財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式對財(cái)務(wù)流程再造的影響

吳昊　莫瑋

為了滿足生存與發(fā)展需要，很多企業(yè)都運(yùn)用財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式，即采用更加創(chuàng)新的業(yè)務(wù)流程重組思路，完善企業(yè)的業(yè)務(wù)流程、財(cái)務(wù)流程等，使企業(yè)財(cái)務(wù)流程與業(yè)務(wù)流程深度融合，提高企業(yè)經(jīng)營效率，增強(qiáng)企業(yè)經(jīng)營能力，提升企業(yè)的價(jià)值和競爭力。

經(jīng)濟(jì)迅速發(fā)展，我國的企業(yè)規(guī)模、數(shù)量都在迅速增長，企業(yè)之間的競爭更加激烈。企業(yè)所涉及的經(jīng)濟(jì)活動日益復(fù)雜化，隱性的金融風(fēng)險(xiǎn)也日益突出，這對企業(yè)的財(cái)務(wù)管理提出了更高要求。

一、財(cái)務(wù)共享服務(wù)及財(cái)務(wù)共享中心

（一）財(cái)務(wù)共享服務(wù)

財(cái)務(wù)共享服務(wù)是指通過信息技術(shù)，達(dá)到人員、技術(shù)、流程的集成，將流程可靠、重復(fù)性高、操作簡單的非核心業(yè)務(wù)集中到財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心，實(shí)現(xiàn)企業(yè)財(cái)務(wù)的組織和管理，優(yōu)化內(nèi)部結(jié)構(gòu)，提高效率，規(guī)范流程，保證財(cái)務(wù)核算的準(zhǔn)確性，減少財(cái)務(wù)人員的編制，達(dá)到降低成本、提高服務(wù)質(zhì)量、聚焦企業(yè)核心業(yè)務(wù)的目的。

（二）財(cái)務(wù)共享中心

財(cái)務(wù)共享中心是將企業(yè)各地的財(cái)務(wù)管理機(jī)構(gòu)集中為一個(gè)獨(dú)立的經(jīng)營單位，為企業(yè)制定單一服務(wù)的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。

二、財(cái)務(wù)共享服務(wù)的重要意義

（一）有利于企業(yè)發(fā)展

財(cái)務(wù)共享服務(wù)的產(chǎn)生對企業(yè)具有重要影響，在一定程度上促進(jìn)了企業(yè)的外部交流，提高了企業(yè)的財(cái)務(wù)運(yùn)行效率，并使企業(yè)財(cái)務(wù)流程發(fā)生革命性變化，從而解決企業(yè)出現(xiàn)的財(cái)務(wù)問題。

（二）有利于提高財(cái)務(wù)工作準(zhǔn)確率

財(cái)務(wù)管理是企業(yè)經(jīng)營活動中最為復(fù)雜的一個(gè)過程。一些企業(yè)在人力、物力等方面都存在著巨大浪費(fèi)，從而阻礙了企業(yè)的迅速發(fā)展。財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式明顯地解決了這一問題，它把企業(yè)的日常業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)分開，使得財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)處理更加簡單，因此企業(yè)的發(fā)展速度也更快。財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式為企業(yè)今后的發(fā)展奠定了良好基礎(chǔ)。

