嚴格標準 規(guī)范實施 認真做好基層社保檔案管理規(guī)范化

摘要：嚴格執(zhí)行標準規(guī)范，抓好檔案歸檔整理，是做好社保檔案規(guī)范化管理、保障社保制度高效運行的重要舉措。本文從檔案資源、基礎條件、管理隊伍、利用效果等四個方面詳細闡述了菏澤市社保檔案管理現(xiàn)狀和取得的成績，并總結了全市社保檔案規(guī)范化管理的成功做法，具有積極的現(xiàn)實指導意義。

關鍵詞：社保檔案;規(guī)范化;檔案管理

概述

社保檔案是指社會保險經(jīng)辦機構在辦理社保業(yè)務過程中形成的原始記錄，是確定參保對象享受社保待遇的重要依據(jù)，也是社保事業(yè)發(fā)展的重要憑證和寶貴資料，屬于重要的民生檔案。菏澤市人社局社保部門積極落實人社部、國家檔案局的要求，認真貫徹《社會保險業(yè)務檔案管理規(guī)定（試行）》（下稱“《規(guī)定》”）、《關于開展社會保險業(yè)務檔案管理達標驗收工作的通知》，嚴格執(zhí)行標準規(guī)范，抓好檔案歸檔整理，切實做好社保檔案規(guī)范化管理，有力保障社保制度高效運行，實現(xiàn)為參保人“記錄一生、管理一生、保障一生、服務一生”的目標。針對全市社保業(yè)務的快速發(fā)展，人社部門社保機構強力推進社保檔案規(guī)范化管理，實現(xiàn)了社保檔案從粗放管理到精細管理的轉(zhuǎn)變，為社保業(yè)務開展和社保資金安全提供了有力支撐，連續(xù)多年被評為全市檔案工作先進單位。

1社保檔案管理現(xiàn)狀

在山東省社保部門業(yè)務指導下，經(jīng)過多年來的發(fā)展，菏澤市社保檔案管理基本實現(xiàn)制度完善、場地完備、人員專業(yè)的預期目標。2016年1月11日，全市社?！昂诵娜妗毙畔⑾到y(tǒng)順利上線運行。新系統(tǒng)擴充了養(yǎng)老保險業(yè)務、工傷保險業(yè)務功能，實現(xiàn)發(fā)卡數(shù)據(jù)生成、發(fā)卡管理、應用等功能，致力于為參保人員提供“一條龍”辦理、“一站式”服務。社保檔案管理也從無序到規(guī)范、從粗放到精細華麗轉(zhuǎn)變。

1.1檔案資源進一步豐富

菏澤市人社部門高度重視社保檔案資源基礎建設。一是完善規(guī)章制度。統(tǒng)一社保檔案管理類、征繳類、養(yǎng)老保險待遇類、醫(yī)保待遇類、失業(yè)保險待遇類、工傷保險待遇類、生育保險待遇類、社保業(yè)務統(tǒng)計報表類、社?；吮O(jiān)管類等業(yè)務檔案歸檔范圍、保管期限[1]。在《規(guī)定》基礎上，相繼建立和完善社保檔案收集、整理、借閱、利用、保密、鑒定銷毀等多項規(guī)章制度。二是集中規(guī)范整理。菏澤市社保試點工作啟動以來，結合實際，規(guī)范業(yè)務檔案整理。2016年-2018年，參保檔案按個人裝袋，合計98700件;2019年至今，參保檔案采用分類組卷裝盒，合計676盒3504卷111000件。其中，2020年裝訂全民參保、社保扶貧檔案362盒1650卷52500件。三是檔案門類齊全。菏澤市社保檔案包括了社保業(yè)務檔案、文書檔案、會計檔案、聲像檔案、實物檔案和電子檔案等，逐步構建起門類齊全、內(nèi)容豐富的社保檔案資源體系。四是采取部門立卷。菏澤社保檔案按照“誰經(jīng)辦、誰整理”的原則，規(guī)定由社保業(yè)務部門具體負責收集、整理和立卷等工作，機關檔案管理部門負責具體的業(yè)務指導、集中保管、查詢利用，社保檔案整理編目、編號規(guī)范準確。

