且大部分磁帶帶基和黏合劑都是高分子化合物，在保存中要求避免強(qiáng)光照射，以防在光照下發(fā)生化學(xué)反應(yīng)，降低物質(zhì)的原有性質(zhì)，加速磁帶老化。即便是溫濕度、光照、灰塵都控制的很好，質(zhì)量最好的錄音錄像磁帶，其最長保存壽命也不過15年左右，在保存過程中磁帶上的化學(xué)物質(zhì)也會隨著時(shí)間推移而逐漸老化變質(zhì)、變形、變脆，進(jìn)而造成信息的失真或丟失[2]。

2.4監(jiān)督指導(dǎo)不到位，整理不規(guī)范

筆者多次參與過基層單位檔案檢查工作，發(fā)現(xiàn)很多基層單位聲像檔案整理不規(guī)范，特別是照片檔案的裝具不規(guī)范，有的使用普通檔案相冊，甚至有的將照片直接放在檔案袋中，內(nèi)容上六要素填寫不準(zhǔn)確、不全面，不能表達(dá)照片的具體內(nèi)容，且照片質(zhì)量也不高。這說明檔案管理人員指導(dǎo)不到位，或者是檔案管理人員自己進(jìn)行整理，對活動的具體情況不了解，憑一知半解進(jìn)行整理。

2.5轉(zhuǎn)換技術(shù)專業(yè)性強(qiáng)，資金投入較高

隨著檔案信息化的普及，傳統(tǒng)的錄音錄像磁帶要轉(zhuǎn)化成數(shù)字信息，需要通過專業(yè)的模數(shù)轉(zhuǎn)換技術(shù)。聲像資料的轉(zhuǎn)換設(shè)備專業(yè)性也很高，錄音錄像檔案進(jìn)行數(shù)字化處理需要軟硬件平臺設(shè)備的支持，包括不同格式的錄音錄像機(jī)、采集服務(wù)器、音視頻采集處理軟件、磁盤陣列等。而當(dāng)前大部分基層單位檔案信息化水平不高，不能及時(shí)對聲像檔案進(jìn)行數(shù)字化的翻制刻錄處理，要購買收集專業(yè)化設(shè)備需要花費(fèi)很大的財(cái)力物力，一些基層單位很難負(fù)擔(dān)得起，這不僅會影響到聲像檔案的安全保護(hù)，也阻礙了聲像檔案的大規(guī)模開發(fā)利用。

3做好基層聲像檔案管理工作的對策

3.1強(qiáng)化聲像檔案管理意識

首先基層單位要提高檔案工作的政治站位，把檔案工作作為履行為黨管檔、為國守史、為民服務(wù)職責(zé)的重要任務(wù)來思考，定期聽取匯報(bào)，研究解決工作中遇到的新情況、新問題。檔案人員也要積極主動向主管部門領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，讓其及時(shí)了解聲像檔案現(xiàn)狀、管理要求及需解決問題，引起領(lǐng)導(dǎo)的重視，爭取上級支持，這是做好聲像檔案工作的關(guān)鍵。其次檔案人員要善于抓住機(jī)會，結(jié)合本地、本單位中心工作，加大宣傳力度，通過舉辦展覽、宣傳片、檔案編研等方式，讓人們認(rèn)識到聲像檔案與其他門類檔案同等重要，是單位檔案的重要組成部分，在社會效益和實(shí)用價(jià)值上具有其他門類檔案不可替代的作用，從而引起全社會的重視，積極支持檔案工作，營造良好的輿論氛圍。

3.2加強(qiáng)聲像檔案收集整理工作

不斷完善聲像檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)管理規(guī)范化，應(yīng)及時(shí)明確聲像檔案的歸檔范圍、保管期限、歸檔部門和責(zé)任人員，定期進(jìn)行督促檢查，確保聲像檔案歸檔工作制度化、規(guī)范化、常態(tài)化?；鶎訂挝挥嘘P(guān)工作人員應(yīng)在每次活動結(jié)束后，及時(shí)為聲像檔案進(jìn)行加工、配文，最大限度展示各種信息。檔案管理部門也要加強(qiáng)日常業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)工作，并把其作為檔案目標(biāo)管理、年度執(zhí)法檢查的重要內(nèi)容，針對不同的單位現(xiàn)狀，采取不同方式進(jìn)行分類指導(dǎo)，不斷提高聲像檔案管理質(zhì)量[3]。