三、財(cái)務(wù)共享對財(cái)務(wù)流程再造的重要性

在財(cái)務(wù)流程再造的過程中，最重要的是創(chuàng)建財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式。財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式覆蓋財(cái)務(wù)核算、業(yè)務(wù)流程、內(nèi)部控制等多個(gè)方面。財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式的建立和運(yùn)作成熟，對于經(jīng)濟(jì)的優(yōu)化與完善具有多方面意義。財(cái)務(wù)服務(wù)模式的質(zhì)量是企業(yè)財(cái)務(wù)流程再造的重要依據(jù)。為了實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)流程的優(yōu)化，企業(yè)應(yīng)根據(jù)自己的特點(diǎn)，構(gòu)建適合自己發(fā)展戰(zhàn)略的財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式。從企業(yè)整體發(fā)展的角度來看，財(cái)務(wù)流程再造對于財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式的重要性，可以從三點(diǎn)來解釋：一是運(yùn)營成本的降低以及重復(fù)性、標(biāo)準(zhǔn)化、自動化的業(yè)務(wù)執(zhí)行。該系統(tǒng)可以有效地提高工作效率，減少人力成本。一旦流程被再造起來，這種扁平的組織使決策過程變得更有彈性。二是財(cái)政改革。財(cái)務(wù)人員已不是“賬房先生”，而應(yīng)成為企業(yè)的“戰(zhàn)略家”，根據(jù)財(cái)務(wù)資料，對企業(yè)財(cái)務(wù)進(jìn)行預(yù)測、分析、決策和經(jīng)營管理。三是要對企業(yè)運(yùn)營風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行有效控制，增強(qiáng)企業(yè)資金的安全性。在進(jìn)行財(cái)務(wù)流程再造的過程中，企業(yè)內(nèi)部的信息問題可以得到有效解決，財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式的參與使財(cái)務(wù)工作集中化，使企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)控制能力得到進(jìn)一步提升。

四、財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)之前財(cái)務(wù)流程存在的問題

（一）費(fèi)用報(bào)銷流程存在的問題

財(cái)務(wù)部門在辦理報(bào)銷業(yè)務(wù)時(shí)，大部分情況下，都是以每月或每季度的方式來處理，并且不在規(guī)定的時(shí)限內(nèi)完成就會造成處理業(yè)務(wù)的超時(shí)。由于企業(yè)在辦理報(bào)銷流程時(shí)通常不與銀行建立直接關(guān)系，多數(shù)情況下仍然是通過網(wǎng)絡(luò)銀行或者是現(xiàn)金支付，從而制約了企業(yè)的業(yè)務(wù)活動。另外，企業(yè)在審批報(bào)銷時(shí)，通常采用線下審批，容易出現(xiàn)審批程序多、效率低的問題。同時(shí)，所有退貨發(fā)票均為紙質(zhì)文件，不方便查閱和保存。

（二）應(yīng)付賬款過程存在的問題

在向供應(yīng)商付款時(shí)，大多數(shù)企業(yè)只需要在訂單、驗(yàn)收單和發(fā)票匹配的情況下付款。在這個(gè)過程中，財(cái)務(wù)部門需要大量的時(shí)間進(jìn)行驗(yàn)證，從而降低了企業(yè)工作效率。由于審批流程長，供應(yīng)商無法及時(shí)了解企業(yè)業(yè)務(wù)處理情況，因此，影響了企業(yè)聲譽(yù)。如果沒有及時(shí)發(fā)現(xiàn)有問題的單據(jù)，那么，后期對有問題的單據(jù)進(jìn)行轉(zhuǎn)移、修改、復(fù)制和重傳，會增加財(cái)務(wù)人員的工作量，導(dǎo)致延長開票周期。

（三）應(yīng)收賬款過程存在的問題

目前，很多企業(yè)的應(yīng)收賬款業(yè)務(wù)辦理還是線下人工處理。業(yè)務(wù)部將發(fā)票傳給財(cái)務(wù)人員，財(cái)務(wù)人員手動錄入收據(jù)等信息，如有折扣、返利等業(yè)務(wù)變動，也必須在線下審核完成后轉(zhuǎn)交財(cái)務(wù)人員錄入，存在訂單分揀、賬齡分析等違規(guī)行為，流程不完善，導(dǎo)致企業(yè)財(cái)務(wù)人員大量失誤，業(yè)務(wù)辦理效率低下。

（四）現(xiàn)金結(jié)算過程存在的問題

目前多數(shù)企業(yè)仍然傾向于采用網(wǎng)上銀行或現(xiàn)金支付方式，而不能方便地將銀企之間的直接交易納入到企業(yè)業(yè)務(wù)中。財(cái)務(wù)管理比較松懈，企業(yè)不能統(tǒng)一、全面地管理分行賬務(wù)，就不能及時(shí)地監(jiān)測賬戶變化。同時(shí)，每日進(jìn)行大量的資金往來，給財(cái)務(wù)人員帶來了巨大壓力，員工工作效率也會影響到企業(yè)的資產(chǎn)使用效率。