1.2基礎條件進一步改善

菏澤市人社部門根據(jù)社保檔案管理需要，積極協(xié)調(diào)財政部門，持續(xù)改善機關社保檔案管理基礎條件。截至目前，全市社保檔案管理專用庫房52間，庫房面積3600平方米，安裝了防火、防盜、防潮、防磁等設施。先后配備了800組密集架、400組雙節(jié)內(nèi)抽，以及恒溫機、除濕機和空調(diào)機等，檔案庫房的用具、設備設施樣式及格式均符合國家檔案部門相關規(guī)定。所用社保檔案盒、檔案卷均使用無酸卷盒，質(zhì)量滿足要求。檔案管理部門還專門配備了210臺電腦、55臺打復印機一體機等，滿足了現(xiàn)代化辦公需要。

1.3管理隊伍進一步壯大

菏澤市人社部門社保機構設立了檔案管理部門，專門負責全市的社保檔案管理，以及社保檔案查詢、利用等，并具體協(xié)調(diào)其他社保業(yè)務科室的檔案收集、整理、移交和歸檔工作，做好館藏社保檔案的借閱、統(tǒng)計、編研、管理等工作。隨著社保檔案數(shù)量和規(guī)模的不斷擴大，目前人員配備方面，共有專職、兼職從事社保檔案管理工作人員206人。從業(yè)人員均具有較強的社保檔案業(yè)務素能，具有大學以上學歷，熟悉社保檔案業(yè)務工作。

1.4利用效果進一步彰顯

菏澤市人社部門十分重視社保檔案資源的開發(fā)與高效利用工作，并將社保檔案管理與社保業(yè)務流程優(yōu)化有機結合起來，凡是不符合規(guī)程的社保檔案資料一概不予接受，待重新補正完善滿足要求后監(jiān)交入庫。充分注重社保檔案風險管控，利用社保業(yè)務檔案的數(shù)據(jù)分析，強化社保業(yè)務工作內(nèi)部審計，進一步規(guī)范社保業(yè)務辦理的合規(guī)性、適應性，查找社保業(yè)務辦理的風險點，并建立完善了社保業(yè)務檔案的借閱、歸還等規(guī)章制度，為社保檔案的查詢、借閱提供有力制度保障[2]。2020年以來，累計接待檔案查閱25800人次，查閱案卷28700余卷，累計復印材料28000份。通過社保檔案的規(guī)范整理，滿足服務需求，在社?；饘ｍ棇徲嫛⑸绫v史問題解決和信訪矛盾化解等方面，發(fā)揮了積極重要的作用。

2社保檔案規(guī)范化管理措施

近年來，菏澤市人社局認真貫徹新修訂的《檔案法》《關于進一步加強和改進新形勢下檔案工作的實施意見》《規(guī)定》，嚴格標準，規(guī)范實施，健全社保檔案管理機制，創(chuàng)新社保檔案管理方法，拓寬社保檔案服務民生能力，社保檔案管理更加科學、規(guī)范，呈現(xiàn)出良好發(fā)展態(tài)勢[3]。

2.1健全機構，明細職責，優(yōu)化社保檔案規(guī)范化環(huán)境一是健全機構。菏澤市人社局成立專門的檔案管理部

門，專司各項業(yè)務管理工作，負責包含社會保險業(yè)務檔案管理工作，并對下轄的2個區(qū)、7個縣的社保檔案管理擔負監(jiān)督指導職責。檔案管理部門擁有專門的檔案管理人員，全部具有大學及以上學歷，努力打造一支高素質(zhì)、專業(yè)化的社保檔案管理人才隊伍。二是明確責任。社保檔案工作難度大，涉及多個部門，需要各部門之間協(xié)調(diào)溝通，統(tǒng)籌開展。為此，菏澤市人社局建立了局黨組負總責、社保部門承擔主管責任，以及檔案部門承擔直接責任及監(jiān)督指導責任的職責運行體系，努力在全市范圍內(nèi)創(chuàng)建社保檔案齊抓共管的協(xié)調(diào)機制。機關黨組加強對社保等業(yè)務檔案的統(tǒng)一領導和統(tǒng)籌協(xié)調(diào)工作，協(xié)調(diào)各部門之間社保檔案業(yè)務，以及人財物的支持和保障工作，為全市社保檔案規(guī)范化管理營造良好外部環(huán)境[4]。社保部門承擔檔案管理主管責任，成立了具體的社保檔案管理機構，明確分管領導。社保檔案管理部門負直接責任和監(jiān)督指導責任。即，菏澤市社保檔案管理部門負責市一級社保業(yè)務資料的收集、整理和歸檔、利用。并對市轄2區(qū)7縣的社保檔案開展監(jiān)督指導責任，推動基層社保部門檔案達標驗收和滿足規(guī)范化要求。同時，也積極跟進監(jiān)督，督促指導其嚴格按照規(guī)范化的標準和要求，做好社保檔案管理工作[5]。三是完善制度。菏澤市社保檔案規(guī)范化管理始終秉持依法治檔、依規(guī)管檔的理念和要求。成立了社保檔案管理工作領導小組，明確領導小組工作職責。在《規(guī)定》的基礎上，相繼制定和完善了《社保檔案人員崗位職責》《立卷歸檔制度》《文書檔案管理規(guī)定》《會計檔案管理規(guī)定》《電子檔案管理規(guī)定》等，以及社保檔案收集、整理、移交、保密、借閱、鑒定、銷毀等一系列規(guī)范的規(guī)章制度，初步建立起較為全面健全和完整的制度體系，使社保檔案管理更加制度化、規(guī)范化。