3.3保證聲像檔案保管條件

一是有專門的聲像檔案庫房，配備恒溫恒濕的溫濕度管控設(shè)備，達(dá)到防火、防盜、防光、防潮、防蟲、防霉等“九防”要求，存放溫度保持在20攝氏度左右，相對濕度40%—60%。二是聲像檔案應(yīng)獨(dú)立成卷，使用密閉鐵柜單獨(dú)存放，庫房應(yīng)遠(yuǎn)離光線、磁場，保持清潔，最大限度延長聲像檔案壽命。三是照片、錄音、錄像檔案等應(yīng)定期檢查，每年倒帶一次，同時(shí)充分利用現(xiàn)代數(shù)碼科技、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，通過刻錄光盤、網(wǎng)絡(luò)虛擬硬盤等方式，增加聲像檔案的存放載體，保管條件差的單位可以將永久、長期保存聲像檔案向檔案館移交，已歸檔保存的聲像檔案未經(jīng)鑒定和批準(zhǔn)，任何單位和個人不得私自復(fù)制和人為破壞。四是將原照片通過電子掃描儀掃描輸入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)保存，既保護(hù)了照片原件，也可防止照片丟失、損壞、褪色，并且在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)內(nèi)形成的電子文檔也方便保存和日后查用。五是通過適宜的轉(zhuǎn)換技術(shù)，將原有的聲像資料，由磁帶存儲方式轉(zhuǎn)化成數(shù)字格式，利用光盤、硬盤等進(jìn)行存儲，助力其管理、利用及共享[4]。

3.4提高聲像檔案的現(xiàn)代化管理水平

構(gòu)建數(shù)字化的檔案管理模式是當(dāng)前檔案管理的大勢所趨，基層單位應(yīng)按照“整體規(guī)劃、提高效率、保障安全”的原則，推進(jìn)聲像檔案數(shù)字化工作，統(tǒng)籌考慮資金、人員、軟硬件設(shè)備、現(xiàn)代化技術(shù)、檔案掃描、處理及數(shù)據(jù)管理等多方面內(nèi)容，對已經(jīng)超過使用壽命的錄音帶、錄像帶，有計(jì)劃、有步驟地開展數(shù)字化搶救工作，由磁帶存儲方式轉(zhuǎn)換成數(shù)字格式，利用光盤、硬盤進(jìn)行存儲，使之能以數(shù)字化形式長久保存。對照片、錄音帶、錄像帶、光盤、磁盤等定期檢查、經(jīng)常倒帶，維持其信息留存的延續(xù)性。對年代久遠(yuǎn)、使用率較高或檢查中發(fā)現(xiàn)污損的聲像檔案，應(yīng)優(yōu)先進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換。應(yīng)定期對聲像檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使其既具備檔案管理專業(yè)水平，也要具備大數(shù)據(jù)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)運(yùn)用、信息維護(hù)操作能力、信息安全防護(hù)能力和軟硬件設(shè)備操作技術(shù)水平，懂得聲像檔案存儲所需要的環(huán)境條件、播放所需要的特殊設(shè)備、格式轉(zhuǎn)換所需要的專業(yè)技術(shù)等，掌握聲像檔案管理系統(tǒng)及播放器的操作方法，提升基層單位檔案管理人員的檔案信息化綜合素質(zhì)。

3.5做好聲像檔案開發(fā)利用工作

隨著檔案管理工作的現(xiàn)代化，打破過去“重管輕用”的陳舊管理方式，由封閉管理向開放式管理轉(zhuǎn)變，由被動管理向主動管理轉(zhuǎn)變。在聲像檔案利用上，應(yīng)增強(qiáng)開發(fā)利用意識，積極主動宣傳聲像檔案的作用和價(jià)值，熱心開展檔案利用服務(wù)，大膽吸收先進(jìn)的檔案管理和服務(wù)利用方式，改變長期以來坐等上門的被動服務(wù)方式，實(shí)行上門服務(wù)或跟蹤服務(wù);還應(yīng)注重市場需求的調(diào)研，了解社會大眾需求，發(fā)揮聲像檔案的優(yōu)勢，編輯出版通俗易懂的刊物，充分利用檔案編研進(jìn)行宣傳。如照片檔案的利用方式，可以通過在網(wǎng)站上開設(shè)照片檔案專題，進(jìn)行檔案目錄公布;結(jié)合重要節(jié)慶點(diǎn)、重點(diǎn)工作舉辦照片檔案展覽，讓檔案走出庫房，走進(jìn)群眾;將照片檔案進(jìn)行分類匯編，形成編研成果，實(shí)現(xiàn)資源共享;對錄音、錄像檔案可以進(jìn)行剪輯，制作成專題片或教育片、短視頻，擴(kuò)大宣傳面和效果，達(dá)到存史資政育人作用。

參考文獻(xiàn)：

[1]汪旭青.加強(qiáng)基層單位聲像檔案管理之我見[J].城建檔案，2012（7）：79.

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[3]丁滿.淺談基層單位檔案工作存在的問題及解決措施[J].黑龍江史志，2011（9）.

[4]肖潤娥.聲像檔案管理的現(xiàn)狀和對策[J].山西檔案，2013.（作者單位：山東省臨邑縣檔案館）