五、財(cái)務(wù)共享模式下財(cái)務(wù)流程再造過程

（一）創(chuàng)建環(huán)境場景

創(chuàng)建環(huán)境場景，顧名思義，組織者必須為企業(yè)創(chuàng)造合適的環(huán)境，不僅要制定計(jì)劃和創(chuàng)建項(xiàng)目，還要高水平執(zhí)行并獲得管理層的支持。此外，根據(jù)相關(guān)研究，大多數(shù)企業(yè)都會面臨流程再造的阻力，這也是轉(zhuǎn)型初期的一大挑戰(zhàn)。

（二）重新設(shè)計(jì)過程的分析、診斷階段

這一階段要求組織者始終保持理性，對每一刻的情況都有客觀分析，并在此基礎(chǔ)上量化過程，根據(jù)財(cái)務(wù)服務(wù)的特點(diǎn)，結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況，逐步優(yōu)化再造流程。

（三）組織結(jié)構(gòu)調(diào)整階段

在這個(gè)階段，不僅要根據(jù)前一階段的情況來定義新角色，更重要的是要對員工進(jìn)行崗位變動培訓(xùn)。因此，現(xiàn)階段面臨的最大問題是人員變動的適應(yīng)能力，鼓勵企業(yè)根據(jù)自身情況制定適應(yīng)性強(qiáng)的制度規(guī)定，以提高員工的積極性，使其適應(yīng)新的崗位。

（四）試點(diǎn)與切換

這個(gè)階段是實(shí)施改進(jìn)的階段，難免會浪費(fèi)一些資源，這需要員工有良好的耐心和專注力，還要通過不斷練習(xí)來積累經(jīng)驗(yàn)。

（五）實(shí)施戰(zhàn)略

在實(shí)施戰(zhàn)略過程中，要不斷吸取經(jīng)驗(yàn)，優(yōu)化流程，做好分析，為后期業(yè)務(wù)流程再造的持續(xù)推進(jìn)提供可靠的基礎(chǔ)和數(shù)據(jù)支撐。

六、財(cái)務(wù)流程再造的改進(jìn)對策

（一）加強(qiáng)共享財(cái)務(wù)服務(wù)安全模式下的財(cái)務(wù)流程重構(gòu)

依托于現(xiàn)代信息科技，建立信息交流應(yīng)用于財(cái)務(wù)共享服務(wù)。在互聯(lián)網(wǎng)十分普遍的情況下，由于其自身的開放性和仿真性，使得許多安全風(fēng)險(xiǎn)被掩蓋。這些風(fēng)險(xiǎn)會給財(cái)務(wù)信息的安全帶來危害，導(dǎo)致審計(jì)的后續(xù)工作很難進(jìn)行，財(cái)務(wù)信息的質(zhì)量也很難得到保障。因此，要想有效解決這一問題，就要構(gòu)建一個(gè)防火墻，防火墻是目前較為普遍的一種安全保護(hù)體系。為了保證財(cái)務(wù)交易平臺的正常運(yùn)作，對非法接入進(jìn)行有效管理，在內(nèi)部網(wǎng)和外部網(wǎng)之間設(shè)置電子屏障，并且，為了確保數(shù)據(jù)的安全傳輸，采用數(shù)據(jù)加密技術(shù)。這種技術(shù)可以有效地阻止非法竊聽和偷竊資料。

（二）健全行政體制

在對財(cái)務(wù)流程進(jìn)行再造時(shí)，必須對每位員工的責(zé)任和權(quán)力進(jìn)行確認(rèn)，系統(tǒng)管理員和操作者必須是同一人，但是系統(tǒng)管理員與信息使用者不可為同一人。在企業(yè)的財(cái)務(wù)流程再造中，經(jīng)營者需要在終端進(jìn)行財(cái)務(wù)統(tǒng)計(jì)、協(xié)調(diào)、促進(jìn)與監(jiān)督。