2.2明確目標，持續(xù)推進，提高社保檔案規(guī)范化水平

一是抓檔案規(guī)范化管理。2015年《山東省檔案工作科學化管理規(guī)范》頒布實施后，菏澤市人社局進一步明確爭創(chuàng)規(guī)范檔案管理目標。實行主要領導親自抓、分管領導直接抓、部門領導具體抓，并對檔案規(guī)范化管理進行了認真梳理，制定詳細的工作規(guī)劃和要求，并使得市級社保檔案管理順利通過復查認定[6]。二是抓全市達標驗收工作。全省社會保險業(yè)務檔案管理工作部署動員會結束后，市局領導高度重視，認真?zhèn)鬟_了本次動員會精神，并對省人社廳有關社保業(yè)務檔案管理及達標驗收的標準和要求做了專題部署。在全市下發(fā)了關于做好社保檔案管理達標驗收的通知要求。同年，成立了全市社保檔案達標驗收工作領導小組，將社保業(yè)務檔案與社保業(yè)務工作置于同等重要位置，做到同規(guī)劃、同部署、同落實、同檢查、同考核。其間，召開多次全市社保檔案達標驗收工作動員會、調(diào)度會、推進會，全力推進2區(qū)7縣社保檔案達標驗收。三是持續(xù)加大檔案基礎設施建設。隨著社保改革的深入，以及社保體系建設的逐漸完備，社保覆蓋面越來越廣，社保檔案的數(shù)量和規(guī)模也呈現(xiàn)大幅增長態(tài)勢。為此，菏澤市人社局持續(xù)加大社保檔案管理基礎工作，優(yōu)化社保檔案工作環(huán)境，加強社保檔案庫房的軟硬件建設，添置了密集架、空調(diào)、除濕機、恒溫機、監(jiān)控系統(tǒng)、門禁系統(tǒng)，以及計算機、復印機等，配備了檔案管理必須的軟件系統(tǒng)，使社保檔案管理滿足了“十防”的標準和要求。經(jīng)過這么多年來的持續(xù)投入，菏澤市人社檔案管理基本呈現(xiàn)了基礎設施齊全、庫房布局合理、功能配套完善的發(fā)展格局，也有效滿足了全市社保檔案規(guī)范化管理的現(xiàn)實需，使社保檔案管理的環(huán)境持續(xù)得到優(yōu)化、提升。

2.3高點謀劃，創(chuàng)新實踐，推進社保檔案規(guī)范化建設

社會保險業(yè)務辦理需要歷經(jīng)參保人員身份信息登記、參保費用征繳、保險待遇享受等若干環(huán)節(jié)。傳統(tǒng)的社保業(yè)務檔案管理模式，存在資料收集歸檔不及時、資料信息整合度不高等問題。為此，菏澤市社保檔案管理部門積極謀劃、大膽探索，著力構建結構完整、服務高效、信息互通的社保電子檔案管理平臺。開通了菏澤市社會保險個人網(wǎng)上服務系統(tǒng)、社會保險單位網(wǎng)上服務系統(tǒng)，并納入了“山東政務服務網(wǎng)”進行統(tǒng)一管理。通過注冊并經(jīng)實名認證后，即可登錄該平臺。享受零距離、全方位、快捷化信息服務。一是高點謀劃。菏澤市社保檔案管理部門成立檔案信息一體化建設領導小組，按照省人社廳“三化”（標準化、信息化、一體化）要求，積極開通建設全市社保檔案管理服務平臺。2016年12月菏澤市社會保險個人網(wǎng)上服務系統(tǒng)正式上線運行，該平臺集個人社保信息查詢和業(yè)務辦理為一體，可查詢11類80余項社保相關信息。二是持續(xù)推進。菏澤市人社部門組織社保部門、檔案部門等相關部門共同研究制定社保電子檔案管理方案，明確社保檔案歸檔范圍和保管期限，并將社保業(yè)務管理過程中的相關表單進行歸類，錄入平臺系統(tǒng)，實現(xiàn)社保業(yè)務資料受理、初審、復核、審批、內(nèi)控各環(huán)節(jié)自動化運行，徹底改變了傳統(tǒng)社保檔案管理模式[7]。三是持續(xù)優(yōu)化。菏澤市人社部門在該平臺基礎上，結合社保檔案管理的現(xiàn)狀，持續(xù)優(yōu)化平臺功能，目前已經(jīng)實現(xiàn)參保單位網(wǎng)上社保參保、停保及保費繳納辦理等業(yè)務，在此過程中，將社保業(yè)務數(shù)據(jù)與社?；鹭攧諗?shù)據(jù)進行驗證，增強核算效率，提高社?；鸸芾戆踩玔8]。