（三）加強(qiáng)對財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)的聯(lián)系

這一部分主要內(nèi)容有三大要素：信息流、實(shí)物流和資金流。這三大環(huán)節(jié)之間相互融合、相互促進(jìn)，已經(jīng)成為當(dāng)前財(cái)務(wù)流程再造中的一個(gè)重要問題。這種流程要求有合適的人員，以加強(qiáng)對財(cái)務(wù)審核的管理與控制，使財(cái)務(wù)資料能夠迅速存檔，保證財(cái)務(wù)資料的品質(zhì)。對企業(yè)財(cái)務(wù)流程再造的實(shí)踐，可以有效彌補(bǔ)過去財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式存在的缺陷，使企業(yè)信息化迅速發(fā)展，從而使企業(yè)經(jīng)濟(jì)狀況得到進(jìn)一步改善?，F(xiàn)代企業(yè)應(yīng)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求，通過對財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)的聯(lián)系來促進(jìn)企業(yè)財(cái)務(wù)流程再造，進(jìn)而極大地改善企業(yè)經(jīng)營效率和經(jīng)營質(zhì)量，降低企業(yè)生產(chǎn)成本，保證企業(yè)財(cái)務(wù)信息質(zhì)量，提高企業(yè)工作效率和核心競爭力，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的持續(xù)發(fā)展。

七、財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式下的財(cái)務(wù)流程再造的效果分析

（一）促進(jìn)專業(yè)分工，降低經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)

企業(yè)實(shí)施財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式后，原財(cái)務(wù)人員一半以上集中轉(zhuǎn)移到財(cái)務(wù)分撥中心。財(cái)務(wù)人員不再受上級組織的集中控制，可以根據(jù)可靠的財(cái)務(wù)信息管理各個(gè)分支機(jī)構(gòu)。同時(shí)，財(cái)務(wù)人員可以按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和方法管理企業(yè)，進(jìn)行專業(yè)分工，提高財(cái)務(wù)效率，降低財(cái)務(wù)人員的人工操作風(fēng)險(xiǎn)。

（二）提高運(yùn)營效率，降低管理成本

推出財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式，推動了企業(yè)業(yè)務(wù)流程的標(biāo)準(zhǔn)化、加工化和專業(yè)化，同時(shí)杜絕重復(fù)建設(shè)，提供了增值服務(wù)，為企業(yè)節(jié)省了人力資源。在新增商業(yè)單位時(shí)，不必再為新單位配備一個(gè)規(guī)模較小但運(yùn)作良好的財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)，就可以達(dá)到最大限度地優(yōu)化人力資源成本，幫助企業(yè)減少經(jīng)營費(fèi)用。

（三）推動提高財(cái)務(wù)信息質(zhì)量和處理效率

在引入財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式之前，財(cái)務(wù)信息的準(zhǔn)確性、品質(zhì)性和及時(shí)性不足，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)缺失，無法確保所有數(shù)據(jù)來自一個(gè)記錄，更無法提供一致的服務(wù)，這導(dǎo)致了跨職能數(shù)據(jù)的產(chǎn)生，自動化分析信息困難，財(cái)務(wù)信息以外的重要信息難以收集。因此，在引入財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式后，其財(cái)務(wù)信息質(zhì)量得到改善，不僅工作數(shù)量不斷增加，而且工作質(zhì)量也在穩(wěn)步提升。財(cái)務(wù)管理人員可以在界面操作和控制下，實(shí)時(shí)調(diào)用相關(guān)文件，標(biāo)準(zhǔn)化流程，自動化界面處理等，極大地提升了財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式的運(yùn)用效率。