2.4關注民生，注重服務，深化社保檔案規(guī)范化利用

社保檔案是民生檔案，社保檔案工作也是一項重要的民生工作。為此，菏澤市人社局將社保檔案作為重要民生項目，以社保業(yè)務檔案信息化建設為著力點，注重社保檔案資源的開發(fā)利用，推動全市社保檔案從傳統(tǒng)的“管理型”邁向“服務型”，有力保障了參保人員和參保單位的信息查詢、核對等。一是注重檔案數(shù)據(jù)庫建設。根據(jù)館藏社保檔案資源信息，編制了社保檔案管理指南、全宗介紹、案卷目錄等檢索工具。將各類電子社保檔案信息錄入檔案目錄數(shù)據(jù)庫，推動社保檔案數(shù)字化建設。二是注重人性化體驗。菏澤市社保檔案管理部門始終站在參保人、參保單位的角度思考問題、解決問題，優(yōu)化社保檔案查詢渠道，完善社保檔案自助查詢功能，牢固樹立服務意識，注重業(yè)務素能提升，努力為社保檔案查詢?nèi)藛T或單位提供最優(yōu)質(zhì)、高效的檔案服務體驗[9]。三是注重檔案編研工作。菏澤市人社局十分重視社保等業(yè)務檔案編研工作，陸續(xù)匯編了大事記、檔案管理制度匯編、組織機構嚴格、全市勞動和社會保障分析等等。

3基層社保檔案規(guī)范化管理體會

通過菏澤市社保檔案規(guī)范化管理的實踐來看，全市社保檔案規(guī)范化取得顯著成就。究其原因，主要把握住了：一是以制度建設為抓手。制度建設是一切檔案工作的基礎和保障，也是加強新形勢下社保檔案規(guī)范化管理的迫切需求。社保檔案部門緊密結合自身實際，在《檔案法》等基礎上，制定符合本地本行業(yè)實際需要的檔案管理制度，切實用標準和制度規(guī)范社保檔案管理行為，做到社保檔案管理工作有章可循、有法可依。二是以組織管理為依托。社保檔案管理依托于社保業(yè)務經(jīng)辦，同樣也服務于社保業(yè)務經(jīng)辦。涉及的部門、領域眾多，只有建立健全完善的社保檔案組織機構，理順組織職責權限，并將社保檔案納入組織管理考核重要目標體系，使社保檔案規(guī)范化管理擁有了強有力的組織保障[10]。三是以隊伍建設為基礎。一支高素質(zhì)的檔案管理隊伍，是做好新時代社保檔案規(guī)范化管理的前提和基礎。從菏澤市社保檔案管理的現(xiàn)實來看，配備了一批業(yè)務素質(zhì)高、專業(yè)能力強、服務意識濃的檔案管理隊伍，確保了全市社保檔案規(guī)范化管理有序有力推進。四是以信息化管理為目標。加強社保檔案電子化建設是社保工作發(fā)展的必然結果。社保部門積極探索電子檔案管理新路子、新方法，將業(yè)務經(jīng)辦過程中產(chǎn)生的紙質(zhì)資料直接轉(zhuǎn)換為數(shù)字文件，并錄入到專門管理系統(tǒng)，規(guī)范了管理，也方便查詢和利用，進一步提升了社保檔案社會利用價值。

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作者簡介：安慧娟（1973.4—），大學學歷，山東省菏澤市人力資源和社會保障局副研究館員，主要從事檔案管理研究。