八、財(cái)務(wù)共享服務(wù)在財(cái)務(wù)流程再造中的影響

（一）對財(cái)務(wù)審計(jì)流程再造的影響

一是財(cái)務(wù)程序的發(fā)展。根據(jù)審計(jì)工作的發(fā)展，財(cái)務(wù)審計(jì)工作分為手工審計(jì)、電算化審計(jì)和審計(jì)信息處理三個(gè)階段。隨著時(shí)代的發(fā)展，越來越多的企業(yè)開始實(shí)行全面的信息控制。利用財(cái)務(wù)軟件，可以有效解決財(cái)務(wù)信息無法及時(shí)送達(dá)的問題，同時(shí)也能提高各部門間的交流。但是，建立一個(gè)由財(cái)務(wù)軟件驅(qū)動的財(cái)務(wù)共享服務(wù)平臺不是一件容易的事情，必須通過企業(yè)經(jīng)營模式與財(cái)務(wù)軟件的整合來達(dá)到財(cái)務(wù)審計(jì)流程再造的目的。此外，還需要通過財(cái)務(wù)分配方式，將財(cái)務(wù)審計(jì)流程進(jìn)行還原。在價(jià)值鏈中，可以分為兩種類型：基本活動和輔助活動。例如，基本活動包括采購控制、庫存管理、成本控制、資金控制和銷售控制，基本活動獲得的財(cái)務(wù)信息必須傳輸?shù)截?cái)務(wù)系統(tǒng)。

（二）對資金管理流程再造的影響

現(xiàn)有的資金管理方法：第一，信息傳遞效率較低，從而造成信息的單向傳播。過去的資金管理過程比較繁瑣，為了獲得所需的財(cái)務(wù)資料，往往要經(jīng)歷很長時(shí)間的財(cái)務(wù)管理過程，導(dǎo)致財(cái)務(wù)信息不能真實(shí)反映企業(yè)的運(yùn)營情況。當(dāng)前企業(yè)的財(cái)務(wù)管理以利益為導(dǎo)向，以實(shí)現(xiàn)股東利潤最大化為目的，這與企業(yè)價(jià)值鏈的管理思想有著明顯區(qū)別。因此，這一點(diǎn)并未得到其他利益相關(guān)者的充分關(guān)注，也沒有為企業(yè)的發(fā)展做出任何貢獻(xiàn)。第二，對企業(yè)資金管理過程進(jìn)行分析和再造。資金管理活動可以劃分為財(cái)務(wù)管理活動、投資管理活動、利潤分配活動等。財(cái)務(wù)共享頻繁程度較低，對企業(yè)的管理有很大影響。所以，資金管理流程是企業(yè)經(jīng)營活動的重要組成部分。因此，必須建立一套完整的資金管理流程，以保證企業(yè)的運(yùn)營資金管理工作能夠按照流程進(jìn)行。

結(jié) 語

面對新經(jīng)濟(jì)時(shí)代的挑戰(zhàn)，財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式的出現(xiàn)無疑解決了財(cái)務(wù)信息處理過程中的各種問題，其復(fù)雜性使得企業(yè)財(cái)務(wù)信息處理階段變得困難重重。財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式消除了企業(yè)財(cái)務(wù)中的繁雜業(yè)務(wù)處理，大大提升了企業(yè)財(cái)務(wù)服務(wù)的水平，也實(shí)現(xiàn)了企業(yè)內(nèi)部相關(guān)業(yè)務(wù)問題的解決，很大程度上實(shí)現(xiàn)了有限資源的無限共享。但是，企業(yè)財(cái)務(wù)流程再造不是一朝一夕的事情，而是需要管理者不斷完善的系統(tǒng)工程。因此，企業(yè)應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況，重組現(xiàn)有財(cái)務(wù)流程，利用財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式以及現(xiàn)代信息技術(shù)，進(jìn)行大規(guī)模的數(shù)據(jù)和信息交換與利用，為財(cái)務(wù)流程再造提供有力保障。在市場經(jīng)濟(jì)的影響下，財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式有了新的發(fā)展目標(biāo)，致力于解決企業(yè)財(cái)務(wù)管理問題，以新形式促進(jìn)企業(yè)和市場經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展。

（作者單位：1.廣西科學(xué)院; 2.廣西中醫(yī)藥大學(xué)附屬瑞康醫(yī)院）